SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết.
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở Công ty có nhiều chủng loại, với tần xuất nhập xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu của Kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, Kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này.
Do đặc điểm vật liệu của Công ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... cho nên Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, Công ty nên áp phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của Thủ kho với việc ghi chép của kế toán vật liệu.
Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng Kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục
được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa Kế toán và Thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra, cuối tháng Thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ dư.
Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng luỹ kê nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu.
Bước 3: Kế toán mở sổ dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hơp dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng Kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ dư nhân với giá trị hạch toán.
Sơ đồ 3.2: