SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
2.3.2. Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho nguyên vật liệu
* Trường hợp 1: NVL mua ngoài bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Khi nhận được hoá đơn GTGT của người bán, phiếu nhập kho, Kế toán tính ra số tiền phải trả cho người cung cấp (bao gồm giá ghi trên hoá đơn, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế GTGT, thuế nhập khẩu) và hạch toán:
Nợ TK 152: Nợ TK 133:
Có TK 111, 112: Tổng giá thanh toán
* Trường hợp 2: NVL mua ngoài chưa thanh toán
+ Nếu chưa thanh toán cho người bán: hàng ngày, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào sổ nhật ký chung theo các khoản định khoản đồng thời ghi vào sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp .
Nợ TK 152
Nợ TK 133 (nếu có thuế được khấu trừ)
Có TK 331 (chi tiết) Tổng giá trị thanh toán
Sau đó được theo dõi vào số thanh toán cho người bán, và được ghi trên CTGS, theo số liệu trên sổ CTGS tự động vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 133, sổ cái TK 331.
Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…) kế toán ghi sổ CTGS và sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả người bán. Từ số liệu trên sổ CTGS để vào sổ cái TK 152 sổ cái TK 331, sổ cái TK 111 theo định khoản:
Có TK 111, 112, 311
Ví dụ: Đến ngày 15/06 Công ty tiến hành thanh toán cho HĐ 001058
bằng chuyển khoản. Căn cứ vào ủy nhiệm chi ngày 15/06/2013 để trả nợ cho Công ty thép Bắc Việt, HĐ 001058, phiếu nhập kho 03/06, ngày 03/06/2013 máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết phải trả người bán (biểu số 2.11) và Sổ tổng hợp phải trả người bán (biểu số 2.12).
Nợ TK 152: 66.185.000 Nợ TK 133: 6.618.500 Có TK 112: .72.803.500
* Trường hợp 3 : NVL mua ngoài nhập kho thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Đối tượng được tạm ứng đi mua vật liệu là các nhân viên của phòng Kế hoạch kinh doanh. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà Công ty đưa ra, nhân viên thu mua viết giấy đề nghị tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường dùng cho nhiều lần mua hàng. Thủ tục quá trình này như sau: Cán bộ thu mua vật tư viết Giấy đề nghị tạm ứng. Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh sản xuất xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển lên cho Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho Kế toán tạm ứng viết phiếu chi.
Nợ TK 141 : Tạm ứng Có TK 111
Sau đó, đồng thời kế toán hạch toán phần chi thanh toán: Nợ TK 152: Phần giá chưa có thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 141: Tổng giá thanh toán
Cuối tháng căn cứ vào các phiếu chi như trên kế toán tạm ứng sẽ vào sổ chi tiết phần phát sinh Nợ TK 141 cho từng đối tượng được tạm ứng. Sau khi NVL về nhập kho, kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu nhập kho để trừ dần vào số tiền được tạm ứng của nhân viên thu mua, trường hợp số tiền trên hoá đơn vượt quá số tiền tạm ứng thì kế toán sẽ
viết phiếu chi. Căn cứ vào hoá đơn, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi (trong trường hợp số tiền được tạm ứng nhỏ hơn số tiền ghi trên hoá đơn).
Ví dụ: Ngày 06/06/2013, mua 6 kg ga công nghiệp với trị giá
180.000đ, thuế GTGT 10% 18.000đ đã trả bằng tiền tạm ứng.
Căn cứ vào tiền mua hàng, phiếu đề nghị thanh toán tiền tạm ứng kế toán ghi:
Nợ TK 152: 180.000 Nợ TK 133: 18.000 Có TK 141: 198.000
* Trường hợp 4: NVL mua ngoài nhập kho thanh toán ngay cho người bán: Khi mua NVL thanh toán ngay, Công ty cũng hạch toán thông qua tài khoản 331- phải trả người bán.
Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán với người bán Có TK 111, 112 : Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 04/06/2013, nhân viên phòng vật tư đi mua Sơn chống rỉ,
khi vật tư về nhập kho, sau khi giao vật tư, Công ty căn cứ vào hóa đơn GTGT thanh toán ngày cho Công ty TNHH Sơn Hà Nội bằng tiền mặt. Giá mua ghi trên hóa đơn là 4.080.000 đồng, thuế GTGT là 408.000 đồng, tổng giá thanh toán là: 4.488.000 đồng. Công ty thanh toán tiền hàng theo phiếu chi số 088 ngày 04/06/2013.
Khi nhập kho NVL Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT kế toán ghi:
Nợ TK 152.1: 4.080.000 Có TK 331: 4.080.000
Đồng thời căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi: Nợ TK 331: 4.080.000
Nợ TK 133: 408.000 Có TK 111: 4.488.000
* Trường hợp5: Nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho của NVL thừa, kế toán định khoản:
Nợ TK 152.1, 152.2, 152.3….
Có TK 621: theo đơn giá NVL tồn kho đầu kỳ
* Trường hợp 6: Nhập kho phế liệu
Sau khi sản xuất xong sản phẩm phế liệu nhập kho chủ yếu là thép vụn và các phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập và hạch toán vào tài khoản 152.6.
Nợ TK 152.6 Có TK 154
Ví dụ: Phiếu nhập kho số 27/06 ngày 27/06/2013 nhập kho phế phẩm
thép vụn, đơn giá nhập là 17.000đồng/kg, số lượng 10kg. Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152.6: 170.000 Có TK 154: 170.000
Các chi phí mua NVL và các chi phí khác được kế toán ghi sổ chi tiết và phản ánh vào TK 152.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự hạch toán kế toán NVL nhập kho.