2.2.4.1 Chứng từ và sổ kế toán:
- Bảng tổng hợp lương
- Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH - Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH - Bảng thanh toán BHXH
- Sổ chi tiết tài khoản 338 - Sổ nhật kí chung
- Sổ cái
2.2.4.2. Nguyên tắc hạch toán
Kế toán dùng tài khoản 334 “phải trả người lao động” theo dõi các khoản nợ phải trả người lao động. Khoản này được theo dõi chi tiết từng trường hợp: về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
2.2.4.3. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
Tài khoản này có các tài khoản cấp 2: TK 3382 “Kinh phí công đoàn” TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” TK 3384 “Bảo hiểm y tế”
TK 3389 “Bảo hiểm thất nghiệp”
2.2.4.4. Trình tự luân chuyển chứng từ
Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công để tính lương cơ bản, kế toán sẽ tiến hành trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo đúng quy định và lập bảng tổng hợp lương và bảo hiểm xã hội.
Trong tháng kế toán lương tiếp nhận giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH của công nhân viên các phòng ban, tổ sản xuất trong công ty và tiến hành lập phiếu thanh toán trợ cấp các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho người lao động. Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH và giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH sau đó sẽ được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ký duyệt. Kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu chi và gửi sang thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành chi tiền cho CBCNV.
Từ bảng thanh toán BHXH tháng 8/2013 kế toán lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn công ty.
Đối với các khoản trợ cấp thai sản, trong thời hạn 3 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ có liên quan từ CBCNNV, kế toán có trách nhiệm làm thủ tục giải quyết chế độ thai sản cho CBCNV, có chữ ký xét duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, sau đó toàn bộ hồ sơ được chuyển lên cơ quan BHXH quận 8.
Hình 2.4. Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán BHXH
2.2.4.5. Phương pháp hạch toán
- Cuối tháng, căn cứ vào lương cơ bản, kế toán lương tiến hành trích các khoản theo lương theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. 24% tính vào chi phí, 10,5% tính trừ vào lương công nhân viên.
Các khoản trích theo lương Doanh nghiệp (%) Người lao động (%) Cộng (%) 1. BHXH 17 7 24 2. BHYT 3 1,5 4,5 3. BHTN 1 1 2 4. KPCĐ 2 2 Cộng (%) 23 9,5 32,5
Bảng 2.5. Tỷ lệ trích bảo hiểm theo lương áp dụng trong năm 2013
Nghiệp vụ thực tế: Ông Nguyễn Nam An là công nhân tổ sơn có lương cơ bản trong tháng là 1,188,000. Các khoản trích theo lương trong tháng của ông như sau:
BHXH = 1,188,000 x 7% = 83,160 BHYT = 1,188,000 x 1,5% = 17,820 BHTN = 1,188,000 x 1% = 11,880
- Hàng tháng kế toán lương tiếp nhận phiếu nghỉ hưởng BHXH của công nhân viên.
Nghiệp vụ thực tế: Ngày 9/9/2013, nhân viên kế toán Dương Huỳnh Ngân có lương cơ bản là 4,500,000 xin nghỉ do con ốm từ ngày 10/8/2013 đến hết ngày 10/11/2013
TÊN CƠ SỞ Y TẾ Mẫu số C65-HD Quận 8 GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Quyển số: 1477 Số: 147644
Họ và tên: Dương Huỳnh Ngân Năm sinh: 1988
Đơn vị công tác: Công ty TNHH Xây dựng sản xuất thương mại Lê Na Lý do nghỉ việc: Nghỉ con ốm
Số ngày cho nghỉ:
(Từ ngày 10/8/2013 đến hết ngày 10/11/2013)
XÁC NHẬN CỦA PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ Ngày 8 Tháng 8 Năm 2013 Số ngày thực nghỉ: 6 ngày Y, BÁC SĨ
(Ký ghi rõ họ tên và đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ BHXH, kế toán tiến hành lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
Số tiền trợ cấp được tính theo công thức:
Số tiền trợ cấp =
Lương cơ bản x Số ngày nghi x 75% 26
Dựa vào giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH, kế toán tiến hành lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH và phiếu chi cho CNV
PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH
Họ và tên: Dương Huỳnh Ngân 28 tuổi Nghề nghiệp: Công Nhân
Đơn vị công tác: Công ty TNHH Xây dựng sản xuất thương mại Lê Na Thời gian đóng BHXH: 6 năm
Số ngày được nghỉ: 4,500,000 x 75% x 6 / 26 = 778,846 Trợ cấp mức :
Cộng 778,846đ
Bằng chữ: Bảy trăm bảy mươi tám nghìn, tám trăm bốn mươi sáu đồng chẵn./.
Thủ tục nộp BHXH, BHYT, KPCĐ.
BHXH: Công ty nộp BHXH cho cơ quan BHXH Quận 8. Đồng thời làm thủ
tục thanh toán BHXH cho công nhân viên trong tháng gửi lên chứng từ hợp lệ để cấp tiền thanh toán BHXH cho công nhân viên của công ty. Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH của công nhân viên trong công ty, kế toán lập bảng thanh toán gửi lên BHXH Quận 8
Từ bảng thanh toán BHXH tháng 8/2013 kế toán lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn công ty.
PHIẾU CHI Mẫu số 02-Tti
Ngày 30/8/2013 QĐ số 1141-TCKD/CĐH Ngày 1-1-95 của Bộ tài chính Họ và tên: Hoàng Văn Ba
Địa chỉ: Quận 8, TP.HCM Lí do: Chi BHXH cho công ty Số tiền: 28.685.000 đồng
Bằng chữ: Hai tám triệu sáu trăm tám năm nghìn đồng chẵn
Đã nhận đủ số tiền: 28.685.000 đồng Kèm theo một tập chứng từ gốc.
Ngày 30 tháng 8 năm 2013 Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán Thủ quỹ Người nhận tiền đơn vị lập phiếu
BHYT: Công ty mua thẻ BHYT năm cho công nhân viên theo lương cấp
bậc, sau đó đến cuối tháng khấu trừ vào lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
KPCĐ: Công ty thực hiện trích nộp theo quý, chuyển sang công đoàn quản
lý và hoạt động.
Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 8/2013 tại công ty
Ngày 11/8/2013: Tính trợ cấp BHXH cho công nhân Ngân nghỉ thai sản là 1,522,200 Nợ 3383: 1,522,200 Có 334: 1,522,200 Ngày 12/8/2013: Nộp tiền BHXH tháng 7/2012 Nợ 338:27,947,160 Có 1111: 27,947,160 ...
Ngày 20/8/2013: Chi tiền BHXH trợ cấp cho công nhân Ngân nghỉ thai sản bằng tiền mặt: Nợ 334: 1,522,200 Có 1111: 1,522,200 ... Ngày 30/8/2013:
- Hạch toán trích nộp BHTN, BHXH, BHYT trừ vào lương của CBQL và CNPX tháng 8/2012 là:
Nợ 334: 12,900,316 Có 3383: 9,505,496 Có 3384: 2,036,892 Có 3389: 1,357,928
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định hiện hành, tính vào chi phí SXKD:
Nợ 6271: 50,042,604 (lương phải trả x 23%) Nợ 6421: 40,932,365
Có 338: 90,974,969
2.2.5. Kế toán khoản trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân viên
Hiện nay, công ty không thực hiện chế độ trích trước tiền lương nghỉ phép cho cán bộ công nhân viên.
Công ty quy định : ngoài những ngày nghỉ theo quy định của Luật lao động, thì khi CB CNV nghỉ việc ngày nào sẽ không được tính lương ngày đó.
2.2.6 Những trường hợp khác
2.2.6.1. Thanh toán chế độ hưu trí cho người lao động
- Số tiền lương hưu hàng tháng người lao động nhận được được tính theo công thức: Mức lương hưu hàng tháng = Tỷ lệ hưởng lương hưu x Lương bình quân đóng BHXH
Thủ tục hồ sơ
- Sổ BHXH.
- Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí. - Đơn đề nghị hưởng chế độ hưu trí.
Ví dụ: Bác Nguyễn Hoàng Phương công tác ở bộ phận dự án đầu tư trong công ty được 2 năm. Ngày 1/8 bác bắt đầu nghỉ hưu và hưởng chế độ hưu trí. Trước đây bác đã tham gia BHXH từ năm 1992.
Mức lương hưu của bác/tháng = Bình quân lương 5 năm cuối x 75%
= (5.340.890 + 6.234.000 + 7.461.723 + 7.903.022 + 8.4711.088) / 5 x 75% = 6.431.089
2.2.6.2. Tính thuế thu nhập cá nhân nộp thay người lao động
Anh Nguyễn Hoàng Quân là tổ trưởng tổ ra phôi, trong tháng 8/2013 anh có thu nhập từ tiền lương, tiền công là10.300.000. Anh Quân không có người phụ thuộc.
Anh Quân được giảm trừ các khoản sau:
+ Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) = 10.300.000 * 9.5% = 952.850
+ Cho bản thân là: 9 triệu đồng.
Tổng các khoản giảm trừ = 952.850 + 9.000.000 = 9.952.850 Thu nhập tính thuế PIT:
10.300.000 – 9.952.850 = 77.150
Thu nhập tính thuế PIT áp vào biểu thuế luỹ tiến từng phần để tính số thuế phải nộp:
= 77.150 * 0.05 = 3.858
Hàng tháng, khi xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp thay cho người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 334: 7.965.904 Có TK 333: 7.965.904
Khi nộp thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 3335: 7.965.904
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét
3.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1. Cơ cấu tổ chức
Công tác tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ. Các phòng ban được tổ chức hoạt động chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng nên đã phát huy được hiệu quả trong tổ chức lao động, cung ứng vật tư và thi công xây lắp công trình.
Bộ máy kế toán gọn nhẹ, tương đối hoàn chỉnh và chặt chẽ. Tính chuyên môn hóa của nhân viên kế toán ngày càng được bồi dưỡng và nâng cao.
3.1.1.2. Hệ thống chứng từ sổ sách
Công ty sử dụng các mẫu biểu, sổ sách theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính ban hành.
Hệ thống chứng từ, sổ sách được phòng kế toán tổ chức khoa học, hợp pháp, hợp lệ, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ kế toán sau khi hạch toán được lưu trữ cẩn thận, an toàn.
Các báo cáo thống kê theo định kỳ hàng quý, hàng năm kịp thời, chính xác cho cơ quan cấp trên.Việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung hoàn toàn phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh tại công ty, phù hợp chuyên môn kế toán cùng việc áp dụng chương trình kế toán máy tại công ty.
Việc đưa phần mềm kế toán Fast vào công tác kế toán tại công ty không những giúp giảm nhẹ khối lượng công việc của nhân viên kế toán mà còn cung cấp được thông tin kịp thời, chính xác, ít tốn thời gian, đáp ứng được yêu cầu quản trị của công ty.
3.1.1.3. Hệ thống tài khoản
Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán kế toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản được ban hành theo quy định của bộ tài chính, côn ty cũng đã tự xây dựng riêng một hệ thống tài khoản chi tiết
3.1.1.4. Phương pháp tính lương
Đối với người lao động, tiền lương là yếu tố quan trọng để đảm bảo mức sống tối thiểu cho họ, quan trọng hơn là tạo động lực thúc đẩy người lao động hăng hái hơn trong sản xuất cũng như sẽ gắn bó hơn với DN. Hiểu được điều đó, việc
thanh toán lương và các chế độ cho người lao động ở công ty hàng tháng nhanh, đúng thời gian quy định. người lao động được thoải mái làm việc và thấy tin tưởng việc lãnh đạo của ban giám đốc công ty
3.1.1.5. Hạch toán
Công ty luôn hoàn thành nộp các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ đầy đủ, đúng hạn. Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của công ty với người lao động.
Kế toán tính tiền lương cho người lao động luôn đầy đủ, chính xác, đảm bảo lợi ích cho nhân viên công ty, giúp họ yên tâm làm việc, gắn bó với công việc.
Công ty thực hiện đúng quy định của chế độ kế toán về hệ thống chứng từ sổ
sách. Việc ghi sổ được tiến hành theo đúng trình tự quy định.
3.1.2. Nhược điểm
3.1.2.1. Phương pháp tính lương
Thực tế cách tính lương thời gian đối với bộ phận trực tiếp sản xuất là chưa hợp lý. Vì lương thời gian không kích thích được hết năng lực lao động của mọi công nhân.
Việc tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất chỉ căn cứ vào số lượng thời gian lao động mà chưa tính đến chất lượng và năng suất lao động.
3.1.2.2. Luân chuyển chứng từ
Do tính chất lĩnh vực hoạt động của công ty chủ yếu là xây dựng nên các đội thi công công trình cũng thường phải đi xa, dẫn đến việc dôi lúc chứng từ kế toán không chuyển về kịp thời cho kế toán lương tính và hạch toán. Điều này ảnh hưởng đến công tác chi lương tại công ty đôi khi thiếu sự kịp thời, ảnh hưởng chất lương cuộc sống của công nhân công trình.
Do công ty ngày càng mở rộng quy sản xuất và xây dựng công trình, nên đòi hỏi phải thường xuyên tăng số lượng lao động công nhân sản xuất trong phân xưởng và công nhân xây dựng công trình. Điều này sẽ dẫn đến công việc tính lương hàng tháng của kế toán lương ngày càng trở lên nhiều.
Bên cạnh đó, khi nhận lương, CB CNV toàn công ty chỉ nhận lương và ký tên lên bảng lương chung của đội mà không theo dõi riêng được tiền lương của chính họ.
3.1.2.3. Hình thức trả lương
Hiện nay, công ty vẫn đang tiến hành trả lương cho CBCNV bằng hình thức tiền mặt. Đây là hình thức lạc hậu, tốn thời gian trong công tác phân chia lương từ khâu thủ qũy cho tới khi NLĐ nhận được lương từ trưởng các bộ phận. Việc nhận lương bằng tiền mặt cũng dẫn đến nhiểu rủi ro như tiền bị thất thoát trong quá trình kiểm đếm và luân chuyển.
3.2. Kiến nghị
3.2.1. Kiến nghị về công tác kế toán 3.2.1.1. Phương pháp tính lương 3.2.1.1. Phương pháp tính lương
Để đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương thì ngoài viêc tính lương dựa trên thời gian lao động thực tế, công ty nên xây dựng chính sách lương trong đó quan tâm đến chất lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm: chế độ trả lương tính lương theo số lượng sản phẩm sẽ khuyến khích công nhân tập trung hết năng suất sản xuất, đặc biệt đối với những người mong muốn nâng cao thu nhập, vì lượng tiền mà họ nhận được sẽ phụ thuộc trực tiếp vào lượng sản phẩm mà họ sản xuất ra. Hơn nữa, do các sản phẩm của phân xưởng sản xuất của công ty đều được thống kê, kiểm tra, nghiệm thu và đánh giá chất lượng sản phẩm một cách dễ dàng, nên việc áp dụng phương pháp tính lương sản phẩm cũng sẽ không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng sản phẩm.
Lương sản phẩm được tính theo công thức: LSPi = Đgi * Qtt Đơn giá sản phẩm Đgi = Lương cấp bậc / Qi Trong đó: LSPi: Lương sản phẩm i Qtt: Sản lượng thực tế ĐGi: Đơn giá sản phẩm i Qi: Sản lượng định mức
- Sản lượng định mức: Thông qua định mức lao động, xác định thời gian hoàn thành một sản phẩm
Qi = Ngày công chuẩn * 8 / Thời gian hoàn thành một sản phẩm
Ví dụ: Tại công ty, thời gian làm việc trong 1 tháng theo quy định là 26 ngày. Thời gian trung bình để một công nhân hàn hàn hoàn thành xong một kế cấu hàn ghép chữ X là 0.2 giờ
Qi = 26 x 8 / 0.2 = 1040 chi tiết / tháng - Đơn giá lương sản phẩm:
ĐGi = Mức lương tháng (ML) / Sản lượng định mức tháng (Qi)
Mức lương tháng (ML) = Lương trung bình thực tế của công nhân sản xuất sản phẩm I tính theo phương pháp lương thời gian
Ví dụ: lương trung bình của công nhân hàn tại công ty là 7.205.000 ĐG = 7.205.000 / 1040 = 6.927,8 đồng
Công ty cũng có thể khảo sát giá thị trường bằng cách lập đội khảo sát thị trường, dựa trên giá cả mặt bằng chung của sản phẩm và những điều kiện sản xuất của công ty hiện tại.
Đối với các đội thi công công trình: công ty nên áp dụng chế độ trả lương khoán. Trong chế độ trả lương này, người công nhân biết trước được khối lượng tiền lương mà họ sẽ nhận được sau khi hoàn thành công việc và thời gian cần hoàn thành công được giao. Do đó họ sẽ chủ động trong việc sắp xếp công việc để, từ đó tranh thủ thời gian hoàn thành công việc được giao còn đối với người giao khoán thì yên tâm về khối lượng công việc hoàn thành.
+ Công thức:
TLK =MLK * H Trong đó:
MLK: Mức lương khoán
H: Tỷ lệ % hoàn thành công việc
Nguồn tiền để khoán lương sẽ được trích lập từ giá trị hợp động ký kết.