c) Cơ cấu lao động theo độ tuổi
4.2.Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo
KHOẢN THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TM TÂN THÀNH
4.2.1 Hạch toán kế toán tiền lương
4.2.1.1 Quỹ lương
Quỹ lương là toàn bộ số tiền lương trả cho cán bộ, công nhân viên của Công ty. Hiện nay doanh nghiệp đang cố gắng tăng quỹ lương lên một cách hợp lý để có thể thỏa mãn nhu cầu vật chất của người lao động và khuyến khích tăng năng suất lao động bên cạnh hiệu quả sản xuất hoạt động kinh doanh.
4.2.1.2 Hình thức trả lương
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Công ty sử dụng bảng chấm công, bảng lương để làm căn cứ tính lương cho công nhân viên. Công ty nghỉ vào ngày chủ nhật hàng tuần nên số ngày làm việc trong tháng là 26 ngày.
Tiền lương trong tháng = Tiền lương cơ bản + phụ cấp Trong đó:,
- Mức tiền lương cơ bản: do Công ty quy định, mức tiền lương cơ bản phụ thuộc vào chức vụ của mỗi người.
- Phụ cấp bao gồm: Phụ cấp trách nhiệm, lương phụ trội, phụ cấp cơm trưa, phụ cấp độc hại. Mỗi cá nhân được hưởng phụ cấp và với số tiền khác nhau tùy thuộc vào chức vụ cá nhân.
Ngoài ra, vào dịp Tết Nguyên Đán Công ty sẽ tiến hành thưởng thêm lương cho người lao động.
4.2.1.3 Phương pháp tính lương
Tiền lương được phòng kế toán tính vào đầu mỗi tháng. Sau đó, nộp cho Ban giám đốc duy ệt và phân bổ về các đơn vị thanh toán cho công nhân
viên. Với mức lương cơ bản chung của nhân viên là 2.000.000 đồng/người/tháng và mức lương cơ bản của trưởng phòng là 2.500.000 đồng/người/tháng.
Công ty áp dụng hình thức trả lương bằng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng Đông Á cho nhân viên.
Vào tuần đầu tiên của tháng, Công ty tạo điều kiện cho nhân viên tạm ứng trước một phần lương trong tháng. Trưởng phòng lập danh sách và gửi giấy đề nghị tạm ứng lên giám đốc. Sau khi giám đốc ký duyệt sẽ được photo thêm hai bản. Bản gốc được giám đốc giữ để làm căn cứ đối chiếu, một bản gửi về phòng kế toán để lập phiếu chi, một bản gửi trả về phòng đề nghị tạm ứng. Tới khoảng cuối tuần thì tiền tạm ứng sẽ được cấp.
4.2.1.4 Chứng từ, sổ sách kế toán
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong hạch toán tiền lương gồm: - Bảng chấm công
- Giấy đề nghị tạm ứng - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng tổng hợp lương - Phiếu chi, Ủy nhiệm chi
Các loại sổ sách mà Công ty sử dụng để hạch toán tiền lương gồm - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái tài khoản 334
4.2.1.5 Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006. Cụ thể tài khoản: 334, 642.
- Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 3341: Phải trả công nhân viên + Tài khoản 3348: Phải trả người lao động khác
4.2.1.6 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Quy trình thanh toán tiền lương của công ty được thể hiện qua lưu đồ luân chuyển chứng từ như sau:
Hàng ngày trưởng phòng nhân sự co trách nhiệm chấm công cho toàn nhân viên trong công ty, sau đó phòng nhân sự sẽ lập bảng trả lương làm 2 liên, 1liên được lưu lại tại phòng nhân sự, 1 liên chuyển cho phòng kế toán.
Sau khi nhận được bảng thanh toán lương cho phòng nhân sự kế toán viên trong phòng kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương và lập làm 2 liên, 1 liên lưu lại tại phòng kế toán và 1 liên chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ sau khi nhân được bảng tổng hợp tiền lương tiến hành lập phiếu chi tiền lương thanh toán cho nhân viên, sau đó cho nhân viên ký tên và chi tiền cho nhân viên.
* Nhận xét:
Hình 4.1, quy trình thanh toán tiền lương của công ty cho ta thấy được việc chấm công do phòng Nhân sự kiểm soát hoàn toàn, vì vậy sẽ không đảm bảo được tính trung thực, dễ cấu kết thông đồng nhau, vì thế mà độ rủi ro sẽ cao, bảng chấm công mất đi tính chính xác.
Phòng Nhân sự nên lập bảng thanh toán lương làn ba liên. Một liên được lưu tại Phòng nhân sự, hai liên còn lại được chuyển cho phòng kế toán và thủ quỹ để giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi hơn cũng như hạn chế được gian lận.
Hình 4.1: Lưu đồ quy trình thanh toán tiền lương tại công ty TNHH TM Tân Thành. Phòng Nhân sự Phòng Kế toán Thủ quỹ
Bảng chấm công NV Bắt đầu Lập bảng trả lương Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương Lập bảng tổng hợp lương phải trả Bảng tổng hợp tiền lương
Phiếu chi cho nhân viên theo bảng thanh toán
Tiền NV
Lập phiếu chi tiền lương
Bảng tổng hợp tiền lương
Xét duyệt cho nhân viên ký tên,
chi tiền Phiếu chi cho nhân viên
theo bảng thanh toán lương
4.2.1.7 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Đề tài tập trung vào hạch toán chi tiết cho phòng nhân sự là nhiệm vụ quản lý chung công tác về nhân lực. Đó là việc sắp xếp, điều động nhân lực hợp lý theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Số liệu được thu thập vào tháng 06 năm 2014.
Dưới đây là một số nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong tháng 06/2014: 1. Ngày 02/06/2014 Trưởng phòng nhân sự lập phiếu tạm ứng số 001 ngày 02/06/2014 gửi lên Giám đốc sau khi tổng hợp danh sách nhân viên tạm ứng trước tiền lương. Kèm theo đó là bảng danh sách nhân viên đề nghị tạm ứng.
2. Ngày 05/06/2014 sau khi được Giám đốc xem xét và xét duyệt, kế toán lập phiếu chi số PC001 ngày 05/06/2014 kèm theo phiếu tạm ứng số 001 ngày 02/06/2014
3. Sau khi nhận được phiếu chi số PC001 ngày 05/06/2014, thủ quỹ tiến hành chi tiền tạm ứng bằng tiền mặt.
4. Ngày 07/06/2014 phòng kế toán nhận được bảng chấm công từ phòng nhân sự
5. Kế toán tiến hành tính lương và lập bảng lương gửi lên Kế toán trưởng và Giám đốc chờ duyệt.
6. Ngày 13/06/2014 thủ quỹ thanh toán lương cho nhân viên bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng.
4.1.2.8 Lên sổ sách kế toán
Công ty sử dụng “ Sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp” để theo dõi số lượng lao động theo công việc và trình độ của công nhân viên được lưu giữ ở phòng nhân sự và được lưu trên máy tính để theo dõi và tính lương cho người lao động.
Bảng chấm công là chứng từ ban đầu để hạch toán thời gian lao động của công ty, nhằm theo dõi số ngày làm việc thực tế, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH để có căn cứ tính lương cho người lao động.
Trưởng phòng Nhân sự là người được ủy quyền chịu trách nhiệm chấm công cho toàn nhân viên trong công ty.
- Bảng chấm công (Phụ lục 4 trang 51)
Với nghiệp vụ (1) kế toán lập phiếu tạm ứng số 001 và bảng danh sách nhân viên tạm ứng.
- Phiếu tạm ứng số 001 (phụ lục 1 trang 48)
- Bảng danh sách nhân viên tạm ứng ngày 02/06/2014 (phụ luc 2 trang 49)
Sau khi gửi phiếu tạm ứng số 001 ngày 02/06/2014 cùng bảng danh sách nhân viên tạm ứng ngày 02/06/2014 và được giám đốc xét duyệt, kế toán viên tiến hành lập phiếu chi số PC001 ngày 05/06/2014.
Với nghiệp vụ (2) kế toán tiến hành lập phiếu chi số PC001, kèm theo phiếu tạm ứng số 001.
- Phiếu chi số PC001 ngày 05/06/2014 (phụ lục 3 trang 50)
Sau khi nhận được bảng chấm công, danh sách nhân viên tạm ứng, phiếu tạm ứng kế toán viên tiến hành tính tiền lương và lập bảng thanh toán lương.
Với nghiệp vụ (5) kế toán tiến hành tính và lập bảng tiền lương của toàn nhân viên công ty trong tháng 06/2014
* Bảng tiền lương của nhân viên công ty tháng 06/2014
Tiền lương của nhân viên được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế, tiền lương cơ bản trong tháng và các khoản phụ cấp.
- Số ngày làm việc trong tháng là 26 ngày.
- Tiền lương cơ bản của trưởng phòng là 2.500.000đ/tháng, của nhân viên là 2.000.000đ/ tháng
- Các khoản phụ cấp bao gồm: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp cơm trưa, phụ cấp độc hại và phụ cấp chức vụ.
Đơn vị tính: đồng Họ và tên Chức vụ Số ngày làm việc thực tế Tiền lương cơ bản/tháng (26 ngày) Phụ cấp Tổng tiền lương Trách nhiệm Chức vụ Cơm trưa Độc hại Tổng
Nguyễn Văn Chương Trưởng phòng 25 2.500.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 500.000 3.500.000 5.903.846 Nguyễn Văn Thuấn Nhân viên 26 2.000.000 300.000 500.000 800.000 1.600.000 3.600.000 Trần Quốc Khải Nhân viên 24 2.000.000 300.000 500.000 800.000 1.600.000 3.446.145 Nguyễn Thị Thúy Nhân viên 25 2.000.000 300.000 500.000 800.000 1.600.000 3.523.077 Nguyễn Thu Sương Nhân viên 26 2.000.000 300.000 500.000 800.000 1.600.000 3.600.000
Đặng Văn Toàn Nhân viên 25 2.000.000 300.000 500.000 800.000 1.600.000 3.523.077
Nguyễn Thanh Sang Nhân viên 25 2.000.000 300.000 500.000 800.000 1.600.000 3.523.077
….. …. …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. …..
Ngày…tháng….năm…
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguồn: Phòng kế toán tiền lương
4.1.2.9 Lên sổ kế toán tổng hợp
Sau khi kế toán viên chuyển phiếu chi số PC001 kèm theo phiếu tạm ứng số 001 lên cho thủ quỹ, thủ quỹ xét duyệt, rồi tiến hành chi tiền tạm ứng bằng tiền mặt, kế toán viên ghi nhận vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái tài khoản 334
Với nghiệp vụ (3) kế toán tiến hành lên sổ Nhật ký chung và sổ Cái tài khoản 334.
- Sổ Nhật ký chung (phụ lục 6 trang 53) - Sổ Cái tài khoản 334 (phụ lục 7 trang 55)
Sau khi được kế toán trưởng và giám đốc duyệt bảng tính lương, thủ quỹ tiến hành thanh toán lương cho người lao động bằng tiền gửi ngân hàng.
Với nghiệp vụ (6), kế toán viên tiến hành lên Sổ Nhật Ký Chung và Sổ Cái tài khoản 334.
- Sổ Nhật Ký Chung (phụ lục 6 trang 53) - Sổ Cái tài khoản 334 (phụ lục 7 trang 53) * Nhận xét:
- Sổ sách, chứng từ kế toán:
+ Bảng chấm công: sử dụng mẫu số 01a-LĐTL ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC, trên bảng chấm công phải ghi đầy đủ tên đơn vị thực hiện, địa chỉ đơn vị và họ tên, chữ ký của người chấm công, thủ trưởng đơn vị.
+ Phiếu tạm ứng: Sử dụng mẫu số 03-TT ban hành theo quyết định sô 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC. Trên phiếu tạm ứng phải có đầy đủ các mục: tên người tạm ứng, lý do tạm ứng, số tiền tạm ứng và thời hạn thanh toán cùng chữ ký, họ tên của các bên liên quan.
+Phiếu chi: mẫu số 02-TT ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, trên phiếu chi phải ghi đầy đủ ngày tháng năm và số của phiếu chi, phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
+ Bảng thanh toán tiền lương: Sử dụng mẫu số 02- LĐTL ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC, trên bảng thanh toán tiền lương phải ghi đầy đủ ngày tháng năm, tên đơn vị, địa chỉ, và tên, chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc
+ Sổ Nhật Ký Chung: mẫu số S03a – DNN ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC của Bộ trưởng BTC, trên sổ NKC phải có đầy đủ các mục: tên đơn vị, địa chỉ, ngày tháng năm, chữ ký, họ tên của người ghi sổ, kế toán trưởng, giám đốc.
+ Sổ Cái: mẫu số S03b- DNN ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC của Bộ trưởng BTC, trên Sổ Cái phải ghi đầy đủ thông tin: tên đơn vị, địa chỉ, năm, tên tài khoản, số hiệu tài khoản; tên, chữ ký của người ghi sổ, kế toán trưởng và giám đốc
Nhìn chung, các chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty được sử dụng mẫu đúng theo quy định của BTC, tuy nhiên nhiều chứng từ vẫn còn thiếu chữ ký của các bên liên quan. Đây cũng là hạn chế mà công ty cần khắc phục trong thời tới.
4.2.2 Hạch toán các khoản trích theo lương
Song song với việc tính lương, kế toán tiến hành tính các khoản trích theo lương nhằm khấu trừ vào lương của nhân viên để tính ra số tiền thực lĩnh được của nhân viên trong tháng 06/2014.
4.2.2.1 Chứng từ, sổ sách kế toán
- Bảng tính BHXH, BHYT, BYTN
4.2.2.2 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác, có 4 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn
+ Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội + Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế
+ Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
4.2.2.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Quy trình thành toán các khoản trích theo lương của công ty được thể hiện qua lưu đồ luân chuyển chứng từ như sau:
Sau khi nhận được bảng thanh toán lương từ phòng nhân sự, phòng kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương làm 2 liên, 1 liên được sử dụng lập bảng thanh toán lương đã được khấu trừ làm 2 liên, 1 liên được lưu lại tại phòng kế toán, liên còn lại chuyển cho thủ quỹ.
Một liên bảng tổng hợp tiền lương còn lại được lập, tính bảng kê các khoản trích theo lương làm 2 liên, 1 liên được lưu lại tại phòng kế toán, liên còn lại chuyển cho thủ quỹ.
Sau khi nhận được 1 liên bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương và 1 liên bảng thanh toán lương được khấu trừ, thủ quỹ tiến hành kiểm tra, xét duyệt và lập phiếu chi tiền mặt nộp các khoản trích theo lương cho cơ quan Nhà nước.
* Nhận xét: Quy trình thanh toán các khoản trích theo lương của công ty khá tỉ mỉ, các phòng chức năng làm tốt chức năng luân chuyển và lưu giữ chứng từ, tuy nhiên việc tính toán và nộp các khoản trích theo lương còn khá phức tạp và rườm rà, cần giảm các bước không cần thiết để tiết kiệm thời gian công ty và đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng Kế toán Thủ quỹ
Hình 4… Quy trình thanh toán các khoản trích theo lương của công ty TNHH TM Tân Thành.
Lập, tính bảng kê các khoản trích theo lương Bảng kê các khoản trích theo lương A Bảng thanh toán tiền
lương được khấu trừ Lập bảng thanh toán lương đã được khấu trừ Bảng tổng hợp tiền lương Lập bảng tổng hợp lương phải trả Bảng thanh toán lương
Lập phiếu chi tiền các khoản phải trả
Bảng thanh toán tiền lương được
khấu trừ BK trích nộp các khoản theo lương Phiếu Chi các khoản trích lập phải nộp Kiểm tra, chi tiền Tiền Nhà nước A
4.2.2.4 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Dưới đây là nghiệp vụ phát sinh trong tháng 06/2014:
7. Ngày 26/06/2014 kế toán tiến hành tính và nộp các khoản trích theo lương bằng tiền gửi ngân hàng.
4.2.2.5 Lên sổ sách kế toán
Sau khi kế toán viên tính bảng thanh toán lương và được kế toán trưởng, giám đốc duyệt bảng thanh toán lương, kế toán viên tiến hành tính và nộp các khoản trích theo lương bằng tiền gửi ngân hàng.
Với nghiệp vụ (7) kế toán tiến hành lập bảng tính các khoản trích theo lương, tiến hành ghi vào sổ NKC với tài khoản đối ứng là 112 và Sổ cái các tài khoản 3382,3383,3384, 3389.
- Sổ Nhật ký chung (phụ lục 6 trang 54 - Sổ Cái tài khoản 3382 (phụ luc 7 trang 55) - Sổ Cái tài khoản 3383 (phụ lục 7 trang 56) - Sổ Cái tài khoản 3384 (phụ lục 7 trang 57) - Sổ Cái tài khoản 3389 (phụ lục 7 trang 58) * Bảng tính các khoản trích theo lương
- Các khoản trích theo lương bao gồm: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, nhưng chỉ có 3 khoản khấu trừ vào lương của người lao động đó là: BHXH (8%), BHYT (1,5%), BHTN (1%).
- Tổng số tiền khấu trừ = tiền lương cơ bản x 10,5% - Trong đó:
+ BHXH = tiền lương cơ bản x 8% + BHYT = tiền lương cơ bản x 1,5% + BHTN = tiền lương cơ bản x 1%
Ngày …tháng…năm…
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguồn: Phòng kế toán tiền lương
Đơn vị tính: đồng