Do lượng hàng bán ra khá lớn, đồng thời hàng hóa là máy móc thiết bị nên khó tránh khỏi nhiều sự cố hỏng, lỗi, cũng như việc cập nhật của khách hàng có thể sai… Do nhiều nguyên nhân dẫn đến công tác tiêu thụ của công ty cũng thường gặp hàng bán trả lại.
Quy trình thực hiện: Công ty thực hiện theo nguyên tắc trả hàng thì khách hàng viết hóa đơn trả hàng kèm biên bản trả hàng. Khi xuất hàng trả lại cho người bán, bên mua và bên bán lập “Biên bản trả lại hàng hóa” ghi rõ loại hàng hóa, số lượng,…ý kiến phản ánh và chữ ký xác nhận của khách hàng, người bán, phòng kỹ thuật, phòng kế toán, giám đốc. Biên bản này được lưu giữ cùng hóa đơn GTGT để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán. Căn cứ vào hóa đơn trả hàng kế toán hạch toán vào các tài khoản có liên
quan: Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, thuế, hàng tồn kho…cuối tháng, kế toán thống kê và lập sổ cái tổng hợp doanh thu hàng bán bị trả lại.
Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng hoá, bên mua và bên bán lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của tháng phát sinh.
Chứng từ: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, hóa đơn, biên bản trả hàng. Tài khoản sử dụng: TK 531-Hàng bán bị trả lại
Trong đó:
- TK 5311 - Hàng bán trả lại của mặt hàng Canon - TK 5312 - Hàng bán trả lại của mặt hàng khác
- TK 5313 – Hàng bán bị trả lại BenQ
Ví dụ 5: Ngày 18/04/2011 Công ty TNHH TM DV Kỹ Thuật Đỉnh Thiên xuất hoá đơn số 0002661 trả hàng trị giá 8.400.000 đồng, giá vốn 6.254.648 đồng, căn cứ vào hoá đơn GTGT đã xuất số 0000111 ngày 22/02/2011 và phiếu nhập hàng bán bị trả lại số 1104003TH, kế toán lập bút toán giảm giá vốn, giảm doanh thu, trả tiền hàng tương ứng. (Xem phụ lục số 06)
CTY CP ĐẦU TƯ LÊ BẢO MINH
10A,Trần Hưng Đạo, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, TP.HCM
Ngày 18 tháng 4 năm 2011 Số: 1104003TH Người giao hàng:
Đơn Vị: Công ty TNHH TM DV Kỹ Thuật Đỉnh Thiên Số HĐ: 0002661 Đ/c: 759 Lê Hồng Phong, P.12, Q.10, TP.HCM
Nội Dung: Nhập trả hàng HĐ 0000111 Ngày 22/02/2011 TKC 1311 - Phải thu khách hàng hoá Canon
Stt Mã Kho Mã Vật tư TK Đvt Số lượng Đơn giá
1 K1TTT BenQ projector MP 512 St 1563 Cái 1 7 636 364
Thành tiền 7 636 364
Thuế GTGT 10% Tiền thuế 763 636
Tổng cộng 8 400 000
Bằng chữ: Tám triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn.
*Nguồn: phòng kế toán công ty (2011)
Định khoản :
(1) Phản ánh doanh thu hàng bán trả lại: Nợ TK 5313: 7.636.364
Giảm thuế: Nợ TK 33313: 763.636 Có TK 1311: 8.400.000 (2) Giá vốn: (trị giá hàng nhập lại kho)
Nợ TK 1563: 6.254.648 Có TK 6324: 6.254.648
Bảng 3.5: Sổ chi tiết tài khoản 5313
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ LÊ BẢO MINH
10A Trần Hưng Đạo, P. Phạm Ngũ Lão, Q,1, TP.HCM SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 5313 - Hàng bán bị trả lại BenQ
Từ ngày: 01/04/2011 đến ngày: 30/04/2011
Số dư đầu kỳ : 0
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số Nợ Có …. …. …. …. …. …. 03/4/2011 1104002TH Nhập trả hàng HĐ 015219 Ngày 16/02/2011 1311 15.303.484 18/4/2011 1104003TH Nhập trả hàng HĐ 0000111 Ngày 22/02/2011 - BenQ projector MP 512 St 1311 7.636.364 30/4/2011 PKT K/C hàng bán bị trả lại BenQ 5114 22.939.848 Tổng số phát sinh nợ: 22.939.848 Tổng số phát sinh có: 22.939.848
Số dư cuối kỳ: 0
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
*Nguồn: phòng kế toán công ty (2011)
Bảng 3.6: Sổ cái tổng hợp TK 531
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ LÊ BẢO MINH