trong việc giải quyết nghiệp vụ kế toán.
Kế toán tổng hợp:
Giữ vai trò quan trọng chỉ sau Kế toán trưởng, là cầu nối trung gian kết nối số liệu giữa các kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng trình tự của hệ
KẾ TOÁN TRƯỞNGKẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ THỦ QUỸ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN KHO
thống kế toán, có thể thay mặt kế toán trưởng thuyết minh số liệu trong bảng báo cáo tài chính với Giám đốc, ngân hàng, cơ quan chức năng của nhà nước…là nguời trực tiếp thực hiện công việc lập kế hoạch, lập các bảng báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế theo quy định, xây dựng, củng cố và định hướng phòng kế toán theo đúng hệ thống quy định.
Kế toán thanh toán:
− Phụ trách kiểm tra và lập các chứng từ liên quan đến thanh toán chi phí của công ty.
− Là người lập các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, các lệnh chi tiền qua ngân hàng đối với các chi phí trực tiếp của công ty. Lập sổ chi tiết theo dõi tiền mặt cuối tháng, đối chiếu tồn quỹ với thủ quỹ. Cùng tham gia đối chiếu sổ phụ ngân hàng với kế toán ngân hàng.
− Chịu trách nhiệm về những khoản chi phí trực tiếp liên quan đến nhiệp vụ thanh toán.
− Hạch toán chính xác và kịp thời các khoản chi phí trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt và qua ngân hàng theo đúng quy định hiện hành.
Kế toán kho:
− Phụ trách phần hành quản lý, điều chuyển hàng hóa, báo cáo hàng tồn kho theo quy định của công ty về số lượng, chủng loại, giá trị.
− Đối chiếu số liệu kế toán với thủ kho theo định kỳ, đề xuất các bút toán điều chỉnh và xử lý kịp thời khi phát hiện số liệu giữa sổ sách kế toán và số liệu thực khi cần thiết.
− Nhập hàng bán trả lại khi có đầy đủ chứng từ trả hàng như hoá đơn trả hàng, biên bản trả hàng, biên bản giám định kỹ thuật,...
Kế toán bán hàng:
− Xuất hoá đơn mới: căn cứ vào đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh hoặc các cửa hàng để lập hoá đơn GTGT đồng thời với phiếu giao hàng trên cơ sở kiểm tra các thông tin của khách hàng, đúng số lượng chủng loại, đơn giá và bàn giao tổ giao hàng để giao hàng cho khách kịp thời, nhanh chóng. Trường hợp khách hàng tự lấy hàng và chưa thanh toán ngay tiền mua hàng thì phải có:
• Giấy giới thiệu của đơn vị mua hàng;
• Xác nhận của phòng kinh doanh hay các cửa hàng. − Xuất hoá đơn trả hàng:
• Căn cứ vào biên bản trả hàng;
• Căn cứ vào văn bản giám định kỹ thuật.
− Xuất lại hoá đơn do huỷ hoá đơn trước (như sai: thông tin, mặt hàng, số lượng đơn giá …).
− Xuất hoá đơn mới do chính công ty lập sai: không cần lập biên bản với khách hàng:
• Nếu chưa đóng dấu ký tên;
• Nếu khách hàng chưa ký tên vào hoá đơn;
• Có xác nhận của trưởng phòng, nếu lỗi do phòng ban đó; • Các trường hợp khác tuỳ thực tế xử lý.
− Thời gian lập hoá đơn cho các đơn hàng quy định như sau:
• Buổi sáng : các đơn đặt hàng ra sau 11h30’ thì hoá đơn được lập vào buổi chiều ngày hôm đó;
• Các đơn đặt hàng ra sau 16h30’ thì hoá đơn được lập vào sáng ngày hôm sau;
• Các trường hợp khác được linh động giải quyết để giải phóng hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng;
• Tuyệt đối không xuất hoá đơn GTGT khi phần mềm trong hệ thống báo kho bị âm, đồng thời khi có trường hợp này xảy ra, báo ngay cho kế toán kho
thực hiện kiểm kê mặt hàng báo âm trong hệ thống để đảm bảo được xử lý kịp thời.
− Kế toán bán hàng hạch toán các nghiệp vụ kế toán vào các tài khoản phù hợp. Hằng ngày đối chiếu, kiểm soát, lưu trữ hoá đơn GTGT chưa sử dụng, đã sử dụng, huỷ và báo cáo chính xác cho Kế toán trưởng vào ngày 5 tháng tiếp theo.
− Trường hợp hoá đơn chứng từ của phòng Kế toán gửi cho khách hàng qua đường bưu điện phải giao qua phòng hành chính lập thủ tục giao cho khách (quy trách nhiệm trong trường hợp thất lạc).
Kế toán công nợ:
− Thực hiện công tác theo dõi, kiểm tra, đối chiếu các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng trong nội bộ công ty.
− Theo dõi các khoản ứng trước và thanh toán cho nhà cung cấp, các khoản công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp, lưu trữ chứng từ liên quan.
− Đối chiếu công nợ của khách hàng khi có hóa đơn mới. Dựa vào các hợp đồng nguyên tắc với khách hàng về thời hạn thanh toán công nợ để xác định đơn đặt hàng có đủ điều kiện để xuất hàng hay không.
− Báo cáo tình hình công nợ khách hàng theo quy định, xác định tuổi nợ khách hàng chưa thanh toán để báo cáo kịp thời với kế toán trưởng và trưởng bộ phận kinh doanh phụ trách khách hàng đó để cảnh báo và có biện pháp xử lý thu hồi công nợ kịp thời tránh kéo dài để khách hàng chiếm dụng vốn công ty.
Kế toán ngân hàng:
Phụ trách nhiệm vụ đối chiếu số liệu trên sổ phụ ngân hàng, làm các lệnh điều động vốn bằng tiền tại các ngân hàng để thực hiện các thanh toán cho khách hàng cùng hệ thống ngân hàng nhằm tiết kiệm chi phí chuyển tiền tại các ngân hàng trong quá trình thanh toán. Kết hợp kế toán công nợ thuyết minh các số liệu ngân hàng khi công ty kiểm toán, cơ quan thuế đến quyết toán thuế tại công ty. Ngoài ra còn thực hiện công việc theo dõi giao dịch mỗi khi có nghiệp vụ ngân hàng
phát sinh như tiền vay ngân hàng ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, lãi vay ngân hàng hàng tháng, hàng quý… Lập các giấy báo có, báo nợ về các khoản phải thu, phải trả. Hạch toán các nghiệp vụ kế toán vào các tài khoản phù hợp, lưu trữ chứng từ theo quy định.
Thủ quỹ:
Thu - chi và giữ tiền mặt đồng thời phối hợp với kế toán công nợ, kế toán thanh toán, đối chiếu kiểm tra số liệu chứng từ kế toán hàng ngày và thực hiện các nghiệp vụ khác thuộc phần hành thủ quỹ.
− Điều kiện để chi tiền cho các cá nhân đại diện nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ là phải có:
• Phiếu chi lập từ hệ thống kế toán FAST có đầy đủ chữ ký của kế toán thanh toán (người lập), kế toán trưởng và giám đốc;
• Giấy giới thiệu (đối với chi tiền để thanh toán công nợ). − Điều kiện để thu tiền mặt của khách hàng:
• Phiếu thu lập từ hệ thống kế toán FAST; • Các chứng từ khác có liên quan
− Tiền mặt thu chi hàng ngày được cất giữa an toàn trong két sắt, trước khi ra về thủ quỹ phải kiểm kê và đối chiếu tiền mặt với kế toán thanh toán, đảm bảo khớp đúng số tiền thực tế với số dư tiền mặt trên sổ quỹ tiền mặt, đồng thời khóa tủ và niêm phong két sắt cẩn thận. Thủ quỹ chịu trách nhiệm bồi hoàn về lượng tiền mình đang giữ trước giám đốc nếu thất thoát.
− Thủ quỹ và kế toán thanh toán phải thường xuyên có mặt tại công ty để đáp ứng kịp thời các nhu cầu phát sinh thu - chi tiền mặt hàng ngày.
− Ngoài thủ quỹ, sẽ không còn ai có chức năng lưu giữ tiền mặt của công ty nếu không có sự cho phép của giám đốc. Cuối ngày kết hợp với kế toán thanh toán lập bảng báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán trưởng và giám đốc.