Đây là bước đầu tiên trong quy trình đấu thầu thuốc và là bước đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức của các đơn vị tham gia.
Chuẩn bị đấu thầu gồm hai phần chính đó là: xây dựng kế hoạch đấu thầu và xây dựng hồ sơ mời thầu.
3.1.2.1. Xây dựng kế hoạch đấu thầu
a. Xây dựng danh mục thuốc mời thầu
Trong công tác xây dựng kế hoạch đấu thầu thì nội dung xây dựng danh mục thuốc mời thầu là quan trọng nhất.
Trước tiên, khoa Dược lập danh mục hoạt chất dự kiến sử dụng trên cơ sở danh mục thuốc đang sử dụng. Sau đó gửi cho tất cả các khoa phòng để lấy ý kiến: bổ sung, loại bỏ; lý do bổ sung, loại bỏ. Khoa Dược tập hợp các ý kiến thay đổi, bổ sung, tìm tài liệu chuyên môn để chứng minh hoạt chất đó cần bổ sung hay loại bỏ, tài liệu về giá cả để chứng minh hiệu quả kinh tế, hiệu quả điều trị để báo cáo Hội đồng thuốc và điều trị. Hội đồng xem xét các trường hợp thêm vào danh mục (viết tắt là DM) hoặc loại khỏi DM và thống nhất thông qua DM thuốc dùng trong bệnh viện để Giám đốc phê duyệt. Trên cơ sở DM này, khoa Dược sẽ bổ sung về số lượng và giá kế hoạch của thuốc để xây dựng DM kế hoạch đấu thầu (KHĐT) năm của bệnh viện.
Số lượng thuốc trong KHĐT dựa trên cơ sở số lượng sử dụng năm trước và dự kiến số bệnh nhân tăng thêm của năm đấu thầu. Giá kế hoạch phải tham khảo giá trúng thầu của các đơn vị, giá kê khai của nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc báo giá của nhà thầu.
Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng Ký kết hợp đồng
THƯƠNG THẢO, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
Sau khi KHĐT được xây dựng, Giám đốc BV ký trình Bộ Y tế đề nghị phê duyệt kế hoạch.DM kế hoạch được BYT phê duyệt chính là Danh mục mời thầu.
Quy trình xây dựng danh mục thuốc mời thầu được tóm tắt bằng sơ đồ sau:
Xây dựng kế hoạch đấu thầu
Hình 3.2. Quy trình xây dựng danh mục mời thầu b. Phân chia các gói thầu
Thiết lập danh mục hoạt chất Xây dựng giá Các hoạt chất đang sử dụng Dạng bào chế, nồng độ, hàm lượng
Giá trúng thầu năm trước
Báo giá mới của nhà sản xuất, nhà phân phối
Danh mục thuốc chủ yếu
Giá trên website của Cục Quản lý dược Báo cáo sử dụng thuốc thực tế năm trước Dự đoán nhu cầu trong năm tiếp theo Dự kiến số
lượng
Tham khảo giá tại các bệnh viện trung ương khác
Danh mục KHĐT
Giám đốc phê duyệt DM thuốc dùng trong bệnh viện
Các khoa phòng bổ sung/loại bỏ Giám đốc phê duyệt
Bộ Y tế phê duyệt Danh mục thuốc mời thầu
- Năm 2012, thực hiện theo thông tư 10, bệnh viện tiến hành đấu thầu mua sắm thuốc theo 1 gói thầu thuốc chung.
- Năm 2013, thực hiện theo thông tư 01, việc đấu thầu mua sắm thuốc được phân chia thành 2 gói thầu, đó là gói thầu thuốc theo tên generic và gói thầu thuốc biệt dượcgốc hoặc tương đương điều trị. Trong đó gói thuốc theo tên generic lại được chia thành 3 nhóm.
Nhóm 1: Nhóm thuốc sản xuất tại các nước tham gia EMA hoặc ICH, hoặc PIC/S
Nhóm 2: Nhóm thuốc sản xuất tại các cơ sở sản xuất thuốc đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn GMP-WHO theo khuyến cáo của WHO được Bộ Y tế Việt Nam (Cục Quản lý Dược) kiểm tra và cấp giấy chứng nhận
Nhóm 3: Nhóm thuốc không thuộc các nhóm 1 và nhóm 2 ở trên
Giá trị các gói thầu của hai năm được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.1.Giá trị các gói thầu của năm 2012 và năm 2013 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Năm Số lượng gói thầu Số lượng nhóm thầu Giá trị (VNĐ) 2012 1 Gói chung 1 nhóm chung 88.000.463.200
2013
Gói 1. Thuốc theo tên generic
Nhóm 1 87.405.497.540
Nhóm 2 27.978.541.460
Nhóm 3 63.194.907.000 Tổng giá trị gói thầu 178.578.946.000
Gói 2. Thuốc biệt dược gốc hoặc tương đương điều trị
1 nhóm chung 18.581.660.900
Tổng năm 2013 197.160.606.900
Nhận xét:
So với năm 2012, năm 2013 gói thầu thuốc được chia thành 2 gói riêng biệt.đó là gói thuốc theo tên genergic và gói thuốc biệt dược gốc hoặc tương đương điều trị. Điều này giúp cho việc lựa chọn thuốc trúng thầu được dễ dàng và cụ thể hơn.
Tổng giá trị gói thầu thuốc giữa hai năm có sự thay đổi lớn, giá gói thầu năm 2013 cao hơn 2 lần so với năm 2012.
Năm 2013, gói số 1 thuốc theo tên generic có giá gói thầu cao nhất (178,56 tỷ đồng), gấp 9 lần giá gói thầu thuốc biệt dược gốc hoặc tương đương điều trị.
Trong năm 2013, gói số 1 (thuốc theo tên generic) lại được chia thành 3 nhóm khác nhau, trong đó nhóm 1 có tổng giá trị cao nhất (chiếm 48,95% giá trị gói thầu), cao gấp 3 lần tổng giá trị nhóm 2; tổng giá trị nhóm 3 là 67,19 tỷ đồng.
3.1.2.2. Hồ sơ mời thầu
a. Xây dựng hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu là căn cứ để các nhà thầu chuẩn bị Hồ sơ dự thầu, làm cơ sở cho việc lựa chọn nhà thầu trúng thầu, thương thảo và ký hợp đồng.
Nội dung của hồ sơ mời thầu bao gồm:
Bảng 3.2.Nội dung của hồ sơ mời thầu
STT Loại giấy tờ Nội dung
1 Thư mời thầu Thư mời các nhà thầu tham gia đấu thầu cung ứng thuốc của bệnh viện
2 Chỉ dẫn đối với nhà thầu
Tư cách hợp lệ, về chuẩn bị HSDT, nộp HSDT, mở thầu, đánh giá HSDT, điều kiện trúng thầu
3 Bảng dữ liệu Giải thích những chi tiết, nội dung chỉ dẫn cho nhà thầu 4 Tiêu chuẩn đánh
giá
Bao gồm tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm; về kỹ thuật; về tài chính
5 Các biểu mẫu Đơn dự thầu, giấy ủy quyền, mẫu giấy phép bán hàng của nhà sản xuất
6 Bảo đảm dự thầu Nhà thầu nộp số tiền bảo đảm dự thầu là 5.000.000 đồng, nộp tại phòng tài chính kế toán hoặc bảo lãnh qua ngân hàng (bản chính Bảo lãnh nộp tại phòng tài chính kế toán bệnh viện).
7 Yêu cầu về hợp đồng
b. Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thẩm định hồ sơ mời thầu
Sau khi xây dựng hồ sơ mời thầu, Giám đốc bệnh viện ra quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ mời thầu.
Cơ cấu Tổ thẩm định hồ sơ mời thầu gồm 5 người, trong đó có 1 Tổ trưởng là Giám đốc bệnh viện, 3 thành viên là Phó giám đốc, Trưởng khoa Dược và Trưởng phòng tài chính - kế toán, và 1 thư ký.
Tổ thẩm định có nhiệm vụ thẩm định hồ sơ mời thầu theo quy định, lập báo cáo thẩm định trình Giám đốc phê duyệt hồ sơ mời thầu của bệnh viện.
Phê duyệt hồ sơ mời thầu
Sau khi nhận đủ báo cáo thẩm định của Tổ thẩm định hồ sơ mời thầu, Giám đốc bệnh viện phê duyệt hồ sơ mời thầu trong thời gian không quá 05 ngày làm việc theo đúng quy định.