Được đào tạo và chứng tỏ có năng lực, tuân thủ nghiêm ngặt các nôi dung và qui định tại phạm vi hoạt động để thực hiện những nhiệm vụ đã được phân công trong chương trình HACCP.
2.3. Nhiệm vụ nhóm chất lượng
- Đánh giá lại ISO 9001 để công ty được tái cấp chứng nhận.
- Giải quyết các vấn đề cấp thiết về chất lượng sản phẩm.
- Phát hiện những điểm không phù hợp của sản phẩm để đưa ra các hoạt động phòng ngừa.
- Nhận diện các mối nguy về chất lượng: phản ứng từ khách hàng, phản hồi của thành viên công ty, các phòng ban,...để đưa vào trong cuộc họp giải quyết.
2.4. Phạm vi thực hiện công việc:
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm cao từ lúc mua nguyên liệu đến khi tiêu dùng sản phẩm.
- Đảm bảo sức khỏe, vệ sinh của các nhân viên trực tiếp tham gia qui trình chế biến sản phẩm.
2.5. Phân công công việc thành viên:
- Chủ yếu dựa vào chuyên môn họ đang quản lí để thành lập Ban.
- Mỗi thành viên sẽ chịu trách nhiệm chính về lĩnh vực mình đang quản lí. 2.6. Nguyên tắc hoạt động:
- Hoạt động độc lập với tất cả các phòng ban và ban giám đốc.
- Có quyền can thiệp nếu như xác định nguyên nhân lỗi từ BGĐ.
- Quyền can thiệp vào các bộ phận khác trong vấn đề chất lượng.
Trao quyền cho nhóm
2.7. Các hoạt động cụ thể của nhóm:
- Tiến hành thực hiện sổ tay chất lượng cho toàn công ty
- Xây dựng quy trình đào tạo trong quản lý chất lượng trong toàn công ty
- Tổ chức các lớp đào tạo để cấp chứng nhận về HACCP cho các nhân viên, trưởng bộ phận. Nhóm có tổ chức 2 đợt (mỗi đợt 15-20 người), lớp đào tạo để cấp chứng nhận về HACCP cho các nhân viên, trưởng bộ phận
- Tổ chức các buổi kiểm tra sức khỏe định kì cho cán bộ công nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm. Đạt chứng nhận thẻ xanh về đảm bảo sức khỏe trong sản xuất thực phẩm (kiểm tra các bệnh truyền nhiễm, ...)
- Họp nhóm chất lượng thường xuyên (1 lần/tuần)
3. ĐÁNH GIÁ TÍNH CÁCH VÀ TINH THẦN ĐỒNG ĐỘI CỦA NHÓM:
Các thành viên trong nhóm nêu cao tinh thần trung thực. Các vấn đề được nhận diện gần sát với thực tế, không giấu diếm, không bao che khuyết điểm của từng phòng ban. Các thông tin hỗ trợ nhau làm việc có độ tin cậy cao và mỗi bên cung cấp thông tin phải chịu trách nhiệm về thông tin mình cung cấp. Các thành viên tham gia nhiệt tình, các cuộc họp
luôn được ưu tiên. Chỉ có những trường hợp thành viên công tác xa mới vắng mặt. Nhóm đề cao sự đúng giờ và sự tôn trọng lẫn nhau của các thành viên. Tính sáng tạo cũng được nhóm đề cao và kiên quyết thực hiện những công việc được giao theo những sáng kiến đã được thống nhất.
3.1. Đánh giá hoạt động nhóm
• Đạt:
– Nhóm trưởng quy định rõ ràng nhiệm vụ, công việc: Các công việc của nhóm được nhóm trưởng nhận yêu cầu từ các phòng ban liên quan đến hoạt động chất lượng và thông báo rõ ràng đến tất cả các thành viên. Thành viên nào không tham gia cuộc họp sẽ được email thông báo có kèm theo biên bản cuộc họp. Khi thành viên của nhóm phản hồi nhận được sự phân công thì khi đó, trách nhiệm mới được gán lên thành viên đó.
– NT xây dựng những hoạt động nhóm cụ thể : cách thức làm việc nhóm được nhóm trưởng quy định ngay khi nhóm bắt đầu được thành lập. Các thành viên từ các phòng ban chuyên môn nhận diện vấn đề liên quan đến phòng ban và đưa ra phân tích cũng những giải đề nghị. Mỗi tháng nhóm sẽ tổ chức cuộc họp cố định 4 lần với nội dung lồng vào cuộc họp giao ban của công ty. Tuy nhiên, nếu có những vấn đề phát sinh, nhóm có thể họp theo yêu cầu thực tế để giải quyết vấn đề.
– Mọi người đều hiểu rõ mục tiêu của nhóm và hướng đến mục tiêu: và hiểu được mục đích của nhóm là thực hiện được những công việc sau: Xác nhận hệ thống ATTP, Thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống ATTP, Xây dựng GMP, SSOP, Kế hoạch HACCP, chương trình tiên quyết , Xác nhận giá trị sử dụng biện pháp kiểm soát , Kiểm tra xác nhận , Xem xét hệ thống ATTP
– Trách nhiệm quyền lợi của mỗi người rõ ràng: Các cá nhân được nhận
nhiệm vụ liên quan đến chuyên môn phòng ban mình công tác nên có sự
phù hợp trong việc phân bổ nguồn lực.
– Các thành viên tôn trọng trưởng nhóm và tôn trọng lẫn nhau: Mọi thành viên đều phải lắng nghe ý kiến của các thành viên khác, không bài trừ lẫn nhau. Điều này được quy định khi thành lập nhóm.
– Nhóm họp thường xuyên (1 lần/tuần) và các thành viên có thể được triệu tập vào những thời điểm khác nếu cần thiết. Mục đích là đẩy nhanh việc giải quyết công việc kịp thời.
– Hầu như mọi thành viên đều hứng thú khi tham gia vào ban kiểm soát chất lượng: các thành viên hiểu được mục tiêu chung khi tham gia vào nhóm. Hơn nữa, khi các mục tiêu này được thực hiện tốt cũng là lúc các vẫn đề về chất lượng ở các phòng ban liên quan cũng được giải quyết kịp thời phục vụ cho hoạt động lao động hàng ngày của các khối chuyên môn.
• Chưa đạt:
– Trưởng nhóm chưa giúp các thành viên phát triển được kỹ năng cá nhân: Nhóm chú trọng nhiều đến việc hoàn thành mục tiêu càng nhanh càng tốt và bỏ qua nhiệm vụ phát triển kỹ năng cá nhân của thành viên.
– Trưởng nhóm chưa thực sự gần gũi, quan tâm đến các thành viên: Mỗi thành viên đến từ các phòng ban khác nhau với những đặc tính làm việc khác nhau, nhóm trưởng chỉ làm việc ở bộ phận kỹ thuật nên không có đủ thời gian quan tâm đến các thành viên.
– Trưởng nhóm chưa giải quyết được các xung đột, mâu thuẫn xảy ra giữa các thành viên trong nhóm: tồn tại 1 số thành viên bảo thủ, không công nhận ý kiến của người khác.
– Còn tồn tại những cản trở mang tính cấu trúc: Quy trình thực hiện công việc ở mỗi bộ phận là không giống nhau hoàn toàn, do đó, đôi khi công việc bị ùn tắn ở một khâu làm chậm việc đạt được mục tiêu của nhóm.
– Ban này thành lập dựa trên các thành viên từ nhiều bộ phận nên trong quá trình họp chung cũng có nhiều quan điểm khác nhau: Mỗi thành viên đều
muốn những phần liên quan đến bộ phận mình được thực hiện trước và trong quá trình luôn muốn ưu tiên làm cho bộ phận của mình tốt hơn. Ngoài ra, các thành viên đến từ bộ phận sản xuất không thấu hiểu được hết công việc và nội dung vấn đề của bộ phận nhân sự
– Các trưởng bộ phận bận những việc của phòng ban vì thế ảnh hưởng nhiều đến việc tham dự các cuộc họp Ban kiểm soát: có nhiều cuộc họp không đông đủ các thành viên do bận việc ở phòng ban chuyên môn và không sắp xếp được để tham gia.
3.2. Đánh giá hoạt động công ty
• Đạt
– Giúp thành viên tham gia nâng cao năng lực quản lí chất lượng: trước đây, khi chưa có nhóm, các phòng ban chú trọng tập trung giải quyết các công việc chuyên môn. Chủ yếu là đánh giá hoàn thành chứ không xác định được mức chất lượng đạt được và nếu có những cải tiến, khắc phục sai lầm thì chất lượng đạt được sẽ cao hơn. Khi có nhóm, các thành viên tự giác đánh giá các hoạt động thường ngày theo quan điểm chất lượng và tự đề xuất các biện pháp cải thiện để nâng cao hiệu quả đầu ra.
– Hỗ trợ họ tham gia các khóa huấn luyện chuyên sâu về chất lượng: Nhóm chất lượng cho thấy hiệu quả hoạt động của mình và thức tỉnh quan điểm của lãnh đạo về việc chú trọng đào tạo kiến thức chuyên sâu về quản lý chất lượng
• Chưa đạt
Vì công ty mới bước đầu triển khai nên:
– Chưa thực hiện khen thưởng, chính sách động viên và công nhận: các chính sách thưởng thường được tính vào cuối năm dựa trên kết quả đánh giá. Lãnh đạo công ty vẫn giữ quan điểm việc thành lập nhóm chất lượng là trách nhiệm của các thành viên để có đầu ra công việc tốt hơn nên không
được ghi nhận như một nỗ lực độc lập. Vì vậy, chính sách khen thưởng không được xây dựng riêng biệt.
– Mới thành lập ban kiểm soát chất lượng, chứ chưa triển khai nhân rộng mô hình nhóm chất lượng ra toàn công ty: Nhận thức nhóm chất lượng chỉ cần một số nhân vật chủ chốt ở các phòng ban tham gia và phổ biến lại cho những nhân viên khác nên nhóm chưa được nhân rộng mô hình. Thực chất lượng cần được hình thành ngay cả trong nội bộ phòng ban để đảm bảo các công việc được thực hiện một cách có chất lượng.
– Chưa đánh giá được hiệu quả của làm việc nhóm: Nhóm chỉ chú trọng giải quyết công việc. Khi công việc được giải quyết, nhóm chuyển sang công việc khác mà hiếm khi đánh gía xem các kết quả đó đã thực sự là phương án tối ưu chưa.
