Những người tham dự cuộc họp là trường hợp đơn giản nhất minh họa cho việc sử dụng Video Conference. Với những cuộc họp diễn ra thường xuyên và cần các bên tham gia giao tiếp với nhau, Video Conference là sự thay thế hoàn hảo cho các cuộc họp bình thường mà các bên tham gia phải cùng có mặt tại cùng một địa điểm. Các bên tham gia có thể ở xa nhau và sử dụng Video Conference để tiến hành họp. Điều này sẽ giảm chi phí, thời gian giành cho việc đi lại và việc tham dự cuộc họp sẽ vô cùng thuận tiện. Việc tổ chức các cuộc họp cũng đơn giản hơn và hiệu quả hơn. Các cuộc họp sẽ diễn ra thường xuyên, không cần phải lập lịch trước (để chuẩn bị chi phí, thời gian đi lại) và được tiến
hành qua video conference, qua đó nâng cao hiệu quả công việc giữa những người cùng làm trong một dự án nhưng lại ở những địa điểm khác nhau. Sau đây là một số minh họa của việc sử dụng Video Conference trong việc tổ chức các cuộc họp sử dụng cuộc gọi điểm – điểm bao gồm các trường hợp giao tiếp: Một- một, một-nhiều và nhiều-nhiều.
Hình 1.2. Giao tiếp một - một qua cuộc gọi điểm - điểm
Hình 1.3. Giao tiếp một-nhiều qua cuộc gọi điểm-điểm
Hình 1.4. Giao tiếp nhiều - nhiều qua cuộc gọi điểm - điểm
Trong mỗi trường hợp ở trên, chất lượng của audio/video đóng vai trò rất quan trọng tới thành công của cuộc họp. Điều này sẽ khiến cho các bên tham gia họp cảm thấy mình thật sự là phần quan trọng của cuộc họp hay không. Trong Video Conference, audio có thể có vai trò quan trọng hơn video. Những ảnh
hưởng nhỏ của video như: Độ phân giải, độ trễ thường được người sử dụng chấp nhận, nhưng đối với audio thì không. Do đó việc cố gắng cải thiện chất lượng audio trong Video Conference sẽ đem lại sự thỏa mãn của các bên tham gia.
Một nhân tố khác ảnh hưởng tới chất lượng của Video Conference là băng thông mà các bên tham gia kết nối vào. Băng thông càng cao thì chất lượng của Video Conference càng tốt. Băng thông khoảng 384Kbps là tốc độ kết nối được sử dụng nhiều trong thực tế để tiến hành Video Conference. Băng thông như trên làm việc tốt trong trường hợp cuộc họp là “tĩnh” nghĩa là các bên tham gia cuộc họp không di chuyển nhiều, các hoạt động bị hạn chế. Nếu trong cuộc họp mà các bên tham gia di chuyển nhiều (tiến hành các hoạt động, minh họa…) thì cần phải có băng thông kết nối cao hơn để đảm bảo chất lượng của cuộc họp.
Trong các cuộc họp có nhiều bên tham gia sử dụng cuộc gọi đa điểm phải cần có một MCU (Multipoint Control Unit). Các bên tham gia có thể kết nối với băng thông khác nhau. Ví dụ: Một bên kết nối với tốc độ 384Kbps chỉ nhận được 384Kbps từ bên kết nối với tốc độ 1.5Mbps. Trong trường hợp cuộc họp nhiều bên tham gia, ta có minh hoạ như hình 1.5 bên dưới:
Hình 1.5. Video Conferene có nhiều bên tham gia qua cuộc gọi đa điểm