Hạch toán ban đầu là theo dõi, ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế về kế toán bán hàng nhóm bánh kẹo phát sinh trên các chứng từ, làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết. Công việc của hạch toán ban đầu là xác định chứng từ sử dụng, người lập chứng từ, những thông tin cần lập trong chứng từ và trình tự luân chuyện chứng từ.
Đối với hoạt động bán hàng, hạch toán ban đầu phản ánh sinh động lại các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp qua thông tin về số lượng, giá trị của hàng bán, hình thức thanh toán hình thức bán hàng là căn cứ xác định doanh thu bán hàng.
Trong kế toán bán hàng nhóm bánh kẹo tại Công ty Cổ phần thực phẩm Hữu Nghị sử dụng các loại chứng từ sau:
Hóa đơn GTGT ( phụ lục 03, 14 và 16)
Hóa đơn GTGT này được lập thành 3 liên: 1 Liên để lưu sổ gốc, 1 liên giao cho khách hàng, 1 Liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho, vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ hạch toán.
Phiếu xuất kho ( phụ lục 0 2 ,13,15)
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Sau khi người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc cửa hàng trưởng duyệt. Liên 1 dùng nội bộ DN, liên 2 thủ kho giữ, liên 3 giao cho khách hàng.
Phiếu thu: ( phụ lục 04)
Là các chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng mà khách hàng thanh toán, (bằng tiền mặt). Phiếu thu được lập thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu hàng bán bị trả lại ( phụ lục 12)
Phiếu được lập làm 3 liên. Liên 1 lưu tại kho, liên 2 giao khách hàng, liên 3 dùng nội bộ.
Ngoài ra còn có thông báo bán được hàng (Phụ lục 17),Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi.