7. Bố cục của khóa luận
2.3.1. Thời gian thu thập thông tin
Thông tin là thành phần quan trọng không thể thiếu trong hoạt động lao động sáng tạo của con ngƣời xã hội. Tùy vào mỗi đặc thù công việc và mục đích sử dụng thông tin khác nhau mà NDT sẽ có phƣơng pháp và dành khoảng thời gian cho việc khai thác và tìm kiếm thông tin khác nhau. Thời gian mà NDT dành cho việc thu thập thông tin phụ thuộc vào thói quen, địa điểm khai thác thông tin hoặc điều kiện công việc cụ thể của mỗi cá nhân ngƣời dùng tin.
Nhóm
Thời gian/ ngày
Cán bộ lãnh đạo, quản lý Cán bộ nghiên cứu, giảng viên Học viên cao học, học sinh, sinh viên Tổng số SL % SL % SL % SL % Dƣới 1 giờ 8 53,3 7 17,5 11 8,8 26 14,4 Trên 1 - 3 giờ 7 46,7 19 47,5 47 37,6 73 40,6 Trên 3 -5 giờ 0 0 10 25,0 55 44,0 65 36,1 Trên 5 giờ 0 0 4 10,0 12 9,6 16 8,9
Bảng 2.4:Thời gian thu thập thông tin
Nhóm NDT làm công tác lãnh đạo quản lý do yếu tố nghề nghiệp đặc thù nên thời gian tại cơ quan không có nhiều để trực tiếp lên thƣ viện thu thập thông tin. Một số không nhỏ nhóm này (53,3%), chỉ dành ít hơn 1 giờ/ ngày tới thƣ viện. Số còn lại (46,7%) tranh thủ khoảng 1 - 3 giờ để tới thƣ viện tham khảo các tài liệu và tra cứu thông tin, hoặc đƣa ra các yêu cầu về nguồn thông tin họ cần có với cán bộ thƣ viện. Với việc đầu tƣ thời gian nhiều hơn 3 giờ dành cho thu thập và khai thác thông tin tại trung tâm TT - TV trƣờng ĐHQGHN của nhóm ngƣời này hầu nhƣ không có.
Nhóm NDT làm công tác nghiên cứu và giảng dạy đa số dành từ hơn 1 - 3 giờ mỗi ngày để thu thập thông tin tại trung tâm TTTV (47,5%). Số ngƣời đến thƣ viện hơn 3 - 5 giờ mỗi ngày cũng khá cao (25%). Điều này cũng phù hợp với tính chất công việc của họ. Muốn nghiên cứu hay giảng dạy tốt, thông thƣờng những ngƣời hoạt động trong lĩnh vực này phải dành một lƣợng thời gian khá lớn để nghiên cứu và xử lý thông tin.
Nhóm học viên cao học, sinh viên và học sinh phần lớn (81,6%) dành 1 - 5 giờ để thu thập thông tin trên thƣ viện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cho quá trình học tập và rèn luyện của họ tại trƣờng. Đây là nhóm NDT tiềm năng, có thể dùng những chính sách khuyến khích để nhu cầu tin của nhóm này phát triển hơn.
2.3.2. Các loại hình sản phẩm được sử dụng chủ yếu
Hệ thống mục lục
- Hệ thống mục lục truyền thống
Hệ thống mục lục truyền thống ( hay mục lục phiếu) là tập hợp các đơn vị phiếu mục lục đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một hay một nhóm cơ quan thông tin - thƣ viện. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp ngƣời dùng tin xác định đƣợc vị trí lƣu trữ tài liệu trong kho. Phiếu mục lục chính là phiếu mô tả thƣ mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy nhập tới tài liệu đƣợc phản ánh. Hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đƣợc duy trì ở tất cả các phòng phục vụ bạn đọc. Hệ thống mục lục là sản phẩm của quá trình xử lí tập trung tài liệu, đƣợc in ra từ cơ sở dữ liệu.
Hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm hiện nay có 02 loại: Mục lục chữ cái và mục lục phân loại.
Qua điều tra hiện tại trong thƣ viện đã có bảng tra CSDL trên máy tính bằng phần mềm thƣ viện giúp NDT có thể tra cứu thông tin nhanh hơn nên sản phẩm này không đƣợc NDT sử dụng nhiều. Hiện tại chỉ có 16,6% tổng số NDT sử dụng sản phẩm này.
- Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Puplic Access Catalogs)
OPAC là mục lục đƣợc máy tính hóa và ngƣời sử dụng trực tiếp tra tìm tài liệu qua mạng Intranet tại Trung tâm hoặc qua mạng Inernet thông qua
website: http://www.lic.vnu.edu.vn. Nhƣ vậy, OPAC chính là cổng giao tiếp giữa NDT và CSDL của Trung tâm. OPAC đƣợc đông đảo NDT sử dụng và đánh giá cao vì những ƣu điểm sau: hỗ trợ ngƣời dùng tin tìm kiếm thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao. Tạo ra khả năng đa truy cập: nhiều ngƣời có thể truy cập vào các CSDL do Trung tâm xây dựng vào cùng một thời điểm và cùng lúc có thể sử dụng một biểu ghi.
Chính vì những ƣu điểm nổi trội nhƣ vậy nên có tới 81,6% tổng số NDT sử dụng dịch vụ này. Nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên khá hứng thú với sản phẩm này, có 100% NDT sử dụng dịch vụ này. 20% nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý và 25% nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu. giảng viên sử dụng sản phẩm này
Các cơ sở dữ liệu
- CSDL thƣ mục: Hiện nay Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã xây dựng đƣợc các CSDL thƣ mục sau:
CSDL sách: 180.000 biểu ghi
CSDL bài trích tạp chí: 6374 biểu ghi CSDL các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ ĐHQGHN (Kỷ niệm 100 năm ĐH Đông Dƣơng - tiền thân của ĐHQGHN) gồm 16.000 biểu ghi thƣ mục.
CSDL môn học là danh mục các tài liệu phục vụ các môn học đƣợc thiết kế theo khung chƣơng trình đào tạo cử nhân của ĐHQGHN. - CSDL Thƣ mục về tƣ tƣởng đạo đức chủ tịch Hồ Chí Minh: 2172 biểu ghi
CSDL Thƣ mục về G.s Nguyễn Văn Đạo: 604 biểu ghi
Có 35,5% tổng số NDT quan tâm đến sản phẩm này, trong đó nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên sử dụng nhiều hơn cả với 40%, nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý sử dụng 13,3%, nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng viên sử dụng 30%.
- CSDL toàn văn - Có 09 CSDL toàn văn, tổng số 9757 tên tạp chí với 8.306.140 bài - Có 05 CSDL sách điện tử với tổng số 56.127 cuốn.
Có tổng số 52,2% NDT sử dụng sản phẩm này trong đó nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý có 53,3% sử dụng sản phẩm này, có 47,5% nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng viên và 53,6% nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên sử dụng sản phẩm này.
Các sản phẩm thông tin – thƣ viện khác
- Cổng thông tin điện tử của Trung tâm: Trang web là cổng thông tin quan trọng, quảng bá, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của thông tin- thƣ viện đến cho ngƣời dùng tin một cách nhanh nhất mọi lúc, mọi nơi. Website của Trung tâm tích hợp nhiều sản phẩm và dịch vụ nhƣ: Trang chủ, Tra tìm tài liệu, Bản tin điện tử, Thƣ viện khoa, Cơ sở dữ liệu trực tuyến, Tài nguyên số, phần mềm học ngoại ngữ Langmaster.
Chính vì đây là nơi thƣờng xuyên cập nhật, đăng tải hoạt động của thƣ viên nên rất đƣợc nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên quan tâm, có 80% NDT nhóm này sử dụng sản phẩm của thƣ viện. Vì đây là đối tƣợng phải theo dõi sát sao hoạt động của trƣờng cũng nhƣ nắm bắt những thay đổi hàng ngày thƣ viện nơi mình học tập.
- Bản tin điện tử: Trung tâm TT-TV xây dựng bản tin điện tử dƣới hai dạng: Xuất bản thành ấn phẩm ra hàng tháng và dạng điện tử trên website của Trung tâm:
Bản tin điện tử trên website: Trung tâm TT-TV ĐHQGHN xây dựng và phát triển Bản tin điện tử trên website của mình (http://www.lic.vnu.vn) với các CSDL thƣ mục bài trích, tạp chí, điểm sách mới, CSDL Luận án tiến sĩ và Luận văn thạc sĩ, thƣ mục sách mới và CSDL môn học.
Bản tin điện tử dạng ấn phẩm: Thông tin TT-TV ĐHQGHN xuất bản các bản tin điện tử dạng ấn phẩm hàng tháng bên cạnh Bản tin điện tử xây dựng
trên website để hỗ trợ NDT tìm các bài trích tạp chí có nội dung khoa học hoặc các tài liệu mới nhập về của Trung tâm. Nội dung tổng hợp thông tin và cập nhật hàng tháng về các lĩnh vực tin học, thƣ viện, kinh tế, khoa học, công nghệ môi trƣờng, khoa học xã hội và nhân văn, giáo dục, giới thiệu sách mới, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ đƣợc bảo vệ ở ĐHQGHN, đề tài nghiên cứu cấp ĐHQG, cấp nhà nƣớc do cán bộ ĐHQG làm chủ đề tài đã đƣợc nghiệm thu.
Qua điều tra có tổng số 46,6% NDT sử dụng sản phẩm này trong đó đối tƣợng cán bộ lãnh đạo, quản lý là 46,6%, nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng viên là 25% và nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên là 52%.
- Thƣ mục dạng in: Một số các sản phẩm thƣ mục của Trung tâm:
Thƣ mục giới thiệu sách mới: Đây là loại thƣ mục nằm trong Bản tin điện tử của Trung tâm. Thƣ mục đƣợc tổ chức biên soạn thƣờng xuyên theo định kỳ hàng tháng. Thƣ mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới đƣợc bổ sung về Trung tâm.
Thƣ mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học: Thƣ mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học của Trung tâm đƣợc in thành quyển. Thƣ mục này giới thiệu tóm tắt một cách có hệ thống các luận án, luận văn sau đại học của cán bộ trƣờng Đại học Tổng hợp cũ và ĐHQG Hà Nội hiện nay.
Thƣ mục bài trích tạp chí: Thƣ mục bài trích tạp chí nằm trong Bản tin điện tử, phản ánh các bài viết có giá trị đăng trong tạp chí chuyên ngành.
Có tổng số 31,6% NDT sử dụng sản phẩm này trong đó nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên sử dụng nhiều nhất là 40%, nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý là 13,3%, nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng viên là 12,5%.
Nhóm Sản phẩm CB Lãnh đạo, quản lý Cán bộ nghiên cứu, giảng viên Học viên cao học, sinh viên, học sinh Tổng số SL % SL % SL % SL % Mục lục phiếu 0 0 0 0 30 24 30 16,6 Mục lục truy cập trực tuyến OPAC 2 20 10 25 125 100 147 81,6 CSDL thƣ mục 2 13,3 12 30 50 40 64 35,5 CSDL toàn văn 8 53,3 19 47,5 67 53,6 94 52,2 Website Trung tâm 5 30 20 50 100 80 125 42 Bản tin điện tử 7 46,6 10 25 65 52 84 46,6 Thƣ mục dạng in 2 13,3 5 12,5 50 40 57 31,6
2.3.3. Các loại hình dịch vụ thông tin - thư viện được sử dụng chủ yếu
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Phục vụ đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống của các Trung tâm thông tin - thƣ viện, đây là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp ngƣời dùng tin thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình. Khi sử dụng dịch vụ này, ngƣời dùng tin có thể đƣợc đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ kiện, số liệu, các thuật ngữ, bài báo, tạp chí và các vật mang tin khác. Kho tài liệu của hệ thống phòng đọc của Trung tâm TT - TV đƣợc tổ chức theo hai hình thức. Kho đóng (kho kín) và kho mở. Đối với kho đóng bạn đọc muốn mƣợn tài liệu phải thông qua cán bộ thƣ viện, đối với kho mở, bạn đọc mƣợn đọc tài liệu theo phƣơng thức tự chọn.
Kết quả điều tra cho thấy có tổng số 69,4% NDT tham gia sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ của thƣ viện. Trong đó nhóm học viên cao học, học sinh, sinh viên
Bảng 2.5: Mức độ sử dụng sản phẩm TT - TV tại Trung tâm TT – TV ĐHQGHN
là chủ yếu vì ngoài thời gian học tập trên lớp ra thì có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn các nhóm NDT khác, 96% NDT nhóm này tham gia sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ của thƣ viện. Nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng viên không có nhiều thời gian rảnh rỗi nên chỉ có 12,5% NDT nhóm nay sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ của thƣ viện để nghiên cứu và bổ sung kiến thức cho bài giảng. Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý vốn bận rộn nên họ không tới phòng đọc nghiên cứu tài liệu.
- Dịch vụ cho mƣợn tài liệu về nhà
Dịch vụ muợn về nhà cho phép ngƣời dùng tin mang tài liệu về nhà sử dụng theo thời hạn nhất định. Hiện nay Trung tâm đang cung cấp dịch vụ cho muợn giáo trình và tài liệu tham khảo.
Đối với dịch vụ này,có tổng số 77,7% NDT sử dụng dịch vụ này. Có 96% NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên. Đối tƣợng này vẫn là chủ yếu còn nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý cũng có nhu cầu sử dịch vụ này tƣơng đối cao là 30%, nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng viên là 37,5%. Điều này cũng hoàn toàn hợp lý vì do thời gian đọc tại chỗ không có nên họ phải mƣợn về nhà để nghiên cứu.
- Phục vụ đọc tài liệu đa phƣơng tiện
Dịch vụ đa phƣơng tiện là dịch vụ thông tin- thƣ viện hiện đại bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin của ngƣời dùng tin, thông qua mạng máy tính, hệ thống cơ sở dữ liệu và các phƣơng tiện hỗ trợ điện tử.
Những năm đầu hoạt động, dịch vụ phục vụ tài liệu đa phƣơng tiện đã thu hút đông đảo NDT. Song hiện nay NDT đã không quan tâm nhiều đến các phƣơng tiện nghe nhìn này nữa. Nguyên nhân là Internet đã trở thành phƣơng tiện hữu hiệu khi cung cấp nguồn thông tin khổng lồ thay thế các phƣơng tiện thông tin khác. Qua khảo sát cho thấy chỉ có 5 (0,27%) NDT là sinh viên sử
dụng dịch vụ đa phƣơng tiện và có tới 90 (72%) NDT là sinh viên và học viên cao học sử dụng dịch vụ truy cập Internet của Trung tâm
- Dịch vụ sao chụp tài liệu
Dịch vụ sao chụp là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho ngƣời dùng tin trong trƣờng hợp họ muốn có tài liệu để nghiên cứu và sử dụng lâu dài, hoặc những tài liệu đó không đƣợc mƣợn về nhà. Đây là dịch vụ cho phép bạn đọc có đƣợc bản sao của các loại tài liệu nhƣ báo, tạp chí, tài liệu tham khảo... Trung tâm có trang bị máy photocopy để phục vụ nhu cầu sao chụp tài liệu của NDT. Dịch vụ này đã thƣ hút 43,3% tổng số NDT của trung tâm. Trong đó có 52% NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên sử dụng dịch vụ này để sao chụp tài liệu, 20% NDT là nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý quan tâm đến dịch vụ này và có 25% NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng viên sử dụng dịch vụ này.
- Dịch vụ trao đổi thông tin
Hội nghị bạn đọc: Trung tâm thƣờng xuyên tổ chức Hội nghị bạn đọc. Theo kế hoạch các phòng phục vụ bạn đọc phải tổ chức một kỳ học một lần. Song thực tế thì kế hoạch này chƣa đƣợc tổ chức thƣờng xuyên. Đối tƣợng chủ yếu của hoạt động này là học viên cao học và sinh viên. Họ là đối tƣợng ngƣời dùng tin đông đảo của Trung tâm, họ thƣờng xuyên quan tâm và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của trung tâm.
Triển lãm sách: Đây là một dịch vụ đƣợc tiến hành thƣờng xuyên ở Trung tâm TT - TV ĐHQGHN. Các cuộc triển lãm đƣợc tổ chức theo những chủ đề nhất định, kỉ niệm những ngày lễ lớn trong năm của đất nƣớc nhƣ:
Triển lãm trƣng bày những tài liệu về Đảng Cộng sản Việt Nam chào mừng Đại hội Đảng bộ ĐHQGHN lần thứ IV
Triển lãm tài liệu hƣởng ứng cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh”
Triển lãm sách nhân kỉ niệm ngày “Giải phóng miền Nam 30-4” - Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu
Dịch vụ này chƣa đƣợc NDT biết tới nhiều do chỉ đƣợc cung cấp khi sử dụng website của Trung tâm, chứ chƣa có sự quảng bá sâu rộng tại các phòng phục vụ bạn đọc. Số lƣợng cán bộ ít, trong khi đó phải phụ trách quá nhiều