7. Bố cục của khóa luận
2.1. ĐẶC ĐIỂM NGƢỜI DÙNG TIN
Là một Trung tâm TT - TV đại học rất lớn nên NDT của Trung tâm khá đông đảo và đa dạng. Căn cứ vào địa vị và trình độ xã hội có thể chia NDT của Trung tâm thành ba nhóm sau:
- Nhóm NDT là cán bộ quản lý, lãnh đạo. - Nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng viên.
- Nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên.
2.1.1. Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý, lãnh đạo
Nhóm này bao gồm Ban Giám đốc ĐHQGHN, cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền, đoàn thể, Ban Giám hiệu các trƣờng đại học thành viên, Giám đốc Trung tâm, các trƣởng phó khoa, bộ môn. Nhóm này tuy số lƣợng không nhiều nhƣng đặc biệt quan trọng, họ vừa là ngƣời dùng tin, vừa là chủ thể tạo ra thông tin. Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là ngƣời xây dựng các chiến lƣợc phát triển của ĐHQGHN.
Bởi vậy yêu cầu thông tin của nhóm này là thông tin trên diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đoán về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học xã hội và nhân văn, tài liệu chính trị xã hội, các văn bản, chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nƣớc.
Hình thức phục vụ là các bản tin nhanh, các tin vắn, tóm tắt tổng quan, tổng luận. Phƣơng pháp phục vụ chủ yêu dành cho nhóm đối tƣợng này là phục vụ từ xa, cung cấp theo yêu cầu cụ thể.
2.1.2. Nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng viên
Đây là nhóm có hoạt động thông tin năng động, tích cực nhất. Họ vừa là NDT, vừa là chủ thể của hoạt động thông tin, thƣờng xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, các bài báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học đƣợc công bố, các dự án, đề án khoa học…
Thông tin cho nhóm này có tính chất chuyên ngành, có tính chất lý luận và thực tiễn. Các thông tin có tính thời sự liên quan đến các lĩnh vực khoa học tự nhiên và xã hội, các thông tin mới về các thành tựu khoa học kỹ thuật trong và ngoài nƣớc, kết quả các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài đã và đang đƣợc tiến hành…Hình thức phục vụ nhóm này là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông tin tài liệu mới.
2.1.3. Nhóm người dùng tin là học viên cao học, học sinh, sinh viên
Đối với học viên cao học: Đây là những NDT đã tốt nghiệp đại học, đã qua thực tiễn công tác tại các cơ quan ở khắp các tỉnh trong cả nƣớc. Nhu cầu tin của họ chủ yếu là thông tin có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chƣơng trình đào tạo, đề tài, đề án của họ.
Đối với NDT là học sinh, sinh viên: Đây là nhóm NDT đông đảo và có biến động nhiều nhất. Ngoài thông tin về những chuyên ngành đang học, sinh viên cần cập nhật các thông tin về nhiều lĩnh vực kinh tế - xã hội để tăng khả năng hiểu biết và nâng cao trình độ. Do vậy nhóm NDT này cần những thông tin cụ thể, chi tiết và đầy đủ. Tùy theo từng chuyên ngành học mà những thông tin, tài liệu cần phải phù hợp và bám sát chƣơng trình học.
Hình thức phục vụ cho nhóm dùng tin này chủ yếu là thông tin phổ biến về những tri thức cơ bản dƣới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số ít bài viết trong tạp chí, những luận án luận văn.
Trƣờng ĐHQGHN còn có một khối lƣợng khá lớn học sinh Trung học phổ thông chuyên. Thông tin của nhóm này là các loại sách giáo trình, sách tham khảo cơ bản.
2.2. ĐẶC ĐIỂM NHU CẦU TIN
Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan về thông tin của con ngƣời nhằm đảm bảo duy trì và thực hiện các hoạt động nhận thức thực tiễn xã hội. Do vậy nhu cầu tin luôn gắn chặt với nhu cầu nhận thức của con ngƣời. Nhu cầu nhận thức càng cao thì nhu cầu tin càng lớn.
Khóa luận đã khảo sát 200 phiếu điều tra, trong đó nhận đƣợc 15 phiếu do nhóm ngƣời dùng tin là lãnh đạo, cán bộ quản lý; 40 phiếu của nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng viên; 125 phiếu của ngƣời dùng tin là học viên cao học, học sinh, sinh viên. Qua phân tích kết quả thu đƣợc từ phiếu điều tra, khóa luận đã khái quát các đặc điểm nhu cầu tin của ngƣời dùng tin nhƣ sau.
2.2.1. Nhu cầu tin về lĩnh vực khoa học
ĐHQGHN là trung tâm đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực nên hầu hết các lĩnh vực khoa học đƣợc nhóm ngƣời dùng tin quan tâm. Tuy nhiên, nhu cầu tin cao nhất về lĩnh vực khoa học xã hội (61,6%), khoa học tự nhiên (54,4%), tiếp theo là khoc học Mác – Lenin (50%) vì việc giảng dạy, nghiên cứu và học tập lý luận Mác – Lenin là không thể thiếu trong các nhà trƣờng. Bên cạnh đó, nhu cầu tin về lĩnh vực công nghệ thông tin cũng khá cao (41,6%).
Lĩnh vực khoa học Tổng số Cán bộ quản lý, lãnh đạo Cán bộ nghiên cứu, giảng viên Học viên cao học, học sinh,sinh viên SL % SL % SL % SL % KHXH & NV 111 61,6 12 80 24 60 75 60 Khoa học tự nhiên 98 54,4 11 73,3 22 55 65 52 Khoa học ứng dụng 41 22,7 5 30 10 25 25 20
Công nghệ thông tin 75 41,6 10 66,6 15 37,5 50 40
Khoa học kinh tế 47 26,1 5 33,3 12 30 30 24 Khoa học giáo dục 63 35 7 46,6 8 20 48 38,4 Khoa học Mac - Lenin 90 50 15 100 25 62,5 50 40 Các lĩnh vực khác 56 31 7 46,6 14 35 35 28
Bảng 2.1: Nhu cầu tin về lĩnh vực khoa học
2.2.2. Nhu cầu tin về các loại hình tài liệu
Mỗi nhóm NDT ở ĐHQGHN có mục đích và nhu cầu khác nhau nên đã ảnh hƣởng đến việc lựa chọn loại hình tài liệu phục vụ cho nhu cầu của họ cũng khác nhau.
Đối với nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý, thông tin họ cần có tính tổng hợp, khái quát tính thời sự và dự báo cao, ảnh hƣởng trực tiếp đến việc ra quyết định. Chính vì vậy sự lựa chọn của họ là các tạp chí chuyên ngành (86,6%), báo cáo khoa học (80%), tài liệu điện tử (80%) tài liệu tra cứu (60%), đề tài nghiên cứu khoa học (53,3%)… và một số loại hình khác nhƣ sách tham khảo…
Đối với nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ nghiên cứu và giảng viên, thông tin học cần có tính lí luận và thực tiễn, thông tin cụ thể và chính xác. Vì vậy sự lựa chọn của họ là báo cáo khoa học (87,5%), đề tài nghiên cứu khoa học (80%), tạp chí chuyên ngành (70%), tài liệu tra cứu (75%), sách tham khảo (45%), nhu cầu về luận văn - luận án, giáo trình ít đƣợc quan tâm và sử dụng. Đối với ngƣời dùng tin là học viên cao học, học sinh, sinh viên do mục đích của họ là sử dụng thông tin phục vụ cho học tập và nghiên cứu nên tài liệu họ lựa chọn có những thông tin trong tài liệu có tính chất cẩm nang giúp học viên, sinh viên định hƣớng, lĩnh hội và tiếp nhận thông tin, kiến thức từ phía giảng viên nhƣ giáo trình, sách tham khảo là những loại tài liệu đƣợc nhóm NDT này sử dụng nhiều. Nhu cầu sử dụng nhiều nhất là giáo trình (100%), tiếp đến là tài liệu tham khảo (78%), tài liệu tra cứu (60%) luận án, luận văn đƣợc sinh viên năm thứ ba, thứ tƣ, học viên cao học và nghiên cứu sinh sử dụng nhiều (56%), tạp chí chuyên ngành (36%), hiện nay do đặc thù của phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ, nhu cầu thông tin dƣới dạng điện tử đƣợc nhóm NDT này quan tâm nhiều (40%). Qua bảng thống kê chúng cho thấy, tài liệu đa phƣơng tiện đƣợc rất ít ngƣời sử dụng: 5 (0,27%) vì lí do hiện nay Internet trở thành công cụ tra cứu hữu hiệu và đã dần thay thế các phƣơng tiện nghe nhìn khác.
Loại hình tài liệu Cán bộ lãnh đạo, quản lý Cán bộ nghiên cứu, giảng viên Học viên cao học, học sinh, sinh viên Tổng số SL % SL % SL % SL % Giáo trình 0 0 9 22,5 125 100 134 74,4
Tài liệu tham khảo
5 30 18 45 98 78 121 67,2
Luận văn, luận án
0 0 5 12,5 70 56 75 41,6
Tài liệu tra cứu
9 60 22 55 75 60 106 58,8
Tạp chí chuyên ngành
13 86,6 28 70 45 36 86 47,7
Tài liệu điện tử
12 80 30 75 50 40 92 51,1
Tài liệu đa phƣơng tiện
0 0 0 0 5 12,5 5 0,27
Đề tài NCKH 8 53,3 32 80 32 25,6 72 40
Báo cáo khoa học
12 80 35 87,5 35 28 82 45,5
Bảng 2.2: Nhu cầu tin về loại hình tài liệu
2.2.3. Nhu cầu tin về ngôn ngữ tài liệu
Nhu cầu tin về ngôn ngữ tài liệu tại Trung tâm TT - TV ĐHQGN khá phong phú. Qua điều tra ngôn ngữ tiếng Việt vẫn chiếm tỷ lệ tuyệt đối 100% của tất cả các nhóm NDT, tiếp theo là nhu cầu về ngôn ngữ tiếng Anh chiếm 88,8%, ngôn ngữ tiếng Nga chiếm 24,4%, ngôn ngữ tiếng Trung chiếm 41%,
ngôn ngữ Nhật Bản chiếm 0,7%, ngôn ngữ tiếng Đức chiếm 0,22%, ngôn ngữ khác chiếm 12,2%.
Đối với nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên ngoại trừ ngôn ngữ là tiêng Việt thì nhu cầu tin về ngôn ngữ tài liệu tiếng Anh chiếm 96,8%. Vì đây là ngôn ngữ mà hiện nay tại các trƣờng đại học yêu cầu cao, cũng nhƣ các nguồn tin, nguồn tài liệu về ngôn ngữ này tƣơng đối phổ biến và phong phú nên nhu cầu của nhóm này đối với ngôn ngữ tiếng Anh là cao hơn cả so với các ngôn ngữ khác.
Đối với nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy bên cạnh nhu cầu ngôn ngữ tài liệu ngoại văn là tiếng Anh chiếm 92,5% thì nhu cầu về ngôn ngữ Nga cũng chiếm tỷ lệ khá cao 52,5%, ngôn ngữ Trung chiếm 27,9%, ngôn ngữ Pháp chiếm 30% nguyên nhân là do nhóm NDT này cần nâng cao trình độ trong nghiên cứu và giảng dạy.
Đối với nhóm NDT là cán bộ quản lý,lãnh đạo nhu cầu về ngôn ngữ tiếng Anh chiếm 80%. Song tỷ lệ tiếng Nga lại cao hơn hẳnlà 86,6%. Lý do là một bộ phận nhó NDT quản lý, lãnh đạo đã có thời gian công tác và học tập tại Liên Xô nên họ vẫn có thói quen sử dụng tài liệu và thông tin bằng ngôn ngữ này.
STT Ngoại ngữ Cán bộ quản lý, lãnh đạo Cán bộ nghiên cứu, giảng viên Học viên cao học, học sinh, sinh viên Tổng số SL % SL % SL % SL % 1 Việt 15 100 40 100 125 100 180 100 2 Anh 12 80 37 92,5 121 96,8 170 88,8 3 Nga 13 86,6 21 52,5 10 0,8 44 24,4 4 Trung 10 66,6 12 27,9 52 41,6 74 41 5 Pháp 6 40 15 30 20 16 41 22,7 6 Nhật Bản 0 0 2 0,5 12 0,9 14 0,7 7 Đức 0 0 2 0,5 2 0,4 4 0,22 8 Ngoại ngữ khác 3 20 7 17,5 12 0,9 22 12,2
Bảng 2.3: Nhu cầu tin về ngôn ngữ tài liệu
2.3. TẬP QUÁN SỬ DỤNG THÔNG TIN
2.3.1. Thời gian thu thập thông tin
Thông tin là thành phần quan trọng không thể thiếu trong hoạt động lao động sáng tạo của con ngƣời xã hội. Tùy vào mỗi đặc thù công việc và mục đích sử dụng thông tin khác nhau mà NDT sẽ có phƣơng pháp và dành khoảng thời gian cho việc khai thác và tìm kiếm thông tin khác nhau. Thời gian mà NDT dành cho việc thu thập thông tin phụ thuộc vào thói quen, địa điểm khai thác thông tin hoặc điều kiện công việc cụ thể của mỗi cá nhân ngƣời dùng tin.
Nhóm
Thời gian/ ngày
Cán bộ lãnh đạo, quản lý Cán bộ nghiên cứu, giảng viên Học viên cao học, học sinh, sinh viên Tổng số SL % SL % SL % SL % Dƣới 1 giờ 8 53,3 7 17,5 11 8,8 26 14,4 Trên 1 - 3 giờ 7 46,7 19 47,5 47 37,6 73 40,6 Trên 3 -5 giờ 0 0 10 25,0 55 44,0 65 36,1 Trên 5 giờ 0 0 4 10,0 12 9,6 16 8,9
Bảng 2.4:Thời gian thu thập thông tin
Nhóm NDT làm công tác lãnh đạo quản lý do yếu tố nghề nghiệp đặc thù nên thời gian tại cơ quan không có nhiều để trực tiếp lên thƣ viện thu thập thông tin. Một số không nhỏ nhóm này (53,3%), chỉ dành ít hơn 1 giờ/ ngày tới thƣ viện. Số còn lại (46,7%) tranh thủ khoảng 1 - 3 giờ để tới thƣ viện tham khảo các tài liệu và tra cứu thông tin, hoặc đƣa ra các yêu cầu về nguồn thông tin họ cần có với cán bộ thƣ viện. Với việc đầu tƣ thời gian nhiều hơn 3 giờ dành cho thu thập và khai thác thông tin tại trung tâm TT - TV trƣờng ĐHQGHN của nhóm ngƣời này hầu nhƣ không có.
Nhóm NDT làm công tác nghiên cứu và giảng dạy đa số dành từ hơn 1 - 3 giờ mỗi ngày để thu thập thông tin tại trung tâm TTTV (47,5%). Số ngƣời đến thƣ viện hơn 3 - 5 giờ mỗi ngày cũng khá cao (25%). Điều này cũng phù hợp với tính chất công việc của họ. Muốn nghiên cứu hay giảng dạy tốt, thông thƣờng những ngƣời hoạt động trong lĩnh vực này phải dành một lƣợng thời gian khá lớn để nghiên cứu và xử lý thông tin.
Nhóm học viên cao học, sinh viên và học sinh phần lớn (81,6%) dành 1 - 5 giờ để thu thập thông tin trên thƣ viện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cho quá trình học tập và rèn luyện của họ tại trƣờng. Đây là nhóm NDT tiềm năng, có thể dùng những chính sách khuyến khích để nhu cầu tin của nhóm này phát triển hơn.
2.3.2. Các loại hình sản phẩm được sử dụng chủ yếu
Hệ thống mục lục
- Hệ thống mục lục truyền thống
Hệ thống mục lục truyền thống ( hay mục lục phiếu) là tập hợp các đơn vị phiếu mục lục đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một hay một nhóm cơ quan thông tin - thƣ viện. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp ngƣời dùng tin xác định đƣợc vị trí lƣu trữ tài liệu trong kho. Phiếu mục lục chính là phiếu mô tả thƣ mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy nhập tới tài liệu đƣợc phản ánh. Hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đƣợc duy trì ở tất cả các phòng phục vụ bạn đọc. Hệ thống mục lục là sản phẩm của quá trình xử lí tập trung tài liệu, đƣợc in ra từ cơ sở dữ liệu.
Hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm hiện nay có 02 loại: Mục lục chữ cái và mục lục phân loại.
Qua điều tra hiện tại trong thƣ viện đã có bảng tra CSDL trên máy tính bằng phần mềm thƣ viện giúp NDT có thể tra cứu thông tin nhanh hơn nên sản phẩm này không đƣợc NDT sử dụng nhiều. Hiện tại chỉ có 16,6% tổng số NDT sử dụng sản phẩm này.
- Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Puplic Access Catalogs)
OPAC là mục lục đƣợc máy tính hóa và ngƣời sử dụng trực tiếp tra tìm tài liệu qua mạng Intranet tại Trung tâm hoặc qua mạng Inernet thông qua
website: http://www.lic.vnu.edu.vn. Nhƣ vậy, OPAC chính là cổng giao tiếp giữa NDT và CSDL của Trung tâm. OPAC đƣợc đông đảo NDT sử dụng và đánh giá cao vì những ƣu điểm sau: hỗ trợ ngƣời dùng tin tìm kiếm thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao. Tạo ra khả năng đa truy cập: nhiều ngƣời có thể truy cập vào các CSDL do Trung tâm xây dựng vào cùng một thời điểm và cùng lúc có thể sử dụng một biểu ghi.
Chính vì những ƣu điểm nổi trội nhƣ vậy nên có tới 81,6% tổng số NDT sử dụng dịch vụ này. Nhóm NDT là học viên cao học, học sinh, sinh viên khá hứng thú với sản phẩm này, có 100% NDT sử dụng dịch vụ này. 20% nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý và 25% nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu. giảng viên sử dụng sản phẩm này
Các cơ sở dữ liệu
- CSDL thƣ mục: Hiện nay Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã xây dựng đƣợc các CSDL thƣ mục sau:
CSDL sách: 180.000 biểu ghi