4. Phương pháp nghiên cứu
3.1.3. Giải pháp giúp cải thiện thời gian cung ứng NVL cung ứng từ trong
tránh tình trạng tồn kho NVL quá mức nếu đặt hàng theo lô hàng lớn mà nhà cung cấp qui định.
Ngoài ra, trong quá trình hợp tác giữa hai bên, vấn đề duy trì mối quan hệ cần được vun đắp và phát triển để cả hai bên hiểu được tình hình kinh doanh của nhau và nhận được sự giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau mỗi khi có sự cố xảy ra. Quá trình hợp tác tốt và có thể tin cậy lẫn nhau có thể phát triển đến một chiến lược mới là VMI - tồn kho do nhà cung cấp quản lý. VMI yêu cầu nhà cung cấp theo dõi mức tồn kho sản phẩm của mình bên trong nhà máy sản xuất của P&G, sau đó nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm theo dõi mức sử dụng và tự tính toán lượng NVL cẩn cung cấp tiếp theo vừa đủ. Theo đó, nhà cung cấp chủ động vận chuyển NVL đến nhà máy sản xuất của P&G và gửi hóa đơn cho P&G về số lượng NVL đã giao theo các điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng.
3.1.3. Giải pháp giúp cải thiện thời gian cung ứng NVL cung ứng từ trong nước nước
Giải pháp được đề xuất là sử dụng hệ thống điều hành vừa đúng lúc JIT.
“JIT (just in time) là một hình thức quản lý dựa trên sự cải tiến không ngừng và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong tất cả các bộ phận của công ty. Mục đích của JIT là chỉ sản xuất ra những mặt hàng cần thiết trong số lượng cần thiết tại một thời điểm nhất thiết nào đó. Đạt được mục đích này sẽ giúp cho công ty đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và giúp công ty có thể có đủ khả năng để cạnh tranh với các đối thủ khác về mặt giá cả, chất lượng, độ tin cậy, sự linh hoạt và thời gian”- (Hồ Tiến Dũng, 2009, trang 400).
JIT được gói gọn trong một câu: đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”. Nói cách khác, JIT là hệ thống sản xuất trong đó các nguồn NVL, hàng hóa và sản phẩm truyền vận trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để
không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có đầu vào vận hành. Kết quả là vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất nhưng vẫn kiểm soát được tồn kho ở mức tối thiểu.
Sau đây là một số đặc trưng của hệ thống JIT mà chuỗi cung ứng của P&G cần phải xây dựng để có thể áp dụng:
- Mức độ sản xuất đều và cố định: để thực hiện được điều này thì ngay chính “doanh nghiệp trung tâm” của chuỗi cung ứng cần thiết lập một lịch trình sản xuất cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập lịch mua hàng và sản xuất. Khi đó, khả năng dự báo tốt và kịp thời là một trong những yếu tố then chốt vì không có nhiều tồn kho để bù đắp những thiếu hụt hàng trong hệ thống.
- Kích thước lô hàng nhỏ: đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ cả trong quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung cấp. Trong quá trình sản xuất, các dây chuyền cần cần trở nên linh hoạt để sản xuất những sản phẩm thực sự cần thiết. Để làm được điều này cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế hoạch và sản xuất.
Bên cạnh đó, việc linh hoạt trong sản xuất cũng cần có sự phối hợp chặt chẽ với việc giao hàng kịp thời từ phía nhà cung cấp và tần suất giao hàng đòi hỏi cũng phải thường xuyên hơn. Khi đó, nhà cung cấp phải thực sự tin cậy trong việc cung cấp NVL đúng số lượng, đúng thời điểm và đảm bảo chất lượng.
- Sửa chữa và bảo trì định kỳ: Do hệ thống JIT có rất ít hàng tồn kho nên khi thiết bị hư hỏng có thể gây ra nhiều rắc rối. Để giảm thiểu việc hỏng hóc, bộ phận sản xuất của P&G cần sử dụng các chương trình bảo trì định kỳ, trong đó nhấn mạnh vào việc duy trì thiết bị trong điều kiện hoạt động tốt nhất và vào việc thay thế những chi tiết có dấu hiệu hỏng trước khi sự cố xảy ra. Do đó, quản lí bộ phận sản xuất cần lập và duy trì lực lượng sửa chữa hoặc huấn luyện các nhân viên tự mình sửa chữa những hỏng hóc đột xuất có thể xảy ra và lên kế hoạch bảo trì máy móc để tìm ra được các hư hỏng tiềm năng nhằm đảm bảo cho chúng có thể hoạt động với công suất tốt nhất.
- Đảm bảo mức chất lượng cao: hệ thống JIT đòi hỏi mức chất lượng cao từ đầu vào cho đến đầu ra. Vì hệ thống này nhằm thực hiện với một dòng công việc liên tục nên sự xuất hiện của bất kỳ trục trặc gì về chất lượng sẽ phá vỡ dòng công việc này. Do nguồn cung cấp NVL với lô hàng thấp, sản xuất những hàng thành phẩm cần thiết nên tồn kho thành phẩm cũng thấp, do đó khi sự cố xảy ra việc sản xuất sẽ phải ngừng lại và sẽ làm giảm khả năng phản ứng của chuỗi cung ứng.
- Giải quyết vấn đề nhanh chóng: là nền tảng cho bất kỳ hệ thống JIT nào để giúp cho dòng công việc trong hệ thống này được liên tục. Mối quan tâm là những trục trặc, cản trở đang xảy ra hoặc có khả năng xảy ra có thể ảnh hưởng đến bất kì một công việc nào. Khi những sự cố như vậy xuất hiện thì cần giải quyết một cách nhanh chóng. Điều này có thể buộc phải gia tăng tạm thời lượng tồn kho nhưng mục tiêu của hệ thống JIT là loại bỏ càng nhiều sự cố thì hiệu quả càng cao và sẽ giúp cho dòng công việc của chuỗi cung ứng được diễn ra trôi chảy, suông sẻ.
- Sự liên tục cải tiến: đây là một trong vấn đề cơ bản của hệ thống JIT. Toàn chuỗi cung ứng dầu gội tại công ty P&G Việt Nam cần hướng về sự cải tiến liên tục trong hệ thống vì lợi ích của toàn chuỗi cung ứng: như giảm lượng tồn kho ở từng mắt xích của chuỗi cung ứng, giảm thời gian cung ứng, giảm chi phí sản xuất, tăng năng suất sản xuất, cải tiến chất lượng, tìm cách cắt giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả trong từng công việc của chuỗi cung ứng.
Với những phân tích trên đây cho thấy để thực hiện hệ thống JIT cần có sự hợp tác, hỗ trợ của toàn chuỗi cung ứng song vai trò của nhà máy sản xuất – “doanh nghiệp trung tâm”, ở đây là nhà máy sản xuất dầu gội ở Bình Dương là hết sức quan trọng để hướng toàn bộ chuỗi cung ứng đi theo hệ thống này. Toàn bộ ngành hàng chăm sóc tóc tại P&G Việt Nam cần thực hiện một số hành động như:
- Việc quản lý cần được bổ sung theo mô hình JIT. Ngoài những yêu cầu đối với nhà quản lý như có năng lực, xây dựng mục tiêu rõ ràng, điều quan trọng hơn trong hệ thống JIT là người quản lý cần có sự liên hệ với toàn thể nhân viên của mình, luôn có tinh thần cộng tác giữa người quản lý và nhân viên, sẵn lòng để giao nhiều trách nhiệm hơn và quyền hạn hơn cho các nhân viên dưới quyền, cụ thể là các nhân viên trực tiếp sản xuất.
- Hệ thống kho bãi cần phù hợp, cách bố trí các trang thiết bị trong nhà máy phải thỏa mãn cung cách giao hàng JIT.
- Cần phải đảm bảo cho độ tin cậy của máy móc phải rất cao và việc bảo trì cần phải được chú trọng đúng mức.
- Cần tìm ra các nhà cung cấp có năng lực và đáng tin cậy và phải xây dựng được mối quan hệ thân thiết với họ.
- Động viên mọi nhân viên thường xuyên có những cải tiến liên tục vì sự cải tiến là một trong những nền tảng căn bản để xây dựng hệ thống JIT thành công.
3.1.4. Giải pháp nhằm giảm thiểu thời gian tồn kho thành phẩm tại NPP, siêu thị
- Kiểm soát tồn kho tại nhà phân phối: Cuối tháng nhà phân phối hay các nhân viên bán hàng thường chạy doanh số cuối tháng để đảm bảo chỉ tiêu. Do đó, các đơn hàng phát sinh cuối tháng thường lớn, nhưng không xuất phát từ nhu cầu thực tế, đôi khi đưa ra nhu cầu sản xuất nhiều cho nhà máy nhưng không thực hiện. Do đó, để giảm tồn kho phục vụ cho nhu cầu này, công ty cần kiểm soát định mức tồn kho nhà phân phối để hạn chế tình trạng sản xuất dư thừa vào cuối tháng.
- Xây dựng chương trình khuyến mãi kéo: Công ty thường chạy chương trình khuyến mãi hay giảm giá cho NPP hay các kênh siêu thị nên họ thường tranh thủ đặt hàng quá mức để hưởng chương trình làm cho tồn kho tại NPP hay siêu thị tăng cao quá mức, ảnh hưởng chung đến thời gian lưu trữ tồn kho của toàn chuỗi cung ứng dầu gội tại P&G Việt Nam. Do đó, để cải thiện tình trạng này, công ty cần chú trọng hơn đến việc xây dựng chương trình khuyến mãi cho người tiêu dùng cuối cùng để kích thích nhu cầu thực và cũng góp phần để giảm thời gian tồn kho lưu trữ tại nhà NPP và các siêu thị.
3.2. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tồn kho NVL và thành phẩm trong chuỗi cung ứng sản xuất dầu gội ở P&G Việt Nam
- Đào tạo tất cả nhà cung ứng để nắm rõ về các qui định về chất lượng ở P&G và đưa vào hợp đồng các điều khoản về chất lượng buộc họ tuân theo. Ngoài ra, cần có
hợp đồng kí kết về bồi thường với các hãng vận chuyển nếu NVL được chứng minh hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc đưa vào hợp đồng kí kết với nhà cung cấp điều khoản cung cấp sản phẩm thay thế nếu NVL được giao có sự cố chất lượng. Bên cạnh đó, khi xây dựng hệ thống JIT, doanh nghiệp sản xuất cần hướng đến khả năng yêu cầu các nhà cung cấp giao NVL đạt chất lượng cao, tuân thủ tuyệt đối tiêu chuẩn của P&G. Nếu đạt được yêu cầu này thì thời gian và chi phí kiểm tra hàng sau khi NVL nhập kho của P&G có thể được loại bỏ.
- Xây dựng hệ thống sản xuất sản phẩm được tiêu chuẩn hóa và hệ thống các qui trình làm việc cho nhân viên một cách rõ ràng. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên biết rõ được việc mình làm, biết cách sử dụng thiết bị tiêu chuẩn hóa, tất cả sẽ đóng góp làm tăng chất lượng sản phẩm ở các khâu của quá trình sản xuất.
- Thường xuyên đào tạo, huấn luyện cho mọi nhân viên có ý thức về chất lượng trong quá trình làm việc của họ để tạo ra những sản phẩm với chất lượng tốt nhất phục vụ cho khách hàng. Đối với các nhân viên trực tiếp sản xuất thì công ty cần trang bị các thiết bị, công cụ làm việc phù hợp cho họ; huấn luyện phương thức làm việc thích hợp cho họ; huấn luyện trong đo lường chất lượng và phát hiện lỗi sản phẩm ngay trên dây chuyền; động viên họ thường xuyên có những cải tiến mọi lúc mọi nơi để sản phẩm đạt chất lượng tốt hơn và khi có sự cố xảy ra thì cùng nhau hợp tác hoặc gọi sự giúp đỡ từ các lãnh đạo để nỗ lực giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất.
- Quá trình lưu kho, vận chuyển cũng cần được chuỗi cung ứng chú trọng đến nhằm giảm các nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
- Mỗi dự án trước khi tung cần có biện pháp giải quyết hàng thành phẩm cũ, các nguyên vật liệu không còn sử dụng để tránh tình trạng hàng không bán được, hàng không có nhu cầu sử dụng quá nhiều khi tung dự án mới vừa tốn không gian để tồn trữ vừa phải tiêu tốn nguồn lực để hủy bỏ.