Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính tại phường Đông Ngàn thực hiện chủ yếu dựa trên việc kê khai đăng ký cấp giấy chứng nhận. Công tác này được triển khai thực hiện đối với từng đơn vị sử dụng đất để
nắm bắt được chủ sử dụng đất, tất cả các thửa đất đều có chủ sử dụng, tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, kiểm kê đất đai trên phần mềm sau này khi cơ sở dữ liệu địa chính dạng sốđược xây dựng hoàn chỉnh.
4.5.2.1. Chuẩn bị tổ chức đăng ký (đơn vị tư vấn)
- Tổ chức lực lượng thực hiện: giao nhiệm vụ cho tổ trưởng tổ công tác
đăng ký phụ trách thao xã phân công cán bộ thực hiện theo từng nội dung địa bàn kê khai (khu phố). Bộ phận đăng ký có trách nhiệm triển khai thực hiện toàn bộ công việc chuyên môn trong quá trình tổ chức kê khai đăng ký đất, lập hồ sơ địa chính, chuẩn bị hồ sơ để trình lên cấp trên có thẩm quyền xét cấp giấy chứng nhận QSDĐ.
- Tham mưu UBND cấp xã thành lập hội đồng đăng ký đất đai.
- Phối hợp với UBND xã, thôn thực hiện tuyên truyền trên từng địa bàn khu phố trước ngày thực hiện kê khai đăng ký từ 3 – 5 ngày.
- Thu thập các tài liệu có liên quan phục vụ cho công tác kê khai, đăng ký đất đai và phục vụ tổ chức xét duyệt hồ sơ.
- Chuẩn bị vật tư kỹ thuật, biểu mẫu, sổ sách, văn phòng phẩm cần thiết cho quá trình đăng ký.
4.5.2.2. Kê khai lập hồ sơđăng ký và tiếp nhận, giải quyết.
Thực hiện theo các quy định nhưng phải chú ý đến một số vấn đề cụ thể
như sau:
- Đối tượng kê khai đăng ký: hộ gia đình cá nhân bao gồm toàn bộ diện tích đất đang sử dụng vào mục đích để ở và sản xuất nông nghiệp, sản xuất kinh doanh.
- Kê khai theo địa bàn từng khu phố.
- Cung cấp mẫu đơn đăng ký và các giấy tờ kèm theo (nếu có), hướng dẫn người sử dụng đất kê khai đồng thời thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký; kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng, tính thống nhất của nội dung hồ sơ để phát hiện kịp thời những thiếu sót, hướng dẫn người sử dụng đất hoàn thiện hồ sơ,
kiểm tra đối chiếu nội dung hồ sơ về thông tin người sử dụng đất với giấy tờ
nhân dân (chứng minh thư nhân dân hoặc sổ hộ khẩu), kiểm tra giấy tờ liên quan nguồn gốc đất (nếu nộp bản sao hoặc bản photo phải kiểm tra và xác thực theo bản chính).
- Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ đăng ký ghi chép và tiếp thu các ý kiến phản ánh của hộ gia đình, cá nhân, tổng hợp để thực hiện giải quyết.
- Kết thúc kê khai thực hiện rà soát, phân loại đơn đăng ký theo nội dung đăng ký gồm:
+ Hồ sơđăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư được phân theo từng loại nguồn gốc sử dụng đất:
• Có giấy tờ vềđất theo khoản 1,2,5 Điều 50 – Luật đất đai 2003;
• Không có giấy tờ
+ Hồ sơ cấp đổi giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư được tập hợp theo các nội dung:
• Ranh giới sử dụng đất ổn định không thay đổi
• Ranh giới sử dụng đất có thay đổi + Hồ sơ đăng ký biến động:
• Tách thửa, hợp thửa
• Chuyển quyền một phần thửa đất
• Chuyển quyền cả thửa đất
- Phối hợp với thôn, người am hiểu ruộng đất của khu phố thực hiện rà soát toàn bộ hệ thống đăng ký đất đai theo từng khu phố về nguồn gốc sử
dụng, ranh giới sử dụng, tình trạng tranh chấp; kết hợp với việc tiếp thu phản ánh khiếu nại của nhân dân trong thời gian kê khai. Kết thúc rà soát tại từng khu phố được lập thành biên bản hệ thống hồ sơ được sắp xếp chi tiết. trong trường hợp có khiếu nại về diện tích, hình thể thửa đất, loại đất, chủ sử dụng
đất thì bộ phận đăng ký kết hợp với bộ phận đo đạc tổ chức kiểm tra, xác minh, nếu đúng như phản ánh của người dân thì phải chỉnh lý kết quả điều tra
đo đạc, hướng dẫn người sử dụng đất lập lại hồ sơ đăng ký cho phù hợp. Các vấn đề chưa giải quyết được lập danh sách báo cáo kết quả với Hội đồng đăng ký đất đai của cấp xã để xử lý và giải quyết. Tất cả các trường hợp có chỉnh lý cụ thể lập thành danh sách làm cơ sở hoàn thiện bản đồ.
4.5.2.3. Hội đồng đăng ký đất đai cấp xã xét duyệt hồ sơ
Theo quy định của pháp luật hiện hành Hội đồng đăng ký đất đai của xã cho ý kiến cụ thểđối với từng loại hồ sơ, phương án giải quyết (nếu cần). Chú ý các vấn đề:
- Xác định cơ sở pháp lý về quyền sử dụng đất trên từng thửa đất đã
đang ký (đối với phần đất đăng ký cấp mới).
- Đánh giá hiện trạng sử dụng đất về các mặt: diện tích, mục đích sử
dụng, thời điểm sử dụng, thời hạn sử dụng…theo các nội dung đã kê khai
đăng ký quyền sử dụng đất.
- Phân tích chi tiết về nguồn gốc và những thay đổi trong quá trình sử
dụng trong những trường hợp cần thiết.
Kết thúc hội đồng phải cho ý kiến cụ thể đối với từng trường hợp cụ thể
là đủ hay không đủ điều kiện cấp đổi cấp mới; cần xem xét, xác minh, lý do cụ thể.
Làm việc của Hội đồng phải được lập thành biên bản, kể cả kết quả xử
lý sau xét duyệt để làm cơ sở cho UBND cấp xã xác nhận vào hệ thống hồ sơ đăng ký.
Sau khi đã hoàn thiện xác nhận của xã, chuyển hồ sơ về Văn phòng
đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện gồm:
- Hệ thống hồ sơ đề nghị cấp mới, cấp đổi giấy chứng nhận đã có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã;
- Biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký đất đai;
- Biên bản và danh sách công khai kết quả xét đơn đăng ký (nếu có); - Danh sách các trường hợp có thay đổi ranh giới thửa đất, mục đích sử
dụng đất, chủ sử dụng đất kèm theo xác nhận của UBND xã;
- Những trường hợp đang thế chấp tại Ngân hàng, nay có nhu cầu cấp
đổi thì lập danh sách cụ thể chuyển Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.
4.5.2.4. Kiểm tra, thẩm tra hồ sơ tại cơ quan tài nguyên và môi trương cấp huyện
- Ngay sau khi chuyển hồ sơ lên văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện, phối hợp chặt chẽ với văn phòng đăng ký cấp huyện để tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo tại huyện.
- Sau khi có tờ trình của phòng Tài nguyên môi trường cấp huyện. chuyển toàn bộ hồ sơđăng ký sang bộ phận xây dựng cơ sở dữ liệu.
- Chuyển tài liệu bản đồ sau chỉnh sửa theo kết quả kê khai đăng ký sang bộ phận đo đạc để hoàn thiện bản đồ.