3.3.2.1 Mua trong nước:
Từ đơn đặt hàng của khách hàng và kết quả nghiên cứu thị trường công ty tiến hành khai thác các nguồn hàng trong nước. Việc mua hàng trong nước được thực hiện qua các bước chính sau:
- Với hình thức mua này, công ty khai thác, tìm kiếm nguồn hàng từ các công ty, xí nghiệp trong nước nên đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
- Các công đoạn trong khâu mua thuốc cũng đơn giản cho nên tiết kiệm được các chi phí liên quan, đặc biệt là rút ngắn được thời gian giao nhận hàng.
- Số lượng của từng mặt hàng công ty mua trong nước hạn chế và thời gian tồn kho ít nên công ty có thể mở rộng nhu cầu tiền mặt trong suốt năm. Đây là một điều kiện tốt khi mà nguồn vốn của công ty còn hạn hẹp, phụ thuộc chủ yếu vào vốn vay.
33.2.2 Nhập khẩu thuốc
Công tác tổ chức nghiệp vụ trong nhập khẩu thuốc được tóm tắt theo
Hình 3.11: Sơ đồ tóm tắt quy trình nhập khẩu thuốc
Trước khi nhập khẩu công ty tiến hành xin giấy phép theo mã số đã dăng ký. Để xin giấy phép nhập khẩu công ty phải lập đơn hàng nhập khẩu.
+ Đối với các mặt hàng tân dược, dụng cụ y tế và mỹ phẩm được công ty chia thành hai loại: có visa và không có visa.
- Loại không có visa: Công ty phải thông qua Tổng công ty Dược Việt Nam để xin cota nhập khẩu của Cục quản lý Dược - Bộ Y tế, sau đó mói lập đơn hàng nhập khẩu. Vói những thuốc không có visa thì quá trình xin giấy phép rất phức tạp và phải thông qua thẩm định của Bộ y tế. Công ty phải đảm bảo thuốc nhập khẩu có chất lượng và an toàn.
- Loại có visa: Công ty có thể lập đơn hàng nhập khẩu trước hoặc sau khi ký hợp đồng. Quá trình xin giấy phép nhập khẩu những thuốc này đơn giản hơn rất nhiều.
+ Đối với các mặt hàng là nguyên liệu sản xuất:
- Loại không có visa: Công ty nhất thiết phải xin và lập đơn hàng nhập khẩu sau khi ký hợp đồng ngoại.
- Loại có visa: Công ty không phải xin đơn hàng vì Cục quản lý Dược đã gửi số đăng ký lên Hải quan quản lý.
*♦♦ Đàm phán, thươns lương, ký kết hơp đồng
Công ty sử dụng nhiều hình thức đàm phán, thương lượng với các đối tác quốc tế.
- Đàm phán bằng thư tín - Đàm phán trực tiếp - Đàm phán qua điện thoại ❖ Mở L/C
- Thư tín dụng (L/C) là văn bản thể hiện cam kết của ngân hàng nước ngoài mua đối với người bán để thực hiện nghĩa vụ trả tiền theo quy định trong điều khoản thanh toán của hợp đồng.
- Công ty chỉ mở L/C sau khi ký kết hợp đồng mua bán với nước ngoài và trong hợp đồng có quy định hình thức thanh toán là tín dụng chứng từ.
- Nội dung của L/C do công ty đưa ra nhưng nó phải phù hợp vói hợp đồng. Sau khi thỏa thuận với đối tác, công ty yêu cầu ngân hàng ngoại thương mở một L/C. Về mặt thời gian nếu hợp đồng không quy định gì thì phụ thuộc vào thời gian giao hàng, thông thường thì L/C được mở vào khoảng 1 5 - 2 0 ngày sau khi giao hàng.
- Trong trường hợp giá thuốc có quá nhiều sự thay đổi do biến động của thị trường quốc tế thì sau một vài ngày mở L/C, công ty có thể yêu cầu thay đổi về giá. Sau khi chấp nhận, ngưòi xuất khẩu giao hàng cho công ty và các bước thanh toán được thực hiện theo L/C.
- Công ty phải trả cho ngân hàng một khoản phí mở L/C tương đương với “tiền lãi” mà ngân hàng bỏ ra cho đối tác của công ty trong thời gian đó.
♦♦♦ Thuê tàu vân chuyển
- Công ty chỉ thuê tàu vận chuyển trong trường hợp mua theo giá FOB. - Việc thuê tàu chở hàng căn cứ vào:
+ Những điều kiện của hợp đồng + Đặc điểm của hàng hóa
- Nếu mua theo giá FOB thì công ty tiết kiệm được ngoại tệ, vì công ty trực tiếp thuê tàu và trả toàn bộ chi phí vận chuyển đồng thời giá thuốc cũng rẻ hơn. Tuy nhiên với cách thức mua này, nó hơi phức tạp bởi vì khi tàu đến nơi nhận hàng thì công ty phải liên lạc với bên đối tác nhập khẩu để đưa hàng lên tàu. Trong tương lai công ty sẽ mua theo giá FOB.
- Trong trường hợp mua theo giá CIF, phía nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc vận chuyển hàng hóa nên công ty giảm được một số công việc cho bộ phận nhập khẩu nhưng chi phí cho mua thuốc tăng lên.
♦> Làm thủ tuc hải quan
+ Nội dung của tờ khai Hải quan gồm các mục như loại hàng hóa nhập khẩu, tên hàng, khối lượng, phương tiện vận chuyển. Tờ khai Hải quan phải kèm theo một số chứng từ như: giấy phép nhập khẩu, bản sao hợp đồng hoặc L/C, hóa đơn tính thuế và các giấy tờ cần thiết về lô hàng đó.
♦♦♦ Giao nhân và vân chuyển hàns hóa
Trong trường hợp thuốc là dạng bào chế đặc biệt thì công ty trực tiếp vận chuyển hàng. Thông thường công ty ký hợp đồng với một cơ quan vận tải chuyển hàng từ cảng về.
*1* Kiểm tra chất lương
- Khi về đến cảng hàng hóa được cơ quan cảng kiểm tra, niêm phong kẹp trì khi dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải. Hàng hóa còn chịu sự kiểm tra chất lượng của Vinacontrol
- Khi về đến công ty, hàng được kiểm tra một lẩn nữa:
Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp kiểm tra về tên, số lượng, hàm lượng, quy cách đóng gói của hàng. Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì được nhập kho.
* Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
- Hàng về công ty mà không đúng với hợp đồng thì công ty xử lý theo hợp đồng.
- Nếu số lượng thiếu do hư hỏng hoặc do đóng gói thì bên phía nhập khẩu có thể bù vào lần nhập khẩu sau.
- Những trường hợp mà hai bên không thỏa thuận được khi đó sẽ có sự can thiệp của các cơ quan pháp lý.
❖ Thanh toán tiền hàng:
Công ty sử dụng nhiều hình thức thanh toán quốc tế.