K t l un ch ng 2
3.3 Xây d ng k toán trách nhi m ti Công ty
Vi c xây d ng k toán trách nhi m t i Công ty nh m cung c p thông tin đánh giá trách nhi m c a t ng c p qu n lý thông qua các trung tâm trách nhi m. Vi c phân c p
qu n lý là yêu c u c n thi t đ c p trên qu n lý và đánh giá đ c k t qu c a c p d i,
t o ra đ c phong cách qu n lý ch đ ng, linh ho t trong quá trình đi u hành ho t đ ng SXKD t i Công ty.
3.3.1 Trung tâm chi phí 3.3.1.1 M c tiêu 3.3.1.1 M c tiêu
Trung tâm chi phí đ c xây d ng v i m c tiêu t ng c ng tính t chu trách nhi m v chi phí, ki m soát toàn b nh ng chi phí phát sinh t i b ph n mình qu n lý, đ m b o l i ích mang l i l n h n các chi phí phát sinh và nhà qu n lý b ph n ph i có các n l c, bi n pháp trong vi c ki m soát và làm gi m chi phí.
3.3.1.2 N i dung
- Trung tâm chi phí t i kh i s n xu t (trung tâm chi phí đ nh m c) th ng phát
sinh các kho n chi thu c b ph n mua nguyên v t li u, b ph n giao nh n, s n xu t, chi
phí nhân công, ca xe máy thi t b.
- Trung tâm chi phí t i kh i qu n lý (trung tâm chi phí d toán) là các b ph n
phòng ban chuyên môn nghi p v trong Công tyth ng phát sinh các kho n chi v v n
phòng ph m, công tác phí, nhiên li u, đi n tho i, đi n n c.. S bi n đ ng chi phí t i b
ph n này không nh h ng tr c ti p đ n b ph n s n xu t hay kinh doanh c a Công ty.
3.3.1.3 Báo cáo trách nhi m
Do Công ty ho t đ ng trong nhi u ngành ngh , l nh v c kinh doanh khác nhau nên báo cáo trách nhi m ph i đ c l p cho phù h p v i ngành ngh kinh doanh c ng ph i khác nhau.
a. i v i ho t đ ng xây d ng :
Các d toán v chi phí xây d ng đ u ph i l p theo h ng d n c a Thông t s 04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010 c a B Xây d ng v i h th ng đ nh m c v s l ng và đ n giá d toán. V i th c t hi n nay, sau khi trúng th u Công ty th ng t ch c giao khoán công trình l i cho Xí nghi p thi công. ki m soát đ c chi phí, Công ty không
qu n tr . D toán c a trung tâm chi phí đ c l p trên c s t ng h p t t c các công trình mà Công ty thi công. ây chính là c s đ Xí nghi p thi công t ch c th c hi n và ki m tra, giám sát công nhân, v t t xu t dùng trong quá trình thi công. Giám đ c Xí nghi p
ph i ch u hoàn toàn trách nhi m v các chi phí theo d toán giao khoán và các chi phí
phát sinh ngoài d toán (B ng 3.1 ph l c 2). b. i v i các ho t đ ng khác :
ph n ánh đúng ti m l c th c t c a Công ty, các báo cáo ph i th hi n s tham
gia c a t t c các b ph n, đ c l p theo mô hình các trung tâm trách nhi m. i v i
trung tâm chi phí, c n l p các d toán nh sau :
(1) D toán chi phí nguyên v t li u tr c ti p
Công ty có các đ n v ho t đ ng trong l nh v c khoáng s n, c th là khai thác và ch bi n đá xây d ng. s n xu t s n ph m, c n s d ng nguyên v t li u tr c ti p là đá nguyên li u. á nguyên li u đ c nh p vào trong k c n c vào s n l ng s n ph m s n xu t ra và đ nh m c nguyên v t li u s d ng v i l u ý là giá tr nguyên v t li u nh p kho là giá ch a thu (B ng 3.2 ph l c 2).
(2) D toán chi phí nhân công tr c ti p
T i Công ty có công nhân tr c ti p t o ra s n ph m nh : công nhân v n hành máy nghi n sàng, máy khoan t i các đi m m … Chi phí nhân công tr c ti p là kho n ti n l ng và các kho n trích theo l ng đ c thanh toán cho ng i lao đ ng tr c ti p s n xu t t i Công ty. Vi c l p d toán chi phí nhân công tr c ti p s giúp đ n v ch đ ng h n trong đi u đ ng và b trí lao đ ng s n xu t (B ng 3.3 ph l c 2).
(3) D toán chi phí s n xu t chung
Chi phí s n xu t chung t i Công ty là chi phí ph c v s n xu t phát sinh t i các Xí nghi p g m ti n l ng và các kho n tính theo l ng c a b ph n gián ti p, chi phí kh u hao máy móc thi t b , các kho n chi phí khác…
Trong quá trình t p h p d toán c n phân bi t c th đ nh phí s n xu t chung và bi n phí. i v i ph n đ nh phí có th d a trên s li u phát sinh th c t c a k tr c đ l p d toán cho k này. Bi n phí s n xu t chung là kho n chi phí s bi n đ ng t l thu n v i quy mô s n xu t, m c đ s n xu t (ví d nh ti n đi n s d ng đ v n hành máy
pháp thông kê th c t đ tính toán đ nh m c bi n phí s n xu t/ gi máy ho t đ ng (B ng 3.4 ph l c 2).
(4) D toán chi phí bán hàng và chi phí qu n lý
Chi phí bán hàng và chi phí qu n lý doanh nghi p là nh ng kho n chi phí liên
quan đ n quá trình tiêu th và d tr s n ph m nh ti n l ng và các kho n trích theo l ng c a nhân viên bán hàng, nhân viên phòng ban, kh u hao tài s n c đ nh đ c s d ng trong khâu bán hàng ho c qu n lý. Quá trình l p d toán các chi phí này c ng ph i phân bi t đ nh phí và bi n phí phát sinh t i t ng b ph n giúp đ n v ch đ ng tìm ra các bi n pháp c th gi m đ c chi phí phát sinh (B ng 3.5a và 3.5b ph l c 2).
Thông tin v các ch tiêu d toán s đ c b t đ u t các Xí nghi p và các phòng ban. Các Xí nghi p ph i t đánh giá v n ng l c s n xu t, tình hình s d ng máy móc thi t b , nhân s , s n l ng s n xu t t i đa đ l p d toán các chi phí phát sinh t i đ n v .
Thông qua vi c xác đ nh c th hai trung tâm chi phí là trung tâm chi phí đ nh
m c và trung tâm chi phí d toán, vi c t p h p chi phí đ c th c hi n d a trên ph ng pháp phân lo i theo ng x chi phí nh m xác đ nh chi phí t i các trung tâm s thay đ i nh th nào khi thay đ i m c đ ho t đ ng. Ch tiêu này c ng là c n c đ đánh giá trách nhi m qu n lý c a các nhà qu n tr (Giám đ c Xí nghi p, phó giám đ c ph trách kinh doanh).
B ng vi c so sánh chi phí (bi n phí, đ nh phí) th c t so v i d toán, các nhà qu n
lý các c p s phát hi n các nguyên nhân gây bi n đ ng chi phí t đó có các bi n pháp
kh c ph c k p th i.
Ngoài ra, c n chú ý đ n vi c hoàn thành ch tiêu v s l ng, s n l ng s n xu t, doanh thu th c hi n so v i d toán.
B ng 3.8
n v : ………….
Báo cáo trách nhi m c a trung tâm chi phí đ nh m c
Th i gian : Tháng, quý, n m
VT : ng
Ch tiêu Tháng L y k
KH TH CL KH TH CL
Báo cáo cho T tr ng 1. Chi phí NVL tr c ti p
- á nguyên li u
2. Chi phí nhân công tr c ti p T ng c ng
Báo cáo cho giám đ c Xí nghi p - T 1 - T 2 T ng c ng 3. Chi phí s n xu t chung - i n - N c - i n tho i - Kh u hao - Chi phí b o d ng thi t b - Ti n l ng - Chi phí khác T ng c ng
i v i các trung tâm chi phí d toán (các phòng ban chuyên môn) c ng ti n hành
l p các báo cáo trách nhi m c th nh m đánh giá trách nhi m c a lãnh đ o t i các trung tâm qua s bi n đ ng c a các y u t chi phí s tìm ra các bi n pháp thích h p đ đi u ch nh gi m b t hay lo i b các kho n chi phí không h p lý trong quá trình đi u hành ho t
đ ng SXKD.B ng 3.9 Báo cáo trách nhi m trung tâm chi phí d toán (ph l c 2)
Ngoài ra, còn m t s báo cáo khác s đ c th c hi n tùy theo yêu c u th c t phát sinh t i các đ n v tr c thu c nh :
B ng 3.10 Báo cáo bi n đ ng chi phí nguyên v t li u tr c ti p (ph l c 2) B ng 3.11 Báo cáo bi n đ ng chi phí nhân công tr c ti p (ph l c 2) B ng 3.12 Báo cáo bi n đ ng chi phí s n xu t chung (ph l c 2)
3.3.1.4 Ch tiêu đánh giá và vi c đánh giá ho t đ ng qua các ch tiêu
Ch tiêu đánh giá hi u qu c a trung tâm chi phí là chênh l ch gi a các kho n m c chi phí th c t so v i chi phí d toán đã đ c l p :
- M c chênh l ch chi phí = Chi phí th c t - Chi phí d toán. Ngoài ra, còn s d ng các ch tiêu :
- T l chênh l ch chi phí = M c chênh l ch
% Chi phí k g c
- T l chi phí / doanh thu
nh k hàng tháng, Giám đ c Xí nghi p ph i đánh giá s b kh i l ng công vi c đã th c hi n, đ i chi u v i k ho ch ti n đ thi công, đ nh m c thi t k đ ki m tra giám sát công vi c và báo cáo k p th i v Công ty k t qu th c hi n. Có nh v y m i k p th i phát hi n các chi phí phát sinh thu c ph m vi trách nhi m c a mình, h n ch nh ng
sai sót ho c kh i l ng công vi c phát sinh ngoài d ki n.
i v i ho t đ ng xây d ng còn giúp phòng ng a vi c thi công không đúng thi t k , ph i phá d làm l i, làm ch m tr ti n đ thi công. Khi h ng m c công trình hoàn thành, Giám đ c Xí nghi p k t h p v i các b ph n có liên quan (b ph n cung ng v t t , b ph n k thu t Công ty) t ng h p toàn b các chi phí th c t phát sinh và g i báo cáo cho lãnh đ o Công ty. Báo cáo này là c n c quan tr ng đ đánh giá thành qu ho t đ ng c a Giám đ c Xí nghi p ho t đ ng trong l nh v c xây d ng.
Khi chênh l ch v chi phí, t l chi phí trên doanh thu nh h n không là d u hi u
t t ch ng t nhà qu n tr b ph n đã ki m soát t t chi phí. Ng c l i, n u xu t hi n chênh l ch d ng là d u hi u b t l i c n tìm hi u nguyên nhân đ có bi n pháp ch n ch nh, kh c ph c k p th i. Nguyên nhân có th do tác đ ng b t l i t tình hình s n xu t, t tình hình cung ng v t t , lao đ ng, t đi u hành c a nhà qu n lý trung tâm hay do nh ng sai sót b t c n trong vi c phân c p th c hi n k ho ch.
3.3.2 Trung tâm doanh thu 3.3.2.1 M c tiêu 3.3.2.1 M c tiêu
m b o ki m soát và tìm ra các bi n pháp nh m đ t m c doanh thu cao nh t giúp Công ty hoàn thành k ho ch doanh thu đ ra.
3.3.2.2 N i dung
Trung tâm doanh thu có trách nhi m ghi nh n thông tin doanh thu t i các đ n v c a Công ty nh m ph c v cho nhu c u đi u hành ho t đ ng SXKD và công tác qu n lý các đ n v .
D a trên c c u t ch c c a Công ty, ngoài m t s đ n v ho t đ ng trong l nh v c xây d ng, các đ n v còn l i c n ti n hành l p d toán doanh thu c th cho t ng
trung tâm trách nhi m nh m có c s đánh giá trách nhi m qu n lý c a các đ n v . Vi c
l p d toán có th theo t ng đ n v ho c theo ngành ngh ho t đ ng kinh doanh. Qua đó, đánh giá đ c kh n ng tiêu th c a t ng đ n v , t ng ngành ngh c ng nh đánh giá trách nhi m qu n lý c a t ng Giám đ c Xí nghi p nh m có nh ng bi n pháp, chính sách h tr phát tri n kinh doanh.
Hàng quý, c n c vào nhu c u th tr ng, c n c vào n ng l c máy móc thi t b , ngu n nhân l c s n có t i Công ty đ ti n hành l p d toán s n xu t, đây c ng là c s đ ch đ ng đi u hành ho t đ ng SXKD t i đ n v .
3.3.2.3 Báo cáo trách nhi m
T i các đ n v tr c thu c Công ty, l i nhu n đ c khuy n khích đ các đ n v ch đ ng và linh ho t h n trong đi u hành ho t đ ng kinh doanh hàng ngày, tùy theo t ng đ n v , tùy theo ngành ngh kinh doanh đ áp d ng các chính sách hình th c khuy n m i phù h p nh m t ng doanh thu. T t c các ho t đ ng nghi p v đ u ch u s ch đ o tr c ti p c a các phòng ban chuyên môn Công ty.
Riêng đ i v i ho t đ ng xây d ng, Công ty th c hi n theo h p đ ng ký k t v i ch đ u t , giá tr th c hi n h p đ ng đ c Công ty ghi nh n là doanh thu.
Báo cáo trách nhi m c a trung tâm doanh thu đ c thi t l p cho nhi u c p qu n lý khác nhau tùy theo yêu c u đánh giá trách nhi m c a các c p.
B ng 3.14
n v : ………….
Báo cáo trách nhi m c a trung tâm doanh thu
Th i gian : Tháng, quý, n m VT : ng Ch tiêu/đ n v Doanh thu nh h ng bi n đ ng Th c hi n ho chK Chênh l ch Giá bán S n l ng s n ph m C c u m t hàng
Báo cáo cho Giám đ c Xí nghi p KT&CB đáThu n L i
1/ Doanh thu - á xây d ng 1x2 - á xây d ng 4x6 - á xây d ng 0-4 - Các lo i đá khác 2/ Các kho n gi m tr - Chi t kh u th ng m i - Hàng bán tr l i 3/ Doanh thu thu n
C ng x X X x X X
Báo cáo cho Tr ng phòng K ho ch – Kinh doanh
- Xí nghi p KT&CB đá Thu n L i
- Xí nghi p KT&CB đá Núi Gió
C ng x x X x X X
Báo cáo cho Phó T ng Giám đ c ph trách kinh doanh
1. Ch tiêu tài chính
- Ho t đ ng khoáng s n
2. Ch tiêu phi tài chính
- S đ n v mua hàng - S l n mua hàng c a m i đ n v …… x x x x x x C ng x x X x X X
3.3.2.4 Ch tiêu đánh giá và vi c đánh giá ho t đ ng qua các ch tiêu
Ch tiêu đánh giá hi u qu c a trung tâm doanh thu là m c đ bi n đ ng gi a
doanh thu th c t so v i doanh thu d toán hay doanh thu k ho ch đã đ c l p :
- M c chênh l ch doanh thu = Doanh thu th c t - Doanh thu d toán
Ngoài ra, còn s d ng các ch tiêu :
T su t l i nhu n trên doanh thu (ROS) = L i nhu n % Doanh thu - T c đ t ng doanh thu.