- Về sử dụng hóa đơn đặt in
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
- Về phương thức hạch toán kế toán
Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán của Nhà nước là tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào hạch toán kế toán, bởi vì tin học đã, đang và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu. Việc sử dụng phần mềm kế toán có nhiều ưu điểm như:
• Tiết kiệm thời gian, giảm bớt khối lượng ghi chép và tính toán.
• Tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời về tình hình tài chính của công ty.
• Tạo niềm tin vào các Báo cáo tài chính mà công ty cung cấp cho các đối tượng bên ngoài.
• Giải phóng các kế toán viên khỏi công việc tìm kiếm và kiểm tra số liệu trong việc tính toán số học đơn giản để họ giành nhiều thời gian cho lao động sáng tạo.
Công ty hiện tại không có điều kiện để tự viết phần mềm kế toán thì có thể đi mua phần mềm của các nhà cung ứng phần mềm chuyên nghiệp như:
Phần mềm kế toán Fast của công ty cổ phần quản lý doanh nghiệp Fast
Phần mềm kế toán Smart Soft của công ty cổ phần Smart Soft
Phần mềm kế toán Misa của công ty cổ phần Misa
Khi công ty sử dụng phần mềm kế toán thì trình tự hạch toán sẽ thực hiện theo sơ đồ sau:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
- Máy sẽ tự động nhập các số liệu vào tất cả các sổ sách kế toán có liên quan. Đến cuối quý, kế toán lập chứng từ phân bổ và kết chuyển.
- Từ đó lập nên các báo cáo tài chính Sơ đồ hạch toán :
SƠ ĐỒ 3.1: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MÁY
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Việc sử dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán, tạo điều kiện cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời mà xét trên phương diện tài chính việc sử dụng
MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN : SỔ TỔNG HỢP SỔ CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
phần mềm kế toán này còn tiết kiệm một khoản không nhỏ chi phí. Có thể thấy rõ được điều này thông qua bảng so sánh chi phí với giả thiết trong năm 2014, do công ty phát triển quy mô bán hàng, nên số lượng nghiệp vụ kế toán trong năm cũng sẽ tăng đáng kể, việc tuyển thêm nhân viên kế toán là điều tất yếu và nằm trong kế hoạch nếu công ty không có ý định sử dụng phần mềm kế toán.Tuy nhiên, với việc sử dụng phần mềm kế toán thì công ty không những không phải tuyển thêm nhân sự mà công việc kế toán còn hiệu quả hơn trước. Ta có bảng so sánh chi phí như sau:
Biểu 3.1 : SO SÁNH CHI PHÍ CỦA 2 PHƯƠNG ÁN
Đơn vị : VNĐ Phương án
Chỉ tiêu
Phương án 1: Sử dụng phần mềm kế
toán, không tuyển thêm kế toán viên
Phương án 2 : Không sử dụng phần mềm, tuyển
thêm 1 kế toán viên
Chi phí mua phần mềm 10.000.000 -
Chi phí đào tạo sử dụng phần mềm 2.000.000 - Chi phí nâng cấp phần mềm 5.000.000/năm - Chi phí tuyển dụng - 5.000.000
Chi phí lương và các khoản trích theo lương tăng thêm
- 5.400.000/tháng x 12
tháng = 64.800.000/năm Chi phí khác cho nhân viên
kế toán ( tiền đồng phục..)
- 3.000.000/năm
Tổng chi phí 17.000.000/năm 72.800.000/năm
Dựa vào bảng trên, có thể thấy rõ lợi ích tài chính từ việc sử dụng phần mềm kế toán từ việc công ty có thể tiết kiệm được một khoản chi phí 55.800.000 đồng/năm. Tuy việc sử dụng dữ liệu để lập bảng so sánh trên chỉ là ước tính, nhưng trên thực tế việc đem lại lợi ích tài chính và lợi ích phi tài chính khác từ việc sử dụng phần mềm kế toán là việc không thể chối cãi. Do đó , công ty nên nhanh chóng đầu tư một trong các phần mềm kế toán như đã
liệt kê ở phần trên và thực hiện áp dụng phần mềm trong kỳ kế toán tới để tăng hiệu quả trong công tác kế toán.
3.2.2.2 Về phương pháp tính giá
Hiện nay Công ty tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, không mang tính áp đặt chi phí cho từng đối tượng cụ thể như một số phương pháp hạch toán hàng tồn kho khác. Hơn nữa những người áp dụng phương pháp này đều cho rằng thực tế là các doanh nghiệp không thể đo lường một cách chính xác về quá trình lưu chuyển của hàng nhập, xuất trong doanh nghiệp và do vậy nên xác định giá trị thực tế hàng xuất kho theo phương pháp bình quân. Điều này càng mang tính thuyết phục với những loại hàng tồn kho mà chúng có tính đồng đều, không khác nhau về bản chất.
Theo cách tính giá này, sau mỗi lần nhập hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Như vậy cũng là để phù hợp với hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên như thực tế công ty đang áp dụng. Tuy nhiên việc tính toán theo phương pháp này khá mất công và tốn thời gian nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Do đó, trong năm tới, doanh nghiệp nên duy trì phương pháp tính giá này khi đã có sự cập nhật của phần mềm kế toán trong phương thức hạch toán.