Các loại chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp tại công ty TNHH Tân Hồng Phát được theo dõi chung trên tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh và được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
TK6421: Chi phí bán hàng
TK6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.2.1 – Chứng từ và thủ tục kế toán
Do các đặc điểm của khoản mục chi phí quản lý đã nêu ở trên nên chứng từ sử dụng để phản ánh khoản mục chi phí này gồm có:
- Hóa đơn GTGT đầu vào: Đây là các hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mà công ty mua để phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh như hóa đơn tiền điện, nước, hóa đơn mua văn phòng phẩm, hóa đơn mua đồ dùng văn phòng, hóa đơn tiếp khách trong kỳ….
- Phiếu chi tiền mặt.
- Bảng thanh toán lương cho nhân viên bộ phận bán hàng, quản lý. - Các hợp đồng đối với nhà cung cấp trong và ngoài nước.
Quy trình luân chuyển phiếu chi: Người có nhu cầu sử dụng tiền muốn được chi trước tiên phải lập chứng từ là phiếu đề nghị chi tiền. Phiếu này sẽ được chuyển cho Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Khi được duyệt chi thì sẽ được chuyển qua phòng kế toán và kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: 1 liên kế toán thanh toán lưu làm chứng từ hạch toán, 1 liên giao cho người đề nghị chi. Phiếu chi phải có chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng mới được thủ quỹ chi tiền. Và người nhận tiền sau khi nhận tiền phải ký nhận vào chỗ người nhận tiền trên phiếu chi đó. Sau đó kế toán ghi sổ và lưu trữ theo đúng quy định.
SƠ ĐỒ 2.2: QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN PHIẾU CHI
STT
Trách nhiệm luân chuyển
Bước công việc
Người có nhu cầu tiền Kế toán trưởng, Giám đốc Kế toán thanh toán Thủ quỹ
1 Phiếu đề nghị chi tiền 1
2 Duyệt lệnh chi 2
3 Viết phiếu chi 3
4 Ký phiếu chi 4
5 Chi tiền 5
6 Ghi sổ 6
Biểu 2.23: TRÍCH MẪU PHIẾU CHI CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG PHÁT
CÔNG TY TNHH TM TÂN HỒNG PHÁT Mẫu số: 02-TT
Số 23 Đường 3 - Tập thể F361 – P Yên Phụ (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Số: 03008
Ngày 27 tháng 10 năm 2013 Nợ: 6427 Nợ: 1331 Liên 1 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu
Địa chỉ: Số 1 Thành Công – Ba Đình – Hà Nội Lý do chi: Mua xăng HĐ0001772
Số tiền: 1 470 600 đồng
Bằng chữ : Một triệu, bốn trăm bảy mươi nghìn, sáu trăm đồng chẵn. Kèm theo: 02 Chứng từ gốc:
Đã nhận đủ số tiền ( bằng chữ ) : Một triệu, bốn trăm bảy mươi nghìn, sáu trăm đồng chẵn.
Ngày 27 tháng 10 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu)
Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý)………. Số tiền quy đổi………
Biểu 2.24: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG MUA VÀO
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2
Ngày 27 tháng 10 năm 2013
Đơn vị khách hàng: Công ty CP Thương Mại và Vận Tải PETROLIMEX Hà Nội
Địa chỉ: Số 49 Đức Giang, Phường Đức Giang, Quận Long Biên, Hà Nội. MST: 0100919284
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Tân Hồng Phát MST: 0101326713
Địa chỉ: Số 23 đường 3 khu TT F361, Yên Phụ, Tây Hồ, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Xăng RON A92 Lít 60,0 22.281,8
2
1.336.909
Cộng tiền hàng: 1.336.909
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 133.691
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.470.600
Số tiền bằng chữ: Một triệu bốn trăm bảy mươi nghìn sáu trăm đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Mã số: 01 GTKT3/001 AA/13P Số HĐ:0001772
Biểu 2.25: BÁNG TÍNH PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Năm 2013
ST
T Loại TSCĐ sử dụngSố năm
Toàn doanh nghiệp Chi tiết bộ phận sử dụng
Nguyên giá Trích KH/năm TK 6421/tháng TK 6422/tháng A Nhà cửa VKT 900.000.000 1 Nhà văn phòng 10 năm 900.000.000 90.000.000 7.500.000
B Máy móc thiết bịvăn phòng 132.500.000
1 Điều hòa 5 năm 30.000.000 6.000.000 500.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 Máy vi tính 5 năm 102.500.000 20.500.000 1.708.333
C Phương tiện vận tải 962.201.000
1 Xe ô tô vận tải 5 năm 500.238.000 100.047.600 8.337.300
2 Xe ô tô Inova 6 năm 461.963.000 76.993.833 6.416.153
Cộng 1.994.701.000 293.541.433 8.337.300 15.624.986
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu 2.26: BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Năm 2013 Đơn vị tính: VNĐ ST T TK 334 TK 338 Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng TK 3383 (17%) BHXH TK 3384 (3%) BHYT TK 3388(1%) BHTN Cộng 642 1 257.245.670 - 257.245.670 43.731.764 7.717.370 2.572.457 54.021.591 311.267.261 642 2 440.719.900 - 440.719.900 74.922.383 13.221.597 4.407.199 92.551.179 533.271.079 697.965.570 - 697.965.570 118.654.147 20.938.967 6.979.656 146.572.770 844.538.340 Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.2.2. Kế toán chi tiết chi phí quản lý kinh doanh
- Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí quản lý kinh doanh: Chứng từ dùng để ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh bao gồm hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào, phiếu chi, bảng thanh toán lương cho nhân viên bộ phận bán hàng và quản lý, hợp đồng với nhà cung cấp…sẽ được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và định khoản vào sổ chi tiết TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Trình tự ghi sổ chi tiết chi phí quản lý kinh doanh được ghi tương tự trình tự ghi sổ chi tiết của Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Biểu 2.27: SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN 642
CÔNG TY TNHH TM TÂN HỒNG PHÁT Mẫu số S20 – DNN
Số 23 Đường 3 - Tập thể F361 – P Yên Phụ (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Tháng 10 năm 2013
Ngày Chứng từ Diễn giải TK
đối ứng
Phát sinh Số dư Ghi
chú
Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có
Dư đầu kỳ
… … … … … … …
09/10/201
3 PC03008 27/10/2013 Thanh toán tiền mua xăng Ron A92 1111 1.470.600 109.710.844 21/10/201
3
PC3011 28/10/2013 Thanh toán tiền tiếp khách HĐ 0001672 1111 5.360.325 115.071.169
… … … … … … …
31/10/201 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3 BTL10 31/10/2013 Lương nhân viên 334 697.965.570 760.712.186
31/10/201
3 BTL10 31/10/2013 Trích BHXH, BHYT, BHTN 338 146.572.770 907.284.956
31/10/201
3 BTKH 31/10/2013 Trích khấu hao TSCĐ 214 23.962.286 931.247.242
31/10/201
3 PKT 31/10/2013 K/c chi phí QLKD (chi khác bằng tiền) 911 80.856.000 868.512.375 31/10/201
3
PKT 31/10/2013 K/c chi phí QLKD (Đồ dùng, VPP) 911 102.083.419 859.428.956 31/10/201
3
…. … …. …… … … …. …. …. ….
Cộng phát sinh 3.047.467.012 3.047.467.012
Tổng cộng 3.047.467.012 3.047.467.012
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2.3. Kế toán tổng hợp về chi phí quản lý kinh doanh
- Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp: Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành kiểm tra các hóa đơn, chứng từ để kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của hóa đơn, chứng từ sau đó tiến hành nhập và định khoản vào sổ chi tiết, sổ cái TK 642, sổ nhật ký chung và các báo cáo kế toán của phòng kế toán. Sau đó kế toán l đối chiếu số liệu trên các sổ với nhau để đảm bảo số liệu là hoàn toàn chính xác và khớp đúng. Cuối tháng, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán in sổ và lưu trữ tại công ty. Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí quản lý kinh doanh tương tự quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ .
- Trích dẫn sổ tổng hợp chi phí quản lý kinh doanh: Sổ tổng hợp dùng để ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp là sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 642.
Biểu 2.28: SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Đơn vị: Cty TNHH TM Tân Á Châu Địa chỉ: 50 Quan Nhân – Hà Nội
Mẫu số S30a – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2013 Đơn vị: VNĐ Chứ ng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK ĐƯ Phát sinh trong kỳ Số Ngày Nợ Có Số trang trước chuyển sang ………… ………… …. …. ……….. ….……. ……….
PC03008 27/10 Mua xăng A92 xx 6427 1.470.600
1111 1.470.600 PC03011 28/10 Chi tiếp khách x 6422 5.360.325 x 1111 5.360.325 … … … .. … … … BTL10 30/10 Trả lương NV xx 642334 697.965.570 697.965.570 BTKH 30/10 Trích khấu hao TSCĐ x 642 23.962.286 x 214 23.962.286 ….. …. ………. ……... ………
Cộng chuyển sang trang sau …….. ……..
Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.29: TRÍCH DẪN SỔ CÁI TK642
CÔNG TY TNHH TM TÂN HỒNG PHÁT Số 23 Đường 3 - Tập thể F361 – P Yên Phụ
Mẫu số S03b – DNN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BT ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Ngày Chứng từ Diễn giải TrangNKC ĐƯTK Phát sinh
SH Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ
… … … …… …. … …… …
27/10/201
3 PC03008 27/10/2013 Thanh toán tiền mua xăng RonA92 23 1111 1.470.600 21/10/201
3 PC3011 21/10/2013 Thanh toán tiền tiếp khách HĐ 0001672 23 1111 5.360.325
…. ….. ….. …….. …. …. …… …..
31/10/201
3 BTL10 31/10/2013 Lương nhân viên 24 334 697.965.570 31/10/201 3 BTL10 31/10/2013 Trích BHXH, BHYT, BHTN 26 338 146.572.770 31/10/201 3 BTKH 31/10/2013 Trích KH TSCĐ 26 214 23.962.286 31/10/201
3 PKT323 31/10/2013 K/c chi phí QLKD (chi khác bằng tiền) 26 911 80,856,000 31/10/201 3 PKT356 31/10/2013 K/c chi phí QLKD (Đồ dùng, VPP) 26 911 102,083,419 31/10/201 3 PKT390 31/10/2013 K/c chi phí QLKD (Chi phí KHTSCĐ) 26 911 23.962.286 31/10/201
3 PKT399 31/10/2013 K/c chi phí QLKD (CP dịch vụ mua ngoài) 26 911 19,224,619 31/10/201
3 31/10/2013 K/c chi phí QLKD (CP nhân viên) 26 911 844.538.340
… … … … … … … …
Cộng phát sinh 3.047.467.012 3.047.467.012 Tổng cộng 3.047.467.012 3.047.467.012
Số dư cuối kỳ
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc