7. Cấu trúc của luận văn
3.2.2.Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận truyền thông
thông trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
3.2.2.1. Giải pháp ngắn hạn
Thứ nhất, với doanh nghiệp thuê truyền thông bên ngoài cần nghiên
cứu và soạn thảo một bản hợp đồng với những quy định chặt chẽ về cả nội dung công việc và pháp lý là quan trọng hàng đầu. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả công việc và giữ bí mật cho những cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.
Thứ hai, với doanh nghiệp thuê truyền thông bên ngoài cần phân công
cụ thể cho một cá nhân hay một vài cá nhân trong doanh nghiệp vừa có nhiệm vụ theo dõi giám sát kết quả vừa là cầu nối cung cấp thông tin của doanh nghiệp với đơn vị truyền thông thuê bên ngoài. Nhân vật đảm nhiệm nhiệm vụ này là một người có kinh nghiệm lâu năm, có hiểu biết sâu sắc về chính
sách và định hướng doanh nghiệp đồng thời phải có những hiểu biết nhất định về truyền thông đặc biệt là truyền thông doanh nghiệp.
Thứ ba, song song với việc thuê một đơn vị bên ngoài về làm truyền
thông cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải định hướng và có sự chuẩn bị lâu dài về mặt nhân sự truyền thông. Sự chuẩn bị về mặt nhân sự này là vô cùng quan trọng và cần thiết. Đầu tiên, nó sẽ giúp doanh nghiệp luôn tự tin và chủ động khi có trục trặc với đơn vị truyền thông thuê bên ngoài. Nếu không có sự chuẩn bị đề phòng, khi có thay đổi đột ngột từ phía đơn vị được thuê, doanh nghiệp sẽ trở nên lúng túng và bị động trong việc xử lý và thực hiện các công việc truyền thông. Sự chuẩn bị này cũng là cần thiết trong trường hợp doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh và đến một thời điểm, nó cần một bộ phận truyền thông chuyên nghiệp ngay trong công ty. Trong cả hai trường hợp trên thì sự chuẩn bị nhân sự hay kế hoạch định hướng của doanh nghiệp đều vô cùng cần thiết.
Đối với doanh nghiệp có truyền thông và marketing nằm trong cùng một bộ phận thì việc chuẩn bị nhân sự truyền thông chuyên nghiệp này cũng là vô cùng quan trọng. Sự chuẩn bị này giúp doanh nghiệp sẵn sàng thành lập bộ phận truyền thông bất cứ khi nào, đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.
Thứ tư, doanh nghiệp cần phải tổ chức các chương trình đào tạo nhân
viên định kỳ, cung cấp những cẩm nang truyền thông nhằm giới thiệu và hướng dẫn các kỹ năng truyền thông cho nhân viên phụ trách nhiệm vụ đó hoặc liên quan đến nhiệm vụ đó. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể thuê người về đào tạo, hoặc cử người đi học các khóa học truyền thông ngắn hạn. Đây là cách giúp chuyên nghiệp hóa đội ngũ truyền thông và giúp nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận này. Điều này gián tiếp hoặc trực tiếp sẽ ảnh hưởng đến sự hiệu quả công việc và mang lại những lợi ích không đo đếm được cho sự phát triển của doanh nghiệp.
3.2.2.2. Giải pháp dài hạn
Để bộ phận này hoạt động chuyên nghiệp, cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng trong việc tổ chức và điều hành hoạt động. Giải pháp dài hạn để phát triển bộ phận truyền thông doanh nghiệp chính là xây dựng tổ chức và điều hành một bộ phận truyền thông độc lập và chuyên nghiệp ngay trong doanh nghiệp.
Trong 4 mô hình truyền thông của James E.Grunig, mô hình truyền thông hai chiều cân xứng là mô hình lý tưởng nhất cho tổ chức hoạt động của bộ phận truyền thông doanh nghiệp. Ở mô hình truyền thông này, bộ phận truyền thông sử dụng các phương tiện truyền thông để thương thuyết với công chúng (cán bộ nhân viên công ty, khách hàng, đối tác, chính quyền, cộng đồng xã hội) giải quyết xung đột, tăng cường hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau giữa các tổ chức và công chúng, tìm cách cân bằng lợi ích của hai bên. Mô hình này tạo ra quan hệ bền vững hơn những mô hình khác.
Ở mô hình này, bộ phận truyền thông của doanh nghiệp phải được điều hành tổ chức và hoạt động một cách cởi mở. Tức là thông tin phải mang tính chất hai chiều. Các nhân viên truyền thông là người soạn thảo, cung cấp các thông tin nội bộ doanh nghiệp, lên thông điệp, tổ chức các sự kiện, các kế hoạch truyền thông, quảng bá hình ảnh thương hiệu, dịch vụ… đến cán bộ nhân viên trong ty và khách hàng, đối tác… Nhưng họ không chỉ luôn ở vị trí “ban phát thông tin” đưa thông tin một chiều. Một bộ phận truyền thông chuyên nghiệp còn cần phải biết lắng nghe, thu thập những thông tin phản hồi từ phía nội bộ doanh nghiệp cũng như khách hàng đối tác. Từ những thông tin phản hồi đó, bộ phận truyền thông sẽ đánh giá, nhận xét và rút kinh nghiệm cũng như có những thay đổi phù hợp để các chiến lược truyền thông về sau đạt hiệu quả hơn.
Việc xây dựng và tổ chức hoạt động một bộ phận truyền thông chuyên nghiệp trong doanh nghiệp không phải chuyện đơn giản. Không có một mẫu
cứng nhắc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Khi xây dựng một bộ phận truyền thông độc lập, chuyên nghiệp doanh nghiệp doanh nghiệp phải tính đến nhiều yếu tố.
Thứ nhất, phải tính đến quy mô, đặc thù kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Đặc thù và tính chất của ngành nghề kinh doanh sản xuất cũng như quy mô khác nhau của từng doanh nghiệp sẽ quy định việc xây dựng, tổ chức bộ phận truyền thông tương ứng.
Thứ hai, phải tính đến yếu tố tài chính, quy mô công ty. Xây dựng một bộ phận truyền thông chuyên nghiệp là cần thiết nhưng không phải cứ nhìn vào các tập đoàn, doanh nghiệp lớn mà xây dựng rập khuôn máy móc. Không phải cứ xây dựng một bộ phận truyền thông hoành tráng, quy mô với đông đảo nhân viên là hoạt động sẽ càng hiệu quả và đóng góp càng lớn vào sự ổn định, phát triển của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp có một đặc thù khác nhau về ngành nghề, quy mô và tổ chức nên mô hình truyền thông cũng cần tổ chức khác nhau.