7. Cấu trúc của luận văn
3.2.1. Sự cần thiết phải có một bộ phận truyền thông quan hệ công chúng
chúng trong doanh nghiệp
Truyền thông quan hệ công chúng đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Việc tổ chức một bộ phận truyền thông độc lập, chuyên nghiệp là điều tất yếu của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên việc tổ chức cơ cấu và triển khai các hoạt động như thế nào thì còn nhiều điều phải bàn.
Tất nhiên, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì sự tách biệt bộ phận truyền thông quan hệ công chúng với các phòng ban khác như marketing, nhân sự hành chính là điều cần thiết. Tùy theo quy mô của tổ chức mà tổ chức bộ phận này sao cho phù hợp. Các doanh nghiệp cần định vị mình để thiết lập truyền thông sao cho phù hợp, không nên áp dụng rập khuôn theo các công ty khác, vì mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức và văn hoá khác nhau. Truyền thông cần có sự tương tác đa chiều, xuyên suốt, không đơn thuần là những mệnh lệnh.
Bộ phận này cũng nên có sự rõ ràng trong các nhóm công việc, phân công cụ thể để các thành viên có trách nhiệm: sản xuất phát hành ấn phẩm nội bộ, chăm sóc website, tổ chức sự kiện, tổ chức hình ảnh văn phòng làm việc, lên kế hoạch truyền thông, quan hệ báo chí, quan hệ khách hàng…
Muốn đóng góp quan trọng vào sự phát triển của doanh nghiệp thì bộ phận truyền thông cần phải thực hiện thành công những kế hoạch truyền thông nội bộ và bên ngoài. Để làm tốt, cần phải có nghiên cứu đối tượng công chúng, là cán bộ nhân viên công ty, là khách hàng, đối tác, cộng đồng… theo mỗi giai đoạn. Việc nghiên cứu này phải được diễn ra thường xuyên và liên tục, để có những chiến lược, những hoạt động kịp thời.
Bộ phận truyền thông cũng cần có sự tương tác, hỗ trợ qua lại với các phòng ban marketing, nhân sự hành chính… chứ không chỉ là sự hoạt động tách biệt, độc lập được. Có sự tương tác, hỗ trợ thì các hoạt động mới phát huy tác dụng và đạt hiệu quả cao.
Một vấn đề cần lưu ý nữa là vai trò của bộ phận này và người lãnh đạo bộ phận truyền thông phải được ban lãnh đạo công ty được coi trọng, đánh giá đúng vai trò và tầm quan trọng của bộ phận này trong sự phát triển chung của doanh nghiệp. Người lãnh đạo ngoài việc có mối liên hệ trực tiếp đối với ban giám đốc điều hành công ty cần phải có vị thế, có tiếng nói nhất định đóng góp vào chiến lược phát triển của công ty.