7. Cấu trúc của luận văn
1.2.3. Vai trò và hoạt động của bộ phận truyền thông trong doanh nghiệp
nghiệp vừa và nhỏ
Quan hệ công chúng – PR là một khái niệm đa nghĩa. Nếu tiếp cận khái niệm này từ góc độ giao tiếp – truyền thông, Viện nghiên cứu Quan hệ công chúng Anh định nghĩa: “Hoạt động quan hệ công chúng là một nỗ lực có kế hoạch và mang tính lâu dài nhằm thiết lập và duy trì sự tín nhiệm cũng như sự hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và các đối tượng công chúng có liên quan”.
Ngay từ khái niệm này có thể thấy rõ vai trò to lớn của quan hệ công chúng nói riêng hay truyền thông nói chung và nó trong bộ phận doanh nghiệp cũng thế. Đó là “nhằm thiết lập và duy trì sự tín nhiệm cũng như sự hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và các đối tượng công chúng có liên quan”. Trong doanh nghiệp, nó có thể hiểu là truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài.
Phòng truyền thông trong doanh nghiệp thường thực hiện hai hoạt động chủ yếu: truyền thông đối nội/bên trong doanh nghiệp (Internal Relations) và truyền thông đối ngoại/ bên ngoài doanh nghiệp (External Relations). Truyền thông đối nội là các hoạt động truyền thông tạo sự hiểu biết, hợp tác giữa lãnh
đạo và nhân viên bên trong tổ chức. Trong khi đó, đối tượng của truyền thông đối ngoại lại là các nhóm công chúng bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng, nhà đầu tư, giới truyền thông, cộng đồng, các cơ quan chính phủ…
Đối với doanh nghiệp truyền thông là một công cụ quản lý hữu hiệu. Công cụ này hình thành bằng các quy tắc được thống nhất sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và với các tổ chức bên ngoài nhằm tạo ra một môi trường hoạt động “dễ chịu” cho doanh nghiệp đó.
Truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ đóng vai trò cực kì quan trọng trong toàn bộ hoạt động của tổ chức; nó vừa là động lực vừa là công cụ triển khai chiến lược kinh doanh. Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gia tăng giá trị của tổ chức và thúc đẩy tăng trưởng.
Vai trò của truyền thông nội bộ là không thể thay thế và việc triển khai một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả đang là đề tài thu hút sự chú ý của tất các các doanh nghiệp và tổ chức, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt, bắt buộc các tổ chức phải huy động một cách hết sức hiệu quả nguồn lực của mình.
Nghiên cứu gần đây nhất của Watson Wyatt Worldwide, một tổ chức tư vấn toàn cầu về quản lý tài chính và nguồn nhân lực chỉ ra rằng, truyền thông nội bộ có hiệu quả góp phần quan trọng trong sự thành công và phát triển bền vững của một tổ chức. Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.
Nếu như coi một doanh nghiệp như cơ thể của một con người thì truyền thông nội bộ chính là các mạch máu lưu thông thông tin giữa các tổ chức trong cơ thế đó. Nếu như coi một doanh nghiệp như cơ thể của một con người
thì truyền thông nội bộ chính là các mạch máu lưu thông thông tin giữa các tổ chức trong cơ thế đó.
Còn nếu ví toàn bộ công tác truyền thông của doanh nghiệp như một cây xanh, thì truyền thông nội bộ phải là “bộ rễ” bám sâu vào lòng hoạt động của doanh nghiệp, làm nền tảng vững chắc. Lúc đó “thân cây” truyền thông đối ngoại mới tạo được bóng rộng, lan tỏa ra cộng đồng xã hội và phải giữ được sự “tươi tốt” giữa môi trường cạnh tranh khắc nghiệt để có thể tạo ra “trái ngọt”, đó là sự tín nhiệm của khách hàng và doanh thu tăng. Từ đây có thể nhận thấy được vai trò, vị trí của công tác truyền thông trong doanh nghiệp nói chung và mối quan hệ giữa truyền thông nội bộ và truyền thông đối ngoại.
Một tổ chức, doanh nghiệp được gọi thành công phải cần 2 yếu tố chính: có mô hình kinh doanh thành công và phải là một tổ chức phải thật sự hiểu mình. Vậy làm gì để doanh nghiệp thực sự hiểu được chính mình? Đó là nhiệm vụ của “bộ rễ” truyền thông nội bộ.
Nói một đơn giản nhất, truyền thông nội bộ là tổng hòa các tương tác bên trong một doanh nghiệp, bao gồm những hoạt động chính thức và không chính thức có liên quan đến đơn vị với mục đích giúp tổ chức doanh nghiệp thật sự hiểu mình.
Truyền thông nội bộ là việc củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa tổ chức ở tất cả các thành viên của đơn vị và chính các thành viên này có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài. Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên trong doanh nghiệp hiểu được tình hình của đơn vị mình, đồng thời mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa người lao động và cán bộ quản lý. Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi người lao động sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và có thể tự ra quyết định nhiều hơn trong công việc của chính mình. Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công
khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.
Truyền thông nội bộ còn như là bộ khung sườn giúp định vị và giữ vững văn hóa của doanh nghiệp. Khi tất cả các thành viên có cách hiểu đúng và giống nhau thì sẽ cùng chú tâm vào một mục tiêu duy nhất, đó là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thậm chí, họ còn có thể làm tốt vai trò là đại sứ thương hiệu doanh nghiệp, góp phần tạo sự “tươi tốt” cho các “nhánh cây” Truyền thông đối ngoại hay còn gọi là truyền thông ra bên ngoài.
Truyền thông nội bộ, đối tượng hướng đến là các cá nhân, phòng ban trong chính doanh nghiệp đó. Lúc này, bộ phận thực hiện nhiệm vụ truyền thông nội bộ phải có trách nhiệm gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp khiến họ đoàn kết trong công việc, hiểu và thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp, nắm bắt kịp thời các chỉ đạo, thay đổi của công ty, doanh nghiệp để cùng hướng tới mục đích chung cao nhất cho doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa các nhân viên và công ty sẽ được coi là lý tưởng nếu đạt các yêu cầu sau:
- Sự tin tưởng hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên - Thông tin tin cậy cả bề ngang và bề dọc
- Đảm bảo vị trí và khả năng tham gia vào công việc của mỗi nhân viên - Không có mâu thuẫn và áp lực công việc như nhau
- Tình trạng nơi làm việc không ảnh hương xấu cho sức khỏe - Sự thành đạt của tổ chức
- Niềm tin vào tương lai
PR truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc hình thành môi trường làm việc hiệu quả, một hệ thống thông tin đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lý nhằm hoàn thành mục tiêu cuối cùng của tổ chức công ty. Các nhà nghiên cứu cho rằng cần nâng cao yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ và sự chú ý của lãnh đạo tới quan hệ công chúng nội bộ. Đó là giá trị
của sự hiểu biết lẫn nhau giữa lãnh đạo, nhân viên và sự tác động của nó tới kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Đó cũng là nhu cầu tạo ra một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả và năng động. Hệ thống này cần nâng cao trách nhiệm của mỗi nhân viên trong bất cứ mắt xích nào của doanh nghiệp. Sự không hiểu biết, thiếu thông tin, quan liêu của ban lãnh đạo có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường. Truyền thông nội bộ chính là nhằm thiết lập, xây dựng và phát triển những mối quan hệ có lợi cho các nhân viên, tổ chức, quan hệ này sẽ quyết định tới thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp.
Để đạt được điều đó, truyền thông nội bộ cần áp dụng một số công cụ để xây dựng và phát triển những mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ tổ chức, công ty.
Các công cụ để xây dựng và phát triển PR, truyền thông nội bộ và những hoạt động của phòng truyền thông nội bộ:
- Các phương tiện in ấn
Mục đích:
+ Cung cấp thông tin thường xuyên cho nhân viên về các công việc của công ty, mục tiêu và nhiệm vụ hiện hành;
+ Cung cấp các thông tin có thể liên quan hoặc được sử dụng để hoàn thành công việc của tổ chức;
+ Nhắc nhở nhân viên những điều cần thiết để thực hiện nội quy hoặc để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, trách nhiệm xã hội;
+ Công bố các thành tích của nhân viên.
Các xuất bản phẩm nội bộ có thể hướng tới nhiều nhóm công chúng khác nhau, nhưng nhóm công chúng cơ bản nhất là nhân viên. Họ chính là công chúng trung tâm, điều này có lợi cho việc mở rộng các xuất bản phẩm. Tại Hoa Kỳ, hai phần ba trong tổng số 100 tỷ các xuất bản phẩm dành cho nội bộ, có hàng chục nghìn các tờ báo nội bộ với số lượng phát hành là 300 triệu
bản. Tại Anh có 1800 tờ báo nội bộ với số lượng phát hành là 23 triệu bản, tại Nhật là 3000 tờ, tại Pháp là 700 tờ.(tr 214 – sách truyền thông)
Báo chí nội bộ không mang tính thương mại, được các công ty phát hành để duy trì liên lạc công ty với nhân viên. Có những tờ báo kết hợp cả việc thông tin cho nhân viên và công chúng khách hàng. Mục đích của những ấn phẩm nội bộ này là tạo sự hiểu biết chung, củng cố sự tin tưởng của nhân viên với lãnh đạo và doanh nghiệp, thúc giục nhân viên tích cực công tác, hợp tác với doanh nghiệp. Các nội dung cần đề cập trong báo chí nội bộ bao gồm:
- Tổ chức công ty - Cải tổ trang thiết bị - Giới thiệu sản phẩm mới - Các thành tựu kinh tế - Tăng lương
- Thay đổi tổ chức, nhân sự, điều kiện lao động, điều kiện nghỉ mát - Các điều kiện bên ngoài ảnh hưởng tới kết quả của công ty
- Thành công và thất bại - Hoạt động từ thiện - Hoạt động quảng cáo
- Uy tín của công ty trong công chúng - Lịch sử công ty
- Các chương trình PR có ảnh hưởng tích cực tới các quan hệ trong công ty.
- Tổng kết các buổi họp thảo luận.
Một loại ấn phẩm khác là sách về lịch sử, tổ chức công ty. Loại xuất bản phẩm này cần đảm bảo các tiêu chí, sách đã thật sự đáp ứng yêu cầu PR chưa, đề tài và mục đích cuốn sách có lôi kéo được nhân tài tham gia không? Sách được phát hành như thế nào (bán hay biếu?)…
Các chuyên gia PR, truyền thông nội bộ có thể sử dụng các loại công cụ in ấn khác như: thư, các bài phát biểu, các tài liệu liên quan đến chức năng nhiệm vụ, các thông báo, bảng thông báo… nhằm thông tin về hệ thống tổ chức, chương trình y tế, bảo hiểm, hưu trí, tạo dựng hình ảnh công ty.
- Các phương tiện giao tiếp
+ Truyền miệng:
Thông tin truyền miệng nhanh nhưng nhiều yếu tố rủi ro vì thông điệp có thể bị truyền đi sai. Bộ phận truyền thông nội bộ phải theo dõi và kịp thời có biện pháp xử lý nếu cách truyền đạt này có ảnh hưởng xấu đến tổ chức trên cơ sở tìm ra cốt lõi vấn đề. Cần phải có một kênh thông tin chính thống để kiểm soát và kiểm tra.
+ Tổ chức họp:
Mọi người tập hợp tại cùng một địa điểm, lắng nghe về một hoặc nhiều vấn đề, thường là tổng kết, giao ban, thông qua sản phẩm, đính chính thông tin…
+ Phát biểu miệng:
Chúng có lợi thế là truyền thông trực tiếp nên có lợi thế là có thể nắm bắt được ngay ý kiến của đối tác để điều chính thái độ của mình mà vẫn đạt mục tiêu, giúp hình thành văn hóa riêng của công ty, tránh tình trạng cá nhân vô trách nhiệm, đối thoại có thể có lợi cho cả hai bên, quảng bá sự cởi mở và dân chủ của công ty, tăng cường vị thế của tổ chức, giúp công đồng nhân viên và xã hội hiểu các quy tắc và quan điểm của đơn vị.
Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có thể sử dụng các công cụ hữu hiệu khác như:
+ Hội nghị có truyền hình trực tiếp + Hệ thống thư viện nội bộ
+ Phim ảnh, băng video + Triển lãm.
- Xây dựng văn hóa công ty
Văn hóa được xác định như một cấu trúc phối kết hợp các kiến thức cá nhân, niềm tin và hành vi vốn phụ thuộc vào khả năng cá nhân để học hỏi và chuyên tiếp những kiến thức đó nhằm duy trì thành công nối tiếp thành công. Đối với các công ty thành công, văn hóa bao hàm việc thu hút và tuyể dụng nhân viên – những người sẽ làm việc tại công ty một cách tích cực và hiệu quả nhất. Văn hóa còn là việc định hướng các hành vi nội bộ nhằm đảm bảo thành công cho công ty. Vì thế không thể không thiết lập văn hóa công ty, đặc biệt là vấn đề xây dựng văn hóa ứng xử.
Cộng đồng nội bộ là tập thể nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của PR, truyền thông nội bộ là kiểm tra, kiểm soát mối quan hệ bên trong này, tạo điều kiện quả lý hiệu quả nhất cho nhân viên làm việc. Hiệu quả của các hoạt động truyền thông phụ thuộc vào mức độ nắm bắt và hiểu biết tâm lý xã hội chung của các cá nhân. Một công ty chỉ có thể thành công khi có sự đoàn kết, tập hợp của các cá nhân, khi có sự tin tưởng và cùng hướng đến mục đích chung, mục đích của cả nhân viên và lãnh đạo. Nhân viên phải quan tâm đến thành tích của công ty cũng như đến kết quả lao động của mình. Những lợi ích chung là: tiền lương, sự tham gia vào công việc chung và lợi nhuận, chỗ làm việc thuận lợi, cảm giác làm chủ, tinh thần tự quản, sự lựa chọn và bổ nhiệm cán bộ.
Các nhà PR, truyền thông nội bộ phải lưu ý những vấn đề trên khi hoạch định chiến lược nội bộ, chú ý đến sự kết hợp giữa lợi ích vật chất và tình cảm, tình yêu mến của nhân viên đối với công ty.
Khi thiết kế một chiến lược nội bộ, các chuyên gia PR cần phải xem xét những vấn đề sau:
- Kết hợp lợi ích cá nhân (như lương bổng) để đạt mục đích chung (lợi nhuận và sự thịnh vượng của tổ chức, công ty).
- Tạo dựng hình ảnh và lý tưởng công ty, trong đó có sự ủng hộ của từng nhân viên.
- Tạo sự hiểu biết hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên
- Xây dựng một hệ thống các tiêu chí đánh giá khách quan về công lao, thành tích của các cá nhân trong thành tích chung của tập thể một cách thống nhất.
- Ủng hộ chuyên môn cao
- Ủng hộ không khí nhân ái và đoàn kết nội bộ
- Đề phòng và giải quyết các tình huống khủng hoảng trong nội bộ tổ chức, cơ quan.
Một số công ty ở các nước phát triển đã có những chiến lược nội bộ thành công. Như ở Nhật, chiến lược nội bộ có nền tảng là trách nhiệm tập thể và quyết định tập thể. Các nhà nghiên cứu nhận định rằng: công ty giống với các công xã, mọi người có cuộc sống chung và lao động nặng nhọc. Các chuyên gia PR ở Nhật giải thích cho nhân viên rằng, điều kiện thuận lợi của một nhân viên có được phụ thuộc vào điều kiện thuận lợi của công ty, vào sự