- Thời gian quay vòng tiền trung bình
3.2.4.Xây dựng mô hình quản lý hàng tồn kho
B. Tài sản dài hạn 3.301.018.608 II Nợ dài hạn I Tài sản cố định
3.2.4.Xây dựng mô hình quản lý hàng tồn kho
Cũng như các tài sản khác, việc dự trữ hàng tồn kho là một quyết định chi tiêu tiền. Hàng tồn kho là một tất yếu khách quan, không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng tồn kho đồng nghĩa với việc “chiếm giữ vốn” hoạt động. Quản trị hàng tồn kho vì thế có vai trò quan trọng trong quản lý ngân lưu của doanh nghiệp. Theo đó, mức tồn kho càng thấp thì càng tiết kiệm vốn đầu tư nhưng điều này đòi hỏi phải đặt hàng nhiều lần và tốn kém chi phí đặt hàng. Tồn kho thấp có thể thiếu hàng cung cấp kịp thời và mất khách hàng, ngược lại nếu duy trì mức tồn kho cao sẽ tránh được khả năng thiếu dự trữ tồn kho nhưng đòi hỏi nhiều vốn đầu tư.
Trong quản lý hàng tồn kho, nhà quản lý phải xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và phí tổn của việc duy trì tồn kho thông qua việc xác định mức dự trữ kho tối ưu trong đó cân đối được chi phí của việc dự trữ quá nhiều và chi phí của việc dự trữ kho quá ít. Dựa vào mức tối ưu này, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định liên quan đến “Giá trị lưu kho”: tăng giá trị lưu kho nếu dự trữ thực tế nhỏ hơn mức dự trữ tối ưu hay có cơ hội bất thường trong đầu cơ, và giảm giá trị hàng lưu kho khi mức dự trữ lớn hơn mức dự trữ tối ưu. Từ đó có những điều chỉnh sao cho phù hợp như tìm thêm
76
nguồn nhập mua khi muốn tăng giá trị lưu kho và nếu muốn giảm giá trị lưu kho thì xuất kho để sản xuất kinh doanh, xem lại kế hoạch nhập hàng để có điều chỉnh phù hợp hay bán lại những hàng tồn kho không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nữa.
Khóa luận đưa ra mô hình quản lý hàng tồn kho mà Công ty Cổ phần Bê tông Nhật Minh có thể áp dụng. Đây cũng là hai mô hình mà các doah nghiệp trên thế giới thường áp dụng. Đó là mô hình ABC.
Mô hình ABC là mô hình quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở áp dụng mức độ quản lý khác nhau với các nhóm hàng lưu kho có giá trị cao hay thấp khác nhau. Với một doanh nghiệp có hàng nghìn danh mục hàng lưu kho với giá trị từ rất đắt đến rất rẻ và chúng ta chia danh mục thành 3 nhóm: A, B và C.
Nhóm A chiếm 10% về mặt số lượng trong danh mục nhưng lại chiếm đến 50% giá trị tiền đầu tư vào hàng lưu kho. Nhóm B chiếm 30% về mặt số lượng trong danh mục và chiếm 35% giá trị tiền đầu tư vào hàng lưu kho. Nhóm C chiếm 60% về mặt số lượng trong danh mục nhưng chỉ chiếm 15% giá trị tiền đầu tư vào hàng lưu kho.
Bằng việc chia hàng lưu kho thành nhiều nhóm, doanh nghiệp có thể tập trung vào nhóm mà cần sự kiểm soát hiệu quả nhất, mà cụ thể ở đây là nhóm A, tiếp theo là nhóm B và cuối cùng là nhóm C. Nếu như nhóm A được xem xét quản lý một cách thường xuyên thì nhóm B sẽ ít được thường xuyên hơn, có thể là hàng tháng, hàng quý và nhóm C sẽ ít hơn nữa, có thể là hàng năm. Ưu điểm của quản lý hàng tồn kho theo mô hình ABC đó là việc phân loại hàng hóa theo giá trị để áp dụng cho mô hình là công việc đơn giản, dễ tiến hành, đồng thời quản lý hàng tồn kho có hiệu quả do có thể sắp xếp các loại hàng hóa theo giá trị giảm dần (doanh nghiệp sẽ tập trung vào nhóm hàng tồn kho cần quản lý chặt chẽ nhất để sau đó có hiệu quả kinh doanh tốt nhất).
Áp dụng trực tiếp vào Công ty Cổ phần Bê Tông Nhật Minh ta được bảng phân loại hàng tồn kho như sau:
Bảng 3.5. Bảng phân loại tồn kho trong công ty
Loại hàng hóa % số lượng % giá trị Loại
Nguyên vật liệu xây dựng nhập khẩu 20 60 A
Nguyên vật liệu xây dựng nhập trong nước 52 30 B
Nguyên vật liệu phụ, các chất phụ gia phục vụ sản xuất bê tông tươi
28 10 C
Biểu đồ 3.1. Mô hình ABC
Đơn vị tính: %
Từ mô hình này có thể thấy được rằng nhóm A bao gồm các mặt hàng là Nguyên vật liệu xây dựng nhập khẩu tuy về mặt số lượng chiếm tỷ trọng thấp nhất nhưng lại chiếm tỷ trọng lớn nhất về giá trị. Đây là nhóm mặt hàng rất dễ bị giảm chất lượng dẫn đến giảm giá trị nếu để ngoài trời và không có những biện pháp bảo quản như để ở nơi khô ráo thoáng mát, tránh tiếp xúc trực tiếp với nắng, tránh nơi độ ẩm cao. Do đó nhóm A cần được quan tâm và quản lý cẩn thận.
Trong bảng phân loại nhóm hàng tồn kho không có bê tông tươi cho đặc thù của sản phẩm là chỉ sản xuất khi có đơn hàng để tránh trường hợp bê tông tươi bị giảm chất lượng, không thể sử dụng được nếu bị đông cứng.
Qua kỹ thuật ABC có thể thấy được nên đầu tư trọng tâm vào mặt hàng A nhiều hơn do giá trị đem lại cao hơn. Vì vậy công ty phải dành các nguồn tiềm lực để mua hàng nhóm A nhiều hơn so với nhóm B và nhóm C. Đối với nhóm A công ty nên thực hiện thường xuyên kiểm toán mỗi tháng một lần. Tuy nhiên, đối với hai loại hàng hóa còn lại, đặc biệt là hàng hóa C cũng cần được theo dõi về số lượng và chất lượng để đảm bảo cho hoạt động sản xuất bê tông tươi được diễn ra suôn sẻ.
Nếu giả sử Công ty có 1.000.000 sản phẩm A và 2.000 tấn nguyên liệu C. Như vậy, có thể tính toán được lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày là bao nhiêu, được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.6. Kế hoạch quản lý hàng tồn kho
Nhóm
hàng Số lượng Chu kỳ kiểm toán Lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày A 1.000.000 sản phẩm
Mỗi tháng(20 ngày) 50.000 sản phẩm/ngày
C 2.000 tấn 100 tấn/ngày 0% 20% 40% 60% 80% 100% 0% 20% 40% 60% 80% 100% % giá trị % số lượng A B C
78
Bảng kế hoạch quản lý hàng tồn kho này giúp các báo cáo tồn kho được chính xác, tránh nhầm lẫn do nhân viên thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng. Có thể áp dụng các dự báo khác nhau theo mức độ quan trọng của các nhóm hàng khác nhau.