Là hình thức tập hợp theo bên Có của một hay nhiều tài khoản, kết hợp phân tích đối ứng Nợ của một hay nhiều tài khoản khác. Kết hợp vừa hạch toán theo trình tự thời gian, vừa hạch toán theo hệ thống ngay trên cùng trang sổ kế toán, kết hợp vừa hạch toán tổng hợp vừa hạch toán chi tiết trong dùng quá trình ghi chép.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc các Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Sổ cái
TK 511; TK 531; TK 632…
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ tổng hợp phải thu khách hàng, bảng tổng hợp doanh thu
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ chi tiết TK 511, 632, 641,…. Nhật ký chứng từ
Chứng từ kế toán
P. Thu; P Chi; P. Nhập; P Xuất, Hóa đơn GTGT, báo có….
Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các Sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các Sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.