Theo những hình thức kế toán khác nhau thì sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng có sự khác nhau. Việc áp dụng hình thức kế toán nào phù hợp vào đặc điểm của từng công ty, từng loại hình, quy mô sản xuất, tuy nhiên cần phải có sự thống nhất đảm bảo nguyên tắc nhất quán. Hình thức sổ kế toán được sử dụng dưới 5 hình thức sau:
+ Hình thức sổ nhật ký chung + Hình thức chứng từ ghi sổ + Hình thức nhật ký sổ cái + Hình thức nhật ký chứng từ. + Hình thức trên máy vi tính 1.5.1. Hình thức nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát
sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế như sau:
Trong hình thức này có các loại sổ chủ yếu như: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, các sổ, thẻ chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết, ghi phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó, căn cứ vào các số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản phù hợp.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK632; TK 641; TK 511…
Bảng tổng hợp chi tiết (Sổ tổng hợp phải thu khách hàng, bảng tổng hợp doanh thu)
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chứng từ kế toán
(P.Thu, P.ChiP.Nhập, P.xuất, HĐ, phiếu XK, phiếu NK, báo có…) nhonhâ - P.Nhập, P.Xuất -Hóa đơn GTGT… Sổ nhật kí đặc biệt Sổ cái TK 511; TK632; TK642, TK911… Bảng cân đối số phát sinh Sổ Nhật ký chung
Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tập hợp các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán tập hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
1.5.2. Hình thức chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ trực tiếp vào “Chứng từ ghi sổ” để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi nội dung kinh tế trên sổ Cái
* Sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theohình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ chi tiết các tài khoản
+ Sổ chi tiết TK 131, 511,632,641,642,521,…
+ Các chứng từ ghi sổ
- Sổ cái các tài khoản TK 511, 632,641,642,911,… . Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ
Chứng từ kế toán
P. Thu; P Chi;
P. Nhập; P Xuất, Hóa đơn GTGT, Phiếu XK, phiếu NK, báo có….
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết: TK 511,632,641, 642.. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái TK 511; TK 531; TK 632… Bảng cân đối số phát sinh
ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khoán sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh và số dư của các tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Bảng cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
1.5.3. Hình thức nhật ký sổ cái
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp với ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên một loại sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái.
* Sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gốm các loại sổ kế toán sau:
* Sổ chi tiết các tài khoản
+ Sổ chi tiết TK 111,112,131,511,632,641,542,521 * Sổ tổng hợp
+ Nhật ký sổ cái
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái được khái quát qua sơ đồ sau:
Phạm Thị Tuyết / Lớp TĐ-KT20 Trang| 48 Chứng từ kế toán
P. Thu; P Chi; P. Nhập; P Xuất, Hóa đơn
GTGT….. Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán Chi tiết: TK511, 641,642…. Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ SỔ CÁI TK 511; TK 531; TK 632… Bảng tổng hợp Kế toán chứng Từ cùng loại
Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ cái. Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký – Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh của các tháng trước và số phát sinh tháng này, tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và các số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký – Sổ cái, Tổng số tiền của cột phát sinh ở phần Nhật ký phải bằng Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản và bằng Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản, đồng thời Tổng số dư Nợ các tài khoản phải bằng Tổng số dư Có các tài khoản.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng được khóa sổ để cộng số phát sinh và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – Sổ cái.
Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái và trên Bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu, nếu khớp đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
1.5.4. Hình thức Nhật ký chứng từ
Là hình thức tập hợp theo bên Có của một hay nhiều tài khoản, kết hợp phân tích đối ứng Nợ của một hay nhiều tài khoản khác. Kết hợp vừa hạch toán theo trình tự thời gian, vừa hạch toán theo hệ thống ngay trên cùng trang sổ kế toán, kết hợp vừa hạch toán tổng hợp vừa hạch toán chi tiết trong dùng quá trình ghi chép.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc các Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Sổ cái
TK 511; TK 531; TK 632…
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ tổng hợp phải thu khách hàng, bảng tổng hợp doanh thu
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ chi tiết TK 511, 632, 641,…. Nhật ký chứng từ
Chứng từ kế toán
P. Thu; P Chi; P. Nhập; P Xuất, Hóa đơn GTGT, báo có….
Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các Sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các Sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
1.5.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
* Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phạm Thị Tuyết / Lớp TĐ-KT20 Trang| 52 Chứng từ kế toán các bảng phân bổ - P.Thu, P.Chi - P.Nhập, P.Xuất - Hóa đơn GTGT… PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp và sổ chi tiết (TK156; 511; 521; 632; 642..) Bảng tổng hợp chứng từ MÁY VI TÍNH
Sơ đồ 16: Trình tự ghi sổ theo hình thức máy vi tính.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KIM SƠN TOÀN CẦU
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Kim Sơn Toàn Cầu. Toàn Cầu.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH KIM SƠN TOÀN CẦU
Địa chỉ giao dịch: Số 91 Trần Hưng Đạo- Hoàn Kiếm – Hà Nội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trụ sở Công ty: Số 26, Ngõ 4,Phương Mai, Quận Đống Đa, Tp. Hà Nội
Điện thoại: 04.39411715
Fax: 04.39411715
Mã số thuế: 0101288641
Giám đốc: Lê Thị Thuý Hồng
Giấy chứng nhận ĐKKD số: 0103028152
Do sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 28/8/2009
Nghành nghề kinh doanh: Buôn bán máy tính, thiết bị văn phòng.
Công ty được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do Công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước.
Do nắm bắt được thời cơ nên Công ty TNHH Kim Sơn Toàn Cầu đã nhanh chóng chiếm được vị trí xứng đáng trong lĩnh vực bán hàng nhờ đó mà hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ngày càng có hiệu quả hơn,
Sự phát triển của Công ty được thể hiện qua Bảng sau:
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2010 Năm 2011 So sánh 1.Doanh thu bán hàng Đồng 78.245.236 86.003.331 110% 2.Vốn chủ sở hữu Đồng 20.000.000.000 20.000.000.000
3.Số cán bộ nhân viên Người 35 55 157%
4.Thu nhập bình quân Đồng/tháng 3.000.000 3.500.000 116%
5.Lợi nhuận sau thuế Đồng 213.346.234 245.689.578 115%
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Kim Sơn Toàn Cầu hoạt động trong lĩnh vực thương mại chuyên buôn bán, lắp đặt máy tính, thiết bị văn phòng. Công ty kinh doanh các mặt hàng:
+ Bán máy tính để bàn, máy laptop.
+ Bán máy in, photocopy, fax, máy chiếu…. + Bàn phím, chuột…..
Đây là những mặt hàng mà trong khu vực có rất nhiều công ty cũng tham gia kinh doanh. Vì thế công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn. Song với mục tiêu giữ vững thị phần hiện có, công ty không ngừng nâng cao chất lượng bán hàng, phục vụ khách hàng, tạo niềm tin cho khách hàng, nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
2.1.3. Cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Kim Sơn Toàn Cầu Toàn Cầu
Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Theo mô hình này, sự chỉ đạo thống nhất, tập trung từ Giám đốc tới các phòng ban chức năng của công ty. Mặt khác, giữa các phòng ban có mối quan hệ qua lại phối hợp lẫn nhau.
+ Giám đốc: Là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động của công ty. Giám đốc quyết định các kế hoạch dự án kinh doanh của công ty, giám sát quá trình hoạt động của các bộ phận, việc thực hiện các kế hoạch của công ty. Là người đại diện trước pháp luật của công ty.