để hoàn thiện công tác tuyển dụng cần chú ý thực hiện các công việc như sau:
Xác ựịnh nguồn cung cấp nhân sự: tùy theo vị trắ cần tuyển ựể ưu tiên tuyển dụng bên trong hoặc bên ngoài công ty, cần nhân viên kinh nghiệm hay sinh viên mới ra trường nhằm tạo ựiều kiện thuận lợi thu hút nhân viên giỏi qua các kênh tuyển dụng rộng rãi. Bên cạnh ựó, trước khi thực hiện tuyển dụng nhân viên mới
theo yêu cầu cần ưu tiên ựánh giá tác ựộng ựến hiệu quả kinh doanh có thể xem xét các biện pháp như: bố trắ lực lượng hiện có, tăng ca, tăng giờ làm việc, theo dõi sự tiến bộ của nhân viên ựể tạo cơ hội cho nhân viên thăng tiến nghề nghiệp, cạnh tranh lành mạnh cùng phát triển. Sau khi thực hiện các biện pháp trên vẫn không giải quyết vấn ựề thì bắt ựầu quá trình tuyển dụng nhân viên mới
Trước hết cần bổ sung công tác tuyển dụng là xây dựng cơ sở dữ liệu cho phỏng vấn và thực hiện hai vòng phỏng vấn: vòng một là phỏng vấn các kỹ năng , vòng hai là phỏng vấn chuyên môn
Sơựồ 3.1: Quy trình tuyển dụng ựề xuất Bổ sung thủ tục tiếp nhận Thử việc Chấm dứt hợp ựồng Quyết ựịnh tuyển dụng đạt không Trả hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ đạt không Nhận và nghiên cứu hồ sơ
Thông báo tuyển dụng trong nội bộ và bên ngoài Trả hồ sơ Trả hồ sơ đánh giá lựa chọn Phỏng vấn vòng 2 đạt không
Xác ựịnh nguồn cung bên trong hay bên ngoài công ty Hoạch ựịnh nhân lực các
phòng, ban
Nhu cầu nhân viên cần tuyển Thẩm ựịnh lại nhu cầu
Lập kế hoạch, chi phắ tuyển dụng
đánh giá sau thử việc
Theo quy trình tuyển dụng tác giảựề xuất, các bước công việc phải thực hiện như sau:
-Bước 1: Hoạch ựịnh nhân lực các phòng, ban.
Công việc này do các phòng ban, công ty trong toàn Tập ựoàn có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận, chi nhánh, phòng ban cung cấp, phòng nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, ựánh giá lại nhu cầu sử dụng nhân lực, ựánh giá giải pháp thuyên chuyển công tác trong nội bộ hay tăng giờ, bố trắ lại công việc qua việc lập bảng phân tắch công việc, bảng tiêu chuẩn công việc, sau ựó xác ựịnh số lượng cần tuyển, chi phắ và thời gian cần sử dụng.
-Bước 2: Nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng.
Xác ựịnh nhân lực các bộ phận, phòng hiện có và dự kiến mở rộng sau khi xác ựịnh ựược nhu cầu nhân viên cần tuyển cho các vị trắ, công việc sắp tới sẽ có yêu cầu tuyển dụng báo cáo, ựề xuất ựến phòng nhân sự.
-Bước 3: Thẩm ựịnh.
Giám ựốc khối hành chắnh nhân sự xem xét yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra ựịnh biên, tiêu chuẩn, phản hồi thông tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình ban tổng giám ựốc duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả lời bằng văn bản cho các ựơn vị phòng,bộ phận ựề xuất tuyển dụng
-Bước 4: Kế hoạch tuyển dụng.
Khối hành chắnh nhân sự trình Tổng giám ựốc ký duyệt ựề xuất tuyển dụng. Khi Tổng giám ựốc ựã ký duyệt, văn bản yêu cầu tuyển dụng ựược chuyển về bộ phận tuyển dụng, khối hành chắnh nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch
-Bước 5: Xác ựịnh nguồn cung cấp & thông báo tuyển dụng.
Thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao ựộng, xác ựịnh nguồn cung cấp lao ựộng cho công ty, ưu tiên nguồn nhân lực nội bộ từ các phòng ban, công ty của tập ựoàn, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên tại ựơn vị. đồng thời, có
công khai tuyển dụng từ bên ngoài ựể thu hút ựược nguồn lực ựạt chất lượng cao ựáp ứng nhiệm vụ mới.
-Bước 6: Nhận và nghiên cứu hồ sơ.
Phòng nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ, chuyển trả hồ sơ không ựạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời phỏng vấn sơ bộ, các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như:
Về mặt hình thức:
+ Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trắ tham dự tuyển dụng, họ tên ứng viên và các thông tin cụ thể của cá nhân ựể công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
+ Các giấy tờ cần thiết phải ựược sắp xếp gọn gàng theo thứ tự cụ thể của một bộ hồ sơ xin việc theo quy ựịnh.
Về mặt nội dung:
+ Hồ sơ phải thể hiện ựược trình ựộ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu cần tuyển dụng thông qua phần trình bày của ựơn xin việc và sơ yếu lắ lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
+ Ứng viên phải ựược xác nhận có ựủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe ựã ựược xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Các tiêu chuẩn khác:
+ Xét tuyển sẽ ựược ưu tiên ựối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, có kinh nghiệm quản lý các dự án lớn hay có quá trình hoạt ựộng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
+ Hồ sơ ứng tuyển của ựợt tuyển dụng trước sẽựược ưu tiên xem xét lại. + Hồ sơ ứng viên ựược ưu tiên theo thứ tự: kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc hay ựã từng quản lý các dự án lớn.
-Bước 7: Phỏng vấn sơ bộ
Các ứng viên ựều phải làm bài kiểm tra sơ vấn, khi ứng viên ựã hoàn thành bài kiểm tra, phòng nhân sự sẽ thông báo cho phòng ban liên quan ựến nhận hồ sơ, ựề thi và bài kiểm tra của ứng viên, (nếu bài kiểm tra của ứng viên ựược thực hiện trên máy vi tắnh thì bộ phận tuyển dụng sẽ gửi E-mail trực tiếp ựến người có trách
nhiệm chấm bài). Chấm ựiểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, ựiểm, kết quả ựánh giá cho phòng nhân sự, nếu ựạt, phòng nhân sự phối hợp cùng trưởng phòng sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn còn nếu không ựạt sẽ thông báo loại, hoàn trả hồ sơ.
-Bước 8: Phỏng vấn chuyên môn (Phỏng vấn lần 2).
+ Nếu tuyển các chức danh nhân viên hay chuyên viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: phòng nhân sự và trưởng phòng có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham dự.
+ Nếu tuyển các chức danh trưởng phòng, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: phòng nhân sự và giám ựốc khối, giám ựốc công ty có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham dự.
+ Nếu tuyển các chức danh giám ựốc khối, giám ựốc công ty thì thành viên tham gia phỏng vấn gồm: ban tổng giám ựốc, giám ựốc khối hành chắnh nhân sự, chuyên viên cao cấp hoặc người ựược tổng giám ựốc ựề cử tham gia phỏng vấn.
-Bước 9: đánh giá lựa chọn
Chọn ứng viên ựạt yêu cầu và gởi trả hồ sơ ứng cử viên không ựạt sau ựánh giá. Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải ựưa ra kết quả ựánh giá riêng và sau ựó trao ựổi thống nhất.
-Bước 10: Bổ sung thủ tục tiếp nhận
Căn cứ vào kết quả phỏng vấn phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên ựạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng ựiện thoại và thông báo bằng văn bản. Phòng nhân sự phối hợp cùng các trưởng các phòng hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chắnh sách...của công ty qua buổi ựào tạo hội nhập.
-Bước 11: Bàn giao thử việc
Phòng nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho trưởng phòng ban, chi nhánh hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 01 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận quản lý trực tiếp xác nhận, ựánh giá
kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng nhân sự.
-Bước 12: đánh giá sau thử việc.
Trưởng phòng sử dụng nhân lực ựánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp ựồng thử việc ựối với ứng cử viên không ựạt, thủ tục các ứng cử viên ựạt sang chắnh thức.
-Bước 13: Quyết ựịnh tuyển dụng.
Nhân viên mới sau khi ựã qua thời gian thử việc và ựược trưởng phòng ựánh giá ựạt yêu cầu, phòng nhân sự sẽ ra quyết ựịnh nhận việc chắnh thức, nhân viên ựược ký kết hợp ựồng lao ựộng chắnh thức và hưởng ựầy ựủ các chắnh sách, chếựộ phúc lợi theo quy chế của công ty.
3.2.1.4 đánh giá kết quả công việc qua KPI chức năng thu hút nguồn nhân lực
Việc ựánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực cần có những công cụ phục vụ cho việc ựánh giá nhằm ựem lại hiệu quả chắnh xác và phù hợp tình hình hoạt ựộng kinh doanh của doanh nghiệp, qua các công cụ hữu hình như các biểu mẫu, chỉ số ựánh giá. để xây dựng các chỉ số ựánh giá KPI cần bám sát chiến lược kinh doanh là mục tiêu cơ bản, lâu dài của doanh nghiệp và nguồn lực cần thiết thực hiện mục tiêu ựó.
Một số chỉ sốựo lường công tác thu hút nguồn nhân lực như sau: - Tổng số hồ sơ trong ựợt tuyển dụng (ựối với từng chức danh)
Chỉ số này ựo lường múc ựộ hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp, số lượng hồ sơ nhiều là tắn hiệu tốt cho thấy: có thể là do danh tiếng tốt của công ty, có thể do truyền thông tốt hoặc có thể do hấp dẫn của chắnh công việc
- Tỷ lệứng viên ựạt yêu cầu
Ứng viên ựạt yêu cầu là ứng viên ựạt yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp ựề ra
Công thức:
Sốứng viên ựạt yêu cầu ---
Nếu tỷ lệ này cao cho thấy quảng cáo ựã xác ựịnh ựúng thị trường mục tiêu, ựã truyền thông những ựiểm cốt lõi của công việc ựến ứng viên, giúp bộ phận tuyển dụng ựỡ vất vả và giảm tốn kém thời gian trong việc lọc ứng viên
- Hiệu quả trong việc quảng cáo tuyển dụng: Công thức:
Chỉ số này cho thấy với mỗi hồ sơ thu ựược thì công ty phải mất bao nhiêu tiền, qua ựó biết ựược kênh quảng cáo nào hiệu quả nhất, tuy nhiên ựiều này còn phụ thuộc số lượng cần tuyển và vị trắ mà công ty ựang tuyển dụng
- Thời gian ựáp ứng nhu cầu tuyển dụng
Thời gian ựáp ứng nhu cầu tuyển dụng ựo lường bằng thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng ựược chấp nhận ựến khi nhận ựược nhân sự, thường ựược tắnh bằng ngày hoặc tuần ựối với lao ựộng không lành nghề hoặc ựược tắnh bằng tháng ựối với lao ựộng có trình ựộ tay nghề cao
- Chi phắ tuyển dụng bình quân 1 ứng viên Công thức:
Chi phắ tuyển dụng ựược tắnh cho tất cả hoạt ựộng tuyển dụng bao gồm: chi phắ quảng cáo, lệ phắ sử dụng các trang Web tuyển dụng, chi phắ cho Hội ựồng tuyển dụng, chi phắ photocopy, ựiện thoại. . .
3.2.2 Hoàn thiện chức năng ựào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Qua khảo sát thực tế, nhận thấy công ty chưa có phòng phụ trách chuyên trách vềựào tạo nghiệp vụ cho nhân viên, ựặc biệt là các nhân viên mới ựựợc tuyển; việc ựào tạo, bồi dưỡng chủ yếu do chắnh phòng ban tiếp nhận sử dụng thực hiện,
Tổng chi phắ cho từng kênh quản cáo --- Tổng hồ sơ nhận ựược theo kênh quảng cáo tương ứng
Tổng chi phắ tuyển dụng --- Tổng sốứng viên ựược tuyển
dẫn ựến ựào tạo không bài bản, nhân viên tiếp thu quy trình công việc không giống nhau, chất lượng và kỹ năng không ựồng ựều, nhân viên thử việc phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm và thái ựộ của người hướng dẫn. Do ựó công ty nên tổ chức các công việc liên quan ựến ựào tạo như sau:
3.2.2.1 Hoàn thiện quy trình ựào tạo
Công ty cần xây dựng phòng phụ trách chuyên trách về ựào tạo nghiệp vụ cho nhân viên, về ựội ngũ giảng dạy, công ty cần mạnh dạn tuyển chọn các giảng viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm thực tiễn nhiều năm trong ngành sản xuất kinh doanh trong nước và quốc tế, nhằm nâng cao chất lượng trong công tác ựào tạo.
Cần phải căn cứ vào bảng mô tả công việc và bảng chi tiết công việc, dựa vào những bảng này mà khi tuyển nhân viên mới sẽ biết rõ nhân viên ựó còn thiếu những kỹ năng gì. Trên cơ sở bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn ựánh giá năng lực của từng vị trắ, người quản lý trực tiếp sẽ so sánh yêu cầu cần có về kiến thức, kỹ năng công việc và năng lực, trình ựộ chuyên môn thực tế của mỗi người ựể ựào tạo ựạt hiệu quả nhất.
Việc ựào tạo không chỉ ựối với các nhân viên mới mà phải ựào tạo các nhân viên cũ, hiện tại công ty chưa quan tâm nhiều công tác quy hoạch dài hạn ựối với nhân viên hiện có, chưa xác ựịnh lộ trình và các tiêu chắ ựể nhân viên tự phấn ựấu, ựào tạo ựể ựạt ựược vị trắ ựó. Vì vậy, cần phát hiện những nhân viên xuất sắc có thành tắch công tác tốt, có ưu ựiểm nổi bật từ ựó ựưa ra lộ trình ựào tạo, bồi dưỡng dài hạn ựặc biệt nhằm phát huy hiệu quả tối ựa nguồn nhân lực hơn nữa là chuẩn bị ựội ngũ lãnh ựạo trong tương lai.
3.2.2.2 Tổ chức ựánh giá sau ựào tạo
Hiện nay công tác ựánh giá hiệu quả sau ựào tạo của công ty chưa ựược thực hiện, vì vậy công việc này cần ựược thực hiện sớm.
Việc ựánh giá sau ựào tạo giúp cho công ty nhận biết ựược công tác ựào tạo có ựạt ựược mục tiêu ựề ra hay không, từựó cải tiến quy trình ựào tạo. Hiệu quả của việc ựào tạo như thế nào, có ựem lại những kết qụả như mong muốn và chi phắ ựào tạo ựã bỏ ra có hiệu quả hay không.
Công tác ựánh giá sau ựào tạo cần ựược thực hiện như sau:
- Ngay sau khi kết thúc khóa ựào tạo, mỗi học viên phải làm bài kiểm tra kết thúc khóa học, ựối với nhân viên mới nếu ựạt yêu cầu công ty sẽ tiếp nhận và bố trắ công tác, những nhân viên cũ chưa ựạt phải tiếp tục tham gia khóa ựào tạo sau. Những nhân viên ựạt yêu cầu ựược cấp chứng chỉ hoàn thành khóa học.
- So sánh tổng chi phắ ựã bỏ ra cho khóa học với những kết quả mà khóa ựào tạo mang lại cho công ty. Việc lượng hóa công tác ựào tạo là việc làm khó, không thể tắnh chắnh xác hiệu quả thực mà nó mang lại, cần có các tiêu chắ ựánh giá cụ thể, như chuyên môn nhân viên ựược tăng lên như thế nào, chỉ tiêu hài lòng của khách hàng,doanh sốẦ sau khi nhân viên ựược tham gia khóa học, doanh thu và lợi nhuận so với cùng kỳ năm trước.
- Việc ựánh giá sau ựào tạo cũng nên ựưa vào bảng ựánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên như là một chỉ tiêu ựánh giá ựể nhân viên ựầu tư và ựộng lực nhiều hơn.
3.2.2.3 đánh giá kết quả công việc qua KPI chức năng ựào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Với chi phắ ựào tạo cần duy trì và mở rộng chắnh sách ựào tạo ựể có nhiều cơ