- Mục tiêu tổng quát:
Với mục tiêu xây dựng công ty Thiên Long trở thành tập ựoàn văn phòng phẩm số 1 tại Việt Nam và hàng ựầu tại đông Nam Á với nhiều sản phẩm ựa dạng, phong phú và hiện ựại ựáp ứng cao nhu cầu khách hàng, mang lại giá trị lợi ắch bền vững cho cổựông, tắch cực ựóng góp sự phát triển cộng ựồng. Công ty cổ phần Tập ựoàn Thiên Long xác ựịnh nguồn nhân lực là một trong các chiến lược quan trọng ựể tăng năng suất, chất lượng và hiệu quả.
-Mục tiêu cụ thể:
+ Xây dựng ựội ngũ lãnh ựạo giỏi, nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao. + Thu hút và tuyển dụng nhân viên theo ựúng tiêu chuẩn, ựáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của công ty trong tương lai.
+ Xây dựng tiêu chuẩn ựào tạo cán bộ quản lý các kỹ năng lãnh ựạo, nghiệp vụ chuyên môn cao.
+ Tổ chức ựào tạo nâng cao trình ựộ cho nhân viên hiện có tại công ty, tạo mọi ựiều kiện thuận lợi ựể nhân viên phát triển tối ựa các năng lực cá nhân. + Xây dựng chắnh sách lương ,thưởng thắch hợp ựể nhân viên cống hiến lâu dài cho công ty, nhằm giữ các nhân viên giỏi hiện có và thu hút thêm bên ngoài.
+ Hoàn thiện công tác hoạch ựịnh nguồn nhân lực giúp công ty chủ ựộng trong công việc ựáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực ngày càng tăng do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh
+ Xây dựng các tài liệu liên quan ựến bảng mô tả công việc , bảng tiêu chuẩn công việc cho từng vị trắ công tác trong công ty, từ ựó có thể tuyển dụng
nhân viên theo yêu cầu cho từng vị trắ và có thể thuyên chuyển những vị trắ không ựáp ứng ựược yêu cầu.
+ Hoàn thiện công tác ựào tạo, nhằm xây dựng ựội ngũ nhân viên ựủ năng lực chuyên môn có thể ựáp ứng cho các phòng, bộ phận theo yêu cầu công việc trong tương lai
+ đề xuất giải pháp ựánh giá nhân viên ựịnh kỳ chuẩn xác hơn và có căn cứ theo phương pháp lượng hóa công việc bằng các chỉ tiêu công việc cụ thể cho từng vị trắ công việc, từựó có chắnh sách ựãi ngộ, khen thưởng thắch hợp cho các nhân viên có thành tắch tốt trong công việc và ựề ra biện pháp ựối với các nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ.
+ Hướng Thiên Long ựến một tổ chức có bản sắc văn hóa riêng, với ựội ngũ lãnh ựạo có phẩm chất tốt, tận tụy công việc và thân thiện với nhân viên, ựội ngũ cán bộ nhân viên gắn bó với công ty.
3.2 CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP đOÀN THIÊN LONG
Qua phân tắch, ựánh giá thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Thiên Long, theo tác giảựể hoàn thiện công tác này cần thực hiện nhóm biện pháp sau:
3.2.1 Nhóm biện pháp hoàn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực 3.2.1.1 Hoạch ựịnh nguồn nhân lực
Việc hoạch ựịnh nguồn nhân lực tại Thiên Long hiện ựã có thực hiện nhưng chưa ựáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực về lâu về dài, cũng như chưa ựảm bảo cả về số lượng lẫn chất lượng cán bộ nhân viên cho nhu cầu các phòng, bộ phận ựể thực hiện nhiệm vụ chiến lược cho công ty mục tiêu cụ thể là trở thành công ty số 1 Việt Nam và hàng ựầu ởđông Nam Á.
để hoạch ựịnh nguồn nhân lực của Thiên Long một cách hệ thống, khoa học và chắnh xác, trước hết công ty cần khảo sát, ựiều tra toàn diện thực trạng nguồn nhân lực với các nội dung chủ yếu như sau:
- đánh giá thực trạng nguồn nhân lực ựang làm việc tại các phòng, bộ phận trong toàn công ty trong ựó tập trung nguồn nhân lực có chuyên môn sâu, tay nghề cao, sáng tạo và trắ tuệựể có thể tạo sản phẩm cạnh tranh các nước khu vực và trên thế giới
- điều tra nguồn cung cấp nhân lực từ bên ngoài như các trường đại học, Cao đẳng và nguồn từ các doanh nghiệp khác
- Khảo sát mức ựộ thỏa mãn của người lao ựộng ở các mặt ựã ựược tìm hiểu ựánh giá thực trạng trong chương 2, từ ựó dự báo mức ựộ sẵn sàng gắn bó cho sự phát triển công ty trong tương lai
3.2.1.2 Phân tắch công việc
Công ty cần thực hiện phân tắch công việc cho mỗi công việc, qua ựó xác ựịnh rõ ựiều kiện tiến hành, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, kỹ năng cần có ựể thực hiện công việc. đây là công việc quan trọng cần thực hiện, nếu thực hiện tốt công tác này sẽ biết ựược thực trạng hiện có và nhu cầu cần cho công việc ựể ựiều chỉnh chắnh sách thu hút và ựào tạo nguồn nhân lực cần thiết ựáp ứng cho công ty
Quá trình phân tắch công việc lần lượt thực hiện qua các bước như sau: - Xác ựịnh mục ựắch của phân tắch công việc
- Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn
- Lựa chọn phần việc ựặc trưng ựể phân tắch công việc - Thu thập thông tin phân tắch công việc
- Kiểm tra mức ựộ chắnh xác của thông tin
- Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Qua khảo sát thực tế cũng như tham khảo quy trình làm việc của nhân viên trong công ty, tác giả tập trung xây dựng và ựề xuất bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cụ thể cho chức danh là : giám sát bán hàng
Bảng 3.1: Bảng mô tả công việc của giám sát bán hàng Chức danh công việc: Giám sát bán
hàng
Phòng: Phát triển kinh doanh
Mã số công việc: 001/TL-GSBH-MTCV Tóm tắt công việc:
- Tổ chức ựiều hành, huấn luyện hoạt ựộng bán hàng cho ựội ngũ nhân viên bán hàng
- Xây dựng kế hoạch hành ựộng trong phạm vi quản lý ựể hoàn thành các chỉ tiêu doanh thu, doanh số, cơ cấu sản phẩm, ựộ bao phủ thị trường
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, ựịnh hướng khách hàng theo chiến lược công ty
- Phân tắch tổng hợp số liệu bán hàng, tình hình thị trường nhằm dự báo quy mô thị trường và ựịnh hướng thị trường trên phạm vi quản lý
- Duy trì, ựánh giá và phát triển hệ thống nhà phân phối trên phạm vi quản lý - Tiếp nhận và xử lý thắc mắc, khiếu nại của khách hàng
-Triển khai, giám sát các chương trình tiếp thị, hỗ trợ bán hàng
- đề xuất các chương trình hỗ trợ, khuyến mãi
Trách nhiệm chắnh:
-Thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh trong phạm vi quản lý - Công nợ của khách hàng
- Hình ảnh , thương hiệu công ty trong phạm vi quản lý - Hệ thống kênh phân phối
- Các chương trình khuyến mãi, hỗ trợ bán hàng - Huấn luyện và ựào tạo nhân viên
- Báo cáo ựịnh kỳ
Quyền hạn:
-Trực tiếp phân công, chỉựạo công việc nhân viên bán hàng
- Tham mưu, ựề xuất giải pháp nhằm ựóng góp cho chiến lược công ty cũng như các chắnh sách ựể nâng cao hiệu quả hoạt ựộng của công ty
Bảng 3.2 Bảng tiêu chuẩn công việc của giám sát bán hàng Chức danh công việc: Giám
sát bán hàng
Phòng: Phát triển kinh doanh
Mã số công việc: 001/TL-GSBH-TCCV
STT Tiêu Thức Tiêu Chuẩn
1 Kiến thức chuyên môn -Tốt nghiệp ựại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, hoặc liên quan
- Am hiểu lĩnh vực kinh doanh, tiếp thị, bán hàng 2 Ngoại ngữ -Anh văn: khá, giỏi
3 Vi tắnh Sử dụng thành thạo phần mềm vi tắnh văn phòng 4 Kinh nghiệm 1-2 năm kinh nghiệm vị trắ tương ựương
5 Kỹ năng khác -Kỹ năng trình bày tốt, diễn ựạt dễ hiểu - đánh giá và ựộng viên nhân viên 6 Phẩm chất -Linh hoạt, trung thực, thân thiện
3.2.1.3 Hoàn thiện công tác tuyển dụng
để hoàn thiện công tác tuyển dụng cần chú ý thực hiện các công việc như sau:
Xác ựịnh nguồn cung cấp nhân sự: tùy theo vị trắ cần tuyển ựể ưu tiên tuyển dụng bên trong hoặc bên ngoài công ty, cần nhân viên kinh nghiệm hay sinh viên mới ra trường nhằm tạo ựiều kiện thuận lợi thu hút nhân viên giỏi qua các kênh tuyển dụng rộng rãi. Bên cạnh ựó, trước khi thực hiện tuyển dụng nhân viên mới
theo yêu cầu cần ưu tiên ựánh giá tác ựộng ựến hiệu quả kinh doanh có thể xem xét các biện pháp như: bố trắ lực lượng hiện có, tăng ca, tăng giờ làm việc, theo dõi sự tiến bộ của nhân viên ựể tạo cơ hội cho nhân viên thăng tiến nghề nghiệp, cạnh tranh lành mạnh cùng phát triển. Sau khi thực hiện các biện pháp trên vẫn không giải quyết vấn ựề thì bắt ựầu quá trình tuyển dụng nhân viên mới
Trước hết cần bổ sung công tác tuyển dụng là xây dựng cơ sở dữ liệu cho phỏng vấn và thực hiện hai vòng phỏng vấn: vòng một là phỏng vấn các kỹ năng , vòng hai là phỏng vấn chuyên môn
Sơựồ 3.1: Quy trình tuyển dụng ựề xuất Bổ sung thủ tục tiếp nhận Thử việc Chấm dứt hợp ựồng Quyết ựịnh tuyển dụng đạt không Trả hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ đạt không Nhận và nghiên cứu hồ sơ
Thông báo tuyển dụng trong nội bộ và bên ngoài Trả hồ sơ Trả hồ sơ đánh giá lựa chọn Phỏng vấn vòng 2 đạt không
Xác ựịnh nguồn cung bên trong hay bên ngoài công ty Hoạch ựịnh nhân lực các
phòng, ban
Nhu cầu nhân viên cần tuyển Thẩm ựịnh lại nhu cầu
Lập kế hoạch, chi phắ tuyển dụng
đánh giá sau thử việc
Theo quy trình tuyển dụng tác giảựề xuất, các bước công việc phải thực hiện như sau:
-Bước 1: Hoạch ựịnh nhân lực các phòng, ban.
Công việc này do các phòng ban, công ty trong toàn Tập ựoàn có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận, chi nhánh, phòng ban cung cấp, phòng nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, ựánh giá lại nhu cầu sử dụng nhân lực, ựánh giá giải pháp thuyên chuyển công tác trong nội bộ hay tăng giờ, bố trắ lại công việc qua việc lập bảng phân tắch công việc, bảng tiêu chuẩn công việc, sau ựó xác ựịnh số lượng cần tuyển, chi phắ và thời gian cần sử dụng.
-Bước 2: Nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng.
Xác ựịnh nhân lực các bộ phận, phòng hiện có và dự kiến mở rộng sau khi xác ựịnh ựược nhu cầu nhân viên cần tuyển cho các vị trắ, công việc sắp tới sẽ có yêu cầu tuyển dụng báo cáo, ựề xuất ựến phòng nhân sự.
-Bước 3: Thẩm ựịnh.
Giám ựốc khối hành chắnh nhân sự xem xét yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra ựịnh biên, tiêu chuẩn, phản hồi thông tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình ban tổng giám ựốc duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả lời bằng văn bản cho các ựơn vị phòng,bộ phận ựề xuất tuyển dụng
-Bước 4: Kế hoạch tuyển dụng.
Khối hành chắnh nhân sự trình Tổng giám ựốc ký duyệt ựề xuất tuyển dụng. Khi Tổng giám ựốc ựã ký duyệt, văn bản yêu cầu tuyển dụng ựược chuyển về bộ phận tuyển dụng, khối hành chắnh nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch
-Bước 5: Xác ựịnh nguồn cung cấp & thông báo tuyển dụng.
Thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao ựộng, xác ựịnh nguồn cung cấp lao ựộng cho công ty, ưu tiên nguồn nhân lực nội bộ từ các phòng ban, công ty của tập ựoàn, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên tại ựơn vị. đồng thời, có
công khai tuyển dụng từ bên ngoài ựể thu hút ựược nguồn lực ựạt chất lượng cao ựáp ứng nhiệm vụ mới.
-Bước 6: Nhận và nghiên cứu hồ sơ.
Phòng nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ, chuyển trả hồ sơ không ựạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời phỏng vấn sơ bộ, các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như:
Về mặt hình thức:
+ Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trắ tham dự tuyển dụng, họ tên ứng viên và các thông tin cụ thể của cá nhân ựể công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
+ Các giấy tờ cần thiết phải ựược sắp xếp gọn gàng theo thứ tự cụ thể của một bộ hồ sơ xin việc theo quy ựịnh.
Về mặt nội dung:
+ Hồ sơ phải thể hiện ựược trình ựộ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu cần tuyển dụng thông qua phần trình bày của ựơn xin việc và sơ yếu lắ lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
+ Ứng viên phải ựược xác nhận có ựủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe ựã ựược xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Các tiêu chuẩn khác:
+ Xét tuyển sẽ ựược ưu tiên ựối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, có kinh nghiệm quản lý các dự án lớn hay có quá trình hoạt ựộng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
+ Hồ sơ ứng tuyển của ựợt tuyển dụng trước sẽựược ưu tiên xem xét lại. + Hồ sơ ứng viên ựược ưu tiên theo thứ tự: kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc hay ựã từng quản lý các dự án lớn.
-Bước 7: Phỏng vấn sơ bộ
Các ứng viên ựều phải làm bài kiểm tra sơ vấn, khi ứng viên ựã hoàn thành bài kiểm tra, phòng nhân sự sẽ thông báo cho phòng ban liên quan ựến nhận hồ sơ, ựề thi và bài kiểm tra của ứng viên, (nếu bài kiểm tra của ứng viên ựược thực hiện trên máy vi tắnh thì bộ phận tuyển dụng sẽ gửi E-mail trực tiếp ựến người có trách
nhiệm chấm bài). Chấm ựiểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, ựiểm, kết quả ựánh giá cho phòng nhân sự, nếu ựạt, phòng nhân sự phối hợp cùng trưởng phòng sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn còn nếu không ựạt sẽ thông báo loại, hoàn trả hồ sơ.
-Bước 8: Phỏng vấn chuyên môn (Phỏng vấn lần 2).
+ Nếu tuyển các chức danh nhân viên hay chuyên viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: phòng nhân sự và trưởng phòng có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham dự.
+ Nếu tuyển các chức danh trưởng phòng, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: phòng nhân sự và giám ựốc khối, giám ựốc công ty có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham dự.
+ Nếu tuyển các chức danh giám ựốc khối, giám ựốc công ty thì thành viên tham gia phỏng vấn gồm: ban tổng giám ựốc, giám ựốc khối hành chắnh nhân sự, chuyên viên cao cấp hoặc người ựược tổng giám ựốc ựề cử tham gia phỏng vấn.
-Bước 9: đánh giá lựa chọn
Chọn ứng viên ựạt yêu cầu và gởi trả hồ sơ ứng cử viên không ựạt sau ựánh giá. Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải ựưa ra kết quả ựánh giá riêng và sau ựó trao ựổi thống nhất.
-Bước 10: Bổ sung thủ tục tiếp nhận
Căn cứ vào kết quả phỏng vấn phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên ựạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng ựiện thoại và thông báo bằng văn bản. Phòng nhân sự phối hợp cùng các trưởng các phòng hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chắnh sách...của công ty qua buổi ựào tạo hội nhập.
-Bước 11: Bàn giao thử việc
Phòng nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho trưởng phòng ban, chi nhánh hoặc người trực tiếp quản lý