Phân tích công vi c là m t công c qu n tr ngu n nhân l c c b n nh t, giúp nhà qu n tr xây d ng b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c. ây là tài li u quan tr ng đ c s d ng đ làm c s cho công tác ho ch đ nh ngu n nhân l c, tuy n d ng, ch n l a, đào t o và phát tri n, đánh giá nhân viên, xác đ nh giá tr công vi c và tr công, khen th ng.
Nh th c tr ng đ c phân tích ch ng 2, B ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c công ty đang s d ng đ c g i là b ng mô t và h ng d n công vi c. B ng này v n còn m t s h n ch , vì v y tác gi xin đ xu t hoàn thi n công tác phân tích công vi c m t s n i dung nh sau:
- C n xây d ng b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c riêng bi t.
- xu t quy trình phân tích công vi c đ th c hi n hoàn thi n b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c.
- xu t bi u m u cho b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c Sau đây là n i dung chi ti t cho các đ xu t trên:
Hình 3.1: Quy trình phơnătíchăcôngăvi c
(Ngu n: Tác gi d a theo Nguy n H u Thân)
B c 1: Xác đ nh m c đích s d ng thông tin phântích công vi c đ xác đ nh cách th c thu th p thông tin h p lý.
B c 2: Thu th p thông tin c b n có s n trên c s s đ t ch c, b ng mô t công vi c hi n đang s d ng, …
B c 3:L a ch n các công vi c tiêu bi u: Vi c này nh m ti t ki m th i gian khi có nhi u công vi c t ng t nhau.
B c 4:Thu th p thông tin phân tích công vi c: B c này s d ng các ph ng pháp đư đ c l a ch n b c 2 đ ti n hành thu th p thông tin liên quan đ n các ho t đ ng, thái đ ng x , đi u ki n làm vi c…
B c 5:Ki m tra l i thông tin v i các thành viên: Các thông tin thu th p đ c c n ki m tra l i v m c đ chính xác và đ y đ thông qua chính các nhân viên đ m nh n công vi c đó và c p qu n tr tr c ti p c a nhân viên đó.
Xác đ nh m c đích s d ng thông tin phân tích công vi c
Thu th p thông tin c b n
L a ch n các công vi c tiêu bi u
Thu th p thông tin phân tích công vi c
Ki m tra l i thông tin v i các thành viên
Tri n khai b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c
B c 6:Tri n khai b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c: Sau khi hoàn thành phân tích công vi c, ti p t c ti n hành xây d ng b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c.
- xu tbi u m u cho b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c: Qua xem xét và phân tích b ng mô t và h ng d n công vi c c a công ty, tác gi xin đ xu t tách b ng mô t và h ng d n thành b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c riêng bi t và đ xu t bi u m u 2 b ng này.
đáp ng các yêu c u c a công ty đ i v i công tác phân tích công vi c nh dùng cho ho ch đ nh ngu n nhân l c, tuy n d ng, ào t o và phát tri n, đánh giá k t qu th c hi n công vi c…, Tác gi đ xu t thành ph n n i dung đ i v i 2 b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c m i nh sau:
- B ng mô t công vi c c n có các n i dung sau (Tác gi d a theo Tr n Kim Dung, 2013):
+ Nhân di n công vi c:
Tên công vi c; mư s công vi c; c p b c công vi c; tên nhân viên th c hi n công vi c; cán b lưnh đ o giám sát th c hi n công vi c.
+ Tóm t t công vi c:
N i dung này c n mô t tóm t t v công vi c và các yêu c u tóm t t đ i v i ng i th c hi n công vi c này.
+ Các m i quan h trong th c hi n công vi c:
N i dung c n th hi n rõ m i quan h c a c p trên, c p d i c a ch c danh th c hi n công vi c, M i quan h c a ch c danh đó bên ngoài công ty.
+ Ch c n ng và trách nhi m trong công vi c:
N i dung c n nêu các ch c n ng chính c a ch c danh công vi c, ng v i m i ch c n ng chính đó c n th hi n rõ các công vi c c n ph i đ c th c hi n. T ng t đ i v i trách nhi m trong công vi c t ng ng v i nó là nh ng nhi m v c th đ hoàn thành trách nhi m đó.
N i dung c n xác đ nh đ c ph m vi, quy n h n c a ch c danh đó trong các quy t đ nh liên quan nh nhân s , tài chính, …
+ Tiêu chu n m u trong đánh giá nhân viên th c hi n công vi c:
N i dung c n nêu rõ các tiêu chu n gì c n đ t đ c khi th c hi n công vi c. Ví d , đ i v i nhân viên bán hàng thì danh s ph i đ t đ c trong m t th i gian nh t đ nh là bao nhiêu, ph i th c hi n đ c bao nhiêu cu c g i cho khác hàng, doanh thu ph i đ t đ c bao nhiêu, th c hi n báo cáo nh th nào.
+ i u ki n làm vi c:
N i dung th hi n các đi u ki n làm vi c nh : Kh n ng t ng ca, làm thêm gi …
- B ng tiêu chu n công vi c c n có các n i dung sau:
+ Trình đ v n hóa, chuyên môn, trình đ ngo i ng có liên quan đ n công vi c;
+ Yêu c u v kinh nghi m công tác;
+ Các k n ng làm vi c v i ng i khác, v i máy móc thi t b , v i thông tin, d li u;
+ Yêu c u v các ph m ch t cá nhân c n thi t đ đ m b o th c hi n công vi c thành công;
+ Yêu c u v các đ c đi m cá nhân.
C n c vào b ng mô t và h ng d n công vi c c a công ty, tác gi đ xu t s d ng m u b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c nh ph l c 7 và 8. 3.2.1.3. Tuy n d ng
Theo k ho ch c a công ty, trong th i gian t i công ty s đ u t nhà x ng và thi t b s n xu t hi n đ i đ nâng công su t lên g p 3 l n, nh ng v n gi nguyên s l ng nhân viên hi n có. Vì v y, trong th i gian s p t i công tác tuy n d ng s không g p nhi u áp l c nh ng v n ph i đ m b o duy trì s l ng lao đ ng hi n có. Tuy nhiên theo phân tích th c tr ng công tác tuy n d ng, Quy trình tuy n d ng đư đ c công ty xây d ng và s d ng nh ng còn m t s đi m không đ c phù h p nên
tác gi đ xu t quy trình tuy n d ng m i và đi u ch nh m t s n i dung chi ti t. i v i quy trình c a công ty, tác gi xin b sung 2 b c:
- K ho ch tuy n d ng: Phòng Nhân s xây d ng k ho ch tuy n d ng và trình Ban Giám đ c phê duy t c n c theo ho ch đ nh nhu c u nhân l c c a các phòng, ban và nhu c u nhân l c th c t .
- Ki m tra, tr c nghi m: Sau b c ph ng v n thì công ty nên áp d ng hình th c ki m tra, tr c nghi m nh m ch n l a ng viên phù h p nh t. N i dung bài ki m tra, tr c nghi m công ty nên thi t k đ ki m tra các ki n th c c b n, kh n ng th c hành và m t s kh n ng đ c bi t nh trí thông minh, s khéo léo, th l c…c a ng viên. V nhân s ph trách thì Phòng nhân s và Tr ng phòng c a b ph n có nhu c u tuy n d ng s ph i h p chu n b bài ki m tra ho c bài tr c nghi m.
Ngoài ra, tác gi xin đ xu t đi u ch nh m t s n i dung chi ti t trong quy trình tuy n d ng nh sau:
- i v i b c 1: Chu n b h s tuy n d ng, công ty c n thành l p h i đ ng tuy n d ng. Thành ph n c a h i đ ng bao g m: i di n Phòng Nhân s , Tr ng phòng c a b ph n có nhu c u tuy n d ng và i di n Ban giám đ c. i v i thành ph n là i di n ban giám đ c thì có th tham gia các b c: Ph ng v n đ t 1, ki m tra, tr c nghi m, ph ng v n đ t 2 ho c ch c n tham gia b c ph ng v n đ t 2 tùy theo v trí tuy n d ng có quan tr ng hay không.
- i v i b c 7 (Sàng l c ng viên ph ng v n đ t 2): b c này, H i đ ng tuy n d ng s tham gia v iđ y đ thành ph n.
- i v i b c 9 (H ng d n th vi c): Nhân s ph trách công tác h ng d n th vi c nên giao cho Tr ng phòng c a b ph n s ti p nh n ng viên vào làm vi c thay cho Tr ng phòng kinh doanh. B i vì, vi c h ng d n công tác th vi c n u ch giao cho Phòng kinh doanh thì s b khó kh n trong công tác giao vi c, ki m tra k t qu th c hi n công vi c hay khó kh nh ng d n nhân s m i.
- Các b c còn l i theo nh quy trình c a công ty thì n i dung v n gi nguyên nh ph n th c tr ng đư trình bày.
Qua các ý đ xu t trên, Tác gi b sung 2 b c vào quy trình tuy n d ng hi n t i c a công ty: B c s 1: K ho ch tuy n d ng và B c 6: Ki m tra, tr c nghi m.
Quy trình tuy n d ng đ c tác gi trình bày nh sau: Xem ph l c 4. 3.2.1.4. Phân công và b trí công vi c
Nh phân tích th c tr ng công tác phân công và b trí công vi c ch ng 2, công tác này còn nhi u h n ch làm nh h ng đ n n ng su t lao đ ng và kh n ng c ng hi n c a nhân viên. ng th i ch a phát huy đ c tính sáng t o c a nhân viên. Vì v y công tác này ph i đ c hoàn thi n ngay đ có th kh c ph c các h n ch này.
Tr c h t, công ty c n hoàn thi n b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c cho t t c các v trí trong công ty. Sau đó, công ty t ch c đánh giá l i nhân viên theo b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c. T đó ti n hành phân công và b trí công vi c cho phù h p.
3.2.2. V ch c n ng ào t o- phát tri n ngu n nhân l c
T th c tr ng ch c n ng ào t o ậ phát tri n ngu n nhân l c đư phân tích ch ng 2, đa s CBNV cho r ng công ty ch a t o đi u ki n cho CBNV tham gia các khóa đào t o theo yêu c u công vi c, ch a th c hi n vi c xác đ nh nhu c u đào t o và ch a th c hi n đánh giá hi u qu đào t o kh c ph c các h n ch nêu trên, tác gi đ xu t m t s n i dung hoàn thi n ch c n ng đào t o và phát tri n ngu n nhân l c nh sau:
3.2.2.1. Xác đnh nhu c u đào t o
Nh th c tr ng đư trình bày ch ng 2, Công tác đào t o c a công ty ch m i đáp ng đ c yêu c u t i thi u trong th c hi n công vi c, công tác đào còn nhi u h n ch và ch a đ c th c hi n đúng m c. Công tác này ch m i d ng l i công tác đào t o ban đ u trong quá trình th vi c. Công ty ch a t ch c đ c các khóa h c đ b i d ng và nâng cao k n ng tay ngh cho CBNV. Vì v y đ i v i công ty, đ th c hi n đ c m c tiêu và k ho ch s n xu t kinh doanh đư đ ra, nh t thi t ph i th c hi n vi c xác đ nh nhu c u đào t o, có k ho ch và ch ng trình đào t o
h p lý. xác đ nh nhu c u đào t o công ty c n ph i ti n hành phân tích nhu c u đào t o ba m t: phân tích t ch c, phân tích nhi m v và phân tích con ng i (Nguy n Vân i m, 2011):
Phân tích t ch c: Xem xét chi n l c s n xu t kinh doanh và ngu n l c s n có và s ng h c a Ban Giám đ c đ i v i ho t đ ng đào t o đ đ ra đ c ho t đ ng đào t o h p lý. C n c vào c c u t ch c, các k ho ch nhân l c xác đ nh s l ng CBNV, v trí và k n ng ki n th cc n đào t o.
Phân tích nhi m v : Công ty xác đ nh nhi m v quan tr ng, ki n th c, k n ng và hành vi c a CBNV c n đào t o đ giúp h hoàn thành nhi m v t t h n.
Phân tích con ng i: Thông qua công tác đánh giá k t qu th c hi n công vi c đ xác đ nh nh ng h n ch c a CBNV trong th c hi n công vi c. ng th i d a vào phân tích công vi c xác đ nh xem các nhân viên có nh ng h n ch y u kém là do b thi u h t v nh ng k n ng, ki n th c và n ng l c hay là do nguyên nhân nào khác. T đó xác đ nh đ c ai là ng i c n ph i đ c đào t o, và s s n sàng tham gia đào t o c a h .
Sau khi xác đ nh đ c thông tin nhu c u đào t o, công ty c n xác đ nh m c tiêu đào t o hay nh ng mong mu n đ i v i đ u ra c a quá trình đào t o. Ti p theo công ty d a vào nh ng m c tiêu này đ xây d ng ch ng trình đào t o, n i dung đào t o, cách th c ti n hành, th i gian, đ i t ng tham gia đào t o, các ki n th c, k c n đ t đ c sau khi đào t o. Các b c c a quy trình đào t o đư nêu ra trên đây, Tác gi đ xu t quy trình đào t o nh sau: Xem ph l c 5.
Ngoài ra, công ty c ng c n chú ý đ n th t u tiên cho các nhu c u đào t o thông qua chi n l c c a công ty, nhu c u hi n t i c a nhân viên và th c t công vi c. Trong các công tác li t kê đây, công ty c n chú ý đ n vi c l a ch n các hình th c đào t o cho phù h p, n u th c hi n t t công tác này s giúp đ t đ c hi u qu đào t o cao và lo i tr nh ng chi phí không c n thi t khi l a ch n sai hình th c đào t o. Vì v y, khi l a ch n các hình th c đào t o c n đ m b o nguyên t c: Chi phí th p nh t nh ng hi u qu mang l i cao nh t. đ m b o đ c nguyên t c này, công ty c n phát huy cách th c t ch c đào t o đang đ c áp d ng t i công ty, đó là
ào t o t i n i làm vi c,trong đó ngoài hình th c kèm c p t i ch , công ty nên xem xét và có các k ho ch t ch c khóa đào t o chính th c trong công ty b ng cách