In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
c) Phần mềm kế toán của phòng sử dụng hệ thống phần mềm kế toán ASIA Accounting 2005.
* Phân hệ của hệ thống:
- Hệ thống phần mềm kế toán ASIA Accounting 2005 được chia thành phần hệ thống và 7 phân hệ:
+ Hệ thống là nơi khai báo và quản lý các thông tin liên quan đến toàn bộ hoạt động của chương trình khai báo và phân quyền người sử dụng, tạo mới, lưu trữ, bảo trì số liệu, các màn hình nhập chứng từ …
+Tổng hợp: có thể dùng như một phân hệ độc lập hay liên kết thống nhất với các phân hệ khác. Dùng để lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
+Tiền mặt, ngân hàng : theo dõi và lên báo cáo việc thu chi tiền mặt, TGNH.
+Bán hàng: theo dõi và lên báo cáo việc bán hàng và công nợ phải thu. +Mua hàng: theo dõi việc mua hàng và công nợ phải trả
SỔ KẾ TOÁN- Sổ tổng hợp - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
+Hàng tồn kho: theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của công ty
+TSCĐ: khai báo tài sàn cố định, tính khấu hao và phân bổ tài sản cố định. d) Sơ đồ chứng từ trên máy vi tính
Hình 3.3. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ trên mày vi tính Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra và mã hóa các thông tin kế toán. Các chứng từ đã được mã hóa sẽ nhập vào cơ sở dữ liệu có đầy đủ thông tin máy tính có thể tự đông truy cập số liệu theo chương trình kế toán cài đặt để vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết theo từng đới tượng đã được mã hóa. Cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán sau đó in sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và các báo cáo.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán, kế toán lập Sổ nhật ký chung .Căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái .Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập sổ nhật ký được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng kế toán phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ nhật ký đặc biệt, tính tổng số phát sinh
Bảng báo cáo
tài chính Bảng cân đối phát sinh Chứng từ gốc
Nhập dữ liệu
Cơ sở dữ liệu
Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ KT Chi
ti tế Chứng từ phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh, bổ sung Mã hóa thông tin
Bảng tổng hợp
nợ, tổng pháp sinh có và số dư của từng tài khoản trên số cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên Bảng tổng hợp chi tiết phải bằng nhau và tổng số tiền phát sinh trên sổ cái
e) Chuẩn mực và chế độ kế toán
- Kế toán của phòng vừa và nhỏ ban hành theo Quyết Định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc niên độ kế toán vào ngày 31/12 hàng năm.
- Ngôn ngữ sử dụng trong ghi chép kế toán: Tiếng Việt Nam. - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Phương pháp kế toán thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Tức thời
- Phương pháp tính hàng tồn kho: Nhập trước - xuất trước. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng
3.1.5. Danh mục chứng từ sổ sách kế toán tại đơn vị
3.1.5.1. Chứng từ, thủ tục