II. Thực trạng giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận
2. Quy trình giao nhận hàng hoá bằng đường biển tại công ty
2.1. Nhận thông tin khách hàng từ bộ phận Sales của Logistics hoặc từ bộ phận chứng từ chuyển qua
Bộ phận Sales của Logistics sau khi ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng sẽ chuyển thông tin khách hàng cho bộ phận Operation để tiến hành giao dịch thực hiện dịch vụ.
Đối với những lô hàng do bộ phận giao nhận đường biển gửi Phiếu yêu cầu thực hiện dịch vụ, chứng từ lô hàng sẽ được người phụ trách chứng từ trực tiếp nhận và kiểm tra. Sau đó, người phụ trách chứng từ sẽ chuyển hồ sơ và thông tin khách hàng cho Giám sát Bộ phận giao nhận để phân công thực hiện lô hàng.
Khi đã có thông tin về khách hàng của AA, bộ phận giao nhận dưới sự phân công của Giám sát bộ phận, sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng để lấy thông tin về lô hàng, yêu cầu khách hàng fax bản chứng từ để kiểm tra 2 ngày trước ngày hàng đến hoặc 1 ngày trước ngày xuất hàng. Sau đó bộ phận giao nhận chuyển cho người lập chứng từ Double check và chuẩn bị hồ sơ. [8]
2.2. Tìm hiểu hồ sơ khách hàng
32auk hi kiểm tra chứng từ copy của lô hàng đầy đủ và hợp lệ, nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu người phụ trách chứng từ cùng kiểm tra và lập hồ sơ.
Đối với những lô hàng có trục trặc về khâu chứng từ hoặc về hàng hoá, nhân viên giao nhận phải thông báo cho Giám sát bộ phận biết tình hình, phối hợp với khách hàng khắc phục thiếu sót hoặc tìm cách tháo gỡ. Khi có khả năng phát sinh chi phí thực hiện lô hàng, giám sát bộ phận sẽ thông báo với Bộ phận Sales để báo lại giá và cùng khách hàng thống nhất cách xử lý. [8]
2.3. Tiến hành thủ tục cần thiết để giao nhận hàng hoá
Ngay lập tức khi nhận được Thông báo hàng đến hoặc chứng từ hàng xuất phải đên gặp khách hàng để lấy chứng từ gốc (đối với hàng nhập), hoặc lấy chữ ký của người có thẩm quyền phía khách hàng (đối với hàng xuất) để hoàn tất hồ sơ khai báo hải quan. Khi giao nhận chứng từ gốc với khách hàng phải có Document Delivery Note, hai bên ký nhận và mỗi bên giữ một bản.
Nhân viên giao nhận phải kiểm tra lần cuối Hồ sơ trước khi nộp cho Hải quan, và là người ký vào phần “Last checked on” trên bản Import/Export clearance – Cover page and Check list. Nhân viên giao nhận và nhân viên lập chứng từ cùng liên đới chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hồ sơ, đặc biệt là về mặt tài chính nếu phát sinh gây ra do lỗi chuẩn bị chứng từ. Chứng từ gốc của lô hàng phải được copy lưu file trước khi xuất trình Hải quan.
Nhân viên giao nhận phối hợp với nhà cung cấp vận tải yêu cầu xe, theo dõi giờ đến, số xe để ghi trong Cargo Delivery Note khi đến giao hàng cho khách hoặc load hàng xuất đi. Trên biên bản cũng phải thể hiện giờ đến lấy hàng hoặc giao hàng, có ký nhận giữa nhân viên giao nhận và người thừa hành của khách hàng. Bất kỳ có sự chậm trễ nào gây ra chi phí lưu kho hoặc các chi phí phát sinh khác nhân viên giao nhận phải có trách nhiệm thông báo với khách hàng biết tình hình, lý do của sự chậm trễ, đồng thời báo ngay cho Giám sát bộ phận biết.
Trường hợp Giám sát bộ phận không thể quyết định được, phải báo lên Giám đốc bộ phận để xin ý kiến.
Khi được khách hàng yêu cầu hỗ trợ trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá nằm trong khả năng của nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận sẽ hết long phục vụ khách hàng.
Nhân viên giao nhận có trách nhiệm phát huy tối đa nghiệp vụ của mình khi làm việc với Hải quan, với Cảng để đảm bảo tiến độ mở tờ khai Hải quan cũng như nhập xuất hàng cho khách. Nếu có sự cố về nghiệp vụ, nhân viên giao nhận phải liên lạc với giám sát bộ phận để tìm cách giải quyết. Chỉ khi không giải quyết được và cần sự hỗ trợ của khách hàng, nhân viên mới thông báo về sự cố cho khách hàng biết.
Thời gian thực hiện một lô hàng thông thường được phép chậm nhất khi đã nhận đầy đủ chứng từ (Tờ khai, Bill, D/O …) như sau:
- Xuất Sea: ½ ngày - Nhập Sea: 1 ngày [8] 2.4. Lên chí phí lô hàng
Chi phí thực hiện lô hàng được áp dụng theo Bảng giá của Công ty đã được Giám đốc công ty thông qua. Nhân viên giao nhận sử dụng tối đa kinh nghiệm nghiệp vụ của mình và hạn chế chi phí trong phạm vi bảng giá nói trên. Những chi phí nào có hoá đơn, nhân viên giao nhận phải xuất trình đầy đủ, hợp lệ hoặc phải giải trình một cách hợp lý. Nếu không có, khoản chi phí đó sẽ không được duyệt. Bất kỳ một chi phí phát sinh nào trong quá trình làm hàng phải được sự đồng ý của Giám đốc bộ phận, do Giám sát bộ phận duyệt trước và xin ý kiến Giám đốc bộ phận và cũng phải chịu trách nhiệm giải trình khi thanh toán. Giám sát bộ phận có trách nhiệm nắm rõ tình hành làm hàng của nhân viên và xác nhận
được những chi phí phát sinh đó. Những chi phí phát sinh phải được thông báo kịp thời cho khách hàng (trường hợp phát sinh từ phía khách hàng) hoặc giám sát bộ phận phải trình báo lên Giám đốc bộ phận (nếu phát sinh từ phía Công ty AA và Công ty AA chịu phát sinh đó).
Trước mỗi lô hàng, nhân viên giao nhận phải làm Bản dự chi để trình Giám sát bộ phận. Giám sát bộ phận được phép ký duyệt Tạm ứng cho nhân viên giao nhận với số dư nợ tối đa của mỗi lô hàng không vượt quá 5.000.000đ, nếu vượt quá năm triệu đồng sẽ chuyển cho Giám đốc ký duyệt và phải có chữ ký của Giám sát bộ phận. Thời gian thanh toán tạm ứng là 3 ngày kể từ ngày tạm ứng. Nhân viên giao nhận phải nộp phiếu thanh toán tạm ứng cho Giám sát bộ phận ký nháy, rồi chuyển cho Giám đốc bộ phận duyệt ngay khi hoàn tất lô hàng. 2.5. Hoàn tất giao – nhận hàng và thủ tục XNK
Khi hoàn tất các thủ tục kê hàng hàng xuất nhập, nhân viên giao nhận phải báo cho khách hàng biết tình hình để khách hàng yên tâm về thủ tục lô hàng. Khi hoàn tất giao nhận phải ký nhận với khách hàng Cargo Delivery Note.
Khi nhận được tờ khai có xác nhận của Hải quan (hồ sơ thông quan của lô hàng) phải copy tờ khai lưu file AA và fax cho khách hàng, sau đó giao cho khách hàng bản gốc. Việc giao nhận chứng từ phải được thể hiện bằng Document Delivery Note.
Cuối cùng, nhân viên giao nhận phải thông báo cho nhân viên lập chứng từ tình hình lô hàng để đóng hồ sơ, đồng thời nhập dữ liệu EDI và ra hoá đơn cho khách hàng. [8]