Hoàn thiện về chứng từ và phương pháp hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.doc

Hoàn thiện về chứng từ và phương pháp hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.doc

Lời mở đầu

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh Thông quatiêu thụ, giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm được thực hiện, đơn vị thu hồi đượcvốn bỏ ra Cũng chính trong giai đoạn tiêu thụ này, bộ phận giá trị mới sáng tạo ratrong khâu sản xuất được thực hiện dưới hình thức lợi nhuận Đẩy nhanh tốc độ tiêuthụ sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụngvốn nói chung, đồng thời góp phần thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội Điềunày đặc biệt quan trọng trong thời đại công nghiệp với sự cạnh tranh gay gắt nhưhiện nay Bởi vì, doanh nghiệp nào có tốc độ chu chuyển vốn càng nhanh, hiệu quảsử dụng vốn cao thì doanh nghiệp đó cạnh tranh tốt, tồn tại và phát triển mạnh mẽhơn Quá trình tiêu thụ đựơc coi là hoàn thành khi hàng hoá thực sự đã tiêu thụ tứclà khi quyền sở hữu về hàng hóa đã chuyển từ người bán sang người mua Nói cáchkhác, hàng hóa đã được người mua chấp nhận hoặc người bán đã thu được tiền.

Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ có các nhiệm vụsau đây:

Thứ nhất, hạch toán đầy đủ, chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa,dịch vụ cùng các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ.

Thứ hai, xác định kịp thời kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm,dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.

Một trong những vấn đề ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện các nhiệmvụ trên là sự ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu Do đó trong khuôn khổ bài

viết này, em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp, nhằm “Hoàn thiện về chứng từ vàphương pháp hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu”.

Kết cấu của bài viết bao gồm:

Phần A: Vấn đề lý luận về hạch toán giảm trừ doanh thu.

Phần B: Thực trạng và kiến nghị nhằm hoàn thiện về chứng từ vàphương pháp hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.

A.Vấn đề lý luận về hạch toán giảm trừ doanh thu:

I Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, một số quy định về ghi nhậndoanh thu:

1 Khái niệm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:

* Theo các Nguyên tắc kế toán được thừa nhận rộng rãi(GAAP):

Nguyên tắc doanh thu thực hiện: Doanh thu là số tiền thu được và được ghinhận khi quyền sở hữu hàng hóa bán ra được chuyển giao và khi các dịch vụ đượcthực hiện chuyển giao.

Trong một số trường hợp đặc biệt như mua bán bất động sản, bán tài sản trảtiền dần (trả góp) hay một số trường hợp đặc biệt khác, doanh thu có thể được xácđịnh theo các phương pháp khác nhau như:

- Theo số tiền thực thu.- Theo phương thức trả góp.- Theo phần trăm hoàn thành

Nguyên tắc phù hợp: Theo nguyên tắc này tất cả các giá phí phải gánh chịutrong việc tạo ra doanh thu, bất kể là giá phí xuất hiện ở kỳ nào, nó phải phù hợpvới kỳ mà trong đó doanh thu được ghi nhận (chi phí phải phù hợp với doanh thu).* Theo Chuẩn mực kế toán Việt nam số 14(VAS14):

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳkế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanhnghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thoả mãn các điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữuhàng hóa, sản phẩm cho người mua;

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hànghóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán;- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng;

Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả củagiao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy - thoả mãn các điều kiện sau:

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập BCĐKT;

- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịchcung cấp dịch vụ đó;

2 Căn cứ xác định doanh thu (theo VAS14):

- Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thuđược.

- Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽthu được sau khi trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giátrị hàng bán bị trả lại.

- Đối với các khoản tiền hoặc tương đương tiền không được nhận ngay thì doanhthu được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của các khoản sẽ thu đượctrong tương lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ lãi suấthiện hành Giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu có thể nhỏ hơn giá trịdanh nghĩa sẽ thu được trong tương lai.

- Khi hàng hóa, dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa, dịch vụ tương tự về bản chấtvà giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu.Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ khác khôngtương tự thì việc trao đổi đó được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu Trường hợpnày doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về,sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm.Khi không xác định được giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về thìdoanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ đem traođổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả hoặc thu thêm.

II Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu:

1 Căn cứ pháp lý và phương pháp ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu:

Hiện nay, nội dung và phương pháp ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu được đề cập trong Chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành ngày20/3/2006 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC tại phần hướng dẫn sử dụng tài

khoản Theo đó, các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế GTGT đầu ra theo phương pháp trựctiếp, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt.

Căn cứ theo chuẩn mực và hướng dẫn thực hành chuẩn mực Việt nam số14(VAS14), thông tư số 120/2003/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày12/12/2003 thì:

a, Căn cứ ghi nhận chiết khấu thương mại:

Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho kháchhàng mua hàng với khối lượng lớn.

Hạch toán TK Chiết khấu thương mại cần tôn trọng những quy định sau:- Thực hiện đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp đã quy định.- Theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, từng loại hàng.

- Trường hợp chiết khấu thương mại được xác định ngay khi bán hàng: Khi lập hóađơn, người bán phải ghi rõ tỷ lệ % hoặc mức chiết khấu, giá bán chưa thuế GTGT(sau khi đã trừ đi chiết khấu thương mại); thuế GTGT; tổng giá thanh toán đã cóthuế GTGT.

Ví dụ 1: Ngày 1/1/200x, công ty Bến Xuân xuất bán cho khách hàng Mơ Hoa 100spA, giá bán 50/sp, chiết khấu thương mại hưởng ngay khi mua là 2%.

Phương pháp lập hóa đơn (minh họa trong bảng 1).Bảng 1

Hóa đơn GTGT

Ngày 1/1/200XĐơn vị bán hàng: Công ty Bến Xuân,…Đơn vị mua hàng: Công ty Mơ Hoa,…Tên hàng hóa,

Trong trường hợp này, kế toán không ghi nhận khoản chiết khấu thương mại bởi vìphần doanh thu được ghi nhận là giá bán sau khi đã trừ đi chiết khấu thương mại(khoản chiết khấu thương mại không được hạch toán vào TK 521).

- Trường hợp chiết khấu thương mại được xác định dựa trên doanh số mua màkhách hàng đã đạt được theo quy định của đơn vị thì số tiền chiết khấu được tínhđiều chỉnh trên hóa đơn, dịch vụ của lần mua hàng cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo.Trên hóa đơn khách hàng mua lần cuối, phải ghi rõ số hiệu, ngày phát hành của hóađơn đã xuất các lần trước Minh họa trường hợp này qua ví dụ sau:

Ví dụ 2: Ngày 31/12/200x, công ty Bến Xuân xuất bán cho khách hàng Mơ Hoa200 spB, giá bán chưa thuế GTGT là 10/sp; đồng thời, Công ty cũng xác định khoảnchiết khấu cho khách hàng Mơ Hoa hưởng dựa trên doanh số mua hàng cả năm200x là 3000 (đối với phần chênh lệch lớn hơn của chiết khấu, đơn vị đã lập phiếuchi cho khách hàng hưởng bằng tiền mặt).

Phương pháp lập hóa đơn (minh họa ở bảng số 2).Bảng 2

Hóa đơn GTGT

Ngày 31/12/ 200XĐơn vị bán hàng: Công ty Bến Xuân,…

Đơn vị mua hàng: Công ty Mơ Hoa,

Hàng hóa B

Chiết khấu trên doanhsố năm 200X HĐsố… ngày…

- Thuế GTGT: 0- Giá có thuế: 0

Trong trường hợp này, phần chiết khấu ghi nhận trên hóa đơn sẽ được tính trừvào doanh thu bán hàng Kế toán chi ghi nhận phần chiết khấu thương mại tươngứng với phần xuất quỹ tiền mặt cho khách hàng.

b, Căn cứ ghi nhận giảm giá hàng bán:

Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém chấtlượng, sai quy cách hoặc lạc hậu về thị hiếu.

Đối với giảm giá hàng bán, hàng hóa và dịch vụ có giảm giá ghi trên hóa đơnthì trên hóa đơn phải ghi rõ: tỷ lệ % hoặc mức giảm giá, giá bán chưa có thuếGTGT (giá bán đã giảm giá), thuế GTGT, tổng giá thanh toán có thuế GTGT.Trường hợp khoản giảm giá được xác nhận ngay tại thời điểm mua hàng, hóađơn được lập và ghi nhận của kế toán tương tự như trường hợp chiết khấu thươngmại xác định ngay tại thời điểm bán hàng (Ví dụ 1, bảng 1) Nếu việc giảm giá phátsinh sau thời điểm đã lập hóa đơn thì bên mua phải lập biên bản thoả thuận và ngườibán phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá Minh họa trường hợp này như sau: Ví dụ 3: Ngày 15/2, công ty Bến Xuân nhận được thông báo từ khách hàng MơHoa về lô hàng đã xuất bán ngày 5/2(HĐ số 0Y, số lượng 100, sản phẩm D, đơn giáchưa thuế 50) bị kém phẩm chất, Công ty Bến Xuân đã đồng ý giảm 10% giá trị lôhàng.

Phương pháp lập hóa đơn (minh họa trong bảng 3).

Bảng 3

Hóa đơn GTGT

Ngày 15/2/200XĐơn vị bán hàng: Công ty Bến Xuân,…

Đơn vị mua hàng: Công ty Mơ Hoa,…Tên hàng hóa, dịch

c, Căn cứ ghi nhận hàng bán bị trả lại:

Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêuthụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.

Đối với hàng bán bị trả lại, cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, người bán đãxuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hànghóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa,khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên đó ghi rõ “hàng hóabị trả lại do không đúng quy cách, chất lượng” kèm theo bản photocopy liên hóađơn đã nhận trước đó (đóng dấu sao y bản chính), tiền thuế GTGT Hóa đơn là căncứ để cả hai bên điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai.

Minh họa trường hợp này qua ví dụ sau:

VD4: Ngày 31/1/200x, khách hàng Mơ Hoa xuất trả lại cho Công ty Bến Xuân toànbộ lô hàng đã mua ngày 20/1/200x (hóa đơn số 0x, số lượng 20 spC, đơn giá chưathuế 30).

Phương pháp lập hóa đơn (minh họa bảng số 4).Bảng 4

Hóa đơn GTGT

Ngày 31/1/200XĐơn vị bán hàng: Công ty Mơ hoa,…

Đơn vị mua hàng: Công ty Bến Xuân,…Tên hàng hóa, dịch

Hàng hóa C

(Xuất trả hàng muatheo HĐ số …ngày20/1/0X,…

- Thuế GTGT: 60- Giá có thuế: 660

2, Hạch toán chiết khấu thương mại:

Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại: Dùng để phản ánh khoản chiết khấuthương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán với người mua hàngtrong trường hợp mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấuthương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế.

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.

Bên Có: Kết chuyển số chiết khấu thương mại sang TK 511- Doanh thu bán hàng vàcung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần của kỳ kế toán.

TK 521 không có số dư cuối kỳ, TK 521 có 3 tài khoản cấp 2:- TK 5211 - Chiết khấu hàng hóa.

- TK 5212 - Chiết khấu thành phẩm.- TK 5213 - Chiết khấu dịch vụ.

Kế toán ghi sổ như sau:

Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ:Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Có TK 111, 112- DN thanh toán bằng tiền

Có TK 131- Trừ vào số nợ phải thu khách hàng

Có TK 3388- DN chấp nhận chiết khấu

Nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì ghi: Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại(bao gồm cả thuế GTGT) Có TK 111, 112- DN thanh toán bằng tiền

Có TK 131- Trừ vào số nợ phải thu khách hàng Có TK 3388- DN chấp nhận chiết khấu

Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người muasang tài khoản doanh thu, ghi:

Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521- Chiết khấu thương mại.

3, Hạch toán hàng bán bị trả lại:

Tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại: Dùng để theo dõi doanh thu của số hànghóa, thành phẩm, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do cácnguyên nhân: do vi phạm cam kết, hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách…Trị giá của số hàng bị trả lại bằng số lượng hàng bị trả lại nhân (x) với đơn giá ghitrên hóa đơn khi bán.

Trị giá số hàng bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại x Đơn giá bán.Kết cấu tài khoản 531:

Bên Nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại, đã trả lại tiền cho người muahoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hoá đã bán ra.Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thutrong kỳ.

TK 531 không có số dư cuối kỳ.

Các chi phí khác liên quan đến việc hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phảichịu, được hạch toán vào tài khoản 641- Chi phí bán hàng.

Kế toán ghi sổ như sau:

+ Trường hợp hàng bán bị trả lại:

- Khi doanh nghiệp nhận lại số hàng bán bị trả lại và đã nhập lại kho số hàng đó,ghi:

Nợ TK 155- Nhập kho thành phẩm.Nợ TK 157- Gửi tại kho của người mua

Nợ TK 138(1381)- Hao hụt ngoài định mức khi vận chuyển Có TK 632- Giá vốn hàng bán bị trả lại.

Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại(nếu có), ghi:Nợ TK 641- Chi phí bán hàng.

Có TK 111, 112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 334- Chi phí nhân viên bốc dỡ, vận chuyển

- Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại:Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại.

Nợ TK 33311- Thuế GTGT phải trả cho khách hàng tương ứng với số doanh thucủa hàng bán bị trả lại.

Có TK 111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (thanh toán bằng tiền) Có TK 3388- Chấp nhận khoản hàng bán bị trả lại

Có TK 131- Trừ vào số nợ phải thu khách hàng

Nếu doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì :Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại.

Có TK 111- Tiền mặt (thanh toán bằng tiền) Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại:Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 531- Hàng bán bị trả lại.

4, Hạch toán giảm giá hàng bán:

Tài khoản 532- Giảm giá hàng bán: được sử dụng để theo dõi toàn bộ cáckhoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận vì các lý do chủquan của doanh nghiệp (hàng kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quyđịnh trong hợp đồng kinh tế).

Kết cấu tài khoản 532:

Bên Nợ: Các khoản giảm giá được chấp thuận.

Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán vào doanh thu bán hàng và cungcấp dịch vụ.

TK 532 cuối kỳ không có số dư.

Các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh vào TK 532- Giảm giá hàngbán và chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảmgiá ngoài hóa đơn, tức là sau khi có hóa đơn bán hàng Không phản ánh vào tàikhoản này số giảm giá đã được ghi trên hóa đơn bán hàng và đã được trừ vào tổngtrị giá bán ghi trên hóa đơn.

Trong kỳ hạch toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế được phảnánh vào bên Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán Nếu thuế GTGT tính theo phươngpháp khấu trừ thì mức giảm giá ghi bên Nợ TK 532 tính theo giá chưa có thuế;ngược lại nếu áp dụng theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng bán ra chịu các loạithuế khác như thuế TTĐB, thuế XK thì mức giảm giá ghi bên Nợ TK 532 được tínhtrên giá bán có thuế Cuối kỳ, kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào tàikhoản doanh thu bán hang để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ.

Trình tự hạch toán được tiến hành như sau:

+ Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượnghàng đã bán:

- Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, doanh nghiệp thanh toán cho kháchhàng khoản giảm giá đã chấp thuận ghi:

Nợ TK 532- Khoản giảm giá hàng bán (tính theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 33311- Giảm thuế GTGT tương ứng

Có TK 111- Tiền mặt (thanh toán bằng tiền) Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131- Trừ vào số nợ phải thu khách hàng.

Chú ý: Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì ghi :Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán (tính theo giá có thuế GTGT).

Có TK 111- Tiền mặt

Có TK 3388- DN chấp nhận khoản giảm giá hàng bán.