MÔN: QUẢN TRỊ LOGICSTICSĐề tài: QUẢN TRỊ LOGICSTICS CHO CỬA HÀNGSẢN XUẤT BÁNH

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Khoa Kinh doanh quốc tế - Marketing MÔN: QUẢN TRỊ LOGICSTICS Đề tài: QUẢN TRỊ LOGICSTICS CHO CỬA HÀNG SẢN XUẤT BÁNH Giáo viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Dược Nhóm: Danh sách sinh viên thực hiện: Nguyễn Huỳnh Hương Giang Ngoại thương Trần Thị Nguyệt Hồng Ngoại thương Nguyễn Phương Liên Ngoại thương 4 Nguyễn Ngọc Tú Oanh Ngoại thương Nguyễn Trần Châu Pha Ngoại thương Nguyễn Quang Vinh Ngoại thương Tô Minh Vương Ngoại thương MỤC LỤC A Lời mở đầu B QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ VẬT TƯ I Dự báo lượng nguyên vật liệu cần mua 1 Thiết bị, dụng cụ làm bánh Nguyên liệu làm bánh Nhiên liệu vận hành máy II C Xác định nhà cung ứng .6 Công Ty Tân Nhất Hương địa Cửa hàng Bakerland .7 QUẢN TRỊ DỰ TRỮ VÀ QUẢN LÝ KHO I Quản trị dự trữ mặt vật .8 II Quản trị dự trữ mặt giá trị D QUẢN TRỊ VẬN TẢI CỦA CÔNG TY 10 E Cung cấp thông tin yêu cầu vận chuyển 11 Doanh nghiệp nhận thông tin giá 12 Cung cấp hàng vận chuyển 12 Giao hàng tận nơi .12 Công ty đem biên giao nhận hàng hố có đầy đủ chữ ký người nhận 12 DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG .12 I Đối với người tiêu dùng cuối 12 II Đối với nhà phân phối 14 F HỆ THỐNG THÔNG TIN .16 I Quản lý nguyên vật liệu 17 II Quản lý kho tồn kho 18 III Quản trị đơn hàng 18 IV Ứng dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 19 V Ứng dụng hệ thống Quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer relationship management CRM) .20 G QUẢN TRỊ HỆ THỐNG PHÂN PHỐI CỬA HÀNG LÀM BÁNH .21 I Các loại hình kênh phân phối chúng tơi sử dụng để phân phối sản phẩm đến khách hàng gồm có 21 Kênh phân phân phối trực tiếp 21 Kênh phân phối gián tiếp 21 II Dòng chảy kênh phân phối 21 III Quản trị kênh phân phối 22 Tuyển chọn thành viên kênh .22 Khuyến khích thành viên hoạt động 22 Đánh giá thành viên .22 KẾT LUẬN 22 A Lời mở đầu Chúng kinh doanh mặt hàng bánh làm thủ công, với công thức riêng người sáng lập cửa hàng, hòa quyện nhiệt huyết, khéo léo nhân cơng lành nghề, chịu khó, tn thủ theo nguyên tắc thời gian, chất lượng, kỹ thuật để tạo thành sản phẩm vừa ngon miệng, vừa tốt cho sức khỏe, bắt kịp thị hiếu ngày người dùng Điều đặc biệt sản phẩm bánh hương vị vừa vặn, không gây ngán đặc biệt tốt cho sức khỏe, không gây tăng cân Sản phẩm phù hợp cho lứa tuổi, người già, trẻ nhỏ, học sinh, sinh viên người làm, tất tiếp cận sử dụng sản phẩm với giá phải chăng, hợp túi tiền Để mở rộng việc kinh doanh, phân phối đến cửa hàng, siêu thị, qn trà sữa, coffee, chúng tơi cần phải có kế hoạch quản lý nguyên liệu đầu vào, dự trữ, kho bãi, vận chuyển hàng hóa, phân phối, chăm sóc khách hàng, quy trình cần thiết kế vận hành, phối hợp cách nhịp nhàng, ăn ý, để tránh gây lãng phí, đảm bảo phân phối hàng hóa thời gian, địa điểm, đảm bảo chất lượng trọn vẹn sử dụng cửa hàng, làm hài lòng khách hàng tuyệt đối, nhận ủng hộ, trung thành khách hàng lâu dài, bền vững B QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ VẬT TƯ I Dự báo lượng nguyên vật liệu cần mua Cơ sở sản xuất bánh cung cấp loại bánh cho thị trường gồm: a) Bánh Perta bánh đặc trưng độc quyền công ty phát triển từ loại bánh pudding truyền thống với hương vị ưa chuộng trà xanh, trái cây: xoài, chanh dây b) Tiramisu: Tiramisu loại bánh tráng miệng tiếng nước Ý, giới trẻ ưa chuộng, hương vị công ty cung cấp: sôcôla, trà xanh c) Chocolate Cake: Bánh lan kem sôcôla xốp, mềm, béo, hương vị ngào d) Strawberry Cheese Cake Bánh lan bơ kèm dâu tươi e) Passion Cake: Bánh lan phô mai hương chanh dây, sôcôla Thiết bị, dụng cụ làm bánh Thiết bị, dụng cụ Giá tiền Số lượng Lò nướng điện tầng, khay 20,000,000 Máy đánh trứng, đánh kem: 01 bồn 02 lồng 10,000,000 Máy trộn bột 60 lít có lồng 12,000,000 BERJAYA Khn bánh trịn 16cm 49,000 300 Tủ mát 10,000,000 Tấm decor mặt bánh 16,000 10 Tấm chia bánh 126,000 Rây bột 40,000 Bao bắt kem Đế bánh 16,000 10,000 10 150 Bàn xoay dao chá láng 150,000 Nguyên liệu làm bánh Mỗi ngày công ty sản xuất 250 bánh với loại, loại 50 bánh để phục vụ thị trường bánh TP Hồ Chí Minh Dự báo lượng nguyên vật liệu cần mua ngày để sản xuất số lượng bánh nêu trên: Số lượng (5 loại loại Nguyên liệu làm bánh): kg bánh lít trứng Số lượng (250 bánh): kg lít trứng Đơn giá đơn vị Thành tiền Bột mì gia dụng kg 50 kg 19,000/kg 950,000 Bột 0.1 kg kg 60,000/kg 300,000 Đường kg 50 kg 16,000/kg 800,000 Dầu ăn 0.1 lít lít 35,000/lít 175,000 Sữa tươi 0.6 lít 30 lít 60,000/lít 1,800,000 Bột ca cao 0.1 kg kg 265,000/kg 1,325,000 Bơ 0.4 kg 20 kg 130,000/kg 2,600,000 Phô mai 0.5 kg 25 kg 150,000/kg 3,750,000 Bánh quy 0.4 kg 20 kg 200,000/kg 2,000,000 Trứng gà trứng 250 trứng 2,500/trứng 625,000 Cream cheese 1.2 kg 60 kg 180,000/kg 10,800,000 Whipping cream lít 50 lít 90,000/lít 4,500,000 thickened cream lít 50 lít 75,000/lít 3,750,000 Cà phê 0.2 kg 10 kg 110,000/kg 1,100,000 Bột trà xanh 0.2 kg 10 kg 500,000/kg 5,000,000 Bột gelatin 0.1 kg kg 400,000/kg 2,000,000 Dâu tươi 0.2 kg 10 kg 100000/kg 1,000,000 Xoài 0.2 kg 10 kg 30,000/kg 300,000 Chanh 0.1 kg kg 18,000/kg 90,000 Tổng cộng 42,865,000 Nhiên liệu vận hành máy Do công ty chuyên sản xuất bánh, nên nhiên liệu sử dụng chủ yếu điện để vận hành lò nướng, thiết bị làm bánh khác: máy đánh trứng, … Dự tốn chi phí điện sử dụng hàng tháng: 30 triệu đồng II Xác định nhà cung ứng Tìm kiếm nhà cung ứng uy tín gần sở sản xuất với nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, chất lượg tốt, giá cạnh tranh, có ưu đãi mua với số lượng lớn Lựa chọn khơng mà hay nhiều nhà cung ứng để đảm bảo nguồn cung ổn định, tránh phụ thuộc lớn vào nhà cung ứng đồng thời nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm công ty Khi lựa chọn nhà cung ứng phù hợp, tiến hành đàm phán, tạo mối quan hệ, thỏa thuận hợp đồng cung ứng nguyên liệu với nhà cung ứng đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lượng nguyên liệu thỏa thuận Cụ thể: Về cung cấp nguyên liệu làm bánh: Công Ty Tân Nhất Hương địa 61A Trần Quang Diệu Quận - Tịa nhà Choy's chun cung cấp máy móc làm bánh, thiết bị, vật liệu nguyên liệu làm bánh, kem trang trí bánh… Đây địa uy tín hàng đầu chất lượng giá cả, tất sản phẩm nhập từ nước thương hiệu tiếng nước sản phẩm cơng ty Nhất Hương sản xuất nên giá rẻ nhiều so với thị trường bên đảm bảo chất lượng tốt, vừa tiết kiệm tiền vừa đám bảo an toàn vệ sinh, hiệu làm bánh Nguồn: http://dungculambanh.com.vn/ Cửa hàng Bakerland Địa chỉ: 27B Nguyễn Thông, quận 3, TP.HCM BakerLand đại diện phân phối thức nhiều thương hiệu uy tín giới Việt Nam Cửa hàng chuyên cung cấp sản phẩm lĩnh vực làm bánh, nấu ăn : Bán sĩ lẻ dụng cụ nguyên vật liệu: Khay, khuôn, kẹo trang trí, tất nguyên liệu dụng cụ làm bánh có mức giá cạnh tranh, phù hợp với nhu cầu khả nhiều đối tượng khách hàng Nguồn: http://kenh14.vn/xem-an-choi/bakerland-thien-duong-cho-tin-do-banhtrai-20140423011836315.chn Ngoài nhà cung ứng trên, cơng ty cịn thiết lập quan hệ với Siêu thị Metro Hệ thống Metro khu vực phía Nam chuyên bán: sỉ lẻ bơ, cheese loại, cream cheese… bảo quản tốt Chất lượng sản phẩm Metro cung cấp đảm bảo chất lượng mua với số lượng lớn hưởng chiết khấu với giá cạnh tranh Các sản phẩm Metro đảm bảo đủ hàng để cung cấp nên đảm bảo nguồn hàng cho công ty nhà cung ứng khác hết hàng C QUẢN TRỊ DỰ TRỮ VÀ QUẢN LÝ KHO I Quản trị dự trữ mặt vật Dự trữ cửa hàng chủ yếu nguyên vật liệu bánh thành phẩm Do cửa hàng nhỏ nên kho dự trữ phòng nhỏ Kho chia làm khu: khu chứa nguyên vật liệu gồm kệ để loại nguyên vật liệu, nguyên vật liệu bột mì, đường, sữa, dầu ăn, loại vật liệu có vị trí định kệ nhằm dễ tìm kiếm kiểm sốt; khu cịn lại tủ mát để chứa loại bánh thành phẩm bảo quản loại kem tươi, trái để làm bánh,… Kho ln đảm bảo thống mát, độ ẩm thích hợp để loại nguyên liệu không bị hư hỏng III Quản trị dự trữ mặt giá trị Hàng ngày cửa hàng có nhân viên kiểm kê nguyên vật liệu thành phẩm kho, ghi chép lại số lượng vật liệu, số lượng bánh thành phẩm nhập kho xuất kho , tính tốn giá trị hàng dự trữ, từ giúp cửa hàng ln nắm tình hình dự trữ Nguyên liệu đặt mua dự trữ theo tuần với số lượng (ước tính sản xuất 250 bánh loại/ngày): - - Nguyên liệu Số lượng Bột mì gia dụng 360 kg kiểm kê số nguyên liệu lại tiến Bột 40 kg hành đặt hàng nguyên liệu cho tuần Đường 300 kg Tuy nhiên có trường hợp Dầu ăn 40 lít ngoại lệ có đơn đặt hàng bánh Sữa tươi 250 lít với số lượng lớn nguyên liệu Bột ca cao 40 kg Bơ 160 kg Phô mai 180 kg Bánh quy 180 kg Trứng gà 1800 trứng Cream cheese 450 kg tháng: Chi phí đặt hàng (Tìm nguồn ngun Whipping cream 400 kg liệu, thực quy trình đặt hàng, vận thickened cream 400 kg chuyển nguyên liệu đến cửa hàng): Cà phê 80 kg Bột trà xanh 80 kg 1.000.000 đồng Tiền điện: 1.500.000 Chi phí cho nguyên liệu bánh bị Bột gelatin 80 kg hư hỏng, không sử dụng được: Dâu tươi 80 kg 1.000.000 80 kg QUẢN TRỊ VẬN TẢI CỦA 40 kg CÔNG TY D Xoài Chanh Đến tối thứ tuần nhân viên đặt hàng với nhà cung ứng Cửa hàng tạo quan hệ chặt chẽ với nhà cung ứng để đơn đặt hàng nguyên liệu đáp ứng vịng ngày Chi phí chi cho dự trữ ước tính Đối với doanh nghiệp sản xuất bánh phân phối đến kênh siêu thị, cửa hàng nhỏ lẻ khác doanh nghiệp sử dụng phương thức vận tải thuê Doanh nghiệp hợp đồng lâu dài với công ty chuyên vận tải đường để thuê xe vận chuyển mặt nhập nguyên liệu doanh nghiệp để sản xuất phân phối thành phẩm đến kênh tiêu thụ Doanh nghiệp lựa chọn hình thức vận tải đường vận tải đường hình thức vận tải phổ biến thông dụng loại hình vận tải Loại hình vận tải có ưu điểm bật tiện lợi, tính động khả thích nghi cao với điều kiện địa hình, có hiệu kinh tế cao cự li ngắn trung bình,phù hợp với địa điểm lấy nguyên liệu phân phối hang mà doanh nghiệp hướng tới Với việc Vận tải hàng hóa đường doanh nghiệp chủ động thời gian đa dạng vận chuyển loại nguyên vật liệu hàng hóa Tuy bị hạn chế khối lượng kích thước hàng hóa, khơng chở khối lượng hàng hóa lớn vận tải đường thủy, lại linh hoạt với hàng hóa có khối lượng vận chuyển khơng q lớn nhỏ Mặc dù có cước phí cao vận tải đường giúp doanh chuyển hàng linh động chuyển thẳng từ nơi nhập ngun liệu đến doanh nghiệp, từ doanh nghiệp đến nơi tiêu thụ, hoạt động điều kiện thời tiết khác nhau, đáp ứng yêu cầu hàng hóa thị trường… Đối với đối tác công ty vận tải mà doanh nghiệp hợp tác cơng ty uy tín, chun vận tải hàng hóa,có lực vận chuyển định chứng nhận vận tải(vd ISO 9000),đây đối tác mà doanh nghiệp hợp tác lâu dài để bào đảm việc vận chuyển hàng thông suốt mà không bị gián đoạn để không ảnh hưởng đến sản xuất,bên cạnh việc hợp tác bền vững giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi cước phí vận chuyển,ưu tiên dịch vụ phụ trợ Về việc cung cấp sản phẩm đến kênh tiêu thụ doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng hợp đồng với siêu thị cửa hàng.nên việc cung cấp hàng theo tần suất trung bình 2-3 lần/tuần,mỗi lần khối lượng sản phẩm cung cấp từ 200-500 kg.Việc lấy nguyên liệu tương tự,chu trình nhập nguyên liệu 2-3 lần/tuần khối lượng nhập 500-700 kg.Vì nên cước phí vận tải tính theo khối lượng khoảng cách vận chuyển,cước phí lần vận chuyển doanh 10 nghiệp từ nơi lấy nguyên liệu đến doanh nghiệp từ doanh nghiệp đến nơi tiêu thụ dao động từ 150,000-300,000/lần Sau quy trình vận chuyển sản phẩm,nguyên liệu doanh nghiệp công ty vận tải: Cung cấp thông tin yêu cầu vận chuyển Công ty vận tải cử nhân viên đến tận nơi kiểm tra hàng hố cách đóng gói tư vấn đóng gói sản phẩm Xác định lại trọng lượng, kích thước, địa giao nhận hàng, thời gian yêu cầu vận chuyển Doanh nghiệp nhận thông tin giá Dựa vào trọng lượng hàng khoảng cách vận tải mà công ty vận tải định giá Sau doanh nghiệp đồng ý với mức giá phù hợp để vận chuyển Lên hợp đồng vận chuyển để cam kết ngày nhận hàng giao hàng Cung cấp hàng vận chuyển Công ty vận tải xếp xe tải lớn lấy hàng tận nơi để tránh cho hàng hoá bị trầy xước Ký biên giao nhận hàng hoá nơi nhận Giao hàng tận nơi Công ty vận tải giao hàng thời gian địa điểm hợp đồng,đồng thời xếp nhân viên vận chuyển hàng vào kho nơi tiêu thụ cách cẩn thận đễ tránh ảnh hưởng hàng hóa Ký biên giao nhận hàng hố Công ty đem biên giao nhận hàng hố có đầy đủ chữ ký người nhận Kết thúc hợp đồng tốn tiền cước phí vận tải đường hàng hóa E DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG Công ty công ty trực tiếp sản xuất phân phối bánh Khách hàng phân làm nhóm: người tiêu dùng cuối nhà phân phối ( bán buôn, bán lẻ) đại lí bánh thành phố, siêu thị hay quán cafe có nhu cầu 11 kinh doanh bánh với số lượng lớn Để việc cung cấp phân phối sản phẩm đến khách hàng cách hiệu nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng cách tốt Chúng xây dựng chiến lược dịch vụ khách hàng phù hợp cho đối tượng I Đối với người tiêu dùng cuối Chúng bán trực tiếp sản phẩm bánh cửa hàng sản xuất khách hàng cá nhân Bánh làm bán ngày tùy theo nhu cầu khách hàng Trước giao dịch: - Xây dựng sách dịch vụ khách hàng: Vì bán trực tiếp cửa hàng sản xuất nên khách hàng trực tiếp mua sản phẩm quầy bán bánh cửa hàng dễ dàng lựa chọn loại bánh khác Tuy nhiên, khách hàng muốn mua với số lượng lớn đặt trước qua điện thoại đặt trực tiếp quầy trước 1-2h nhận sau Chỉ nhận giao hàng nội thành thành phố với hóa đơn từ 300k trở lên tiền ship tính tùy theo vị trí giao hàng gần hay xa free ship phạm vi bán kính 5km - Giới thiệu dịch vụ cho khách hàng: Việc giới thiệu dịch vụ đến khách hàng chủ yếu nhân viên bán hàng thực trực tiếp quầy khách hàng đến mua Ngoài khách hàng cịn liên lạc qua điện thoại Mọi thắc mắc sản phẩm chương trình khuyến mãi, chiết khấu mua số lượng lớn, giao hàng nhân viên bán hàng trực tiếp giới thiệu đến khách hàng - Phịng ngừa rủi ro: Vì sản phẩm bánh chúng tơi có thời gian sử dụng ngắn vòng từ 7-10 ngày bảo quản lạnh Nên ngày sản xuất bán số lượng bánh định dựa vào thị hiếu nhu cầu thay đổi liên tục khách hàng Lượng bánh sản xuất ngày không bán hết bảo quản lạnh ưu tiên bán trước vào ngày hôm sau loại bánh loại sản xuất ngày Đối với sản phẩm bánh gần đến ngày hết hạn ưu tiên bán giá rẻ cho nhân viên Trong giao dịch - Dự trữ hàng hóa: 12 Các nguyên liệu làm bánh dự trữ lượng định kho để đảm bảo cho việc sản xuất bánh ngày kiểm kê vào cuối tuần Tuy nhiên, sản phẩm bánh sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn nên sản xuất sản phẩm ngày dự trữ lượng hàng không bán hết ngày Cuối ngày, nhân viên bán hàng kiểm kê quản lí sơ lượng sản phẩm để báo cáo tình hình cho việc sản xuất vào ngày hôm sau - Thực đơn hàng: Vì chủ yếu bán hàng trực tiếp cửa hàng nên khách hàng thực việc mua hàng trực tiếp, đối đơn hàng có số lượng lớn khách hàng đặt hàng thơng qua gọi điện thoại, sau nhận đơn hàng nhân viên gửi đơn hàng xuống cửa hàng sản xuất lập tức, giao hàng sau từ 2-3h giao lượng bánh sản xuất ngày đáp ứng đủ đơn hàng - Thủ tục thuận tiện: bán hàng trực tiếp với sản phẩm có sẵn khách hàng dễ dàng lựa chọn theo nhu cầu sở thích khơng phải chờ đợi q lâu Sau giao dịch: Nhân viên sẵn sàng tiếp nhận đóng góp khách hàng sản phẩm có sách ưu đãi với khách hàng thân thiết IV Đối với nhà phân phối Các đại lí bánh thành phố, siêu thị hay quán cafe có nhu cầu kinh doanh bánh tập khách hàng quan trọng công ty, tiêu thụ phần lớn số lượng sản phẩm công ty Trước giao dịch: - Xây dựng sách dịch vụ khách hàng: Các nhà phân phối đặt hàng mạng cơng ty xử lí thơng qua phần mềm hệ thống để việc đặt hàng diễn nhanh chóng hiệu Sau đơn hàng tiếp nhận nhân viên thông báo lại khách hàng xác nhận việc đặt hàng thành công đơn hàng xuất cửa hàng sản xuất giao hàng sau tùy thuộc vào thời gian đặt hàng số lượng sản phẩm Sản phẩm bên công ty đảm nhận việc vận chuyển đảm bảo giao hàng cho khách thời gian yêu cầu 13 - Giới thiệu dịch vụ cho khách hàng: cơng ty có website riêng để giới thiệu sản phẩm thực cách thức mua đặt hàng.Đối với nhà phân phối khách hàng thân thiết thường xuyên đặt hàng trực tiếp đặt hàng qua đường dây nóng cách gọi điện thoại trực tiếp Tồn dịch vụ chương trình khuyến mãi, cách thức giao hàng, loại sản phẩm, giá niêm yết website cơng ty Ngồi cơng ty cịn có đội ngũ marketing làm việc trực tiếp với nhà phân phối lớn hay tìm kiếm nhà phân - phối mới, tiềm cho cơng ty Phịng ngừa rủi ro: đa số đơn hàng đặt qua mạng nên nhà quản lí phải thường xuyên kiểm tra việc đặt hàng ngày để tránh đơn hàng bị dồn - nhiều gây việc sản xuất cách chậm trễ Và sản xuất có đơn hàng Trong giao dịch: Dự trữ hàng hóa: Đối với nhà phân phối đơn hàng với lượng lớn sản phẩm thường đồng nên phận quản lí xếp đơn hàng xem đơn hàng tới trước, đơn hàng ưu tiên để đưa đơn hàng xuống cửa hàng sản xuất ngày Vì thể cửa hàng sản xuất số lượng bánh theo đơn hàng đặt trước giao sau sản xuất Tùy vào thời điểm yêu cầu giao hàng mà - bên nhà sản xuất xếp việc sản xuất cho kịp tiến độ giao hàng Thực đơn hàng: đa số đơn hàng lớn cho nhà phân phối nên q trình đặt hàng thơng qua phần mềm hệ thống thông tin để việc đặt hàng thực cách nhanh chóng hiệu hơn, đáp ứng nhu cầu kịp thời khách hàng Các phần mềm xử lí đơn hàng xếp theo thứ tự ưu tiên đơn hàng Và nhà quản lí việc kiểm tra số lượng đơn hàng ngày xuất đơn hàng xuống cửa hàng sản xuất Kết thúc việc đặt hàng diễn vào thời điểm: sáng trước 10h/ chiều trước 4h Sau thời điểm nhà quản lí kiểm tra số lượng đơn hàng để đem xuống cửa hàng sản xuất Đối với đơn hàng trước 10h sáng sản xuất sau giao vào buổi chiều tùy thuộc vào số lượng đơn hàng Đối với đơn hàng sau 4h xuất cửa hàng sản xuất giao hàng vào trước 6h sáng hôm sau 14 - Thủ tục thuận tiện: việc đặt hàng qua hệ thống phần mềm nên việc thực diễn cách đồng theo quy trình, đảm bảo việc cung cấp sản phẩm đến khách hàng cách nhanh chóng hiệu Sau giao dịch: đơn hàng với số lượng lớn nên sản phẩm thường xuyên kiểm tra, theo dõi cách cẩn thận hạn chế sản phẩm lỗi, không đạt yêu cầu Bên cạnh đó, ln có sách hậu khách hàng thân thiết Tiếp nhận than phiền sản phẩm giải tình có sản phẩm lỗi F HỆ THỐNG THƠNG TIN Hiện nay, công nghệ thông tin xem ngành mũi nhọn quốc gia, với phát triển nhanh chóng máy tính máy tính, phần mềm trở nên đa dạng, phong phú, hoàn thiện hỗ trợ hiệu cho người Các phần mềm ngày hỗ trợ cho người dùng thuận tiện sử dụng, thời gian xử lý nhanh chóng, số nghiệp vụ tự động hóa cao Các phần mềm giúp tiết kiệm lượng lớn thời gian, cơng sức người, tăng độ xác hiệu công việc Việc ứng dụng hệ thống thông tin để quản lý doanh nghiệp ngày trở nên phổ biến Nếu khơng có hỗ trợ hệ thống thông tin, việc quản lý phải cần nhiều người, chia thành nhiều khâu thực tốt như: Quản lý nguyên vật liệu, quản lý kho, xử lý hóa đơn… Các cơng việc địi hỏi nhiều thời gian cơng sức, mà xác hiệu khơng cao, làm thủ cơng khơng mang tính tự động Việc tra cứu, thống kê hiệu chỉnh thông tin trở nên vất vả Ngồi cịn có số khó khăn việc lưu trữ thơng tin, dễ bị thất lạc, tốn kém,… Với giúp đỡ hệ thống thông tin, việc quản lý trở nên thuận tiện, nhanh chóng hiệu nhiều Những lợi ích mà hệ thống thơng tin đem lại là:  Tra cứu thơng tin hàng hóa nhanh chóng xác  Lư trữ khối lượng lớn thơng tin hợp lý giảm ghi chép lưu trữ file giấy  Cập nhật thơng tin ngày nhanh chóng  Đơn giản hóa q trình thực báo cáo thống kê, có cố đột xuất Vì thế, việc xây dựng hệ thống thông tin vấn đề quan trọng cần thiết doanh nghiệp 15 I Quản lý nguyên vật liệu Cách thức đặt hàng mua NVL, giao dịch với nhà cung cấp Cơng ty dùng email mạng trực tuyến để đặt hàng thực giao dịch Để quản lý nguyên vật liệu, công ty sử dụng hệ thống MRP hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất MRP trả lời vấn đề như: Cần đặt hàng sản xuất loại linh kiện, phụ tùng nào? Số lượng bao nhiêu? Thời gian nào? Hệ thống giúp cho phận sản xuất nắm bắt nhu cầu vật tư mà công ty cần để đưa định nhập vật tư thích hợp, lúc, đảm bảo sản xuất tiến độ; phận tài chính, kế tốn hoạch định ngân sách để chi cho khoản vật tư nói để đáp ứng đủ lượng vật tư cần thiết Dự tốn chi phí nguyên liệu chức cốt lõi phần mềm MRP giúp phận sản xuất xác định mua để tạo sản phẩm Các chức dự tốn chi phí ngun liệu kết hợp với kiểm kê hàng tồn kho giúp nhà quản lý theo dõi số lượng nguyên liệu có sẵn, thời gian chờ để thiết bị đặt mua đến cửa hàng sản xuất, ghi chép sản xuất (production logs) để ấn định thời gian giao hàng cụm chi tiết sản phẩm Hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất có khả thích ứng với nhiều chế độ sản xuất khác với mục đích cuối tạo điều kiện tối đa cho phương châm sản xuất tinh gọn JIT (Just In Time) Các tài liệu sản xuất số hóa thành văn điện tử giúp cho doanh nghiệp cắt giảm chi phí văn phịng giấy in, mực in Hàng hóa tồn kho thường có xu hướng nghiêng hai thái cực Hoặc hàng tồn lưu kho nhiều làm cho vốn kinh doanh bị tồn đọng cách lãng phí, khiến cho việc sản xuất bị đình đốn Hệ thống MRP giúp doanh nghiệp giải toán nan giải Mỗi hạn mức hàng tồn kho không điều chỉnh cách linh hoạt với việc cung ứng hàng hóa, bắt đầu nghiêng hai thái cực Hoạch định nguồn lực sản xuất MRP tính tốn chi phí tiêu hao nguyên liệu dựa phạm vi cơng việc cụ thể Ví dụ, ba cơng việc dự trù kinh phí cơng việc tốn 400kg muối, hệ thống MRP tự động tính tốn tổng số muối 1.200kg, khơng có khả quản lý chiết khấu giảm giá nhờ việc mua hàng hóa với số 16 lượng lớn lúc Vấn đề giải quết MRP tích hợp với phân hệ kế toán hệ thống ERP quản trị doanh nghiệp tổng thể V Quản lý kho tồn kho Hàng hóa nhập xuất kho quét mã số, mã vạch giúp doanh nghiệp cập nhật số liệu nhanh chóng nhập, xuất hàng kho loại bỏ việc ghi chép tay thời gian dễ sai sót bù đắp dự trữ kịp thời Máy tính cập nhật thơng tin bản, bao gồm tên, kích thước, số lượng sản phẩm hàng loạt, ngày sản xuất, ngày hết hạn sản phẩm Nhờ đó, cơng ty thống kê mặt hàng gần ngày hết hạn để có kế hoạch xử lý kịp thời, phòng tránh rủi ro bán hàng hóa hết hạn sử dụng ngồi tiêu hủy hàng hết hạn khơng có kế hoạch kiểm soát gây tổn thất đến doanh thu ảnh hưởng xấu đến hình ảnh cơng ty VI Quản trị đơn hàng Khách hàng, đại lý đặt hàng qua điện thoại, fax, email, trang web cơng ty Qua Internet khách hàng đặt hàng lúc, nơi Khách hàng chọn loại bánh, so sánh mức giá, biết tình trạng hàng cịn hay hết… chuyển đơn hàng tới doanh nghiệp cách nhanh chóng dễ dàng Vì số lượng lớn đơn đặt hàng, có đơn đặt mua tới hàng trăm mặt hàng nên dễ có nguy bị lỗi ,đồng thời tiêu tốn nhiều thời gian để xử lý Vì thế, cơng ty sử dụng hệ thống trao đổi liệu điện tử (EDI) Với việc thực EDI vấn đề giảm đáng kể loại trừ hoàn toàn EDI đem lại lợi ích như: chi phí giao dịch thấp hơn, dịch vụ khách hàng tốt hơ, lưu trữ lưu chuyển liệu hiệu VII Ứng dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) Ưu điểm bật ERP tính tích hợp, giúp tiết kiệm chi phí khơng phải áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành ) Các báo cáo phần mềm ERP lấy thông tin từ nhiều bước 17 quy trình chí từ nhiều quy trình khác Cách làm tạo suất lao động hiệu quản lý thông tin cao cho doanh nghiệp ERP hỗ trợ mua, bán hàng trực tuyến, nhắc nhở giao hàng cho đơn hàng giao hàng sau,…Đặt lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng tính lập liên kết kế hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng hệ thống ERP tiến tới chiến lược Just in Time (JIT) Bộ phận quản lý đơn đặt hàng tự động có thơng tin từ báo giá, hợp đồng từ nhân viên kinh doanh chuyển thành đơn đặt hàng khách hàng kèm theo điều khoản đơn hàng yêu cầu chất lượng, cách trang trí bánh, thành phần bánh, quy cách đóng gói, điều kiện tốn, thời hạn giao hàng thứ ghi chép tỷ mỷ liệu đơn hàng để sử dụng liên tục bước quy trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Phịng kế hoạch sản xuất doanh nghiệp sản xuất khơng cịn lo lắng bị thiếu thông tin để lập kế hoạch sản xuất đáp ứng cho đơn hàng thơng tin chi tiết đơn đặt hàng tự động chuyển tới từ phịng kinh doanh Các quy trình tự động tính tốn định mức vật tư thiết lập sẵn phần mềm sẵn sàng giúp đỡ nhân viên lập kế hạch đưa lệnh sản xuất kế hoạch chi tiết thực lệnh sản xuất sử dụng vật tư, sử dụng nhân cơng trang thiết bị máy móc phân cửa hàng Ngoài phận kế hoạch vật tư chương trình hỗ trợ tính tốn cách xác doanh nghiệp cần đặt mua số lượng loại nguyên liệu chí từ nhà cung cấp khơng qn vào số lượng dự trữ tồn kho an tồn mà doanh nghiệp ln cần có để trì cơng việc sản xuất khơng ngừng nghỉ Tất thông tin tiến độ sản xuất đơn hàng giúp cho phòng kinh doanh phận chăm sóc khách hàng doanh nghiệp tự tin mà trả lời "chúng giao hàng hẹn" cho dù đơn hàng bắt đầu thực hợp đồng kinh tế chưa doanh nghiệp ký kết với khách hàng Tình trạng máy móc thiết bị phân cửa hàng theo dõi cách chặt chẽ Khơng cịn tình trạng máy móc tuổi thọ việc bảo dưỡng bị lãng quên không 18 chế độ Phần mềm tự nhắc nhở lịch bảo dưỡng nhu cầu thay định kỳ vật tư phận hết thời gian sử dụng Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm thực với đầy đủ thông tin lô sản phẩm truy cập ngược lại trình sản xuất lơ hàng để kết luận lý lô hàng chất lượng nằm đâu bước cải tiến quy trình sản xuất sản phẩm để đạt chất lượng cao Hơn nữa, số liệu lô hàng thành phần nguyên vật liệu, máy móc nhân công sử dụng để sản xuất lô hàng đươc lưu trữ để làm đầu vào cho công việc bảo hành sản phẩm cung cấp cho khách hàng với thông tin phản hồi chất lượng sản phẩm từ phía khách hàng, doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất sản phẩm VIII Ứng dụng hệ thống Quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer relationship management - CRM) Trong hoạt động kinh doanh quản lý hành chính, cơng ty có mối quan hệ với khách hàng, với đối tác kinh doanh mà phải làm việc, phục vụ cộng tác Những mối quan hệ diễn hai đội ngũ - bên nhân viên công ty bên khách hàng, đối tác kinh doanh có quan hệ với cơng ty Vì vậy, công ty sử dụng hệ thống CRM vừa giúp tạo điều kiện cho nhân viên thực thi tốt mối quan hệ với khách hàng, vừa giúp cho việc quản lý khách hàng hiệu Hệ thống CRM cho phép quản lý thông tin khách hàng, quản lý tương tác khách hàng, quản lý quy trình bán hàng, quản lý maketing, quản lý sản phẩm dịch vụ hay báo cáo thống kê Qua việc tối ưu hóa chu trình cung cấp cho nhân viên bán hàng thông tin đầy đủ liên quan đến khách hàng, CRM cho phép công ty thiết lập mối quan hệ có lợi với khách hàng cắt giảm chi phí hoạt động.CRM cho phép cơng ty tạo lập phân tích thơng tin để quản lý theo dõi việc cần làm, chẳng hạn công việc diễn với khách hàng nào, bao lâu, thuộc dự án hay đề tài nào, chịu trách nhiệm… Nhờ áp dụng hệ thống thông tin đại mà tồn hoạt động cơng ty ngày tốt lên ban lãnh đạo công ty có nhiều thời gian tập trung cho vấn 19 đề chiến lược, tạo điều kiện cho doanh nghiệp ngày phát triển, mở rộng tiến lên G.QUẢN TRỊ HỆ THỐNG PHÂN PHỐI CỬA HÀNG LÀM BÁNH I Các loại hình kênh phân phối chúng tơi sử dụng để phân phối sản phẩm đến khách hàng gồm có Kênh phân phân phối trực tiếp Bán trực tiếp sản phẩm nơi làm bánh cho người tiêu dùng mua mang sử dụng Kênh phân phối gián tiếp Phân phối thông qua đại lý, siêu thị đề nghị họ bán với mức giá cửa hàng quy định cho đại lý hưởng chiết khấu doanh thu Phân phối thông qua quán coffee, trà sữa, giá bán trung gian phân phối quy định không vượt mức giá trần cửa hàng sản xuất đề IX Dòng chảy kênh phân phối Cửa hàng sản xuất bánh Cửa hàng sản xuất bánh X Sản phẩm Tiền Sản phẩm Tiền Quản trị kênh phân phối Khách hàng đến mua bánh cửa hàng Đại lý, siêu thị, quán coffee, trà sữa Sản phẩm Tiền Khách hàng Tuyển chọn thành viên kênh Các đại lý, siêu thị thành phố có sức bán vừa lớn, gần khu dân cư, có kinh nghiệm lâu năm, có khách hàng quen thuộc, đảm bảo doanh thu tối thiểu hàng tháng 80% lượng hàng phân phối đến trung gian Các quán coffee, trà sửa có loại thức uống phù hợp với hương vị, thành phần bánh, có cam kết bảo quản cách, an toàn vệ sinh thực phẩm 20 Khuyến khích thành viên hoạt động Áp dụng sách khuyến khích như: Khi trung gian phân phối đạt bé 100% doanh số đề ra: hưởng chiết khấu 15%, vượt doanh số từ ,