LÊN KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TRUNG QUỐC CỦA LÃNH ĐẠO CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ ĐỨC THÀNH

Mục đích chuyến đi:  Thăm Ban Giám Đốc cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo;  Thăm nhà máy sản xuất công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo;  Ký hợp đồng mua máy móc sản xuất gỗ mới: 100 máy bóc gỗ lạng, 100 máy ép nhiệt, 50 máy cưa vòng - Số lượng người tham gia: người  Tổng giám đốc - Ông Lê Hồng Thắng  Trợ lý giám đốc - Bà Trần Ngọc Thảo  Thông dịch viên tiếng Trung - Ơng Nguyễn Đình An  Địa điểm đến: Vương Đài, phó tỉnh Hồng Đảo, thành phố Thanh Đảo, tỉnh Sơn Đông, Trung Quốc - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc: từ thứ ngày 6/12/2021 đến thứ ngày 8/12/2021 - Phương tiện lại:  Máy bay từ sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất đến sân bay Quốc tế Lưu Đình Thanh Đảo, Trung Quốc Các chuyến cơng tác đóng vai trị vơ quan trọng Việc chuẩn bị chuyến công tác địi hỏi chuẩn bị cơng phu chi tiết Để chuyến công tác thành công thuận lợi việc lập kế hoạch cơng tác phải chu công đoạn, cẩn thận để tránh gây sai sót đáng tiếc Một chuyến cơng tác thành cơng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức, nghiệp vụ quan trọng phận văn phòng việc hỗ trợ lãnh đạo

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO NHĨM MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LÊN KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TRUNG QUỐC CỦA LÃNH ĐẠO CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ ĐỨC THÀNH Giảng viên hướng dẫn: ThS TRẦN THỊ MỸ PHƯỢNG Nhóm thực hiện: 07 Ca: Thứ: TP HCM, THÁNG 12 NĂM 2021 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 07 ST T Mức độ Cơng việc hồn thành Ghi MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Lập kế hoạch chuyến .2 1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến cơng tác 1.2 Giải thủ tục giấy tờ 1.2.1 Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: 1.2.2 Địa điểm đăng ký 1.3 Chuẩn bị phương tiện lại cho đoàn 1.4 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ làm việc cho đoàn 1.5 Chuẩn bị tài liệu chun mơn phương tiện nghe nhìn 1.6 Chuẩn bị kinh phí 10 1.7 Lên kế hoạch đảm nhận thay người công tác 12 1.8 Kiểm tra chuyến phút chót - Một số chuẩn bị cần thiết 13 Trách nhiệm thời gian thủ trưởng vắng mặt 13 2.1 Trách nhiệm thư ký trước thủ trưởng công tác .14 2.2 Trách nhiệm thư ký thủ trưởng công tác 14 trách nhiệm thư ký thủ trưởng trở 15 Kiểm tra kết chuyến .16 PHẦN KẾT LUẬN 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO .19 PHẦN NỘI DUNG Lập kế hoạch chuyến 1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến cơng tác - Mục đích chuyến đi:  Thăm Ban Giám Đốc cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo;  Thăm nhà máy sản xuất công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo;  Ký hợp đồng mua máy móc sản xuất gỗ mới: 100 máy bóc gỗ lạng, 100 máy ép nhiệt, 50 máy cưa vòng - Số lượng người tham gia: người  Tổng giám đốc - Ông Lê Hồng Thắng  Trợ lý giám đốc - Bà Trần Ngọc Thảo  Thông dịch viên tiếng Trung - Ơng Nguyễn Đình An  Địa điểm đến: Vương Đài, phó tỉnh Hồng Đảo, thành phố Thanh Đảo, tỉnh Sơn Đông, Trung Quốc - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc: từ thứ ngày 6/12/2021 đến thứ ngày 8/12/2021 - Phương tiện lại:  Máy bay từ sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất đến sân bay Quốc tế Lưu Đình Thanh Đảo, Trung Quốc  Ơ tơ đối tác chuẩn bị có tài xế đưa rước di chuyển nội địa nước Trung Quốc - Các gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm:  Một buổi gặp mặt ăn trưa, buổi gặp mặt ăn tối với đối tác;  Một chuyến thăm nhà máy sản xuất công ty đối tác;  Một đàm phán ký kết hợp đồng - Lịch trình dự kiến: (ghi múi giờ: Giờ Việt Nam GMT+7, Giờ Trung Quốc CST, Hàn Quốc KST) Ngày 5/12/2021 Thời gian 22h00 - 23h00 GMT+7 Lịch trình di chuyển Di chuyển sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất Bay từ sân bay Tân 00h10 - 4h55 GMT+7 (2h10 Sơn Nhất sang sân - 6h55 KST) bay Quốc tế Incheon, Hàn Quốc 6/12/2021 7/12/2021 14h00 - 15h35 KST (13h00 - 14h30 CST) Bay từ sân bay Incheon sang sân bay Lưu Đình Thanh Đảo 14h30 - 15h30 CST Di chuyển từ sân bay Lưu Đình khách sạn InterContinental Thanh Đảo 9h00 – 9h45 CST Di chuyển từ khách sạn đến nhà máy sản xuất xuất Cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo Lịch trình hẹn Cuộc hẹn thăm nhà máy sản xuất với Giám Đốc Sản xuất Cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo 10h00 – 12h00 CST 12h00 – 12h40 CST Di chuyển từ Nhà máy sản xuất đến nhà hàng Bei LvDao Italian MingCai Ăn trưa với Giám đốc Sản xuất Cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo nhà hàng Bei LvDao Italian MingCai 13h00 – 14h30 CST 14h30 – 15h00 CST 15h30 – 17h00 CST 19h00 – 21h00 CST Di chuyển từ nhà hàng Bei LvDao Italian MingCai khách sạn InterContinental Thanh Đảo Cuộc họp trực tuyến với Ông Nguyễn Văn Đức - phó Giám đốc sản xuất công ty Gỗ Đức Thành Cuộc hẹn dùng bữa tối với Tổng Giám Đốc Công ty Nhà hàng Tian Xia Yi Pin Chinese khách sạn InterContinental Thanh Đảo 9h15 – 9h40 CST Di chuyển đến Trụ sở Cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo Họp đàm phán để ký kết hợp đồng 10h00 – 11h30 CST 8/12/2021 12h00 – 13h00 CST Di chuyển khách sạn InterContinental Thanh Đảo 14h00 - 14h45 CST Di chuyển từ khách sạn sân bay Lưu Đình Thanh Đảo Chuyến bay từ sân 16h25 - 18h00 CST (15h25 - bay Lưu Đình h30 KST) Thanh Đảo đến sân bay Incheon 18h50 - 22h35 KST (16h50 - 21h35 GMT+7) Chuyến bay từ sân bay Incheon đến sân bay Tân Sơn Nhất 21h35 - 22h30 GMT+7 Di chuyển từ sân bay Tân Sơn Nhất nhà 1.2 Giải thủ tục giấy tờ 1.2.1 Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: - Giấy tờ chuyến đi:  Hộ chiếu gốc (còn thời hạn tối thiểu 06 tháng trang trống);  Một photo có trang thơng tin hộ chiếu;  02 ảnh 3.3×4.8cm (nền trắng, nhìn thẳng mặt);  Chứng minh thư công dân;  Sổ hộ (nếu xin visa Trung Quốc lần đầu);  Tờ khai xin visa Trung Quốc;  Bản scan giấy Đăng ký kinh doanh phía cơng ty đối tác Trung Quốc;  Thư mời từ phía Trung Quốc bao gồm: thơng tin cá nhân người mời, thông tin chi tiết bên mời, lịch trình chuyến đi, chữ ký dấu bên mời;  Giấy tờ (CMT, Hộ chiếu, v.v.) người mời; - Hồ sơ công việc:  Giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo nộp thuế tháng gần Công ty Cổ Phần Gỗ Đức Thành;  Hợp đồng lao động, định cử công tác Trợ lý giám đốc - Bà Trần Ngọc Thảo Thơng dịch viên tiếng Trung - Ơng Nguyễn Đình An 1.2.2 Địa điểm đăng ký Trung tâm dịch vụ Visa Trung Quốc CVS: Tầng 16 Tòa nhà Trung tâm thương mại Sài Gòn (SAIGON TRADE CENTER), số 37 Tôn Đức Thắng, phường Bến Nghé, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh 9 1.3 Chuẩn bị phương tiện lại cho đồn - Di chuyển từ cơng ty đến Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất: Sử dụng xe ô tô chỗ công ty, tài xế người công ty Quãng đường: 8.9km, thời gian di chuyển dự kiến 15 phút Hình 1.3.1: Bản đồ đường di chuyển từ công ty tới sân bay Tân Sơn Nhất - Di chuyển Sân bay Tân Sơn Nhất Sân bay Lưu Đình: Máy bay Vì khơng có tuyến bay thẳng từ Sân bay Tân Sơn Nhất đến Sân bay Lưu Đình nên tuyến bay bao gồm thêm tuyến phụ nằm Sân bay Quốc tế Incheon, thành phố Seoul, Hàn Quốc 10 Hình 1.3.2: Chi tiết chuyến bay từ sân bay Tân Sơn Nhất tới sân bay Incheon, Hàn Quốc  Chuyến vào ngày 06/12/2021: Di chuyển từ Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất đến Sân bay Incheon máy bay hãng Asiana Airlines, thời gian bay dự kiến hết từ 00h10 GMT+7 đến 6h55 KST (4 tiếng 45 phút) Di chuyển từ Sân bay Quốc tế Incheon đến Sân bay Quốc tế Lưu Đình Thanh Đảo máy bay hãng Shandong Airline, thời gian bay dự kiến từ 14h00 KST đến 14h35 CST (1 tiếng 35 phút)  Chuyến vào ngày 08/12/2021: Di chuyển từ Sân bay Quốc tế Lưu Đình Thanh Đảo đến Sân bay Quốc tế Incheon máy bay hãng Shandong Airline, thời gian bay dự kiến từ 16h25 CST đến 19h00 KST (1 tiếng 35 phút) Di chuyển từ Sân bay Quốc tế Incheon đến Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất máy bay hãng Asiana Airlines, thời gian bay dự kiến từ 20h50 KST đến 23h35 GMT +7 (4 tiếng 45 phút) - Di chuyển từ Sân bay Lưu Đình đến nơi công ty đối tác lưu thông nội địa Trung Quốc: Thuê xe ô tô chỗ (được phía cơng ty đối tác đặt giúp) 11  Đoàn nghỉ ngơi Khách sạn InterContinental Qingdao cách sân bay Lưu Đình 54km (dự kiến 46 phút) cách trụ sở Công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo 2km (dự kiến phút)  Nhà hàng Bei LvDao Italian MingCai Restaurant cách Khách sạn 6.4km (dự kiến 15 phút)  Nhà máy sản xuất cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo cách khách sạn 36km (dự kiến 35 phút)  Nhà hàng Tian Xia Yi Pin Chinese nằm khu khách sạn đồn cơng tác nên đoàn tự di chuyển 1.4 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ làm việc cho đồn - Gọi điện thơng báo nội dung, hẹn xác nhận ngày làm việc với đối tác trước 23h59 ngày 30/11/2021 - Thư ký liên hệ đối tác để nhận thông tin nơi dịch vụ thuê xe chỗ đối tác hỗ trợ, liên hệ với nơi nghỉ ngơi đối tác giới thiệu để xác nhận lại thông tin đặt chỗ  Đặt phòng khách sạn: Đặt phòng đơn ngày đêm Khách sạn InterContinental Thanh Đảo (394R+MJ Shinan, Thanh Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc) thông qua tảng www.booking.com  Thông tin tài xế xe chỗ để di chuyển Thanh Đảo đối tác thuê: Li Bei Qi (+86 221 9583 7901) - Ghi nhận thơng tin nhà hàng, cơng ty đồn cơng tác đến trình đi:  Nhà hàng Tian Xia Yi Pin Chinese, Tầng khách sạn InterContinental Thanh Đảo, 394R+MJ Shinan, Thanh Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc (+86 532 6656 7662) 12  Nhà hàng Bei LvDao Italian MingCai, 67 đường Zhangzhou, Shinan, Thanh Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc (+86 532 8589 8530)  Nhà máy sản xuất cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo, 59PX+FV Lý Thương, Thanh Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc  Trụ sở công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo, 67VT+MT Vương Đài, Hồng Đảo, Thanh Đảo, Sơn Đơng, Trung Quốc - Sau đạt thỏa thuận, thư ký phải thông báo cụ thể cho đối tác thời điểm đến, danh sách người đến trước 23h59 ngày 03/12/2021 1.5 Chuẩn bị tài liệu chun mơn phương tiện nghe nhìn - Hợp đồng mua bán hàng hóa soạn sẵn: giấy; - Tài liệu thông số kỹ thuật loại máy móc mà Cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo sản xuất: giấy - Báo cáo thường niên, Báo cáo tài năm 10 năm gần Cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo mềm; - Công ước CISG 1980, Bộ luật dân 2015 Luật Thương mại 2005 mềm; - Máy tính xách tay, iPad, điện thoại di động, wifi di động, pin dự phòng 15000mAh, tai nghe không dây, USB 5GB chứa tài liệu để dự phịng 1.6 Chuẩn bị kinh phí Dự trù chi phí dựa kế hoạch cơng tác bao gồm khoản: - Vé máy bay dành cho ba người từ sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất thành phố Hồ Chí Minh, cảnh sân bay Quốc tế Incheon, Hàn Quốc đến sân bay Quốc tế Lưu Đình Thanh Đảo, Trung Quốc 13  Ghế hạng nhất: Ông Lê Hồng Thắng bà Trần Ngọc Thảo (Giá vé khứ hồi: 54,726,200 VND/người)  Ghế Phổ thơng đặc biệt: Ơng Nguyễn Đình An (Giá vé khứ hồi: 34,981,600 VND/người)  Do đó, Tổng giá vé máy bay người: 144,434,000 VND - Chi phí ăn uống:  Tổng giám đốc: 7.000.000 đồng/ngày;  Trợ lý tổng giám đốc thông dịch viên: 3.000.000 đồng/người/ngày;  Ăn tối với Tổng Giám Đốc công ty Hengrunxiang nhà hàng Tian Xia Yi Pin Chinese Restaurant: 10.000.000 đồng; - Khách sạn InterContinental Qingdao suốt chuyến cơng tác (3 phịng đơn ngày đêm):  Đối với trợ lý giám đốc thông dịch viên phịng Deluxe có giường cỡ King giá 3.775.000 đồng/người/2 đêm;  Đối với Tổng giám đốc phịng Executive có giường cỡ King giá 6.629.000 đồng/người/2 đêm 14 Hình 1.6.1: Chi tiết giá phịng khách sạn đặt cho trợ lý giám đốc thông dịch viên Hình 1.6.2: Chi tiết giá phịng khách sạn đặt cho Tổng giám đốc - Lệ phí giải thủ tục hành chính: 5.000.000 đồng - Chi phí thuốc men, chi phí dự trù liên quan đến sức khỏe đồn cơng tác: 5.000.000 đồng - Kinh phí dự phịng: 10% tổng kinh phí 15 Khoản mục Chi phí Vé máy bay 144.434.000 đồng 30.000.000 đồng Chi phí ăn uống 10.000.000 đồng Phịng khách sạn 14.179.000 đồng Thủ tục hành 5.000.000 đồng Chi phí thuốc men 5.000.000 đồng Kinh phí dự phịng (10%) 19.861.300 đồng Tổng chi phí 228.474.300 đồng Bảng 1.6.1: Bảng dự trù kinh phí chuyến 1.7 Lên kế hoạch đảm nhận thay người công tác - Trong thời gian Tổng giám đốc vắng mặt Phó tổng giám đốc bà Nguyễn Hà Ngọc Diệp ủy quyền thay mặt Tổng giám đốc xử lý công việc công ty - Các công việc thường ngày trợ lý giám đốc bà Trần Ngọc Thảo chuyển sang phụ trách thư ký Lưu Mỹ Yến - Kế hoạch cụ thể: Thời gian Công việc Ngày Phịng Hành Chính lên thơng báo cụ thể thời gian vắng mặt Tổng 4/12/2021 giám đốc công ty từ thứ hai ngày 6/12/2021 đến thứ tư ngày 8/12/2021 chuyến công tác đến Thanh Đảo Trung Quốc Ngày Trợ lý giám đốc bà Trần Ngọc Thảo lập Giấy ủy nhiệm bàn giao cơng việc 5/12/2021 trình cho Tổng giám đốc duyệt trước 20 00 ngày 16 Ngày Cuộc họp bàn kế hoạch chiến lược kinh doanh cho chi nhánh 6/12/2021 dời lại đến ngày 10/12/2021 sau Tổng giám đốc trở Ngày Lịch hẹn ăn tối Tổng giám đốc với đối tác công đồ gỗ gia dụng Cát 7/12/2021 Tường vào 19 30 bị hủy bỏ dời sang tuần Ngày Việc đàm phán hợp đồng với Công ty nội thất AA Corporation 8/12/2021 chuyển sang phụ trách Phó tổng giám đốc Nguyễn Hà Ngọc Diệp phó giám đốc sản xuất ông Chế Đồng Khánh 1.8 Kiểm tra chuyến phút chót - Một số chuẩn bị cần thiết - Vé máy bay; - Xác nhận đăng ký khách sạn biên nhận đặt chỗ; - Passport, Visa; - Thẻ tín dụng doanh nghiệp dành cho người công tác; tiền mặt (3000 Nhân dân tệ) đổi trước; - Tài liệu chuyên môn thiết bị nghe nhìn; - Lộ trình chuyến đi; - Bản đồ đường; - Kiểm tra thời tiết ngày công tác; - Thuốc chống say tàu xe, thuốc chống dị ứng, thuốc tiêu hóa, thuốc giảm đau…; - Các hướng dẫn khách sạn; - Các phong tục, văn hóa cần lưu ý:  Không nên bắt tay chặt;  Khi chào hỏi nên chào người có chức quyền cao trước; 17  Khơng dùng ngón tay trỏ phía người muốn giới thiệu;  Người Trung Quốc kiêng số 4, không nên tặng thứ liên quan số này;  Khơng tặng đồng hồ theo người Trung Quốc có nghĩa dự đám tang;  Ẩm thực Sơn Đông tám ẩm thực Trung Hoa bốn ẩm thực truyền thống Trách nhiệm thời gian thủ trưởng vắng mặt 2.1 Trách nhiệm thư ký trước thủ trưởng công tác - Làm công việc hoạch định xếp chuyến  Lên kế hoạch chuẩn bị cho chuyến  Nắm giữ lịch trình nhắc nhở Giám đốc thời điểm  Liên hệ đối tác để xác nhận thông tin nơi ở, vấn đề thuê xe xếp lịch hẹn - Tham dự buổi họp bàn giao công việc Giám đốc cho người ủy nhiệm - Phó Giám đốc Ghi chép, lưu trữ biên nắm vững nội dung cơng việc bàn giao cho Phó Giám đốc - Nắm rõ công việc Giám đốc ủy quyền giải mức độ thẩm quyền cụ thể 2.2 Trách nhiệm thư ký thủ trưởng công tác - Thực công tác kiểm tra công việc thông qua làm việc với người ủy nhiệm - Phó Giám đốc để xem cơng việc ủy thác tiến hành nào, thực chưa, kết thực nào, ghi chép lưu giữ thơng tin tiến trình cụ thể 18 - Nếu có phát sinh tình khẩn cấp cần liên hệ với người ủy nhiệm mức độ khẩn cấp cao liên hệ trực tiếp với Giám đốc để đưa định - Lưu trữ, tổng hợp thông tin, vấn đề xuất trình Giám đốc vắng mặt, cập nhật thường xuyên cho Giám đốc - Theo dõi hoạt động, hội, họp công ty, nắm nội dung giữ biên (nếu có) để cập nhật lại với Giám đốc sau quay - Đối với cơng tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn hồ sơ việc cần phải làm để chung vào hồ sơ; bìa “Để thơng báo” hồ sơ; việc mà thư ký người khác thực để vào hồ sơ “Để đọc có thời gian” - Chuyển văn thư cho cá nhân ủy quyền xử lý Cần phải xem qua loại thư từ Giám đốc người trả lời thư Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết Giám đốc công tác, thư chuyển tiếp trả lời Giám đốc - Công cụ để theo dõi công việc phải làm thư tín sổ tóm tắt thư tín sổ nhật ký hoạt động cần lưu ý Nhật ký hoạt động cần bao gồm tóm tắt hoạt động hành tổng qt, để giúp Giám đốc cập nhật hóa thơng tin cách nhanh chóng lúc trở Trách nhiệm thư ký thủ trưởng trở - Báo cáo tóm tắt diễn biến doanh nghiệp  Báo cáo công việc xử lý  Báo cáo cơng việc cịn tồn đọng, chờ giám đốc xử lý (các họp bị dời lại, giấy tờ chưa ký,…) 19 - Trình bày công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng: thư ký tập hợp thông tin công văn, sách báo, thư từ trình sếp cơng tác cách rõ ràng, riêng biệt trình bày tóm tắt cho giám đốc trở sau chuyến cơng tác - Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký hoạt động hành - Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác từ trưởng đồn cơng tác để làm thủ tục toán  Liên hệ với người phụ trách thu chi đồn cơng tác  Thu thập hóa đơn, chứng từ để tốn chi phí sau chuyến đi, đánh giá trình tạm ứng thu chi để tốn xác - Soạn thảo thư cám ơn người tiếp giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi chuyến  Thay mặt cảm ơn đơn vị tổ chức chuyến (kèm theo Cc cho giám đốc)  Nội dung mẫu thư cần thể tôn trọng, lịch biết ơn chân thành gửi đến nhà tài trợ Đồng thời thể mong muốn hợp tác, giúp đỡ thời gian - Lưu trữ tài liệu, hồ sơ chuyến  Việc lưu trữ cần tiến hành cẩn thận nhằm tránh thất lạc giấy tờ  Lưu trữ minh chứng hóa đơn để phục vụ cho việc toán trở nên rõ ràng  Việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ chuyến nhằm giúp cho công ty dễ dàng giải nộp thuế doanh nghiệp, đồng thời yêu cầu để công ty đáp ứng tiêu chuẩn ISO doanh nghiệp,… Kiểm tra kết chuyến 20 - Về mục đích chuyến đi:  Đã thăm Ban giám đốc cơng ty Cổ phần máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo vào 10 ngày 7/12/2021  Cùng thời điểm đồn cơng tác tham quan nhà máy sản xuất gỗ công ty Hengrunxiang  Đã ký hợp đồng mua máy móc sản xuất gỗ bao gồm: 100 máy bóc gỗ lạng, 100 máy ép nhiệt, 50 máy cưa vòng vào 11 ngày 8/12/2021 - Về lịch trình chuyến cơng tác:  Tất hoạt động có lịch trình dự kiến chuyến cơng tác thực đầy đủ với thời gian đặt  Đầu tháng 12 không nằm cao điểm mùa du lịch Thanh Đảo nên việc lại thuận lợi, khơng có tình trạng kẹt xe  Lịch trình hẹn với ban lãnh đạo công ty Hengrunxiang triển khai hoàn thành Cụ thể: Ăn trưa với Giám đốc sản xuất (13h30 7/12/2021), ăn tối với Tổng giám đốc (19h ngày)  Về vấn đề thủ tục giấy tờ  Các giấy tờ có liên quan đến chuyến chuẩn bị đầy đủ suốt trình di chuyển làm việc  Thời gian giải thủ tục giấy tờ sau hoàn tất hợp đồng diễn nhanh chóng kết thúc thuận lợi - Về phương tiện di chuyển suốt thời gian công tác: 21  Thời gian di chuyển hai nước lâu khơng có chuyến bay trực tiếp từ Thành phố Hồ Chí Minh đến Thanh Đảo nên phải cảnh Seoul, Hàn Quốc  Di chuyển Thanh Đảo công ty Hengrunxiang xếp Tài xế người địa phương thông thạo đường xá nên không nhiều thời gian lại - Về vấn đề ăn uống, nghỉ ngơi làm việc đồn cơng tác:  Các địa điểm ăn uống xếp gần với nơi nghỉ ngơi đoàn nên thuận tiện cho việc di chuyển  Khách sạn đồn cơng tác có đầy đủ tiện nghi phục vụ tốt cho việc nghỉ ngơi làm việc đoàn - Về tài liệu chun mơn, nghe nhìn làm việc: tài liệu chuẩn bị đầy đủ hỗ trợ nhiều q trình làm việc đồn cơng tác - Về dự trù kinh phí chuyến cơng tác:  Đạt dự tốn đề ra;  Tổng chi phí sử dụng chuyến công tác: 185.500.000 đồng (thấp so với dự toán 32.974.300 đồng) PHẦN KẾT LUẬN Các chuyến cơng tác đóng vai trị vơ quan trọng Việc chuẩn bị chuyến công tác địi hỏi chuẩn bị cơng phu chi tiết Để chuyến công tác thành công thuận lợi việc lập kế hoạch cơng tác phải chu công đoạn, cẩn thận để tránh gây sai sót đáng tiếc Một chuyến cơng tác thành cơng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức, nghiệp vụ quan trọng phận văn phòng việc hỗ trợ lãnh đạo TÀI LIỆU THAM KHẢO Bei LvDao Italian MingCai Restaurant (Trattoria Verde), 2021, truy cập ngày 10/08/2021, truy xuất từ https://bitly.com.vn/i57zj8 Chinese Visa Application Service Center, 2021, truy cập ngày 9/12/2021, truy xuất từ https://bio.visaforchina.org/SGN2_EN/ Google Maps, 2021, truy cập ngày 10/12/2021, truy xuất từ https://www.google com/maps Quingdao Hengrun Xiang Woodworking Machinery, truy cập ngày 10/08/2021, truy xuất từ https://www.supplierss.com/qingdao_hengrun_xiang_woodworking _ machinery_e385303.html> Quy định cơng tác phí nhất, 2021, truy cập ngày 08/12/2021, truy xuất từ https://qatax.vn/blogs/quy-dinh-luat-lien-quan/quy-dinh-ve-cong-tac-phi-nam-2021 ... trình cho chuyến cơng tác - Mục đích chuyến đi:  Thăm Ban Giám Đốc cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo;  Thăm nhà máy sản xuất cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang... Đông, Trung Quốc (+86 532 8589 8530)  Nhà máy sản xuất cơng ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo, 59PX+FV Lý Thương, Thanh Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc  Trụ sở công ty Cổ phần. .. bị chuyến cơng tác địi hỏi chuẩn bị cơng phu chi tiết Để chuyến công tác thành cơng thuận lợi việc lập kế hoạch cơng tác phải chu công đoạn, cẩn thận để tránh gây sai sót đáng tiếc Một chuyến công