TỔNG QUAN PHƯƠNG PHÁP 5s và ỨNG DỤNG THỰC TIỄN 5s tại DOANH NGHIỆP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ ĐỀ TÀI TỔNG QUAN PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ỨNG DỤNG THỰC TIỄN 5S TẠI DOANH NGHIỆP …… Giảng viên hướng dẫn: Thầy Nguyễn Tấn Trung Môn học: Quản Trị Chất Lượng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy MSSV: 31191027146 Lớp: ST4 – N2.203 Khóa: 45 Ngày thực hiện: 14/06/2021 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI I LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, bối cảnh Việt Nam ngày phát triển, có xu hướng hội nhập hóa đặc biệt đẩy mạnh việc thu hút nguồn đầu tư từ nước Trước tình hình cạnh tranh doanh nghiệp nước trở nên khốc liệt Các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với thử thách lớn Bài toán đặt làm cách để đứng vững thị trường có nhiều doanh nghiệp nước ngồi đổ xô vào Việt Nam Vậy nên, doanh nghiệp nước cần phải đổi phát triển vị Tập trung nguồn lực vào cơng tác quản lý chất lượng hiệu quả, đảm bảo đầu việc đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu, yếu tố khách hàng Con người nguồn lực quan trọng, cần thiết yếu tố định phát triển thịnh vượng doanh nghiệp Vậy nên việc giải vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động khơng khí làm việc tập thể, hồn thiện mơi trường làm việc cần thiết Nhờ người lao động có mơi trường làm việc tốt, lý tưởng, sẽ, tinh thần thoải mái, điều giúp họ nâng cao suất, chất lượng công việc, phát triển tư duy, đóng góp vào q trình phát triển doanh nghiệp cách bền vững Đấy lý mà phương pháp 5S tổ chức Nhật Bản ưa chuộng Đến tại, nhiều nước giới áp dụng thành công mơ hình Ở Việt Nam, với việc cơng ty Nhật đầu tư ngày nhiều dẫn tới mơ hình 5S dần phổ biến Tuy nhiên, bên cạnh doanh nghiệp thành cơng có doanh nghiệp gặp phải nhiều khó khăn dẫn đến thất bại Nhận thức giá trị, tầm quan trọng mơ hình này, kết hợp với kiến thức học trường, tài liệu tham khảo hướng dẫn tận tình thầy Nguyễn Tấn Trung - giáo viên môn Quản Trị Chất Lượng, lựa chọn đề tài “Tổng quan phương pháp 5S liên hệ thực tiễn doanh nghiệp” II MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 5S phương pháp quản lý mang lại hiệu quả, giá trị cao thành công lâu bền doanh nghiệp Hiện nay, với mơ hình doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí khơng cần có, định hướng sản xuất cho phù hợp với mong muốn khách hàng Với nghiên cứu hy vọng mang lại góc nhìn tổng quan phương pháp 5S (khái niệm, lợi ích áp dụng, quy trình triển khai áp dụng, ) đưa đề xuất kế hoạch chi tiết nhằm triển khai mơ hình 5S Cơng ty Cổ phần Dược Phẩm IMEXPHARM III ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI PHÂN TÍCH Đối tượng phân tích - Tổng quan phương pháp 5S - Nghiên cứu việc áp dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp cụ thể Phạm vi phân tích - Nghiên cứu lý thuyết việc áp dụng thực tế phương pháp 5S doanh nghiệp Việt Nam - Sử dụng, tham khảo thông tin từ 2010 – 2020 để có góc nhìn IV PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Bài tiểu luận dựa vào việc thu thập liệu sơ cấp thứ cấp thông qua tài liệu 5S nguồn khác nhau: Sách giáo trình, internet, báo, Để từ tiến hành liên hệ thực tiễn, phân tích liệu doanh nghiệp cụ thể đưa kế hoạch triển khai hợp lý phương pháp V TÓM TẮT CẤU TRÚC ĐỀ BÀI Phần 1: Tổng quan đề tài Phần 2: Các vấn đề lý luận Phần 3: Đề xuất kế hoạch triển khai áp dụng phương pháp 5S doanh nghiệp cụ thể Phần 4: Kết luận CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN I KHÁI NIỆM 5S 5S tên phương pháp quản lý, xếp nơi làm việc Đây xem tảng để thực hệ thống nhằm đảm bảo chất lượng, tăng hiệu suất, hiệu cơng việc tốn chi phí Được xuất phát từ quan điểm: “Nếu làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu hơn.” Phương pháp phát minh người Nhật áp dụng hình tổ chức không bị giới hạn lĩnh vực 5S chữ đầu từ tiếng Nhật gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu Shitsuke II CÁC THÀNH PHẦN 5S Seiri: Sàng lọc Sàng lọc, xem xét, phân loại loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Những thứ hư, hỏng, không/chưa liên quan không/chưa cần thiết phải tách riêng sau loại bỏ đưa khỏi nơi sản xuất Thường tiến hành theo tần suất định kỳ Gồm có bước: Bước 1: Quan sát kỹ nơi làm việc, nhận định khơng cần thiết cho cơng việc Bước 2: Đánh dấu đồ dùng mà chưa có chắn mức độ không cần thiết cho công việc kèm theo ngày tháng hủy, sau để riêng Bước 3: Sau thời gian, kiểm tra lại xem có cần tái sử dụng hay loại bỏ Nếu khơng thể tự định đề thời hạn để xử lý Seiton: Sắp xếp Sắp xếp thứ ngăn nắp, vị trí thích hợp, trật tự cho dễ tìm, dễ lấy, dễ sử dụng Phải tuân thủ nguyên tắc vật dụng cần thiết có vị trí quy định ký hiệu rõ ràng Quy trình xếp bao gồm bước sau: Bước 1: Khẳng định khơng cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc Bước 2: Tham khảo ý kiến người khác nơi đặt vật dụng cách xếp cho hợp lý Tùy vào nhiều yếu tố để định vị trí đồ vật Bước 3: Sau xếp, vẽ đường định vị để giúp người dễ dàng sử dụng Bước 4: Làm dấu hiệu nơi chốn, đặc điểm dấu hiệu cảnh báo cho đồ vật Seiso: Sạch Vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị, giữ gìn ln Quy trình cần phải thực ngày, thường xuyên liên tục Và thực theo bước chính: Bước 1: Quét dọn vệ sinh thường xuyên Bước 2: Giữ gìn vệ sinh chung, kiểm tra loại trừ nguyên nhân gây dơ bẩn Bước 3: Không vứt rác bừa bãi, hành vi vệ sinh cần định vị khu vực để đồ phế thải Bước 4: Dọn dẹp, xử lý đồ phế thải Bước 5: Thiết lập quy định vấn đề làm lịch dọn vệ sinh Seiketsu: Săn sóc Săn sóc, bảo quản, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị, cách liên tục thực Seiri, Seiton, Seiso Điều giúp không gian xung quanh nơi bạn làm việc lành mạnh Tổ chức nên thực quy trình “săn sóc”, gồm có bước: Bước 1: Cần phải trì 3S đầu để làm tiền đề Bước 2: Tạo thói quen u thích Bước 3: Áp dụng mơ hình quản lý trực quan Bước 4: Các nhà lãnh đạo cấp cao đánh giá mơ hình thực 5S Bước 5: Tổ chức phong trào thi đua cổ vũ nhân viên tham gia chương trình 5S Shisuke: Sẵn sàng Tạo thói quen tự giác, tuân thủ nghiêm ngặt quy định nơi làm việc Luôn ý thức tự giác, hiểu rõ tầm quan trọng 5S để từ áp dụng nhằm nâng cao hiệu suất, hiệu cơng việc Và quy trình gồm có bước chính: Bước 1: Đảm bảo việc thực 4S ổn định, hiệu Hình thành người nhân viên thói quen thực cách tự giác Thường xuyên thực hành đến nhuần nhuyễn Bước 2: Phát triển, xây dựng quy tắc vấn đề an toàn vệ sinh, quản lý, kỷ luật, Bước 3: Tăng cường giáo dục, tập huấn, hướng dẫn người tuân thủ quy tắc, ràng buộc Nỗ lực tạo môi trường làm việc lành mạnh, người xem 5S điều thiết yếu III MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG TRÌNH 5S Chương trình 5S với mục tiêu xây dựng tinh thần làm việc nhóm ý thức cải tiến (Kaizen) cho người nơi làm việc Khi thực 5S, tổ chức chia thành khu vực nhỏ khu vực nhóm nhân viên chịu trách nhiệm Và hoạt động nhóm hỗ trợ việc xây dựng phát triển tinh thần trách nhiệm tinh thần tập thể thành viên Đồng thời, chương trình 5S hỗ trợ việc thiết lập khả lãnh đạo thực tế cho cấp, phòng ban Chương trình 5S muốn thực hiệu ban lãnh đạo, nhà quản lý phải đầu việc thực Họ phải có trách nhiệm hướng dẫn cấp 5S, quản lý dự án đánh giá kết 5S coi tảng giới thiệu công nghệ công cụ đại hơn, cải tiến IV LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG 5S Đầu tiên, lợi ích mà 5S mang lại hiệu tiết kiệm thời gian, giảm lãng phí tác nghiệp khơng cần thiết Tất thứ phân loại theo trật tự, gọn gàng, ngăn nắp Từ rút ngắn thời gian làm việc giảm thiểu nhiều cơng đoạn tìm kiếm, phân vân, chờ đợi, nhầm lẫn Nhờ mà nơi làm việc trở nên thuận tiện an toàn hơn, thứ không cần thiết bị loại bỏ thứ cần thiết xếp vị trí thuận tiện dễ lấy, dễ sử dụng Tiếp theo phải kể đến hiệu kinh tế mà 5S mang lại Doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí nhờ việc giảm lượng hàng tồn kho, giảm phế thải lỗi gây tốn chi phí khơng đáng có Tài ngun vật dụng dư thừa sử dụng cách hợp lý Đồng thời tiến hành 5S ngăn ngừa tình trạng hỏng hóc, trục trặc máy móc, thiết bị Từ nâng cao hiệu suất sử dụng máy móc, giảm bớt trường hợp nhầm lẫn nguyên vật liệu Một tác dụng hiệu 5S hiệu khơng gian Doanh nghiệp tận dụng tối đa mặt bằng, nâng cao hiệu sử dụng nhà xưởng, thiết bị, máy móc Với diện tích, khơng gian sử dụng tăng lên đáng kể, tối ưu hóa nhờ xếp có trật tự, cụ thể, đánh dấu ln sàng lọc để loại bỏ thứ không cần thiết Bên cạnh lợi ích hiệu trên, phương pháp 5S cịn đem lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp Ví dụ, đảm bảo an tồn cho người lao động, tạo cảm giác vui vẻ, thoải mái tinh thần Từ tăng tính kỷ luật người góp phần cải thiện chất lượng sản phẩm đảm bảo vấn đề giao hàng hẹn Nhìn chung, việc thực hành 5S thành cơng giúp tăng suất, tăng chất lượng lúc giảm chi phí Ngồi cịn đảm bảo vấn đề giao hàng hẹn, an toàn tạo môi trường làm việc lý tưởng giúp nâng cao tinh thần làm việc nhân viên Với lợi ích vậy, 5S giúp cho nhiều doanh nghiệp giới đạt suất cao hơn, hiệu thu lợi nhuận lớn tương lai V QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S Bước 1: Lập ban 5S Việc đầu tiên, tổ chức cần phải xác định rõ ràng mục tiêu việc thực 5S Sau đó, bắt đầu thành lập Ban 5S Mỗi phận nên chọn người vào ban 5S, người dừng hoạt động cơng việc phải thực Tiến hành lập ban 5S bao gồm: Trưởng ban, Phó ban, Thư ký Nhóm thực (trong nhóm cần có người chụp ảnh) Các thành viên bầu vào ban 5S phải người có kỷ luật, làm việc chặt chẽ có ảnh hưởng đến người khác Đơn vị nên lựa chọn số cán quản lý chủ chốt ban 5S để tham gia khóa đào tạo thực hành 5S tổ chức tiếng Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ Ban 5S Chức Ban 5S tuyên truyền 5S, đào tạo 5S đánh giá 5S Một yếu tố quan tham gia tất người mà đặc biệt lãnh đạo phải người gương mẫu, vi phạm xử lý cách công Vậy nên, Trưởng ban người nghiêm minh Phó ban người giúp Trưởng ban việc thực thi giám sát hoạt động Thư ký người tổng kết tình hình thực 5S nơi làm việc tổng hợp ý kiến đóng góp cách khách quan, trung thực Phụ trách ảnh có vai trị lớn ảnh minh chứng rõ người nhận lỗi Cịn lại, ủy viên có trách nhiệm tun truyền, đơn đốc phận đơn vị thực tốt hoạt động 5S Tất thành viên Ban 5S phải nắm rõ vai trị, nhiệm vụ Hiểu rõ nguyên tắc 5S để truyền đạt cho cán nhân viên đơn vị Bước 3: Thông báo tuyên truyền, đào tạo 5S đơn vị Chính sách mục tiêu áp dụng 5S phải thơng báo thức đến cán nhân viên tổ chức Tiếp theo bắt đầu hoạt động tuyên truyền, giới thiệu 5S tồn cơng ty Ban 5S hợp tác với chuyên gia bên để tổ chức lớp đào tạo 5S để người có nhìn đắn, rõ ràng cụ thể Bước 4: Thực triển khai quy trình 5S theo thứ tự: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch - Săn sóc – Sẵn sàng Sàng lọc: Đầu tiên phải khảo sát chụp ảnh trường Sau phân loại vật dụng cần không cần thiết Chọn địa điểm chứa vật bị loại bỏ Sau gắn thẻ xanh, vàng, đỏ cho vật dụng Cuối định giữ lại loại bỏ chúng Sắp xếp: Sau sàng lọc vật dụng cần thiết giữ lại xếp Tiến hành xếp cho an toàn, thuận tiện mỹ quan Các vật dụng nên xếp theo thứ tự ưu tiên, có dán nhãn đánh số để dễ dàng nhận biết Sạch sẽ: Tại bước này, sau xếp vật dụng cần thiết, tiến hành dọn dẹp Ban 5S phân công trách nhiệm lập lịch vệ sinh cụ thể hàng ngày ngày/tuần Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh tiến hành dọn dẹp theo lịch lên Luôn kiểm tra để nơi làm việc sẽ, không bị bụi bẩn Săn sóc: Sau thực xong 3S, hoạt động 3S cần tiêu chuẩn hóa cần triệt để thực trì lúc nơi Ngồi việc tiêu chuẩn hóa việc thực để tăng tính kỷ luật, ban 5S tiến hành việc đánh giá theo tiêu chí tạo thi đua phịng ban để trì 5S Sẵn sàng: Để trì 5S bền vững, khơng phải hình thức hay phong trào thi đua người cần đào tạo tái đào tạo thực hành tốt 5S để thực hiểu mà tự giác nghiêm túc tuân thủ Quá trình thực lặp lặp lại liên tục nhiều lần thành thói quen Bước 5: Kiểm tra, đánh giá kết Sau thời gian định, ban 5S tiến hành kiểm tra nơi làm việc Ghi nhận lại vấn đề ý kiến đóng góp Dựa vào kết kiểm tra hình ảnh ghi lại trình thực mà đánh giá, chấm điểm cách tổng thể Từ tiếp tục thực cải tiến Sau chấm điểm Ban 5S công bố kết Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng Hàng tháng khen thưởng đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen cúp trước toàn đơn vị Cúp 5S nên luân lưu qua đơn vị xuất sắc để tạo thi đua đơn vị Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc năm, tặng q ghi nhận cơng lao đóng góp cá nhân đơn vị CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ VẬN DỤNG I PHÂN TÍCH ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG THÀNH CÔNG 5S Dưới điều kiện bản, cần thiết nhất: Sự cam kết hỗ trợ từ phía lãnh đạo Như biết người lãnh đạo người có vai trị quan trọng mang tầm ảnh hưởng lớn đến người Đây xem điều kiện định thành công cho việc áp dụng phương pháp 5S Với cam kết mạnh mẽ từ phía lãnh đạo giúp nâng cao nhận thức nhân viên đồng thời khuyến khích họ thực 5S hiệu Vậy nên, để thành cơng ban lãnh đạo phải cam kết đầu việc thực áp dụng 5S Đẩy mạnh đào tạo huấn luyện cho tất nhân viên Nhìn chung mức độ hiểu biết 5S doanh nghiệp chưa cao, nên triển khai nên đào tạo huấn luyện Việc đào tạo giúp người nhận thức ý nghĩa hoạt động 5S cung cấp cho họ phương pháp thực hiện, có nhận thức phương tiện, người tự giác, chủ động tham gia Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, người tự nguyện tham gia Việc tạo mơi trường làm việc sẽ, thơng thống, thời gian rút ngắn hiệu suất tăng cao ảnh hưởng đến nhận thức nhân viên Họ làm thấy yêu công việc tự nguyện tham gia việc thực 5S Có thể nói, tự giác thực người điều kiện đảm bảo thành công bền vững việc áp dụng 5S Phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng trình thực Khi triển khai, thực kế hoạch hay dự án đó, khơng phân cơng trách nhiệm cụ thể q trình thực xảy mâu thuẫn, công việc bị chồng chéo không hiệu Khi triển khai áp dụng 5S vậy, việc xác định, phân công trách nhiệm rõ ràng cho người làm cho trình thực hiệu hơn, giúp cho việc khen thưởng, kỷ luật xác kịp thời Giám sát, đánh giá việc triển khai 5S thường xuyên Việc thiếu kiểm tra, giám sát khiến cho khái niệm ban đầu bị sai không nắm bắt kịp thời dẫn đến làm sai, ảnh hưởng đến hiệu công việc gây lãng phí cho tổ chức Việc giám sát thường xuyên đảm bảo cho việc áp dụng 5S cách toàn diện hiệu quả, cung cấp hỗ trợ kinh nghiệm nguồn lực kịp thời Tránh trường hợp sai sót khơng đáng có Lặp lại chu kỳ 5S với tiêu chuẩn cao Như biết doanh nghiệp muốn phát triển phải khơng ngừng đổi Chương trình 5S vậy, phải ln khơng ngừng lặp lại chu trình với hoạt động với mục đích đảm bảo, trì cải tiến công tác quản lý II LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI MỘT DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM IMEXPHARM Công ty Cổ phần Dược Phẩm IMEXPHARM thành lập tháng 09/1983, tiền thân Xí nghiệp Liên Hiệp Dược Đồng Tháp Hoạt động kinh doanh Imexpharm sản xuất kinh doanh dược phẩm, nhập thu mua bao bì đóng gói phục vụ sản xuất Năm 2001, công ty tái cấu thành Công ty TNHH Dược phẩm Imexpharm với vốn điều lệ 22 tỷ đồng Năm 2006, cổ phiếu công ty thức niêm yết Sở Giao dịch Chứng khốn Thành phố Hồ Chí Minh Năm 2013, cơng ty áp dụng thành công công nghệ lên men (Enzymatic) vào sản xuất có bước cải tiến sản xuất Imexpharm nhà sản xuất thuốc generic chất lượng cao hàng đầu Việt Nam, tiếng với dòng thuốc kháng sinh chuyên gia tin dùng Công ty trọng vào việc phát triển đầu tư, mở rộng hệ thống phân phối, nâng cấp nhà máy Hoạt động kinh doanh Công ty ln trì tốc độ tăng trưởng, ổn định hiệu Năm 2014, Imexpharm thành lập ổn định 23 chi nhánh nước Không dừng lại đấy, mục tiêu Imexpharm tương lai có chi nhánh 63 tỉnh thành nước Định hướng phát triển mạnh mẽ trở thành nhà phân phối dược phẩm hàng đầu Việt Nam Với mục tiêu định hướng vậy, đề xuất kế hoạch triển khai chương trình 5S cho cơng ty Hy vọng việc áp dụng thành cơng mơ hình 5S mang lại cho công ty nhiều giá trị, khẳng định vị doanh nghiệp khơng nước mà cịn quốc tế MỤC TIÊU CÔNG TY ĐẠT ĐƯỢC KHI THỰC HIỆN 5S Áp dụng quy tắc 5S cải tiến chất lượng nhằm hướng đến môi trường làm việc gọn gàng, đẹp, hiệu khoa học Góp phần đảm bảo, nâng cao chất lượng dịch vụ hướng tới hài lòng, thỏa mãn khách hàng Gây dựng nâng cao hình ảnh chun nghiệp cơng ty tới cộng đồng Giảm gánh nặng chi phí khơng đáng có (tồn kho, sai sót, ); tiết kiệm thời gian, công sức, trang thiết bị nguồn lực phục vụ cho hoạt động kinh doanh Tăng cường hiệu quả, suất công việc nhằm cung cấp dịch vụ cách nhanh chóng tốt Cuối hình thành, xây dựng nhận thức, tính tự giác, chủ động việc thực chương trình 5S cho cán bộ, công nhân viên công ty; xây dựng tinh thần đồn kết, phối hợp làm việc nhóm ĐỀ XUẤT KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH 5S Bài tiểu luận trình bày kế hoạch triển khai áp dụng 5S Công ty Cổ phần Dược Phẩm IMEXPHARM cách cụ thể Bước 1: Lập ban 5S Trước tiên, cán lãnh đạo phải hiểu rõ nguyên lý lợi ích việc áp dụng 5S Doanh nghiệp cần xác định rõ vấn đề doanh nghiệp từ đưa mục tiêu thực triển khai 5S Sau tiến hành lập ban 5S, đội đầu, huy việc thực triển khai toàn hệ thống Ban 5S bao gồm: Trưởng ban, Phó ban, Thư ký Nhóm thực (trong nhóm cần có người phụ trách ảnh) tùy vào cấu trúc doanh nghiệp Các thành viên phải người có tính kỷ luật, trách nhiệm cao có tầm ảnh hưởng đến người khác Nên lấy phận đến người tùy vào quy mô công ty, tránh lấy phận nhiều người để dễ dàng cho việc thực thi mở rộng áp dụng cho sau Sau đó, doanh nghiệp cần cử số quản lý chủ chốt ban 5S tham gia khóa huấn luyện, đào tạo thực hành 5S đơn vị có uy tín Rồi sau đó, triển khai đến tồn ban Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ Ban 5S Chức ban 5S tuyên truyền, đào tạo 5S huy, đánh giá việc thực triển khai 5S Việc phân công trách nhiệm cần cụ thể rõ ràng cho vị trí - Trưởng ban người huy, giám sát chung hoạt động triển khai 5S, cần nghiêm minh, tính kỷ luật cao đầu hoạt động thực triển khai 5S 10 - Phó ban người giúp việc cho Trưởng ban thực thi giám sát hoạt động triển khai 5S, sau tổng hợp lại báo cáo cho Trưởng ban - Thư ký người có trách nhiệm tổng kết tình hình thực triển khai 5S đơn vị, tổng hợp nhận xét, ý kiến đóng góp cách thật khách quan trung thực - Các Nhóm thực lại phải tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm kỷ luật cao Có thể phân cơng Nhóm thực phụ trách mảng Trong đó, nhóm phải có người Phụ trách ảnh, người có vai trị quan trọng vì ngồi tài liệu hình ảnh minh chứng rõ ràng để người nhận lỗi mình, để so sánh khác biệt trước sau áp dụng 5S cách trực quan Lập in thành văn sơ đồ tổ chức ban 5S sơ đồ vùng giới hạn trách nhiệm cụ thể nhóm thực Bước 3: Thông báo tuyên truyền, đào tạo 5S cho người có liên quan Ở bước này, ban lãnh đạo cần thơng báo thức sách mục tiêu áp dụng 5S Sau thông báo, ban 5S phải tuyên truyền, dẫn cho người có liên quan phương pháp, lợi ích 5S mang lại để người hiểu rõ mà hợp tác tham gia cách tự nguyện Bên cạnh đó, ban 5S kết hợp với chuyên gia bên mở lớp đào tạo 5S để người nhận thức đủ 5S nắm rõ nguyên lý quy trình thực Bước 4: Triển khai 5S theo thứ tự: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch - Săn sóc – Sẵn sàng Sàng lọc: - Đầu tiên, Người phụ trách ảnh cần chụp lại toàn cảnh cận cảnh khu vực thí điểm trước thực Sàng lọc - Chuẩn bị địa điểm để chứa vật dụng bị loại bỏ - Nhóm thực cần quan sát tất vật dụng có khu vực thí điểm áp dụng câu hỏi: “Đây gì?” “Có cần dùng không?” để phân loại vật dụng cần không cần thiết - Dán thẻ xanh vật dụng cần dùng, thẻ vàng/thẻ đỏ vật dụng khơng cần dùng, thẻ vàng dành cho vật dụng khơng cần dùng khơng biết cịn giá trị hay không, thẻ đỏ dành cho vật dụng khơng cịn giá trị - Sau phân loại dán thẻ, cần tiến hành xử lý vật dụng không cần dùng theo định lãnh đạo Những vật dụng khơng cịn giá trị loại bỏ cách lý, tặng chuyển nhượng Cịn vật dụng khơng biết cịn giá trị hay khơng lưu tạm, u cầu dịch vụ xử lý 11 Sắp xếp: Sau Sàng lọc, vật dụng cần dùng giữ lại xếp Chuẩn bị dụng cụ để đánh dấu, kẻ vạch Xác định vị trí xếp vật dụng theo quy tắc: - ● Vật thường dùng: Được đặt gần nơi làm việc ● Vật dùng: Đặt nơi dễ tìm, dễ lấy, dễ cất giữ ● Vật dùng: Cất vào kho, tủ,… có dấu hiệu nhận biết - Phác thảo sơ vị trí vật dụng thử xếp theo phác thảo - Sau đó, tiến hành điều chỉnh xếp cho thỏa mãn an toàn (dễ lại, dễ thao tác, dễ vận chuyển), thuận tiện (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ vệ sinh), mỹ quan(ngăn nắp, gọn gàng, đẹp mắt) - Các vật dụng nên xếp theo thứ tự ưu tiên, có dán nhãn, đánh số kẻ vạch, … để dễ dàng nhận biết vị trí thức sau xếp - Chụp ảnh toàn cảnh cận cảnh sau thực xong S1 S2 Lưu ý: thực bước cần thông báo dẫn để làm cho biết, không riêng người phụ trách xếp biết Sạch Đối với bước này, phải đảm bảo tất vật dụng sử dụng tình trạng sẽ, an tồn khơng có bụi bẩn Nơi làm việc khơng có dấu hiệu tình trạng vệ sinh rác, mạng nhện, bụi bẩn - Đầu tiên, cần xác định khu vực cần vệ sinh, phân công trách nhiệm lập lịch vệ sinh cụ thể hàng ngày số ngày/tuần - Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh phù hợp với nơi vật cần vệ sinh tiến hành dọn dẹp theo lịch lên - Luôn kiểm tra để nơi làm việc sẽ, không bị bụi bẩn, có dấu hiệu bất thường cần tiến hành xử lý báo cáo cho ban 5S - Tiếp tục chụp ảnh toàn cảnh cận cảnh sau thực S3 Sau dán ảnh bên cạnh ảnh cũ để người thấy rõ khác biệt để tạo tâm việc trì thực Lưu ý: Sạch khơng cơng việc làm mà cịn việc tìm nguyên nhân gây bụi bẩn tìm cách ngăn ngừa Săn sóc - Sau thực xong 3S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ), hoạt động 3S cần tiêu chuẩn hóa cách biên soạn, ban hành áp dụng Quy định thực hành 5S để tăng tính kỷ luật - Cần triệt để thực trì 3S lúc nơi 12 - Tiến hành đánh giá 5S theo phiếu đánh giá 5S Sau đánh giá, nhận thấy nội dung chưa đạt yêu cầu ghi nhận ý kiến đóng góp từ tổng hợp Thư ký ban 5S, Trưởng ban xem xét khắc phục, phòng ngừa kịp thời vấn đề - Ngồi tiêu chuẩn hóa việc thực nhằm tăng tính kỷ luật, ban 5S tiến hành việc chấm điểm 5S để khen thưởng, tạo thi đua phịng ban để trì 5S Sẵn sàng Ngồi việc thực 5S lúc bắt đầu, 5S thành công cần phải trì ý thức tự giác người Quá trình thực lặp lặp lại liên tục nhiều lần trở thành thói quen ngày - Đầu tiên, để người tự giác thực Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch - Săn sóc mức độ hợp lý cách tuân theo Quy định thực hành 5S - Để trì 5S bền vững, người cần đào tạo tái đào tạo thực hành tốt 5S để thực hiểu rõ, tự giác nghiêm túc tuân thủ - Người phụ trách phận cần gương mẫu đầu việc thực Việc rèn luyện ý thức tự giác không dễ, cần phải có thời gian cố gắng trì thành viên Bước 5: Kiểm tra, đánh giá kết Sau thời gian định, hàng tháng, ban 5S tiến hành kiểm tra đồng loạt nơi làm việc, chấm điểm 5S, ghi nhận vấn đề nhận xét, ý kiến đóng góp Dựa vào kết kiểm tra ý kiến đóng góp đánh giá việc thực thi cách tổng thể Từ tiếp tục thực mặt mạnh đạt cải tiến mặt chưa đạt Sau kiểm tra, chấm điểm, ban 5S nên công bố kết để phận thực chưa tốt tiến hành khen thưởng phận thực tốt, xuất sắc Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng Hàng tháng khen thưởng đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen cúp trước toàn đơn vị Cúp 5S nên luân lưu qua đơn vị xuất sắc để tạo thi đua đơn vị Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc năm, tặng quà ghi nhận cơng lao đóng góp cá nhân đơn vị CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN I TÓM TẮT NỘI DUNG BÀI TIỂU LUẬN Phương pháp quản lý, xếp nơi làm việc 5S xem cơng cụ để doanh nghiệp thực công cụ cải tiến khác 5S bắt nguồn từ từ tiếng Nhật bắt đầu chữ S 13 Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shisuke (Sẵn sàng) 5S giúp cải tiến công việc môi trường làm việc cách đơn giản tốn chi phí.Áp dụng 5S giúp doanh nghiệp nhận hiệu thời gian, hiệu kinh tế hiệu khơng gian Bên cạnh đó, 5S cịn giúp tăng tính kỷ luật người, cải thiện chất lượng sản phẩm đảm bảo thuận tiện, an toàn nơi làm việc Quy trình thực triển khai 5S gồm bước, cụ thể: Lập ban 5S; Phân công chức năng, nhiệm vụ 5S; Thông báo tuyên truyền, đào tạo 5S cho người có liên quan, Thực triển khai quy trình 5S theo thứ tự: Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch - Săn sóc - Sẵn sàng; Kiểm tra, đánh giá kết cuối Tuyên dương, khen thưởng Điều kiện áp dụng thành công 5S bao gồm: Sự cam kết hỗ trợ từ phía lãnh đạo; Đẩy mạnh đào tạo, huấn luyện cho tất nhân viên; Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, người tự nguyện tham gia; Phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng trình thực hiện; Giám sát, đánh giá việc triển khai 5S thường xuyên; cuối Lặp lại chu kỳ 5S với tiêu chuẩn cao Từ đó, tiểu luận đưa kế hoạch chi tiết triển khai vào Công ty Cổ phần Dược Phẩm IMEXPHARM cách cụ thể II TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Giáo trình Quản Trị Chất Lượng – Trường Đại Học Kinh Tế Tp.HCM [2] Công ty TNHH tư vấn giải pháp quản lý tồn diện, “Quy trình triển khai thực 5S”, http://www.isovietnam.com.vn/tu-van-quan-ly-doanh-nghiep/tai-lieumau/17-tai- lieu/60-quy-trinh-trin-khai-thc-hin-5s.html [3] 5S gì? Quy trình 5S thực nào? , http://trithucviet.net/5s-la-gi/ , https://pms.edu.vn/chuyen-nganh-san-xuat/5s-la-gi-tai-sao-nen-ap-dung-5s/ [4] Tìm hiểu phương pháp 5S Toyota áp dụng, https://www.ohay.tv/view/tim-hieu-vephuong-phap-5s-duoc-toyota-ap-dung-trong-quan-ly-doanh-nghiep/5b31e5ed58 [5] Triển khai áp dụng phương pháp 5S doanh nghiệp, https://knacert.com.vn/blogs/tintuc/huong-dan-trien-khai-ap-dung-phuong-phap-5s-tai-doanh-nghiep-phan-2 14 [6] Công ty TNHH tư vấn giải pháp quản lý tồn diện, “Quy trình triển khai thực 5S”, http://www.isovietnam.com.vn/tu-van-quan-ly-doanh-nghiep/tai-lieumau/17-tai- lieu/60-quy-trinh-trin-khai-thc-hin-5s.html 15 ... Tổng quan phương pháp 5S - Nghiên cứu việc áp dụng mơ hình 5S vào doanh nghiệp cụ thể Phạm vi phân tích - Nghiên cứu lý thuyết việc áp dụng thực tế phương pháp 5S doanh nghiệp Việt Nam - Sử dụng, ... ? ?Tổng quan phương pháp 5S liên hệ thực tiễn doanh nghiệp? ?? II MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 5S phương pháp quản lý mang lại hiệu quả, giá trị cao thành công lâu bền doanh nghiệp Hiện nay, với mơ hình doanh nghiệp. .. https://www.ohay.tv/view/tim-hieu-vephuong-phap -5s- duoc-toyota-ap-dung-trong -quan- ly -doanh- nghiep/5b31e5ed58 [5] Triển khai áp dụng phương pháp 5S doanh nghiệp, https://knacert.com.vn/blogs/tintuc/huong-dan-trien-khai-ap-dung-phuong-phap -5s- tai -doanh- nghiep-phan-2