Khái niệm và phân loại cơ cấu tổ chức

1 Mở đầu Thuật ngữ “Tổ chức” nhiều ngành khoa học sử dụng với ý nghĩa không giống nhau: - Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng cấu tồn vật Sự vật tồn mà khơng có hình thức liên kết định yếu tố thuộc nội dung Tổ chức thuộc tính thân vật” - Tổ chức thuộc tính vật, nói cách khác vật ln tồn dạng tổ chức định; - Y học cho sinh vật đơn bào, tế bào đơn lẻ thực tất chức sống, hoạt động cách độc lập Tuy nhiên, sinh vật đa bào (nhiều bào) có mức độ khác tổ chức thể chúng Các tế bào cá nhân thực chức cụ thể làm việc lợi ích tồn thể Các tế bào trở nên phụ thuộc vào - Từ quan niệm y học cho thấy tổ chức có sinh vật đa bào, tế bào phụ thuộc vào lợi ích toàn bộ; - Nhân loại học khẳng định từ xuất loài người, tổ chức xã hội loài người đồng thời xuất Tổ chức không ngừng hoàn thiện phát triển với phát triển nhân loại Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức tập thể người tập hợp lại để thực nhiệm vụ chung nhằm đạt tới mục tiêu xác định tập thể Như vậy, tổ chức tập thể, có mục tiêu, nhiệm vụ chung; Ngay chuyên ngành khoa học có giao thoa đối tượng, phạm vi nghiên cứu có cách tiếp cận, cắt nghĩa khác “Tổ chức”, cụ thể là: - Theo Chester I Barnard, tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Như theo lý thuyết quản trị công, để hình thành tổ chức phải có từ hai người trở lên (điều kiện chủ thể) hoạt động họ kết hợp với cách có ý thức Quản trị công nhấn mạnh đến hai yếu tố chủ thể nguyên tắc hoạt động tổ chức (sự kết hợp có ý thức chủ thể) nhận thức khái niệm tổ chức - Luật học (khoa học luật dân sự) gọi tổ chức pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con người) chủ thể quan hệ pháp luật dân Theo quy định Điều 84 Bộ luật Dân tổ chức cơng nhận pháp nhân có đủ điều kiện sau: thành lập hợp pháp; có cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác tự chịu trách nhiệm tài sản đó; nhân danh tham gia quan hệ pháp luật cách độc lập Luật học nhấn mạnh đến điều kiện thành lập tổ chức yêu cầu đảm bảo hoạt động tổ chức; - Khoa học tổ chức quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp “tập thể người tập hợp lại để thực nhiệm vụ chung nhằm đạt tới mục tiêu xác định tập thể đó” Quan niệm tổ chức theo Khoa học tổ chức quản lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học, Quản trị công chỗ xác định tổ chức thuộc người, người xã hội; tổ chức người, có hoạt động chung mục tiêu tổ chức điều kiện quan trọng, thiếu tổ chức; - Trong “Sổ tay nghiệp vụ cán làm công tác tổ chức nhà nước” định nghĩa: “Tổ chức đơn vị xã hội, điều phối cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt nhiều mục tiêu chung (của tổ chức)4 Quan niệm người làm cơng tác tổ chức nhà nước có nhiều điểm tương đồng với khoa học quản lý, luật học nhấn mạnh tới mục tiêu chung, nguyên tắc hoạt động tổ chức (điều phối cách có ý thức) Điểm quan trọng quan niệm tổ chức thể ý nói phạm vi tổ chức, tổ chức có phạm vi hoạt động khác phụ thuộc vào yếu tố chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cấu, nguồn lực tổ chức Các yếu tố điều kiện tổ chức - Trên phương diện ngôn ngữ: Tuỳ theo ngữ cảnh, tính chất, yêu cầu, mục đích… sử dụng thuật ngữ: quan, đơn vị, pháp nhân, công ty, hội… thay thuật ngữ tổ chức Sự đa dạng phương diện ngôn ngữ thể việc thuật ngữ tổ chức dùng với chức khác như: danh từ, động từ, tính từ (tiếng Anh Organization danh từ, khác với Organize động từ, khác với Constitutive tính từ) Với thực tế vậy, cần có tư biện chứng, kế thừa, khơng cứng nhắc, máy móc, phù hợp với mục tiêu, yêu cầu nhiệm vụ nghiên cứu khái niệm “Tổ chức” Với cách tư duy, tiếp cận tìm hiểu khái niệm chung tổ chức cần nằm vững số nội dung như: - Tổ chức người xã hội gắn với hình thái kinh tế - xã hội kiểu nhà nước; - Con người tổ chức gắn kết với mục đích xác định hành động để đạt đến mục tiêu chung; - Có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cấu xác định; - Được hình thành hoạt động theo nguyên tắc định phù hợp với quy định pháp luật Nếu thiết phải đưa định nghĩa tổ chức tập hợp người xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cấu xác định; hình thành hoạt động theo nguyên tắc định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết người với mục đích xác định hành động để đạt đến mục tiêu chung Khái niệm phân loại cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp phối hợp nhiệm vụ công việc tổ chức nhằm đạt mục tiêu tổ chức Theo đó, cấu tổ chức cần đảm bảo: – Bố trí, xếp phối hợp hiệu hoạt động người tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung – Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung tổ chức – Quản lý kiểm soát hoạt động tổ chức – Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với thay đổi mơi trường bên ngồi – Khuyến khích tham gia người lao động vào hoạt động chung tổ chức tạo động lực cho người lao động tổ chức Lý thuyết tổ chức lý luận quản lý nhiều dạng cấu trúc tổ chức như: trực tuyến; chức năng; trực tuyến – chức – tham mưu; ma trận; trực tuyến – chức liên hợp… Mỗi dạng cấu trúc phù hợp với đặc trưng quy mô, chức năng, nhiệm vụ mục tiêu hoạt động tổ chức cụ thể Trong thực tiễn, nhà quản lý vận dụng linh hoạt hơn, mềm dẻo dạng cấu tổ chức nêu để thiết lập cấu tổ chức; có số loại cấu tổ chức nhìn từ góc độ khoa học quản lý thường vận dụng vào quản lý trường học  Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến Cơ cấu tổ chức dạng cịn có tên cấu tổ chức đơn giản, thường áp dụng cho tổ chức có quy mơ nhỏ Tồn cơng việc tổ chức người quản lý điều hành theo liên hệ đường thẳng Mỗi người cấp nhận chịu trách nhiệm trước người quản lý cấp trực tiếp Cơ cấu xác định rõ mối quan hệ thông tin, người, nhiệm vụ chức tất cấp quản lý sở thiết lập quyền lực từ cấp cao đến thấp Số lượng cấp quản lý phụ thuộc vào quy mơ tính chất hoạt động tổ chức Dạng cấu thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng, người quản lý chịu trách nhiệm hoàn toàn kết hoạt động người thuộc cấp; nhiên hạn chế sử dụng chun gia có trình độ cao lĩnh vực, cần phối hợp công việc đơn vị, cá nhân ngang quyền tuyến khác phải đường vịng theo kênh quy định  Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc chức Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc chức dạng cấu tổ chức mà chức tổ chức tách riêng cho đơn vị số đơn vị đảm nhiệm gọi đơn vị chức Mỗi đơn vị chức trực tiếp điều khiển cấp thực chức riêng; từ hình thành nên người chun mơn hố quản lý chức định Những người thừa hành nhiệm vụ cấp nhận mệnh lệnh từ người quản lý trực tiếp mà từ người quản lý chức khác Ưu điểm cấu thể tính chuyên mơn hố cao, thu hút chun gia vào quản lý, giải vấn đề chuyên môn, đồng thời giảm bớt gánh nặng quản lý cho người quản lý cao Tuy nhiên, người quản lý cao phải phối hợp hoạt động người quản lý chức Do đó, mà khối lượng cơng việc lớn, người quản lý cao khó thống phối hợp tất định, dẫn đến tình trạng người thừa hành lúc phải nhận nhiều đạo Tính phối hợp phận chức thiếu chặt chẽ hệ thống; từ giảm hiệu lực chế độ thủ trưởng Nếu xem xét hoạt động chuyên mơn, mơ hình hóa cấu tổ chức sơ đồ  Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến – chức Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức dạng cấu tổ chức kết hợp cấu trực tuyến với cấu chức (nêu trên) Đặc trưng trực tuyến tạo tập trung hoá cao; đặc trưng chức thể phân định tuyến theo chức với chun mơn hóa (theo chức năng) Sự phối hợp hai đặc trưng tạo nên chế phối hợp hai chiều theo chức riêng tạo nên tính hiệu lực hiệu định quản lý nhằm đảm bảo chức tổ chức Nếu xem xét hoạt động chun mơn, mơ hình hóa dạng cấu tổ chức trực tuyến – chức thành sơ đồ  Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến – chức liên hợp Cơ cấu tổ chức dạng thiết lập sở cấu tổ chức trực tuyến – chức (nêu trên); mở rộng chức theo hướng liên hợp chức để đơn vị sở đảm nhận nhiều chức khác nhau, có chức giống chức đơn vị sở khác, nhiên có mức độ khác tuỳ thuộc vào chức hay phụ Dạng cấu tổ chức có ưu điểm nhất, vừa tích hợp ưu điểm dạng cấu tổ chức trực tuyến, cấu tổ chức chức năng, cấu tổ chức trực tuyến – chức năng; mà điều quan trọng tạo liên hợp chức để thực toàn vẹn chức chung tổ chức; lại phát huy trách nhiệm chung tính sáng tạo cá nhân đơn vị Tính trực tuyến cấu thể quan hệ trực tuyến phận đỉnh cao chiến lược với cấp quản lý theo liên hệ dọc Tính liên hợp chức (hay chức liên hợp) thể chỗ đơn vị sở tổ chức có nhiều chức (hầu đảm nhận chức chung tổ chức, cấp độ phận) Ví dụ: khoa trường có chức quản lý hoạt động KH&CN phạm vi khoa, phịng quản lý khoa học trường có chức phạm vi tồn trường… Nếu xem xét hoạt động chuyên môn, mơ hình hố cấu trực tuyến – chức liên hợp sơ đồ Các đặc trưng tổ chức  Mục tiêu tổ chức Yếu tố cuối lý thuyết thiết lập mục tiêu độ phức tạp nhiệm vụ, cần đặc biệt ý đến yếu tố để không bị tải công việc Những gánh vác nhiệm vụ phức tạp thường có sẵn động làm việc cao Tuy nhiên, họ ép q sức khơng tính thêm yếu tố “đo lường” vào kỳ vọng mục tiêu nhằm tính tốn độ phức tạp nhiệm vụ  Chức năng, nhiệm vụ tổ chức - Chức tổ chức hiểu phương diện hoạt động chủ yếu tổ chức Ví dụ: chức bộ, quan ngang là: quản lý nhà nước ngành lĩnh vực công tác phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định pháp luật - Chức tổ chức cụ thể hoá thành nhiệm vụ, quyền hạn (bao gồm nhiệm vụ, quyền hạn người đứng đầu) Ví dụ: cụ thể hố ba chức bộ, quan ngang có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể theo nhóm như: pháp luật; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; hợp tác quốc tế; cải cách hành chính; quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; doanh nghiệp, hợp tác xã loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác… theo có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể trình, ban hành văn bản, đạo, tra, kiểm tra…  Cơ cấu tổ chức - Quan niệm cấu tổ chức: + Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức, biểu thị việc xếp theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng + Cơ cấu tổ chức máy: Là tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố có trách nhiệm, quyền hạn định, bố trí theo cấp nhằm bảo đảm thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định tổ chức - Ý nghĩa cấu tổ chức tổ chức: + Đây hình thức phân cơng lao động trong tổ chức; + Cơ cấu tổ chức có tác động đến trình hoạt động hệ thống quản lý; + Cơ cấu tổ chức mặt phản ánh tính chất, nhiệm vụ, chức tổ chức, mặt khác tác động trở lại việc thực chức năng, nhiệm vụ cao phát triển tổ chức - Những yêu cầu việc xây dựng cấu tổ chức: + Tính tối ưu Giữa khâu cấp quản lý thiết lập mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý Cho nên, cấu tổ chức quản lý mang tính động cao, ln sát phục vụ việc thực chức năng, nhiệm vụ tổ chức; + Tính linh hoạt Cơ cấu tổ chức phải có khả thích ứng nhanh, linh hoạt với tình xảy tổ chức ngồi mơi trường; + Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác tất thông tin sử dụng nhờ bảo đảm phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức; + Tính kinh tế Cơ cấu phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu cao Tiêu chuẩn xem xét mối quan hệ mối tương quan chi phí dự định bỏ kết thu  Quyền lực tổ chức - Nhận thức quyền lực tổ chức + Quyền lực tổ chức xen xét hai phương diện thẩm quyền tổ chức điều kiện đảm bảo cho định tổ chức (bao gồm cá nhân có thẩm quyền tổ chức đó) thực thi Đây hai nội dung, hai mặt cần xem xét đồng thời, với ý nghĩa quan trọng bàn quyền lực tổ chức Thực tế cho thấy có khơng trường hợp định quan, tổ chức máy nhà nước không thực thi nghiêm chỉnh, điều làm giảm hiệu lực định đồng nghĩa với việc không đảm bảo quyền lực quan, tổ chức nhà nước + Có nhiều cách tiếp cận khác bàn thẩm quyền tổ chức, quan máy nhà nước Ví dụ: Tiếp cận theo hướng cấu trúc quyền lực nhà nước bao gồm ba nhánh quyền lập pháp, hành pháp tư pháp, theo có quan nhà nước Quốc hội, Chính phủ, Tịa án, quan đảm nhiệm nhánh quyền lực nhà nước quyền lực tổ chức đó; Tiếp cận theo hướng thẩm quyền chung thẩm quyền theo ngành, lĩnh vực ta có quan nhà nước có thẩm quyền chung Chính phủ, Ủy ban nhân dân; quan nhà nước có thẩm quyền theo ngành, lĩnh vực bộ, quan ngang bộ, sở…; Tiếp cận theo vị trí, chức tổ chức ta có số dạng như: Quốc hội quan quyền lực cao nhất, Chính phủ quan hành cao nhất; Quốc hội, Hội đồng nhân dân quan đại biểu; Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp quan hành nhà nước; vụ tổ chức có chức tham mưu; đơn vị nghiệp công lập tổ chức thực cung ứng dịnh vụ công, phục vụ quản lý nhà nước + Cơ sở, hình thành quyền lực tổ chức tiếp cận nghiên cứu với giác độ khác theo có lý giải tương thích Ví dụ: sở để hình thành quyền lực tổ chức văn pháp luật quan nhà nước có thẩm quyền (bao gồm văn cá nhân người có thẩm quyền quan đó) quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức - Đó sở pháp lý hình thành quyền lực tổ chức Hoặc quyền lực tổ chức hình thành từ trình tổ chức thực quyền lực với chế khác như: phân quyền, ủy quyền, phân cấp thẩm quyền - Đó để hình thành quyền lực tổ chức + Các điều kiện đảm bảo cho quyền lực tổ chức bao gồm nhiều nhóm như: điều kiện pháp lý (tổ chức quyền ban hành loại văn gì, hiệu lực thời gian, khơng gian, đối tượng áp dụng); điều kiện nhân lực; điều kiện sở vất chất; điều kiện tài chính, kinh phí hoạt động… - Một số nguyên tắc tổ chức thực quyền lực tổ chức bao gồm: tập quyền; phân quyền; tản quyền; phân cấp; ủy quyền Do giới hạn viết, phần tác giả bàn sâu thêm yếu tố “kỹ thuật” nguyên tắc tập quyền phân quyền, cụ thể là: Một nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức mức độ tập quyền hay mức độ quyền hạn phân chia nhiều hay cho cấp quản trị thấp Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức Trong trường hợp ngược lại, xu hướng quyền lực tập trung vào tay nhà quản trị cấp cao mà khơng giao phó cho cấp thấp hơn, biểu tập quyền  Nguồn lực tổ chức Có nhiều nội dung khác nguồn lực tổ chức, nhiên với giới hạn thời lượng viết, tác giả đề cập đến ba nhóm nguồn lực là: - Nguồn lực người Là nguồn lực đặc biệt khơng thể thiếu, định tới thành bại tổ chức Quá trình tồn phát triển nguồn nhân lực không chịu tác động biến động tự nhiên (sinh, chết ) biến động học (di dân) mà chịu ảnh hưởng hệ thống qui luật: qui luật cung cầu, qui luật cạnh tranh… Nguồn lực người xem xét hai khía cạnh số lượng chất lượng nguồn nhân lực - Nguồn lực cơng nghệ Ngày nay, cơng nghệ có vai trò quan trọng phát triển tổ chức, gắn liền với phát triển tổ chức, thúc đẩy phát triển tổ chức; tổ chức phải sử dụng công nghệ coi trọng ứng dụng công nghệ phục vụ hoạt động tổ chức Vì vậy, với yếu tố nêu mục tiêu; chức năng, nhiệm vụ; cấu; quyền lực nguồn lực cơng nghệ xem xét với vai trị số nội dung cấu thành nguồn lực tổ chức với vai trò, ý nghĩa đặc trưng tổ chức - Nguồn lực tài Nguồn lực tài điều kiện khơng thể thiếu để trì, phát triển tổ chức Theo quy định số văn nguồn lực tài dấu hiệu để phân biệt số tổ chức như: đơn vị nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động; đơn vị nghiệp tự bảo đảm phần chi phí hoạt động; đơn vị nghiệp ngân sách nhà nước bảo đảm toàn chi phí hoạt động  Mơi trường hoạt động tổ chức Theo lý thuyết Quản trị học có nhiều nội dung khác cần đề cập bàn môi trường tổ chức như: khái niệm, yếu tố, thành tố nhóm yếu tố (ví dụ: bàn đến yếu tố vĩ mô môi trường tổ chức, quản trị học đề cập đến thành tố môi trường quốc tế, mơi trường cơng nghệ, mơi trường văn hóa, mơi trường xã hội)… Tuy nhiên giới hạn thời lượng viết đề cập sơ đến số nội dung như: - Môi trường chung (trong nước, quốc tế, khu vực); - Mơi trường bên ngồi (thị trường lao động, đối tác, đối tượng phục vụ…); - Môi trường bên tổ chức (nhân viên, văn hóa tổ chức, quản trị tổ chức…) Trên số nội dung có tính lý luận tổ chức, từ nội dung cụ thể hóa để nghiên cứu, nhận thức sâu sắc tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập từ đưa đề xuất, kiến nghị góp phần hoàn thiện quy định pháp luật hai loại hình tổ chức Sơ đồ tổ chức Trường Giáo dưỡng số – Bộ Công an HIỆU TRƯỞNG CÁC PHÓ HIỆU TRƯỞNG ĐỘI TÀI VỤ HẬU CẦN ĐỘI GIÁO VỤ - HỒ SƠ ĐỘI THAM MƯU – TỔNG HỢP ĐỘI GIÁO VIÊN VĂN HÓA ĐỘI GIÁO VIÊN CHỦ NHIỆM ĐỘI HNDN & XD CƠ BẢN CÁC TỔ, ĐỘI NGHIỆP VỤ THEO CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ ĐỘI CSBV CƠ ĐỘNG  ... quy định  Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc chức Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc chức dạng cấu tổ chức mà chức tổ chức tách riêng cho đơn vị số đơn vị đảm nhiệm gọi đơn vị chức Mỗi đơn vị chức trực tiếp... vận dụng vào quản lý trường học  Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến Cơ cấu tổ chức dạng cịn có tên cấu tổ chức đơn giản, thường áp dụng cho tổ chức có quy mơ nhỏ Tồn cơng việc tổ chức người... đến mục tiêu chung Khái niệm phân loại cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp