Tổ chức công tác kế toán và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty ô tô vận tải số 3

Tổ chức công tác kế toán và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty ô tô vận tải số 3

Phần I Vài nét khái quát về công ty ô tô vận tải số 3

1 Lịch sử ra đời của công ty

Công ty vận tải vận tải ô tô số 3 là một doanh nghiệp nhà nớc chuyênkinh doanh vận tải trực thuộc cục đờng bộ việt nam – Bộ giao thông vận tải,quý trình hình thành và phát triển của công ty đợc đánh bởi mốc thời gian chínhsau:

Tháng 3 năm 1983 Bộ giao thông vận tải ban hành quyết định số BGTVT thành lập xí nghiệp vận tải ô tô số 3, xí nghiệp mới này đợc hình thànhtrên cơ sở đợc sát nhập 3 xí nghiệp đã tồn tại từ trớc :

531/QĐ-*Xí nghiệp vận tải hàng hoá số 20

*Xí nghiệp vận tải hàng hoá số 2

*Xí nghiệp vận tải hàng hoá quá cảnh C1

Từ khi thành lập đến năm 1986 duy trì hình thức công ty với hai xí nghiệptrực thuộc 3-1và xí nghiệp 3-2 Qua nhiều năm hoạt động vận tải hàng hoá, xínghiệp đã hoàn thành những nhiệm vụ và mục tiêu đợc giao một cách xuất sắcvào năm 1993 khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang nền kinh tế thị trờng có sự

điều tiết của nhà nớc, chấm dứt dứt thời kỳ bao cấp Để đáp ứngvà theo kịp bớcchuyển chung của nền kinh tế xí nghiệp vận tải ô tô số 3 đổi tên thành công tyvận tải ô tô số 3, tên giao dịch quốc tế LORRIMEX N03 công ty ô tô vận tải số

3 là một doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, có tài sản riêng hạch toánkinh tế độc lập và hoạt động theo luật kinh tế hiện hành

Trụ sở chính của công ty đặt tại số 65 phố cảm hội phờng đống mác quậnHai Bà Trng – Hà Nội

2 Các thành tích và chỉ tiêu kinh tế mà công ty ô tô vận tải số 3 đạt đợc

Từ khi thành lập công ty đạt đợc nhiều thành tích nh đã đợc Đảng, Nhànớc , cơ quan cấp trên tặng thởng nhiều huân chơng và bằng khen

- Một số tập thể cán bộ, cá nhân lái xe đợc phong tặng danh hiệuanh hùng tập thể lao động tiên tiến đạt đợc nhiều thành tích trong lao độngSXKD.Ngoài ra công ty còn đợc chọn là mô hình thí điểm cho các chính sáchmới của đảng và nhà nớc về kinh tế nh cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc, đổimới khoa học công nghệ, cải cách cơ cấu quản lý

- Từ khi thành lập cho đến nay công ty vẫn luôn là doanh nghiệp

đứng đầu trong ngành vận tải của nhà nớc.Hàng năm công ty nộp ngân sách

1

hàng tỷ đồng, tiền thuế và tạo công ăn việc làm cho hàng trăm CBCNV và liêntục cải thiện đời sống của CBCNV trong công ty.

- Đặc biệt tháng 3 năm 2002 đợc vinh dự đợc nhà nớc tặng huânchơng lao động hạng 3

* Những chỉ tiêu kinh tế kinh tế quan trọng mà công ty ô tô vận tải số 3 đạt đợctrong vòng 3 năm 1999-2001:

Biểu 1:

STT Chỉ tiêu ĐVT Thực hiện

Năm 1999

Thực hiện Năm2000

Năm 2000-2001 sản lợng hàng hóa vận chuyển có chiều hớng tăng.Tuynhiên doanh thu lại không tăng mạnh nh sản lợng bởi giá cớc vận chuyển giảmmạnh, hơn nữa trên thị trờng vận tải xuất hiện đối thủ cạnh tranh nh công ty vậntải số 1( Hải Phòng ), công ty vận tải số 5 (vinh- nghệ an), công ty vận tải số 6(đà nẵng) và các hãng vận tải t nhân khác trên khắp các tỉnh thành.Ngoài racùng với hiện trạng xe cộ cũ nát của công ty để khắc phục tình hình này công ty

đã đẩy mạnh các hoạt động khác của công ty nh dịch vụ đăng kiểm

Để tạo ra bớc đột phá trong doanh thu chính vì thế tổng doanh thu năm2001của công ty đạt đợc hơn 57 tỷ đồng cao nhất trong mấy năm gần đây

3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức Quản lý của công ty

Để đáp ứng những đòi hỏi trong cơ chế thị trờng hiện nay công ty ô tô vậntải số 3 đã tổ chức lại bộ maý Quản lý khá căn bản, kết hợp với việc bố trí lạilao động theo hớng tinh thần giảm dần những vẫn đảm bảo chất lợng của cácphòng ban

Mô hình tổ chức bộ máy Quản lý của công ty hiện nay đợc phản ánh quasơ đồ sau:

* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

- Đảng uỷ: là cơ quan lãnh đạo ra quyết định chủ trơng chính sách cho côngty

- Giám đốc :Thay mặt nhà nớc điều hành cao nhất mọi hoạt động sxkd củadoanh nghiệp và là ngời thực hiện chủ trơng chính sách, các hoạt động khác củacông ty Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, do vậy mọimệnh lệnh của giám đốc ngời lao động phải chấp hành

- Phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc kỹ thuật : tham mu cho giám

đốc và giúp giám đốc điều hành mọi công việc của công ty theo sự phân công

và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về nhiệm vụ đợcgiao

- Phòng tổ chức lao động : làm tham mu cho giám đốc trong việc tổ chức bộmáy quản lý công ty quản lý nhân sự, xây dựng bồi dỡng đội ngũ cán bộ quản

lý, tổ chức lao động khoa học cho công nhân, lập kế hoạch và quản lý tiền

l-ơng, tiền thởng, làm thủ tục đóng và chi trả BHXH, giải quyết BHLĐ an toàngiao thông, phù hợp với chính sách, chế độ của nhà nớc và đặc điểm của công

ty phòng tổ chức lao độngđặt trực tiếp dới sự chỉ đạo của giams đốc công ty

- Phòng kế toán tài chính : là phòng giữ vị trí quan trọng trong việc điều hànhquản lý kinh tế, thông tin kinh tế trên mọi lĩnh vực kinh doanh, phục vụ trựctiếp cho lãnh đạo công ty điều hành kinh tế Kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật t,tiền vốn đa vào sản xuất phải đảm bảo đúng chế độ nhà nớc mang lại hiệu quả,bảo toàn phát triển đợc vốn nhà nớc giao Phòng đặt dới sự chỉ đạo của giám đốccông ty

3

- Phòng kỹ thuật : làm tham mu cho giám đốcvề công tác quản lý phơng tiện,bảo dỡng sửa chữa xe máy Duy trì và phát phát triển trình độ cho cán bộ kỹthuật từ phòng ban tới các đội xe về nghiệp vụ phòng đặt dới sự chỉ đạo của phógiám đốc kỹ thuật.

- Phòng kế hoạch điều độ: tham mu trực tiếp cho giám đốc trong lĩnh vực tổchức và hoạt động kinh doanh Xây dựng các định hớng vận tải công nghệ vàdịch vụ, tiếp cận thị trờng, đề xuất những phơng án kinh doanh có hiệu quả tìmkiếm khách khách hàng

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: làm tham mu cho giám đốc trong việckinh doanh xuất nhập khẩu, phục vụ nghành giao thông vận tải, lập kế hoạchkinh doanh xuất nhập khẩu, tìm hiểu thị trờng trong nớc và ngoài nớc để xuất,nhập các mặt hàng đã ghi trong giấy phép kinh doanh, phục vục cho nghànhgiao thông vận tải và sản xuất tiêu dùng của nhân dân

- Phòng hành chính: Quản lý hồ sơ đất đai và nhà ở tham mu cho lãnh đạo

bố trí nơi ăn ở, sinh hoạt làm việc trong toàn công ty theo dõi và thực hiện cácnghĩa vụ thuế đất đai, nhà ở, định mức các cơ quan chức năng

- Xí nghiệp sửa chữa ô tô: Căn cứ vào kế hoạch đợc giao quan hệ với các đội

xe lập lịch trình cho xe vào bảo dỡng sửa chữa.Ngơài ra tìm kiếm thêm côngviệc nhằm bảo đảm đời sống cho công nhân

- Đội xe: Nắm vào quản lý chắc tình hình lái xe, phơng tiện hàng ngày,hàng tháng, đôn đốc lái xe thực hiện nghiên chỉnh kế hoạch vận tải, kế hoạchbảo dỡng sửa chữa, nộp đúng đủ mức khoán hàng tháng

- Trạm vận tải đại lý: Nắm vững tình hùnh bến bãi kho tàng, đờng xá hànghoá để thông báo kịp thời cho phòng kịp thời cho phòng kế hoạch điều độ giúpcho việc vận chuyển đợc thuận lợi, chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp nhà nớc

và các quy định của chính quyền địa phơng

4 Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán của công ty ô tô vận tải số 3 và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

*Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty ô tô vận tải số 3

Hiện nay ở các doanh nghiệp SXKD ngời ta sử dụng 3 hình thức tổ bộ máy kế toán:

-Hình thức tổ chức kế toán tập trung

-Hình thức tổ chức kế toán phân tán

-Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Song do yêu cầu đặc điểm SXKD và đợc lựa chọn trên một số đặc điểm về quy mô và bộ máy quản lý của công ty tổ chức bộ máy kế toán không nằm ngoài nhữngđặc điểm đó nên hình thức tổ chức công tác của công ty là hình thức

tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo hình hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thì sơ đồ kế toán nh sau:

Sơ đồ phòng kế toán

*Cơ cấu bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng thành viển trong bộ máy kế toán

4.1.Cơ cấu bộ máy kế toán

Phòng kế toán gồm 6 ngời,1kế toán trởng 4 kế toán viên ,1 thủ quỹ

5

Kế toán trởng

Phó phòng kế toán

Kế toán tiền lơng

*Phó phòng kế toán:Có trách nhiệm theo dõi hạch toán doanh thu,trực tiếp thanhtoán cớc với chủ hàng và lái xe, theo dõi hạch toán công nợ trên cớc phí.Ngoài

ra còn giải quyết các công việc khi kế toán trởng tạm vắng mặt

*Kế toán tổng hợp :Có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp các số liệu trên cơ sở nhật

ký, bảng kê chi tiết.Hàng hoá lên bảng cân đối các tài khoản, tính toán tổngdoanh thu,tổng chi phí giá thành vận tải, lãi lỗ trong kinh doanh,cân đối số phátsinh phải nộp và số đã nộp ngân sách

*Kế toán ngân hàng, thanh toán:Có nhiệm vụ trên cơ sở chứng kế toán đợc giám

đốc duyệt, trực tiếp với phiếu thu chi lên các bảng thanh toán tạm ứng với các

đơn vị và CBCNVC.Theo dõi hạch toán số d tiền gửi ngân hàng, lập các chứng

từ thanh toán séc, uỷ nhiệm chi chuyển tiền cho khách hàng.Theo dõi quyếttoán các khoản phải trả,theo dõi giám sát chặt chẽ các khoản công nợ.Các khoảnthanh toán với khách hàngvề mua bán nguyên vật liệu phụ tùng,nhiên liệu ph-

ơng tiện vận tải,giám sát thanh toán các dịch vụ

*Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ mở sổ sách thẻ tài khoản,theo dõi hạch toán toàn

bộ các danh mục tài sản.Hàng tháng tính mức khấu hao cơ bản, sửa chữa lớncho từng loại tài sản theo mức khoán chế độ quy định của nhà nớc Mở sổ theodõi mức trích đến từng đầu xe,máy móc thiết bị nhà xởng.Hàng tháng lên báocáo tăng giảm tài sả.xác định giá trị còn lại của từng tài sản làm cơ sở cho hội

đồng công ty thanh lý, nhợng bán

*Kế toán tiền lơng: Thực hiện việc chi trả lơng,trích các khoản BHXH, BHYT

để đóng cho CBCNV Thanh toán các khoản lơng ốm,tai nạn,thai sản với cơquanBHXH theo chế độ quy định

*Thủ quỹ: có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt,thu tiền và thanh toán chi trả cho các

đối tợng theo chứng từ đợc duyệt

5 Hình thức sổ kế toán.

Là một dơn vị nhà nớc hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác kế toánhiện nay ở công ty đợc áp dụng theo chế độ kế toán do Bộ tài chính quy định

Về tình hình sổ sách kế toán công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng

từ trong nhiều năm qua để ghi sổ kế toán hình thức này hoàn toàn phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh và trình độ kế toán của nhân viên kế toán công

ty Hình thức này đã giúp kế toán công ty nâng cao hiệu quả của kế toán viên, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu cho quản lý Các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản.

Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ nh sau:

Ghi chú: Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếuHình thức nhật ký chứng từ có u điểm: giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ

kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ, kết hợp kế toán toán tổnghợp và kế toán đối chiếu tiến hành dễ dàng hơn, kịp thời cung cấp số liệu cho việctổng hợp tài liệu để lập báo cáo tài chính, tuy nhiên hình thức này còn có nhợc điểmmẫu sổ phức tạp nên đòi hỏi cán bộ CNV có trình độ chuyên môn vững vàng khôngthuận tiện cho cơ giới hoá, kế toán

7

Nhập ký chứng từ

Sổ cái

Chứng từ gốc bảng phân bổ

Bảng kê

Sổ quỹ

Thẻ,sổ kế toán chi tiết

Báo cáo

kế toán

Bảng tổng ợp

Phần iiThực trạng công tác hạch toán kế toán tại công ty

ô tô vận tải số 3Chơng I: Kế toán TSCĐ và chi phí khấu hao TSCĐ

*Tài sản cố định là t liệu lao động có giá trị lớn, và thời gian sử dụng lâu dài(ởnớc ta hiện nay quy định tài sản cố định phải có giá trị từ 5 triệu trở lên và thờigian sử dụng phải trên một năm) khi tham gia vào quá trình sản xuất kinhdoanh,TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển từng phần vào chi phísản xuất kinh doanh TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyênhình thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng

Công ty ô tô vận tải số 3 là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nênTSCĐ đóng vai trò không nhỏ trong quá trình hoạt động của công ty Chính vìvậy việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả cao nhất TSCĐ luôn đợc coi làyếu tố cần thiết

I.Hạch toán TSCĐ phải đợc đánh gía theo nguyên gía và giá và giá trị còn lại Do vậy việc ghi sổ phản phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu về nguyên giá, giá trị

còn lại, giá trị hao mòn

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

9

Ghi sổ kế toán

Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ

Nhật ký CT liên quan (1,2,5 )

Nhật ký chứng từ số 9

Sổ cái TK211

Bảng kê chi tiết tăng giảm TSCĐ

Chứng từ hạch toán TSCĐ

Quyết định

chủ sở hữu

Chứng từ giao nhận

Thuê TSCĐ

Báo cáo

Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n TSC§ t¹i C«ng ty « t« vËn t¶i sè 3

1.§Æc ®iÓm TSC§ cña c«ng ty « t« vËn t¶i sè 3.

T×nh h×nh t¨ng, gi¶m TSC§ t¹i c«ng ty « t« vËn t¶i sè 3.

Nhãm TSC§

ChØ tiªu

Nhµ cöa vËt kiÕn tróc

M¸y mãc thiÕt bÞ

Ph¬n tiÖn vËn t¶i, truyÒn dÉn

thiÕt bÞ vËn t¶i qu¶n lý

TSC§ kh¸c Céng

I Nguyªn gi¸ TSC§

1.Sè d ®Çu kú 8156704299 494439929 7536145695 104091100 16853385477 2.Sè t¨ng trong kú 281132890 14276190 1416677000 1712086080

4 Sè cuèi kú 1314014477 187511733 3776436683 116780116 169102396 5563845405 III gi¸ trÞ cßn l¹i

2 H¹ch to¸n TSC§ t¹i c«ng ty « t« vËn t¶i sè 3.

Hệ thống tài khoản kế toán đợc áp dụng tại công ty ô tô vận tải số 3, hệthống do bộ tài chính ban hành đợc áp dụng cho các doanh nghiệp (Theo quy

định số 114/TC/CĐKT ngày 1/4/1995) Việc hạch toán tình hình biến độngTSCĐ tại công ty ô tô vận tải số 3 đợc theo dõi chủ yếu trên TK211,214

Sau đây là thực tế quá trình hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp tình hình biến

động tăng, giảm sửa chữa TSCĐ tại công ty ô tô vận tải số 3

2.1 Công tác tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ.

Việc quản lý và hạch toán TSCĐ luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc đầy

đủ và tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm:

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Biên bản nhiệm thu công trình

- Biên bản thanh lý TSCĐ

Căn cứ vào chứng từ gốc và các tài liệu khác công ty quản lý TSCĐ theo hai

hồ sơ: Hồ sơ kỹ thuật do phòng kỹ thuật giữ và một bộ do phòng kế toán giữ Bên cạnh đó TSCĐ còn đợc theo dõi trên thẻ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ bảng kê chi tiết tăng, giảm TSCĐ

Sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ đợc lập dựa trên căn cứ vào biên bản giao nhậnTSCĐ và các chứng từ khác có liên quan đến việc tăng, giảm TSCĐ Trên trang

sổ chi tiết thể hiện đầy đủ các chi tiết quan trọng nh trên TS, nơi sử dụng,nguyên giá TSCĐ

*Một số nghiệp vụ phát sinh trong quý 3 nh sau:

- Ngày 3/8/2001 Công ty mua một ô tô mác xe Hýundai giá mua phải trả theo

hoá đơn ( cả thuế VAT 10%) là 330.000.000 phải thông qua lắp đặt chạy thử và

đã đa vào sử dụng với chi phí đã thanh toán bằng tiền mặt là 4.400.000đ cả thuếVAT 10% toàn bộ tiền mua thanh toán bằng tiền giửi ngân hàng Đợc biết doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn để mua TSCĐ lấy từ quỹ đầu t phát triển là 200.000.000 còn lại doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn khấu hao

- Ngày 26/8/2001 công ty mua một máy phô tô coppy bằng nguồn vốn tự bộ

sung trị giá 11.650.000 thuế VAT 10% đã thanh toán bằng tiền mặt

-Ngày 13/9/2001 công ty thanh lý một xe ô tô mác xe HiNa nguyên giá

204.000.000 Đã khấu hao 80.000.000 giá bán cả VAT của ô tô là

143.000.000 Ngời mua đã thanh toán qua ngân hàng thuế suất 10%, chi phí sửa chữa , tân trang, môi giới chi bằng tiền mặtlà 8.000.000 thuế VAT 10%

- Ngày 25/8/01 công ty bán một chiếc ô tô U – Oát nguyên giá là 257.000.000

đã đợc trích khấu hao 145.000.000 và bán đợc giá 180.000.000 đã thu đợc bằng tiền gửi ngân hàng biết VAT 10%, chi phí nhợng bán 2000.000 đã chi bằng tiền mặt (VAT0%)

- Ngày 4/7 công ty thanh lý một ô tô mác xe Kamaz nguyên giá 150.000.000 đã

khấu hao 90.000.000 Gía bán ô tô là 100.000.000 ngời mua đã thanh toán qua ngân hàng thuế VAT 10%

Từ các nghiệp kinh tế phát sinh trên thì kế toán định khoảnnh sau:

11

- Ông (Bà): Nguyễn Văn Hùng ( Đại diện bên giao)

- Ông (Bà): Nguyễn Văn Hùng ( Đại diện bên giao)

- Ông (Bà): Nguyễn Quang ÂN( Đại diện bên nhận)

- Địa điểm giao nhận : Tại Công ty ô tô vận tải số 3

Xác nhận về việc giao nhận nh sau:

STT Tên

ký

hiệu

Số hiệu

TK

sử dụng

Nớc sản xuất

Năm

đa vào

sử dụng

Năm sản xuất

Nguyên giá TSCĐ Hao mòn Giá mua Chi phí NG TSCĐ Tỷ

lệ HM

Số HM

đã tính

thể lập chung một biên bản Sau đó phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tợngmột bản để lu vào hồ sơ riêng Căn cứ vào hồ sơ, phòng kế toán mở thẻ để hạchtoán chi tiết TSCĐ Thẻ tài sản cố định sau khi lập song đợc đăng ký vào sổ tàisản cố định.

3 Nguyễn Văn Bình - Đội trởng đội xe

II Tiến hành thanh lý TSCĐ

Tên mã ký hiệu, quy cách, xe U-Oát du lịch 4 chỗ

III Kết luận của ban thanh lý TSCĐ:

Đồng ý bán thu hồi giá trị còn lại với giá: 8.000.000

IV Kết quả thanh lý

Sổ chi tiết: TK 211- Tài sản cố định hữu hình

Quý 3 Năm 2001 Đơn vị:1000đ

821 112.00014/9/01 72 13/9/01 thanh lý xe ô tô Hi Na 214 80.000

đối ứng Nợ với TK này

III.Kế toán sửa chữa tài sản cố định

1.Tài khoản sử dụng

Để phản ánh tình hình tập hợp chi phí sửa chữa hoàn thành Kế toán sửdụng tài khoản 241 – “Xây dựng cơ bản dở dang.”

2.Trình tự hạch toán

Trong quý 3 năm 2001, công ty cần sửa chữa nâng cấp kho NVL Chi phí phátsinh nh sau:

- Ngày 23/8 mua tấm lợp mái nhà kho ( phiếu chi số 1043): 50.000

- Ngày 25/8 thanh toán tiền sơn chống thấm (phiếu chi số 1547): 200.000

- Ngày 26/8 cải tạo thêm khu sau nhà kho (phiếu chi số 1548): 400.000

Kế toán phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho ngời nhận thầu sửachữa khi hoàn thành công trình, trên cơ sở sổ chi tiết TK 241 theo định khoảnsau:

Chơng 2

kế toán thu mua nhập xuất và dự trữ nguyên liệu,

chi phí vật liệu trong sử dụng

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật hoá Vậtliệu chỉ tham gia vào vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộgiá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

Trong Công ty ô tô vận tải số 3, toàn bộ nhiên liệu, nguyên vật liệu sửdụng tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, công ty phải mua ở bên ngoàithị trờng Mặt khác nhiên liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn nên trong quá trìnhsản xuất đòi hỏi việc quản lý sử dụng nguyên liệu, vật liệu tiếp kiệm hay lãngphí có ảnh hởng lớn đến sự biến động của giá cớc vận tải và giá thành của nhiênliệu

Nguyên liệu, nhiên liệu chính của công ty là xăng , dầu, săm, lốp Đây lànhững nguyên liệu, nhiên liệu chính mà công ty thờng dùng để sản xuất kinhdoanh

Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị

và thời gian sử dụng quy định để xếp vào TSCĐ Bởi vậy, công cụ dụng cụ cũngmang những tính chất đặc điểm của TSCĐ hữu hình nh tham gia nhiều chu kỳsản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, nhng giữnguyên hình thái ban đầu cho đầu cho đến lúc h hỏng

I.Phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu tại công ty

Kế toán tổng hợp

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Thẻ kho

Phiếu

xuấtkho

2.Tài khoản sử dụng

Nguyên, nhiên liệu là xăng đợc theo dõi trên tài khoản 152(1)

Nguên , nhiên liệu là dầu đợc theo dõi trên tài khoản là 152(2)

Phụ tùng thay thế đợc theo dõi trên tài khoản 152(3)

Nguyên liệu là Săm lốp đợc kế toán theo dõi trên tài khoản 152(4)

3 Phơng pháp tính giá xuất kho NVL dùng ở phân xởng sửa chữa và bộ phận sản xuất vận tải

Giá thực tế NVL Gía trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL nhập trong kỳ

= xuất kho Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập trong kỳ

*)Tình hình mua sắm nguyên liệu, vật liệu tại công ty ô tô vận tải số 3.

Trong quý 3 năm 2001 có tình hình biến động về nguyên liệu, nhiên liệu tạicông ty ô tô vận tải số 3 nh sau:

Cụ thể : ngày 2/7 công ty có mua dầu của tổng công ty xăng dầu việt nam với

số tiền cả thuế là 283.000.000 Trong đó thuế VAT là 10% Công ty đã thanhtoán một nửa bằng tiền giửu ngân hàng số còn lại công ty cha thanh toán vớingời bán Kế toán định khoản nh sau:

Nợ TK 133 : 40.400.000

Có TK 111 : 424.200.000

Có TK 331 : 424.200.000

- Ngày 10/8 công ty mua dầu diezen của tổng công ty xăng dầu Việt Nam với

số lợng 180.000 lít đơn giá 4.050đ/ lít Công ty đã thanh toán bằng tiền gửi ngânhàng, biết thuế GTGT là 10% kế toán định khoản nh sau:

Hoá đơn (GTGT)

Liên (Giao cho khách hàng)

Ngày 10/8/2001

Đơn vị bán hàng : Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

Địa chỉ :75 Cầu giấy – Hà Nội –

Điện thoại : 5253967

Số tài khoản : 01001425

Họ và tên ngời mua hàng : Nguễn Văn Khánh

Đơn vị Công ty ô tô vận tải số 3

Hình thức thanh toán : tiền gửi ngân hàng

STT Tên hàng hoádịch vụ ĐVT Số lợng Đ/giá Thành tiền

1 Xuất bán dầu Diezen Lít 180.000 4.050 729.000.000

Cộng thành tiền : Dầu diezen : 729.000.000

Thuế GTGT:Dầu diezen 10% : 72.900.000 Tổng tiền thanh toán : 801.800.000

Số tiền bằng chữ: Tám trăm linh một triệu tám trăm đồng chẵn./

- Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm , kế toán lập phiếunhập kho

Họ, tên ngời giao hàng : Nguyễn thị Hà

Theo hóa đơn số 35 ngày 10/8 năm 2001 cuả tổng công ty xăng dầuViệt NamNhận tại cửa hàng xăng dầu số 2

STT Tên hàng hoádịch vụ ĐVT Số lợng Đ/giá Thành tiền

Họ và tên ngời nhận tiền tiền : Nguyễn thị Hà

Địa chỉ: Tổng công ty xăng dầu việt Nam

Lý do chi : thanh toán tiền mua hàng Số tiền : 801.800.000viết bằng chữ) :Tám trăm linh một triệu tám trăm đồng chẵn./

Kèm theo: 01 giấy biên nhận, chứng từ gốc

Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Tám trăm linh một triệu tám trăm đồngchẵn./

- Ngày 20/8 Công ty xuất bán dầu diezen cho công ty xây dựng số 2 với

số lợng10.000 lít đơn giá là 4.100 đ/1lít Thuế VAT 10% khách hàng đãtrả bằng tiền gửi ngân hàng

kế toán tiến hành định khoản nh sau:

l-kế toán tiến hành định khoản nh sau:

Hình thức thanh toán : tiền mặt

STT Tên hàng hoádịch vụ ĐVT Số lợng Đ/giá Thành tiền

1 Xuất bán dầu Diezen Lít 1.000 4.100 4.100.000

Cộng thành tiền : Dầu diezen : 4.100.000

Thuế GTGT:Dầu diezen 10% : 410.000 Tổng tiền thanh toán : 4.510.000

Số tiền bằng chữ: Bốn triệu năm trăm mời nghìn đồng chẵn./

Kèm theo: 01 giấy biên nhận, chứng từ gốc.

Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm mời nghìn đồng chẵn./ Ngày 18/9 năm2001

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nộp tiền (ký, đóng dấu) (ký, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu) (ký, đóng dấu)

Kế toán

Đối với nguyên liệu xuất kho căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng bộ phận

đề nghị lập phiếu xuất kho NVL cho sản xuất

- Căn cứ vào tình hình, nhập xuất vật liệu kế toán theo dõi trên thẻ khocho từng thứ vật liệu

25

hiệu thángNgày

Tồn đầu kỳ 401

785 24/9

Cộng

Căn cứ vào những chứng từ xuất, nhập nguyên vật liệu để lên sổ cái TK 152

II Kế toán công cụ dụng cụ

Về cơ bản phơng pháp tính gía công cụ dụng cụ xuất kho và trình tự hạchtoán cũng giống nh hạch toán NVL Tuy nhiên để hạch toán công cụ dụng cụ,

kế toán sử dụng tài khoản 153 “ công cụ dụng cụ”

Trong qúy 3 /2001 công ty chỉ phát sinh một nghiệp vụ đó là mua công cụdụng cụ về nhập kho, công ty cha thanh toán tiền hàng với tổng gía là

Kế toán tiền lơng và các khoản phải trích theo lơng

I kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơngg

1.Chứng từ và các thủ tục thanh toán lơng

Theo quyết định 1141 ngày 1/11/1995 của bộ tài chính, các chứng từ đợc quy định thống nhất trong toàn quốc

+Bảng chấm công

+Bảng thanh toán tiền lơng

+Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

+Bảng báo ốm

27

+Phiếu xác nhận công việc hoàn thành

+Hợp đồng giao khoán

+Bảng điều tra hợp đồng lao động

*Bảng thanh toán tiền lơng: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lơng cho

ng-ời lao động làm việc trong các đơn vị kinh doanh Bảng thanh toán lơng lập ra từng bộ phận nh bộ phận tài vụ, bộ phận phân xởng, tổ, nhóm Bảng thanh toánlơng ứng với bảng chấm công

*Bảng thanh toán tiền thởng cho từng công nhân, bảng này sử dụng trong trờng hợp thởng theo lơng có tính chất thờng xuyên Trờng hợp đột xuất, kế toán lập bảng thanh toán thởng phù hợp với phơng án tính thởng

*Việc thanh toán tiền lơng có thể tập hợp thanh toán, tuy nhiên những đơn vị có quy mô lớn có đặc điểm hoạt động phạm vi rộng, việc thanh toán lơng có thể thực hiện ở bộ phận kế toán thuộc phân xởng xí nghiệp, hay một đội sản xuất, hoặc một chi nhánh đơn vị trực thuộc thông thờng việc thanh toán lơng đợc thựchiện bằng hai kỳ

- kỳ 1: Tạm ứng

- kỳ2: Thanh toán phần còn lại sau khi đã trừ các khoản tạm ứng lần 1 Việc trả lơng mọi trờng hợp nhận lơng đều phải ký vào bảng thanh toán lơng.I.Phơng pháp tính lơng và các khoản trích theo lơng

1.Phơng pháp tính lơng

Hiện nay,tại Công ty ô tô vận tải số 3 áp dụng 3 hình thức trả lơng đó là:

+ Trả lơng ngày đối với ngời lao động gián tiếp

+ Trả lơng khoản sản phẩm cho lao động lái xe

+ Trả lơng sản phẩm đối với lao động sửa chữa

- Hình thức trả lơng ngày (áp dụng cho các phòng ban): Là hình thức căn cứ vàongày công lao động, lơng cấp bậc của ngời lao động và đơn giá tiền lơng bìnhquân quy định

 Cách tính

T

LCB LCNVKVP 

Trong đó:

LCB: Lơng cơ bản

N: Số ngày lao động thực tế

H:Hệ số lơng (tuỳ theo cấp bậc, năm công tác)

K:là hệ số thởng của công ty, hệ số thởng của công ty phụ thuộc vào

lợi nhuận mà công ty đạt đợc xNxHxK

T

LCB LCNVKVP 

Cụ thể: Tính lơng cho cô lan ở phòng kế toán, trong một tháng có 26ngày cô đi làm đợc 23 ngày với lơng cơ bản là 290.000 với hệ số lơng là 1, 8

và hệ số thởng của công ty là 1, 4

353 713 4 , 1 8 , 1 23 26

000 290

Tiền lơng công nhân = Số lợng sp hoàn thành x Đơn giátiềnsản xuất theo sản phẩm đủ tiêu chuẩn lơng cho 1sp

- KPCĐ trích 2% tiền lơng thực tế của công nhân và hạch toán chi phí

- BHYT trích 3% lơng cấp bậc, trong đó 2% hạch toán vào chi phí sản xuất, 1% trừ vào lơng công nhân

II.Phơng pháp kế toán tiền lơng và các khoản thanh toán với công nhân viên.1.Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng kế toán sử dụng tài khoản sau:

NKCT Số 1

Kế toán theo dõi ngày làm việc thực tế của ngời lao động trên bảng chấm công Đây là cơ sở để tính lơng cho từng ngời theo thời gian làm việc.

II.Kế toán tổng hợp tiền lơng thanh toán lơng

Kế toán tổng hợp các chứng từ xác định các khoản phải trả, trong tháng 4 năm 2001 kế toán tiền lơng cho các đối tợng sau:

+Trả lơng cho khối cơ quan

Nợ TK 622 : 44.199.284

Có TK 334 : 44.199.284 + Các chi phí khác

Nợ TK 627 : 45.340.000

Nợ TK 642 : 20.720.000

Nợ TK 641 :250.340.000

Có TK 334 : 416.590.000Trong đó doanh nghiệp phải hạch toán các khoản phải trừ trực tiếp

+ Trừ qua lơng của khối văn phòng

Nợ TK 334 :3.020.000

Có TK 338 :3.020.000+ Trừ 6% BHXH ,BHYT, KPCĐ của 4 đội xe

Nợ TK 334 :14.456.11,96

Có TK 338 : 14.456.11,96+ Quỹ từ thiện

Nợ TK 334 :3.210.000

Có TK 338 :3.210.000+ Quỹ tiền lơng

Nợ TK 334 :56.420.000

Có TK 338 :56.420.000

Từ các chứng từ gốc kế toán vào nhật ký chứng từ và vào sổ cáiTK 334 và

TK 338

TT Ghi có các tài khoản đ/

TT Ghi có các tài khoản đ/ với

Chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao

động vật hóa cần thiết cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh

31

nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ kinh doanh nh vậy, về thực chất chi phí là

sự chuyển dịch giá trị của các yếu tố sản xuất vào các đối tợng tính giá( sảnphẩm, lao vụ , dịch vụ)

I.Đối tợng và phơng pháp tính hạch toán chi phí sản xuất.

* Đối tợng tập hợp chi phí

Hiện nay, tại Công ty ô tô vận tải số 3 chi phí đợc tập hợp theo 3 khoản mục

- Chi phí sản xuất chung

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

1.Phân loại chi phí theo nội dung tính chất của chi phí

- Chi phí NVL trực tiếp bao gồm toàn bộ chi phí về NVL chính nhxăng,dầu.Nguyên vật liệu phụ nh săm lốp, phụ tùng thay thế, ốc vít Nguyênliệu nh xăng dầu phục vụ cho quá trình vận tải, săm lốp phục vụ cho phân xởngsửa chữa

- Chi phí mua ngoài bao gồm toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp đã chi trả cácloại dịch vụ mua ngoài nh tiền điện, nớc phục vụ cho sản xuất và quản lý doanhnghiệp

-Chi phí nhân công bao gồm toàn bộ số tiền công phải trả các khoản trích theo

l-ơng nh BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân và nhân viên tham gia vào quátrình sản xuất kinh doanh

- Chi phí khấu hao TSCĐ là toàn bộ chi phí khấu hao của TSCĐ phục vụ sảnxuất xây dựng quản lý trong kỳ của công ty

- Chi phí khác bằng tiền bao gồm toàn bộ các chi phí dùng cho hoạt động sảnxuất

2.Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích và công dụng của chi phí

Căn cứ vào mục đích công dụng của chi phí sản xuất để chia ra cáckhoản chi khác nhau mỗi khoản mục chi bao gồm những chi phí có cùng mục

đích và công dụng Toàn bộ các chi phí của công ty đợc chia ra các khoản mụcsau

- Chi phí NVL trực tiếp : Khoản mục này bao gồm các chi phí về VL chính nhxăng, dầu, săm, lốp

- Chi phí sản xuất chung : khoản mục này bao gồm các chi phí phát sinh phục

vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh nh vật liệu, công cụ, dụng , các khoảntrích theo lơng BHXH, KPCĐ, BHYT, khấu hao máy móc thiết bị nhà xởng,chi phí phục vụ cho sản xuất chung nh điện, nớc, chi phí sửa chữa thuê ngoài các chi phí bằng tiền khác

- Chi phí nhân công trực tiếp : khoản mục này bao gồm các chi phí trả cho côngnhân trực tiếp sản xuất nh nhân viên lái xe, nhân viên sửa chữa.

II.Hạch toán chi phí

- Đối với nguyên vật liệu là xăng công ty theo dõi trên tài khoản 152(1)

- Đối với nguyên vật liệu là dầu công ty theo dõi trên tài khoản 152(2)

- Đối với NVL là công cụ dụng cụ công ty theo dõi trên tài khoản 152(3)

- Đối với NVL là săm, lốp công ty theo dõi trên tài khoản 152(4)

1 Hạch toán NVL

Do đặc điểm sản xuất chính của công ty là sản xuất vận tải, sửa chữa ô tô,kinh doanh xăng dầu nên để sản xuất đợc và kinh doanh đợc thì phải mua từ bênngoài, công ty coi chi phí NVL chính cấu thành nên sản phẩm đợc theo dõi trêntài khoản 62

Trong quý 3 có tình hình chi phí NVL cho sản xuất nh sau:

*Ngày 15/8 xuất NVL cho 4đội xe trị giá là: 7.719.585.374 trong đó :

*)Các khoản ghi giảm chi phí NVL trực tiếp là phần gía trị NVL chính và phụ

đã xuất kho nhng dùng không hết, khi đó sẽ nhập kho trở lại và giá trị thực tế sẽ

2 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản tiền phải trả CNV trực tiếp sảnxuất ở các phân xởng, các đội sản xuất vận tải nh lơng chính, phụ cấp ,lơng độchại

Về nguyên tắc chi phí nhân công trực tiếp đợc hạch toán tơng tự nh chiphí nguyên NVL Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán lơng, thanh toán làm

33

thêm giờ và các chứng từ gốc làm căn cứ cho CNV, kế toán tiến hành phân loạichứng từ theo từng đối tợng sử dụng.

Để hạch toán theo dõi chi phí nhân công sản xuất trực tiếp, kế toán sửdụng TK622 “Chi phí nhân công trực tiếp” tài khoản này tập chung cho tất cảnhân công bên sản xuất và sửa chữa

Phản ánh số tiền lơng phải trả công nhân sản xuất

Nợ TK 622 : 6.521.000

Có TK 334 : 6.521.000Phản ánh số tiền ăn ca của công nhân sản xuất

Nợ TK 622 :200.000

Có TK 334 : 200.000Phản ánh số tiền thởng

Nợ TK 622 :100.000

Có TK 334 : 100.000

3 Hạch toán chi phí bán hàng

- Chi phí bán hàng là những tiền phải trả cho nhân viên bán hàng (bán xăng,dầu)

Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “ Chi phí bán hàng” tài

khoàn này tập trung cho tất cả nhân viên bán hàng

Phản ánh số tiền phải trả công nhân viên bán hàn

Nợ TK 641 : 8.113.000

Có TK 334 : 8.113.000

4.Hạch toán chi phí sản xuất chung.

- Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh trong phạm vi các đội sảnxuất, các phân xởng, các phòng ban của công ty Bao gồm các chi phí NVL,công cụ dụng cụ dùng cho phân xởng chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụmua ngoài, chi phí khác bằng tiền

Để tập hợp chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 627 “ Chi phí sảnxuất chung” taì khoản này cũng phản ánh số tổng hợp của tất cả các nghành sảnxuất của công ty và đợc tập hợp nh nh sau:

- Chi phí CCDC dùng cho phân xởng : là các khoản chi phí về CCDC, cho cácphân xởng nh ốc vít, sơn, mũi khoan Các chi phí này có gía trị nhỏ vì vậy khixuất dùng đợc phân bổ toàn bộ giá trị vào sản phẩm và đợc thể hiện trên bảngphân bổ NVL, CCDC, theo định khoản

Nợ TK 627 : 8.521.000

Có TK 153 : 8.521.000

- Chi phí tiền lơng nhân viên quản lý phân xởng : là khoản tiền trả cho quản đốc,phó quản đốc nhân viên kinh tế phân xởng khoản tiền lơng này cũng áp dụngtrảa theo hình thức thời gian nhng có gắn với mức độ hoàn thành sản phẩm, nếunhiều hơn định mức thì khoản tiền này có thể cao hơn giá tiền lơng định mức

Kế toán căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lơng của nhânviên để tổng hợp và ghi vào bảng phân bổ tiền lơng, BHXH

Kế toán tiến hành định khoản

Mức khấu hao Nguyên giá của TSCĐ

trung bình hàng = Thời gian sử dụng

năm của TSCĐ

Mức khấu hao TSCĐ quý = Nguyên gía x tỷ lệ khấu hao năm

4Hàng tháng căn cứ vào mức khấu hao phơng tiện đã trích tháng trớc vàtình hình tăng giảm phơng tiện để tính mức khấu hao cho tháng này

Mức khấu hao Mức khấu hao Mức khấu hao Mức khấu hao Phơng tiện phải = Phơng tiện Trích + Phơng tiện tăng - Phơng tiện giảm

trích trong tháng Tháng trớc trong tháng trong tháng

Cụ thể: Trong tháng 9 công ty trích khấu hao tài sản cố định với số tiền là30.425.000

Kế toán tiến hành định khoản nh sau:

Nợ TK 627 :30.425.000

Có TK 214 : 30.425.000 Đồng thời ghi Nợ TK 009 : 30.425.000

Sau đó lấy số liệu để lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

35

- Chi phí Săm lốp:

Chi phí săm lốp là khoản chi phí có tính đặc thù trong các doanh nghiệpvận tải ô tô nói chung Đây là khoản chi phí về thay thế săm, lốp ô tô h hỏng,lắp lại lố, vá lại să, thởng tiếp kiệm săm, lốp

Trong quá trình hoạt động của ô tô, săm lốp bị h hỏng phải thay thế nhiềulần Một đời xe ô tô vận tải phải thay thế khoản 11 lần Trị giá mỗi lần thay thếlớn khoảng 1.500.000đ đến 2.000.000đ không thể ghi toàn bộ giá trị săm, lốpthay thế vào giá thành vận tải Hàng tháng công ty phải trích trớc chi phí sămlốp đa vào giá thành vận tải, để tạo nên sự ổn định về khoản chi phí này và gíathành sản phẩm vận tải ô tô giữa các kỳ hạch toán Công ty vận tải ô tô số 3 tínhtrích trớc chi phí săm lốp theo công thc sau:

Số trích trớc Định mức chi phí Số km thực tế

chi phí săm lốp = săm lốp cho 1 km x xe đã hoạt độngtrong tháng xe chạy trong tháng

Định mức chi phí săm lốp cho 1 km xe chạy đợc tính nh sau:

Định mức chi phí Nguyên giá của Số bộ săm lốp

săm lốp cho 1 km = một bộ săm lốp x phải sử dụng

bộ sănm lốpKhoản trích trớc chi phí săm lốp đợc hạch toán vào TK627 – chi phí sản xuấtchung

Khi trích trớc chi phí săm lốp kế toán ghi:

- Chi phí dịch vụ mua ngoài : là các chi phí công ty chi trả để trả cho cácdịch vụ mua ngoài phục vụ cho sản xuất của các phân xởng nh điện, nớc, điệnthoại, sửa chữa nhỏ Công ty thanh toán các dịch vụ này bằng tiền mặt, tiền gửihoặc nợ nhà cung cấp

- Chi phí khác bằng tiền : là các khoản chi phí phát sinh bằng tiền , ngoàinhững khoản kê trên nh chi phí hội nghị, tiếp khách, giao dịch của các