Giáo trình Bảng tính excel (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: làm quen với phần mềm xử lý bảng tính; sử dụng hàm toán học và thống kê; sử dụng hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi; sử dụng hàm xử lý dữ liệu dạng ngày tháng; sử dụng hàm logic và thống kê có điều kiện.
UBND TỈNH THANH HĨA TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠNG NGHIỆP THANH HĨA GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: BẢNG TÍNH EXCEL NGHỀ: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN (ỨNG DỤNG PHẦN MỀM) TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Năm 2018 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong năm qua, dạy nghề có bƣớc tiến vƣợt bậc số lƣợng chất lƣợng, nhằm thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội Cùng với phát triển khoa học công nghệ giới, lĩnh vực Cơng nghệ thơng tin có bƣớc phát triển đáng kể Tin học văn phòng góp phần nhỏ phát triển ngành cơng nghệ thơng tin nay, mang lợi ích to lớn ngƣời sử dụng Đặc biệt lĩnh vực văn phịng, tài chính, kế tốn… cơng sở, quan, trƣờng học Mỗi nói đến tin học văn phịng nói đến tiện ích phần mềm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft bao gồm Word, Excel, PowerPoint,…Microsoft Excel chƣơng trình xử lý bảng tính đƣợc thiết kế để giúp ghi lại, trình bày thơng tin xử lý dƣới dạng bảng, thực tính tốn xây dựng số liệu thống kê trực quan có bảng từ Excel Excel hỗ trợ đắc lực việc quản lý liệu, thông tin cho doanh nghiệp, quan… Không thực trình bày liệu mà cịn tính tốn, thao tác liệu xác, nhanh chóng Trong suốt trình viết giáo trình, tác giả đƣợc thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin trƣờng Cao Đẳng Nghề Cơng Nghiệp Thanh Hóa cung cấp hỗ trợ nhiều kiến thức bổ ích cần thiết, để tác giả hồn thành giáo trình Giáo trình hội tác giả tổng kết áp dụng kiến thức mà đƣợc tìm hiểu tài liệu ngồi nƣớc, nghiên cứu kinh nghiệm giảng dạy trƣờng Cao Đẳng Nghề Cơng Nghiệp Thanh Hóa Mặc dù có nhiều cố gắng, nhƣng khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình đƣợc hồn thiện Tác giả xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu, phòng Đào tạo, lãnh đạo phòng ban, khoa đồng nghiệm trƣờng Cao Đẳng Nghề Công Nghiệp Thanh Hóa tận tình giúp đỡ suốt q trình hồn thành giáo trình Thanh Hóa, ngày 19 tháng 05 năm 2018 Tham gia biên soạn Chủ biên: Chu Thị Hoa Hồng Lê Văn Linh Lê Ngọc Tâm MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG Bài 1: làm quen với phần mềm xử lý bảng tính Khởi động phần mềm Microsoft Office Excel Thao tác với bảng tính 15 Định dạng bảng tính liệu 27 Bảo vệ bảng tính liệu 31 Bài 2: sử dụng hàm toán học thống kê 39 Sử dụng hàm toán học 39 Sử dụng hàm thống kê 46 Bài 3: Sử dụng hàm xử lý liệu dạng chuỗi 54 Sử dụng hàm LEFT: 54 Sử dụng hàm RIGHT 55 Sử dụng hàm MID 55 Sử dụng hàm VALUE 55 Sử dụng hàm LOWER 56 Bài 4: Sử dụng hàm xử lý liệu dạng ngày tháng 62 Sử dụng hàm DATE: 62 Sử dụng hàm DAY: 63 Sử dụng hàm MONTH: 63 Bài 5: Sử dụng hàm logic thống kê có điều kiện 69 Sử dụng hàm And 69 Sử dụng hàm Or 70 Sử dụng hàm NOT 70 Sử dụng hàm if 70 Sử dụng hàm Countif 71 Sử dụng hàm Sumif 72 Bài 6: Sử dụng hàm tìm kiếm tham chiếu 83 Sử dụng hàm Vlookup 83 Sử dụng hàm Hlookup 84 Sử dụng hàm Match 84 Sử dụng hàm Index 85 Bài 7: Sắp xếp trích lọc liệu 94 Sắp xếp liệu 94 Trích lọc tự động 95 Lọc nâng cao 102 Bài 8: Làm việc với hàm sở liệu 115 Sử dụng hàm DSUM 115 Sử dụng hàm DAVERAGE 116 Sử dụng hàm DMAX 116 Sử dụng hàm DMIN 116 Sử dụng hàm DCOUNT 116 Sử dụng hàm DCOUNTA 117 Bài 9: Tạo biểu đồ Excel 122 Tạo biểu đồ 122 Hiệu chỉnh biểu đồ 125 Bài 10: In ấn bảng tính 139 Định dạng trang in 139 Xem thực in ấn 145 Tài liệu tham khảo………………………………………………………………………………145 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Bảng tính EXCEL Mã số mơ đun: MĐ 08 VỊ TRÍ, Ý NGHĨA, VAI TRÕ MƠ ĐUN: Vị trí: Mơ đun đƣợc bố trí sau sinh viên học xong mơn học/mơ đun kỹ thuật sở Tính chất: Bảng tính Excel mơ đun sở nghề bắt buộc chƣơng trình đào tạo áp dụng cho nghề Công nghệ thông tin (ứng dụng phần mềm) Vai trị: Excel chƣơng trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft đƣợc thiết kế để giúp ghi lại, trình bày thơng tin xử lý dƣới dạng bảng, thực tính tốn xây dựng số liệu thống kê trực quan có bảng từ Excel Đƣợc sử dụng hầu hết nghề - Kế Toán: sử dụng EXCEL nhiều - Nhân sự: Tính lƣơng, lập danh sách nhân viên,… - Hành chính: Theo dõi văn phịng phẩm, chấm cơng,… - Giáo viên: Tính điểm học sinh, lập danh sách,… - Kĩ sƣ: Dùng EXCEL để tính tốn liên quan đến cơng trình xây dựng,…Và nhiều ngành nghề khác sử dụng EXCEL từ cấp độ đơn giản đến nâng cao MỤC TIÊU CỦA MÔ ĐUN: Kiến thức: Hiểu rõ cấu trúc bảng, kiểu liệu phép toán kiểu liệu bảng tính Excel Trình bày đƣợc cú pháp, công dụng hàm Excel Trình bày đƣợc cơng dụng, cú pháp hàm sở liệu Trình bày đƣợc bƣớc tạo biểu đồ, định dạng biểu đồ Trình bày đƣợc bƣớc xếp, trích lọc liệu Kỹ năng: Thành thạo thao tác tạo bảng, lƣu trữ, nhập liệu, định dạng bảng, Vận dụng đƣợc hàm exel, hàm sở liệu để làm tập theo yêu cầu Sắp xếp, trích lọc đƣợc liệu theo số yêu cầu có độ phức tạp cao Tạo đƣợc biểu đồ, định dạng đƣợc biểu đồ phù hợp với yêu cầu toán Về lực tự chủ trách nhiệm Chấp hành tốt nội quy xƣởng thực hành, đảm bảo an tồn lao động tác phong cơng nghiệp Rèn luyện tính kiên trì, cẩn thận, xác Nội dung chính: Bài 1: Làm quen với phần mềm Microsoft Excel Bài 2: Sử dụng hàm toán học thống kê Bài 3: Sử dụng hàm xử lý liệu dạng chuỗi Bài 4: Sử dụng hàm xử lý liệu dạng ngày tháng Bài 5: Sử dụng hàm logic thống kê có điều kiện Bài 6: Sử dụng hàm tìm kiếm tham chiếu Bài 7: Sắp xếp trích lọc liệu Bài 8: Làm việc với hàm sở liệu Bài 9: Tạo biểu đồ Excel Bài 10 In ấn bảng tính BÀI 1: LÀM QUEN VỚI PHẦN MỀM XỬ LÝ BẢNG TÍNH MÃ BÀI: MĐ 08_01 Giới thiệu: Excel cung cấp cho ngƣời sử dụng nhiều giao diện làm việc Tuy nhiên, chất chúng giống Excel chƣơng trình cho phép ngƣời sử dụng thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng bảng tính, excel đồng thời gợi ý cho ngƣời sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thơng minh Đặc biệt excel có khả đồ thị tốt Tại học này, ngƣời học đƣợc tìm hiểu giao diện exel 2013, từ ngƣời học thao tác đƣợc tệp bảng tính, định dạng tệp bảng tính bảo mật bảng tính giúp quản lý liệu cách dễ dàng Mục tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm bảng tính - Hiểu đƣợc cách thức tổ chức làm việc bảng tính - Trình bày đƣợc cách định dạng bảng tính, liệu - Định dạng đƣợc bảng tính, liệu - Bảo vệ liệu - Có tính sáng tạo, tỷ mỉ, cẩn thận công việc KHỞI ĐỘNG PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE EXCEL Nhấp đúp vào biểu tƣợng Microsoft Excel 2013 hình Desktop Chọn Blank workbook hình chƣơng trình xuất nhƣ hình dƣới đây: Hình 1- Giao diện excel Dƣới thành phần hình chính: (1): Thanh cơng cụ nhanh: Chứa lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần nhƣ tồn lệnh thao tác với chƣơng trình, chúng đƣợc phân chia thành nhóm khác (4): Name box: Vùng địa vị trí trỏ thời (5): Fomula bar: Thanh cơng thức (6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn hình chƣơng trình, vùng chứa liệu bảng tính (WorkSheet) (7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột hàng tiêu đề, cột thƣờng đƣợc đánh dấu theo ký tự bảng chữ cái, hàng dƣợc đánh dấu theo dãy số liên tiếp (trong thực tế thay đổi ký hiệu này) (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách bảng tính có tệp Excel (WorkBook), ngồi cịn chứa điều khiển để di chuyển qua lại Sheet (10): Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn nhƣ chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… * Giới thiệu công cụ Ribbon Thanh Ribbon công cụ chứa gần nhƣ toàn lệnh để thao tác với chƣơng trình, nhƣ lệnh hiệu chỉnh bảng tính, hàm, cơng thức, hay xử lý liệu,… Hình 1- Thanh cơng cụ Ribbon * Chi tiết Tab Ribbon - Home: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh nhƣ sau: Hình 1- Ribbon Home + Clipboard: Cắt dán + Font: Font chữ + Alignment: Căn lề nội dung + Number: Định dạng liệu + Styles: Định dạng bảng tính + Cells: Thao tác với Cell + Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm liệu - Insert: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến việc chèn đối tƣợng vào văn bản, chi tiết nhƣ sau: Hình 1- Ribbon Insert + Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng + Illustrations: Các lệnh chèn đối tƣợng đồ họa + Charts: Lệnh chèn liên kết + Text: Lệnh liên quan đến việc chèn đối tƣợng TextBox, Wordart, Header & Footer,… + Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn biểu tƣợng - Page Layout: Xuất mặc định Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến bố cục tính 10 D002 7/10/2006 25,000,000 T003 N002 10/24/2006 12/24/2006 13,000,000 6,000,000 Tổng Cộng Bảng 2: BẢNG PHÂN LOẠI HỢP ĐỒNG Số Ngày Quy Mã Loại Định Hợp Đồng Hợp Đồng Thực Hiện HĐ N Ngắn ngày T Trung bình 15 D Dài ngày 25 Yêu Cầu: Câu 1: Dựa vào ký tự bên trái Mã HĐ Bảng tra Bảng 2, điền giá trị cho cột Loại Hợp Đồng Câu 2: Điền giá trị cho cột Tỷ Lệ % Hoàn Thành với: - Tỷ Lệ % Hồn Thành đƣợc tính Số Ngày Đã Thực Hiện HĐ (Tính đến Ngày Kiểm Tra) so với Số Ngày Quy Định Thực Hiện HĐ - Ngày Kiểm Tra đƣợc quy định ngày cuối Tháng ký hợp đồng - Số Ngày Quy Định Thực Hiện cho hợp đồng dựa vào Loại Hợp Đồng Bảng tra Bảng Câu 3: Tính Tiền Ứng Hợp Đồng = Tỷ Lệ % Hợp Đồng hoàn thành * Giá Trị Hợp Đồng Trƣờng hợp Hợp đồng hoàn thành kế hoạch (Tức Tỷ Lệ % Hồn Thành >=100%) đƣợc tính 100% Giá Trị Hợp Đồng Câu 4: Tính Giá Trị Hợp Đồng Còn Lại = Giá Trị Hợp Đồng - Tiền Ứng Hợp Đồng Câu 5: Tính Tổng Cộng cho cột Tiền Ứng Hợp Đồng Giá Trị Hợp Đồng Còn Lại Yêu cầu đánh giá kết học tập: - Sử dụng hàm xử lý dạng ngày tháng cơng thức, quy trình - Vận dụng đƣợc hàm xử lý dạng ngày tháng để tính tốn đƣợc u cầu cho bảng tính phù hợp - Có tính sáng tạo, tỷ mỉ, cẩn thận công việc Ghi nhớ: - Ý nghĩa, cú pháp lƣu ý sử dụng hàm xử lý dạng ngày tháng 68 BÀI 5: SỬ DỤNG HÀM LOGIC VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN MÃ BÀI: MĐ 08_05 Giới thiệu: Việc xử lý liệu để thỏa mãn điều kiện cần phải sử dụng số hàm logic thống kê có điều kiện Mục tiêu: - Trình bày đƣợc ý nghĩa, cú pháp cách sử dụng hàm logic - Trình bày đƣợc ý nghĩa, cú pháp cách sử dụng hàm thống kê có điều kiện - Thực đƣợc lồng ghép hàm với để giải toán - Áp dụng hàm logic hàm thống kê thống kê có điều kiện phù hợp để giải toán - Chấp hành tốt nội quy xƣởng thực hành, đảm bảo an tồn lao động tác phong cơng nghiệp - Rèn luyện tính kiên trì, cẩn thận, xác SỬ DỤNG HÀM AND Cú pháp: AND(Logical1,Logical2…) Các đối số: Logical1, Logical2… biểu thức điều kiện Chức năng: Hàm trả giá trị TRUE(1) tất đối số đúng, trả giá trị FALSE(0) hay nhiều đối số sai Lưu ý: + Các đối số phải giá trị logic mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic + Nếu đối số tham chiếu giá trị text Null (rỗng) giá trị bị bỏ qua + Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic hàm trả lỗi #VALUE! + Hàm AND có tối đa 256 đối số phải giá trị logic hay mảng tham chiếu chứa giá trị logic Tất giá trị bị bỏ qua đối số mảng tham chiếu có chứa văn rỗng Ví dụ: =AND(C7="Nữ",D7=7) biểu thức lên giá trị trả TRUE Bảng 5- Ví dụ hàm and 69 SỬ DỤNG HÀM OR Cú pháp: OR(Logical1,Logical2…) Các đối số: Logical1, Logical2… biểu thức điều kiện Chức năng: Trả giá trị True điều kiện có chứa biểu thức trả giá trị FALSE tất biểu thức điều kiện sai Ví dụ: =OR(A1100) + Nếu A1 nhỏ 10 A3 nhỏ 10 hàm trả giá trị TRUE + Nếu A1 lớn 10 A3 nhỏ 100 hàm trả giá trị FALSE SỬ DỤNG HÀM NOT Cú pháp: NOT(Logical) Đối số: Logical giá trị hay biểu thức logic Chức năng: Dùng để đảo ngƣợc giá trị đối số nhập vào Nếu đối số cho giá trị TRUE trả FALSE, ngƣợc lại đối số cho giá trị FALSE, trả TRUE Ví dụ: Đảo ngƣợc TRUE FALSE ngƣợc lại SỬ DỤNG HÀM IF Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false) Đối số: - Logical_test: Là điều kiện cho trƣớc bất kỳ, điều kiện phải trả TRUE hay =1 FALSE hay =0 - Value_if_true: Đối số bất kỳ, đƣợc thể kiểm tra điều kiện đối Logical_test (TRUE hay =1) - Value_if_false: Đối số bất kỳ, đƣợc thể kiểm tra điều kiện đối Logical_test sai (FALSE hay =0) Chức năng: Hàm dùng để lựa chọn hai, kiểm tra điều kiện đối Logical_test trả đối Value_if_true, ngƣợc lại sai trả đối Value_if_false Lƣu ý: - Nếu tham số IF đƣợc cho dƣới dạng mảng, hàm IF đánh giá phần mảng - Có thể lồng ghép nhiều hàm IF vào với nhau, số tối đa hàm IF lồng vào 64 Ví dụ: Cho bảng điểm học sinh, xét kết để biết học sinh đỗ hay phải thi lại Với bảng liệu sau: Điểm Trung bình >=5: Đỗ Điểm Trung bình 70 Bảng 5- Ví dụ hàm if Ta sử dụng công thức cho ô D6 là: =IF(C6>=5,"Đỗ","Thi lại") Cho kết học sinh nhƣ sau: Bảng 5- Ví dụ hàm if SỬ DỤNG HÀM COUNTIF Chức năng: Hàm đếm ô chứa giá trị theo điều kiện cho trƣớc Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria) Các tham số: - range: Vùng điều kiện muốn đếm Vùng chọn chứa số, mảng, phạm vi có tên tham chiếu có chứa số Các giá trị trống giá trị văn đƣợc bỏ qua Đây giá trị bắt buộc - criteria: Là điều kiện dùng để đếm Điều kiện số, biểu thức, tham chiếu ô chuỗi văn xác định ô đƣợc đếm Nếu criteria chuỗi văn phải đặt dấu nháy kép nhƣ sau ―văn bản‖ Đây giá trị bắt buộc Lƣu ý: - Hàm COUNTIF trả kết sai bạn dùng để khớp chuỗi dài 255 ký tự Để khớp chuỗi dài 255 ký tự, dùng hàm CONCATENATE sử dụng toán tử ghép nối ―&― VD: =COUNTIF(A1:A5,‖chuỗi dài‖&‖chuỗi dài khác‖) 71 - Nếu hàm COUNTIF không trả kết kiểm tra lại đảm bảo đối số criteria đƣợc ghi dấu ngoặc - Công thức hàm COUNTIF tham chiếu đến ô vùng chọn bảng tính đóng trả giá trị #VALUE! Để khắc phục lỗi phải mở bảng tính tham chiếu lên - Giá trị criteria hàm COUNTIF không phân biệt chữ hoa, chữ thƣờng chuỗi văn - Có thể sử dụng ký tự đại diện giá trị criteria nhƣ sau: Dấu hỏi (?) tƣơng ứng với ký tự đơn lẻ bất kỳ, dấu (*) tƣơng ứng với chuỗi ký tự bất kỳ, dùng dấu (~) muốn tìm dấu hỏi (?) hay dấu (*) giá trị criteria VD: =COUNTIF(A1:A5,‖?ao‖) tìm trƣờng hợp có chữ đứng trƣớc chữ ―ao‖ Xem thêm ví dụ dƣới hiểu rõ - Hàm COUNTIF trả giá trị khơng giá trị văn có chứa khoảng trắng đầu, cuối dấu trích dẫn khơng thống Ví dụ: =COUNTIF(A1:A8,"