KLTN nhân viên căn phòng

MỤC LỤC I PHẦN MỞ ĐẦU Giới thiệu quan thực hành nghề nghiệp 1.1 Thông tin chung doanh nghiệp 1.2 Ngành nghề kinh doanh: 1.3 Cơ cấu tổ chức máy điều hành công ty Giới thiệu cán hướng dẫn thực hành nghề nghiệp 2.1 Họ tên, chức vụ cán hướng dẫn thực hành nghề nghiệp 2.2 Mơ tả vị trí cơng việc cán hướng dẫn thực hành nghề nghiệp 2.3 Mô tả chi tiết công việc thường xuyên cán hướng dẫn thực hành nghề nghiệp II NỘI DUNG Trình bày nội dung cơng việc vị trí nghề nghiệp quan thực hành nghề nghiệp Mô tả công việc giao thực kết thực 2.1 Đăng tin tuyển dụng 2.2 Duyệt hồ sơ ứng viên 2.3 Gọi điện thoại cho ứng viên lên lịch vấn gọi ứng viên bổ sung hồ sơ thiếu 2.4 Soạn, xếp kiểm tra hồ sơ nhân viên 2.5 Kiểm tra nhập data hồ sơ nhân viên 2.6 Đăng ký mã số thuế cho nhân viên Đánh giá phù hợp lực thân việc thực công việc giao Nêu thuận lợi, khó khăn thực công việc giao 4.1 Đối với công việc Đăng tin tuyển dụng: 4.2 Đối với công việc Gọi điện thoại gọi ứng viên bổ sung hồ sơ thiếu 4.3 Đối với công việc Soạn, xếp hồ sơ nhân viên Rút học kinh nghiệm cho thân 5.1 Bài học kinh nghiệm cách thực công việc 5.2 Bài học kinh nghiệm kỹ năng, kiến thức 10 5.3 Bài học kinh nghiệm thái độ 11 III KẾT LUẬN 11 IV XÁC NHẬN CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 13 I PHẦN MỞ ĐẦU Giới thiệu quan thực hành nghề nghiệp 1.1 Thông tin chung doanh nghiệp Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CHẾ BIẾN THỰC PHẨM XUẤT NHẬP KHẨU – THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ THƯỢNG CAO Trụ sở chính: Khu cơng nghiệp Thuận Yên, Phường Hòa Thuận, Thành phố Tam Kỳ, Tỉnh Quảng Nam, Việt Nam Mã số doanh nghiệp: 4000393012 Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp ngày 28/11/2012 Vốn điều lệ: 4.702.000.000 đồng Người đại diện theo pháp luật công ty : Giám đốc Tăng Thượng Lâm 1.2 Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất thực phẩm chưa phân vào đâu Chi tiết: chế biến hàng nông sản, thực phẩm, sản phẩm từ điều Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) động vật sống Chi tiết: mua bán hàng nông sản thực phẩm, sản phẩm từ điều Chế biến bảo quản rau Dịch vụ lưu trú ngắn ngày; Vận tải hàng hóa đường bộ; Vận tải hành khách đường khác Chi tiết: vận tải khách du lịch, vận tải khách theo hợp đồng Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa; Kho bãi lưu giữ hàng hóa; Bán bn đồ uống Chi tiết: mua bán rượu, bia, nước giải khát Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép; Sản xuất vali, túi xách loại tương tự, sản xuất yên đệm; Sản xuất hàng may sẵn( trừ trang phục) Chi tiết: gia công, sản xuất hàng may mặc 1.3 Cơ cấu tổ chức máy điều hành công ty Sơ đồ máy điều hành Tổng giám đốc Trưởng phịng hành Trưởng phịng kinh doanh Trưởng phịng vận chuyển Giới thiệu cán hướng dẫn thực hành nghề nghiệp 2.1 Họ tên, chức vụ cán hướng dẫn thực hành nghề nghiệp Bà Nguyễn Thị Diệp - Trưởng phịng hành 2.2 Mơ tả vị trí cơng việc cán hướng dẫn thực hành nghề nghiệp − Giải vấn đề liên quan đến hồ sơ, thủ tục, chế tài, sách doanh nghiệp (các cơng việc hành tổng hợp) − Tham gia hoạt động liên quan đến nhân − Lên kế hoạch tham mưu cho Ban Giám đốc cấp quy định, chế tài có liên quan đến lĩnh vực hành doanh nghiệp 2.3 Mô tả chi tiết công việc thường xuyên cán hướng dẫn thực hành nghề nghiệp − Giải chế độ cho nhân viên, phụ trách vấn đề liên quan đến BHYT, BHXH, phúc lợi − Tổ chức khen thưởng, kỷ luật, mở lớp đào tạo nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên Ngoài đảm bảo quyền lợi cho người lao động − Chịu trách nhiệm việc tổ chức hoạt động, kiện ngồi cơng ty − Phối hợp với phận, đơn vị khác có liên quan quản lý theo dõi việc thực hiện, tuân thủ quy định, nội quy từ phía nhân viên − Thực soạn thảo văn bản, công văn quản lý biểu mẫu, văn thư lưu hành nội doanh nghiệp − Hỗ trợ phịng nhân tìm kiếm ứng viên tiềm thông qua kênh tuyển dụng, trang mạng xã hội, liên hệ ứng viên gửi thư vấn − Phân công công việc, theo dõi, nhắc nhở nhân viên phịng hồn thành công việc giao − Đảm bảo trang thiết bị, máy móc tài sản chung cơng ty, môi trường làm việc môi trường văn hóa cho tồn cơng nhân viên doanh nghiệp, công ty − Theo dõi quản lý chi tiêu tháng phận công ty − Lên kế hoạch chiến lược cụ thể để tham mưu với Ban Giám đốc vấn đề có liên quan đến mảng hành văn phịng doanh nghiệp II NỘI DUNG Trình bày nội dung cơng việc vị trí nghề nghiệp quan thực hành nghề nghiệp Trong tuần thực tập, tơi có hội tìm hiểu trải nghiệm vị trí nhân viên hành Mơ tả cơng việc nhân viên hành Quản lý hồ sơ, giấy tờ Nhân viên hành có nhiệm vụ tiếp nhận loại giấy tờ, hồ sơ, cơng văn,… gửi đến cơng ty Sau chuyển đến phận có liên quan khác Hành văn phịng phận lưu trữ loại giấy tờ, thủ tục quan trọng công ty Các báo cáo tình trạng nhân viên đau ốm, thai sản, nghỉ phép,… đưa đến hành văn phịng tiếp nhận xử lý Lập văn theo yêu cầu ban lãnh đạo phịng ban cơng ty in ấn, phát hành cần thiết Công tác lễ tân Nhân viên hành có nhiệm vụ nhận gọi đến chuyển sang phận có liên quan Cũng đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc công ty Các hội, họp phận hành văn phịng chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, nước uống,… theo yêu cầu Tổ chức kiện với khách hàng, kiện cho nhân viên công ty,… theo thị từ ban lãnh đạo Công tác quản lý tài sản, thiết bị Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa trang thiết bị, tài sản công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho trình làm việc tốt nhân viên Lập danh sách, kế hoạch mua thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ trình làm việc công ty Mô tả công việc giao thực kết thực 2.1 Đăng tin tuyển dụng Đăng tin tuyển dụng hình thức công ty thông tin đến ứng viên vị trí cơng việc mà cơng ty cần tuyển dụng Đây xem công việc quan trọng, tạo nguồn tuyển dụng cho công ty Việc đăng tin giúp ứng viên tiếp cận với thông tin tuyển dụng cơng ty, giúp họ có định ứng tuyển vào vị trí phù hợp 2.2 Duyệt hồ sơ ứng viên Đây bước thực sau vấn vòng Những hồ sơ đạt duyệt “Đồng ý” trở thành trạng thái Chờ vấn để thuận lợi cho công việc Tạo lịch vấn Hồ sơ không đạt duyệt “Không đồng ý” trở thành trạng thái “Không phù hợp” để tránh mời vấn lại gây thời gian Chuyên viên tuyển dụng ứng viên 2.3 Gọi điện thoại cho ứng viên lên lịch vấn gọi ứng viên bổ sung hồ sơ thiếu Đối với ứng viên có kết đạt gọi điện thoại để hẹn vấn Nội dung điện thoại thống thời gian địa điểm vấn với ứng viên Sau ứng viên đậu vấn tiến hành nhận việc sau kiểm tra hồ sơ thiếu gọi cho ứng viên để bổ sung hồ sơ 2.4 Soạn, xếp kiểm tra hồ sơ nhân viên Những nhân viên sau ký hợp đồng nhận việc nộp lại cho Phòng Nhân hồ sơ Việc xếp kiểm tra hồ sơ để đảm bảo hồ sơ đầy đủ rõ ràng theo yêu cầu phòng Nhân 2.5 Kiểm tra nhập data hồ sơ nhân viên Kiểm tra nhập data hồ sơ nhân viên đăng ký giảm trừ gia cảnh thông tin giấy ủy quyền 2.6 Đăng ký mã số thuế cho nhân viên Đánh giá phù hợp lực thân việc thực công việc giao Sau thời gian thực tập Công ty TNHH thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập – thương mại & dịch vụ Thượng Cao, với môi trường làm việc chuyên nghiệp hướng dẫn tận tình anh/chị nhân viên, thân tơi có hội thực hành kiến thức học trường tiếp cận với nhiều mảng công việc hữu ích cho cơng việc sau Tơi giao công việc liên quan đến gọi điện thoại thông báo lịch vấn tới ứng viên, xếp hồ sơ nhân viên … nhiều công việc liên quan khác Tuy có thuận lợi khó khăn riêng cơng việc cịn nhiều thiếu sót q trình thực tập tơi nhân thấy thân có đầy đủ kiến thức lực để hoàn tốt yêu cầu công việc mà anh/chị cơng ty giao phó, tích lũy kinh nghiệm q báu từ học thực tế để phát triển nghề nghiệp thân tương lai Nêu thuận lợi, khó khăn thực công việc giao 4.1 Đối với công việc Đăng tin tuyển dụng: Thuận lợi: Trước thực công việc anh chị dẫn chi tiết nhiệt tình Khó khăn: Trong q trình đăng phải đăng lượng lớn thông tin nên dễ bị nhầm lẫn sai sót 4.2 Đối với cơng việc Gọi điện thoại gọi ứng viên bổ sung hồ sơ thiếu Thuận lợi: Được dẫn tẫn tình anh chị phịng Hành nên cải thiện cách gọi điện thoại, xử lý tình Khó khăn: Do kinh nghiệm cịn nên số tình phát sinh ngồi cịn chưa giải được, phải nhờ đến giúp đỡ Chuyên viên tuyển dụng gọi lại gây thời gian, gây phiền tối cho ứng viên 4.3 Đối với cơng việc Soạn, xếp hồ sơ nhân viên Thuận lợi: Trước xếp hồ sơ anh/chị nhân viên hướng dẫn cách xếp nên công việc giải thuận lợi Thứ tự xếp hồ sơ có sẵn tờ khai hồ sơ nên dễ dàng theo dõi Khó khăn: Khi số lượng hồ sơ nhiều dễ bị thất lạc, thời gian tìm kiếm Nhiều vị trí cơng việc có hồ sơ khác dễ gây nhầm lẫn trình xếp Rút học kinh nghiệm cho thân Để làm tốt công việc giao điều cần thiết khơng có kiến thức lý thuyết mà cần phải có thêm kinh nghiệm thực tế Ở không kinh nghiệm ngành học mà cần phải có thêm kỹ mềm kỹ giao tiếp, kỹ làm việc nhóm Qua thời gian thực tập Cơng ty TNHH thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập – thương mại & dịch vụ Thượng Cao, có nhìn sâu rộng ngành học mà theo đuổi, học hỏi thêm nhiều điều bổ ích cho công việc tương lai sau tốt nghiệp Bên cạnh đó, thơng qua q trình thực tập giúp tơi biết thêm kiến thức cịn thiếu sót, đưa cách thức áp dụng kiến thức từ lý luận vào thực tiễn 5.1 Bài học kinh nghiệm cách thực công việc Khi thực cơng việc giao phó phải làm việc có khoa học logic, ln có trách nhiệm cơng việc ln hồn thành nhiệm vụ Cần linh hoạt việc áp dụng kiến thức, không áp dụng cách máy móc kiến thức học trường vào thực tế cịn phụ thuộc vào tình hình cụ thể cơng ty Ln lắng nghe, quan sát học hỏi cách thức thực cơng việc từ người trước, có kinh nghiệm, nắm rõ mục đích cơng việc trước làm, nhìn nhận vấn đề từ nhiều mặt, giải cơng việc cách có sáng tạo khơng làm ảnh hưởng đến kết Chủ động làm quen với người, chủ động tìm hiểu cơng việc nơi thực tập, chủ động đề xuất làm việc với người giúp tơi hịa nhập nhanh chóng mơi trường 5.2 Bài học kinh nghiệm kỹ năng, kiến thức Kỹ mềm, điều sinh viên mong muốn có để thêm tự tin trường bắt đầu với cơng việc Và sau thời gian thực tập, môi trường thực tế học kĩ cần thiết để làm nghề, để giao tiếp xử lý tình xảy Kỹ giao tiếp: Môi trường Công ty TNHH thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập – thương mại & dịch vụ Thượng Cao thân thiện, phịng Hành ln sẵn sàng hỗ trợ sinh viên thực tập nên tơi dễ dàng thích nghi Bên cạnh tơi cịn học cách giao tiếp nơi công sở, với đồng nghiệp, với sinh viên thực tập chung với với ứng viên tạo phong cách chuyên nghiệp Kỹ làm việc nhóm: tinh thần đội nhóm đề cao Cơng ty TNHH thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập – thương mại & dịch vụ 10 Thượng Cao sáu giá trị cốt lõi mà cơng ty đặt Qua đó, khả làm việc nhóm, kết hợp nhuần nhuyễn vị trí công ty nâng cao Kỹ gọi điện thoại: công việc bắt buộc phải giao tiếp với ứng viên qua điện thoại thường xuyên giúp học cách ứng xử cho phù hợp, tạo thiện cảm ứng viên, nâng cao hình ảnh công ty 5.3 Bài học kinh nghiệm thái độ Trong đợt thực tập, thân chấp hành tốt nội quy, quy định cơng ty, có thái độ làm việc, học tập nghiêm túc, làm theo quy định Khi làm việc tạo cho nhiệt huyết, nổ, chăm ln phải có trách nhiệm với cơng việc mà giao Sẵn sàng nỗ lực cơng việc mang lại hiệu cao Phải tập trung vào công việc, làm việc cách bản, có kỹ thuật nghiêm túc, khơng dễ dàng bị phân tán tư tưởng mức độ sai sót giảm xuống Biết lắng nghe góp ý từ anh chị chuyên viên vấn Thân thiện hòa nhã với người công ty III KẾT LUẬN Trong bối cảnh khó khăn kinh tế, cạnh tranh gây gắt doanh nghiệp ngoại nước, khơng có cạnh tranh sản phẩm dịch vụ mà cịn cạnh tranh người Cơng ty TNHH thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập – thương mại & dịch vụ Thượng Cao tự hào cơng ty có bước tiến vững không ngừng mở rộng thị trường 11 Qua trình thực tập Công ty TNHH thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập – thương mại & dịch vụ Thượng Cao thực báo cáo này, hiểu rõ cơng tác tuyển dụng ln đóng vai trò quan trọng doanh nghiệp, thấy doanh nghiệp mong muốn từ người lao động, để tìm ứng viên phù hợp phải trải qua bước Thêm vào đó, việc vận dụng kiến thức học trường kết hợp với việc tiếp xúc thực tế q trình thực tập, tơi rút học kinh nghiêm cho thân, biết điểm tương đồng khác biệt lý thuyết thực tế 12 IV XÁC NHẬN CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP Xác nhận thời gian thực hành: Từ 4/10/2021 đến 31/10/2021 TT THỜI GIAN NỘI DUNG CƠNG VIỆC 4/10/2021 Làm quen mơi trường công sở 5/10/2021 Được dạy tổng quát bước tuyển dụng 6/10/2021 Viết content tuyển dụng 7/10/2021 Đăng tuyển dụng tổng hợp CV ứng viên 8/10/2021 Đăng tuyển dụng tổng hợp CV ứng viên 11/10/2021 Đăng tuyển dụng tổng hợp CV ứng viên 12/10/2021 Đăng tuyển dụng tổng hợp CV ứng viên 13/10/2021 Đăng tuyển dụng tổng hợp CV ứng viên 14/10/2021 Đăng tuyển dụng tổng hợp CV ứng viên 10 15/10/2021 Gọi điện thoại xác nhận với ứng viên 13 GHI CHÚ 11 18/10/2021 Gọi điện thoại xác nhận với ứng viên 12 19/10/2021 Gọi điện thoại xác nhận với ứng viên 13 20/10/2021 Gọi điện thoại xác nhận với ứng viên 14 21/10/2021 Phỏng vấn ứng viên qua điện thoại 15 22/10/2021 Phỏng vấn ứng viên qua điện thoại 16 2510/2021 Soạn mail hẹn ứng viên vấn 17 26/10/2021 Soạn mail hẹn ứng viên vấn 18 27/20/2021 Tham gia vấn ứng viên 19 28/10/2021 Tham gia vấn ứng viên 20 29/10/2021 Tham gia vấn ứng viên Tôi là: Nguyễn Thị Diệp xác nhận sinh viên: Nguyễn Thị Minh Trà thực hành nghề nghiệp tổng số 20 buổi Quảng Nam, ngày tháng 11 năm 2021 NGƯỜI XÁC NHẬN (Kí ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Diệp 14 Xác nhận nội dung Báo cáo thực hành nghề nghiệp Tôi là: Nguyễn Thị Diệp xác nhận nội dung trình bày Báo cáo thực hành nghề nghiệp sinh viên: Nguyễn Thị Minh Trà trung thực, với nội dung công việc giao cho sinh viên thực thời gian thực hành nghề nghiệp Công ty TNHH thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập – thương mại & dịch vụ Thượng Cao XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN Quảng Nam, ngày tháng 11 năm 2021 (Kí tên đóng dấu) NGƯỜI XÁC NHẬN (Kí ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Diệp 15 Đánh giá kết thực hành nghề nghiệp CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP Họ tên cán hướng dẫn: Nguyễn Thị Diệp Chức vụ: Trưởng phịng hành Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Minh Trà Lớp: Luật Đánh giá cán hướng dẫn: Về ý thức chấp hành nội quy, quy định quan: Trà chấp hành tốt nội quy chung công ty: làm giờ, nghiêm túc làm việc Ý thức, thái độ cơng việc: Trà có thái độ nghiêm túc cơng việc, cầu tiến, chịu khó học hỏi từ anh/chị xung quanh Mức độ hồn thành cơng việc giao: Hồn thành cơng việc giao, nhiên đơi lúc cịn lúng túng công việc Đối với sinh viên thực tập, thấy hiệu công việc Trà đạt tốt Đánh giá chung: Sinh viên đạt điểm: 9/10 điểm (Bằng chữ: chin mười điểm) Quảng Nam, ngày tháng 11 năm 2021 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Kí ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Diệp 16 17 ... địa điểm vấn với ứng viên Sau ứng viên đậu vấn tiến hành nhận việc sau kiểm tra hồ sơ thiếu gọi cho ứng viên để bổ sung hồ sơ 2.4 Soạn, xếp kiểm tra hồ sơ nhân viên Những nhân viên sau ký hợp đồng... nghiệp Trong tuần thực tập, có hội tìm hiểu trải nghiệm vị trí nhân viên hành Mơ tả cơng việc nhân viên hành Quản lý hồ sơ, giấy tờ Nhân viên hành có nhiệm vụ tiếp nhận loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,…... nộp lại cho Phòng Nhân hồ sơ Việc xếp kiểm tra hồ sơ để đảm bảo hồ sơ đầy đủ rõ ràng theo yêu cầu phòng Nhân 2.5 Kiểm tra nhập data hồ sơ nhân viên Kiểm tra nhập data hồ sơ nhân viên đăng ký giảm