Timeline của chương trình là một lịch bao gồm những công việc cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Tại những lịch công việc này, nhiệm vụ của khách hàng và người lập kế hoạch sự kiện được phân định rõ với thời gian, công việc cụ thể.
Chương 3: TỔ CHỨC SỰ KIỆN Click icon to add picture Xây dựng lịch trình cơng việc kiện Checklist kiện Lập danh sách khách mời tổ chức đưa đón khách kiện Lập kịch kiện Click icon to add picture Xây dựng lịch trình cơng việc kiện Timeline chương trình lịch bao gồm công việc cần thiết cho việc tổ chức kiện Tại lịch công việc này, nhiệm vụ khách hàng người lập kế hoạch kiện phân định rõ với thời gian, công việc cụ thể Your company name Nhiệm vụ khách hàng Các nhiệm vụ khách hàng phụ thuộc vào dịch vụ mà họ thuê. Có thể xem xét vài công việc mà khách hàng buộc phải phối hợp thực VD: - tháng trước kiện: Chuyển trước khoản tiền khoảng 50% giá trị hợp đồng - tháng trước kiện: Chuẩn bị danh sách khách mời, phương thức di chuyển… - – tháng trước kiện: Lựa chọn nhà cung cấp, hoạt động giải trí, danh sách nhà báo, phóng viên Click icon to add picture - – tháng trước kiện: Thông qua thiết kế, nội dung kịch - – ngày trước kiện: Có mặt nơi diễn kiện, đơn vị tổ chức xem xét lại toàn hạng mục công việc Nhiệm vụ của Event manager Là người tổ chức kiện, lịch công việc bạn thay đổi tùy thuộc vào hai yếu tố. Đầu tiên loại kiện Thứ hai dịch vụ bảo đảm khách hàng - tháng trước kiện: Tham khảo địa điểm mà khách hàng đề xuất, xem xét tính phù hợp ưu/khuyết điểm địa điểm, từ tư vấn cho khách hàng lựa chọn phù hợp Từ tiến hành ký cam kết tạm thời với người cho thuê địa điểm Click icon to add picture - tháng trước kiện: Nhận danh sách khách mời từ khách hàng, xếp sơ phương tiện, cách thức, thời gian di chuyển (ví dụ khách mời xa máy bay, thời gian trước kiện ngày khách mời gần di chuyển xe ước tính thời gian họ đến nơi) để có sở làm việc với nhà cung cấp xe cộ, địa điểm ăn ở… Your company name Nhiệm vụ của Event manager – tháng trước kiện: Ký hợp đồng cần thiết với nhà cung - tuần trước kiện: Tổng kiểm cấp Tìm hiểu thơng tin - tháng trước kiện: khách mời Hoàn thành kịch bản, nội kiện kịch bản, dung chương trình Triển hoạt động phù hợp cho khai hạng mục in hàng xem xét điều chỉnh kịp chương trình ấn, lắp đặt sơ thời sai sót có tra tồn hạng mục checklist, phối hợp khách - tháng trước kiện: - tuần trước kiện: Gửi thư mời - ngày trước kiện: Mời tất nhà Hoàn thành mẫu theo danh sách khách mời danh cung cấp âm ánh sáng, nhân sách nhà báo/phóng viên (nếu có) phục vụ kiện, cộng khách hàng thiết kế, tư vấn yêu cầu xác nhận từ khách hàng Sau xác nhận, chuyển cho nhà rehearsal trước ngày kiện thức diễn cung cấp Your company name Timeline multi task Task What who when where how proposal Mr Nam, Ms Hoa, Mr Tuấn 10/7-24/7 Trụ sở cty X - Chú ý vđ chi phí, thiết kế chtr thân thiện mơi trường… … … … Chương trình thức Team manager, Phòng Marketing, cộng tác viên 10/9-15/9 Sân vận động ABC, địa chỉ… - Quản lý đón khách, đội thi, điểm danh, ý vấn đề an ninh… Checklist tổ chức kiện Click icon to add picture Check-list bảng tổng hợp để theo dõi, giúp kiểm sốt cơng việc hồn thành nhắc nhở Click icon to add picture nhiệm vụ cần phải thực Nói cách khách, checklist tóm tắt khâu cần thực kế hoạch chương trình kiện bạn Checklist tổ chức kiện liệt kê đầu việc ngắn gọn, cụ thể, có trống nhỏ trước dòng để bạn đánh dấu tick cho nhiệm vụ hoàn thành Click icon to add picture Your company name ⬜ Nhân ⬜ Ban tổ chức kiện ⬜ Dẫn chương trình kiện ⬜ Tiếp thị truyền thông kiện ⬜ Đặt Quà tặng cho người tham dự ⬜ Danh sách khách mời kiện ⬜ Danh sách team ⬜ Ban lễ tân kiện ⬜ Brochure/ Poster ⬜ Content thông tin kiện đăng lên mạng xã hội ⬜ Báo chí, bloger ⬜ Danh sách cộng tác viên ⬜ Danh sách tình nguyện viên ⬜ Hậu cần ⬜ Bãi đỗ xe cho khách ⬜ Phương án trí sân khấu, ghế ngồi ⬜ Trang thiết bị, loa đài, phông ⬜ Các phương án bảo hiểm rủi ro có phát sinh 10 Lập danh sách khách mời tổ chức đưa đón khách kiện Icon Here Icon Here Danh sách khách mời kHách VIP -Ban lãnh đạo Khách mời thông thường -Quan chức địa phương Khách tự -Đối tác Khách kèm -Nhân viên -Khách hàng Your company name 11 Một cách tổ để tạo ấn tượng với khách tham dự tổ chức kiện từ bước đưa đón, Đưa Đón khách cơng việc tưởng chừng đơn giản lại thể nồng nhiệt, chu đáo người chủ khác tham dự hay không Bước bạn phải xác định rõ khách tham dự kiện từ địa điểm đến kiện Điểm xuất phát khách tác động trực tiếp đến địa điểm nơi đỗ xe họ tổ chức kiện Nếu khách tập trung một cụm khách sạn để tới trung tâm hội nghị, tổ chức đưa đón theo thời gian thống nhất, với đồn xe dài có màu sắc riêng đạc trưng ( kèm quảng bá hình ảnh thân xe ) tạo hình ảnh sâu đậm cho kiện Lưu ý độ an toàn, cao điểm tránh đường hay bị tắc, điều khơng thể tính chun nghiệp đội ngũ đưa đón mà cịn đảm bảo thời gian kiện diễn kế hoạch Ngược lại, nơi ăn nghỉ khách không tập trung mà phân tán khu vực khác cần tổ chức vận chuyển theo đoàn, đoàn số đoàn phải cử nhân viên phụ trách trực tiếp đưa đón, hướng dẫn Trên đường đến kiện cần có dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận chuyển, đưa thơng tin đặc biệt, chi tiết thú vị kiện để tạo không khí hào hứng, vui nhộn trước bước vào kiện, tạo cho họ ta cởi mở thân thiện Đó yếu tố quan trọng khơng nhở đưa kiện tới thành công tốt đẹp 12 Lưu ý – Mời khách đến dự, thân mật mời miệng – Mời miệng có giấy mời nên chuyển đến khách viết tay, nói rõ ngày giờ, địa điểm; mời sớm tốt, chậm ba bốn Nếu tiệc thức phải có giấy mời trang ngày trước diễn bữa tiệc trọng Riêng giới ngoại giao dù thân mật đến mấy, phải có giấy mời sau thỏa thuận miệng ngày giờ, địa điểm 13 Tổ chức đưa đón khách – Chủ nhà ăn mặc chỉnh tề, tận cửa đón khách trước quy định khoảng năm phút (giờ quy định mời khách đến dự bữa tiệc ghi giấy mời) Đứng đón khách phía cửa, phía ngồi cửa, khơng đứng cửa – Bố trí người hướng dẫn đưa khách vào phịng chờ – Tại phịng chờ mời khách dùng nước giải khát nước cam, chanh, dứa, nước suối, bia, rượu dùng số đồ khai vị như: sandwich, bánh , hạt điều, v.v… – Đúng quy định, chủ nhà vào phòng chờ để tiếp khách giao cho vài người đứng ngồi để tiếp tục đón khách đến muộn Trường hợp có khách quan trọng, dù q quy định chút ít, chủ nhà đứng đợi khách đến để đưa vào phịng – Tại phịng chờ, chủ nhà khơng nên vắng mặt, trừ trường hợp đặc biệt, thí dụ trả lời gấp điện thoại chẳng hạn, chủ nhà cần giải nhanh để trở lại với khách sau xin lỗi khách 14 - Vận dụng tốt khả tổ chức khả tưởng tượng bạn phải bao quát hết tồn nội dung chương trình - Tổ chức xếp kiện chạy theo trình tự nào? Và phải đảm bảo đủ kết cấu phần: mở đầu, nội dung cuối phần kết Xây dựng kịch cho kiện - Nếu phần mở đầu q nhàm chán khơng muốn xem tiếp phần kết nhạt nhịa người xem khơng nhớ mục đích bạn tổ chức kiện gì? - Biến đổi kịch cho phù hợp với tính chất chương trình kĩ người làm kiện - So sánh kịch khai trương kịch kỷ niệm 10 năm thành lập? Kịch MC: lời dẫn MC xuyên suốt kiện, đảm bảo lời lẽ trôi chảy, thu hút quan trọng ý nghĩa chương trình kịch tổng quát kịch chi tiết Kịch âm thanh, ánh sáng: Đây kịch quan trọng dường tổ chức chương trình kiện, hay bỏ qua Kịch âm thanh, ánh sáng góp phần làm cho chương trình diễn đồng điệu, hút 15 Lưu ý Giới thiệu chương trình Nội dung chương trình: thể rõ nhiệm vụ cụ thể nhân sự, timeline, agenda chi tiết hạng mục từ đón khách đến kết thúc kiện Phần kết kiện phần quan trọng, lại ý Một kiện thành công từ đầu đến cuối, đến kết thúc lại bị lỗng khơng viết kỹ phần kết kịch kiện Phần lời đọc MC phải thật súc tích, tránh q dài dịng, để MC dẫn thu hút người nghe ( Hổ trợ MC cho script phải chuẩn bị tốt) 16 17 ... quan trọng dường tổ chức chương trình kiện, hay bỏ qua Kịch âm thanh, ánh sáng góp phần làm cho chương trình diễn đồng điệu, hút 15 Lưu ý Giới thiệu chương trình Nội dung chương trình: thể rõ nhiệm... tính chất chương trình kĩ người làm kiện - So sánh kịch khai trương kịch kỷ niệm 10 năm thành lập? Kịch MC: lời dẫn MC xuyên suốt kiện, đảm bảo lời lẽ trôi chảy, thu hút quan trọng ý nghĩa chương. .. khách mời Hoàn thành kịch bản, nội kiện kịch bản, dung chương trình Triển hoạt động phù hợp cho khai hạng mục in hàng xem xét điều chỉnh kịp chương trình ấn, lắp đặt sơ thời sai sót có tra tồn hạng