1. Khái quát vể điều khiển tổ chức sự kiện 2. Bố trí và sắp xếp địa điểm diễn ra sự kiện 3. Đón tiếp khách tới sự kiện 4. Đảm bảo lịch trình và phục vụ ăn uống trong sự kiện 5. Chụp ảnh và quay phim trong sự kiện
Chương 4: ĐIỀU KHIỂN GIÁM SÁT TỔ CHỨC SỰ KIỆN Khái quát vể điều khiển tổ chức kiện Bố trí xếp địa điểm diễn kiện Đón tiếp khách tới kiện Đảm bảo lịch trình phục vụ ăn uống kiện Chụp ảnh quay phim kiện Khái quát điều khiển tổ chức kiện 1.1 điều khiển: Tác động vào vật thể hay sự việc để chúng tiến triển theo ý muốn Khu vực hoạt động: Khu vực bàn điều khiển, khu vực cánh gà sân khấu, khu vực bàn đón khách Trang phục: màu đen Mục tiêu: đảm bảo kiện trơn tru, điều khiển nhân sự, kỹ thuật theo kịch 2 Bố trí xếp địa điểm diễn kiện Giải phóng mặt Thi cơng kiện Lắp đặt hệ thống thiết bị Trang trí kiện Sắp xếp bàn ghế Vận chuyển hàng hóa, vật dụng Điểm danh nhân sự, phân công giám sát công việc người Chụp ảnh báo cáo cấp LƯU Ý VỀ SẮP XẾP BÀN GHẾ Rạp hát (Theatre) người tham dự khán giả, không cần ghi chép ăn uống Tầm nhìn hướng tiêu điểm, khách mời dễ dàng theo dõi trao đổi Kiểu lớp học (Classroom) Kiểu xếp phù hợp với kiện kéo dài, có phát tài liệu người tham dự cần ghi chép dùng máy tính xách tay Kiểu bàn tròn (Banquet) Kiểu bàn tròn phù hợp cho kiện có dùng tiệc, bàn thường từ – 10 người Tạo tương tác tốt khách mời tham dự kiện Kiểu chữ U (U shape) Mang tính chất tương tác thảo luận, trao đổi vấn đề quan trọng Với số lượng khoảng tầm 100 khách trở xuống, kiểu tiệc chữ U hoàn toàn đáp ứng nhu cầu thiết yếu cho hội nghị, kiện Kiểu tiệc (Buffet) Khoảng cách bàn ăn phải đủ lớn để khách hàng nhân viên phục vụ thoải mái lại Tùy theo diện tích nhà hàng mà dãy trưng bày theo hình chữ L, I, T hay hình vịng cung Khu vực phục vụ đồ uống thường kê cuối dãy bàn trưng bày ăn linh hoạt sử dụng quầy bar Kiểu tiệc đứng (Cocktail) Tiệc đứng phù hợp cho buổi gặp mặt hay hội thảo nhỏ Đơn giản đại, kiểu bày trí bàn tiệc đứng phục vụ ăn thức uống nhẹ nhàng 3 Đón tiếp khách đến kiện Quầy lễ tân đón khách: Bố trí ví trí sảnh vào phịng họp/ hội trường, dễ nhìn thấy Cơng việc: Chào khách, nhận thông tin từ khách hàng, phát tài liệu, thẻ đại biểu, hoa cài ngực cho khách mời, giúp khách ổn định chỗ ngồi cần thiết 3 Đón tiếp khách đến kiện Photobooth : Chụp ảnh với ban tổ chức, giám đốc hay chủ nhân bữa tiệc trước di chuyển vào khu vực hội trường 3 Đón tiếp khách đến kiện Tiệc tea break, tiệc cocktail đón khách: Để khách mời có khơng gian giao lưu thoải mái trước bữa tiệc, phục vụ quầy tiệc tea break, tiệc cocktail với đồ uống rượu vang, nước ngọt, nước trái cây, champagne thức ăn cầm tay (finger food) nhỏ gọn Finger Food loại hình tiệc nhẹ, gồm thức ăn nhỏ, gọn, trang trí bắt mắt xiên xiên que, thực khách dùng thức ăn tay 4 Đảm bảo lịch trình phục vụ ăn uống kiện Đảm bảo lịch trình: (?) 8h00 kiện bắt đầu khách chưa đến đông đủ (?) Khách mời phát biểu lâu (?) Khán giả hỏi vấn đề không liên quan (?) người biễu diễn đến trễ (?) trục trặc kỹ thuật Những giải pháp cho vấn đề 4 Đảm bảo lịch trình phục vụ ăn uống kiện Căn vào loại hình kiện đối tượng quan khách tham dự để đáp ứng sở thích ăn uống họ Lựa chọn thực đơn Yếu tố mùa chi phí Thời gian event: -Ăn nhẹ: Với loại hình bạn cần 30 phút - Ăn theo bàn: Mất khoảng 90 phút - Tiệc Buffet khoảng 60 phút - Tiệc uống khoảng 60 phút Lưu ý Dị ứng thực phẩm Lưu mẫu thực phẩm Kiêng kị thực phẩm tôn giáo Giao lưu ẩm thực mức độ vừa phải Chụp ảnh quay phim kiện Sự kiện tư liệu quý giá công ty, doanh nghiệp cá nhân Việc lưu giữ kho tư liệu hình ảnh, video giúp tổ chức, cá nhân dễ dàng quảng bá hình ảnh hay nhìn lại trình phát triển, trưởng thành. Một số vấn đề chọn đối tác quay phim, chụp ảnh kiện Quy mô kiện Tìm hiểu thiết bị kỹ thuật quay chụp đại, xu hướng Kịch dựng video Yêu cầu tái hình ảnh Chi phí ...1 Khái quát điều khiển tổ chức kiện 1.1 điều khiển: Tác động vào vật thể hay? ?sự việc để chúng tiến triển theo ý muốn Khu vực hoạt động: Khu vực bàn điều khiển, khu vực cánh gà... Mục tiêu: đảm bảo kiện trơn tru, điều khiển nhân sự, kỹ thuật theo kịch 2 Bố trí xếp địa điểm diễn kiện Giải phóng mặt Thi cơng kiện Lắp đặt hệ thống thiết bị Trang trí kiện Sắp xếp bàn... trang trí bắt mắt xiên xiên que, thực khách dùng thức ăn tay 4 Đảm bảo lịch trình phục vụ ăn uống kiện Đảm bảo lịch trình: (?) 8h00 kiện bắt đầu khách chưa đến đông đủ (?) Khách mời phát biểu