*~
BẢO QUẢN TÀI LIỆU,
HA HOD - 1995
Trang 2LOI GIOF THIEU
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia là một nhiệm vụ quan trọng của cán bộ lưu trữ Đay là một công việc khoa học - kỹ thuật rất phức tạp
Cục lưu Jjgữ Nhà nước được sự hỗ trợ của quỹ Judy Segal 'Trust của lưu trữ quốc gia Anh tổ chức lớp tập huấn bảo quản tài liệu lưu trữ do ngài Jonathan Rhys - Lewis, trưởng phòng bảo quản sở lưu trữ Berkshic, Chủ tịch nhóm báo quản của Hội những người lưu trữ khối liên hiệp Anh giảng dạy
Ngai Jonathan Rhys - Lewis đã gửi tập tài liệu này cho Cục lưu trữ Nhà nước để làm tài liệu tham khảo cho các học viên dự khoá tập huấn Đây tà đề cương các bài giảng về những vấn đề bảo quản tài liệu lưu trữ và thư viện do cơ quan bảo quản, thư viện và lưu trữ Anh quốc biên soạn
Trung tâm nghiên cứu Khoa học Lưu trữ tổ chức dịch từ tiếng Anh ra
, ey + 7 ` ~ an ? 7 ,
tiếng Việt và nhân bản để làm tài liệu tham khảo, học tập của các học viên Day là [nh vực kỹ thuật cho nên việc dịch thuật và nhân bản các tài liệu nay chic chắn còn sai sót Chũng tôi mong được sự góp ý của bạn đọc
Trang 3THƯ VIỆN ANH QUỐC
———_———>——=m==
CƠ QUAN BẢO QUẢN QUỐC GIA
Sự tập trung quốc g1a
Vào công tác bao quan va an ninh
trong các thư viện
Cơ quan bảo quản Quốc gia, Thư viện Anh quốc Great Russell, London WC 1B 3DG
Trang 4Công tóc 0d0 quản tài liệu trong các (hur viện là công tac rat quan trọng (ở? với ngành thư viện Bảo quản không chỉ đơn giản là giữ mét so
cuốn séck néo dé an todn cho cde thé hé sau; hon thé, cong tac bdo quin dé cập đến mọi khía cạnh công việc của người giữ thư viện Liệu những ciủữn sách ma ici có trách nhiệm giữ gìn có được an tồn, khơng mất trộn và không bị rách nát? Nhữmg gì tôi có trách nhiệm phải giữ gìn, những gì cần loại bô? Những cuốn sách đã được lưu giữ tất chưa? Liệu những nhân viên
va nhữmg người sử dụng có biết cách cẩm sách, photocopy và lun chuyển
sách không? Liệu những bản sao thu nhỏ trong các cuốn sách có bị thiểu hụt không?
Cơ quan Bảo quản Quốc gia được thành lập năm 1984, nhằm giúp đỡ các nhân viên thư viện và những người có liên quan đến việc bảo quản sách,
đồng thời tập trung vào vấn dé bao quần quốc gia
Cơ quan này được Thư viện Anh quốc tài trợ, nhưng lại hoạt động độc lập dưới sự chỉ đạo của Uỷ ban Tư vấn về Bảo quản Quốc gia Uy ban này bao gồm các chuyên gia từ các Văn phòng lưu trữ tài liệu quốc gia, các trung tAm tư liệu và các thư viện công, các cơ quan tư vấn như SCONUL (Hội nghi thường trực của các thư viện quốc gia và các thư viện các trường đại học), LISC (Library and Information Services Council - Hội đồng dịch vụ thư viện và thông tin), và Hiệp hội thư viện Cơ quan này ngoài ra còn được hỗ trợ bởi mội Hội đồng tư vấn, cung cấp tư vấn về tất cả các vấn đề xử lý và lưu trữ, và mội Ban Chuyên gia Giáo dục, để ra các phương pháp tổng hợp các vấn đề về bảo quan trong cấc chương trình đào tạo thư viện chuyên nghiệp và các chương trình giáo dục liên tiếp
Trang 5Mot trung tam trừ rđn ao, "
Bất cứ ai cũng có thể viết thư hay điện thoại đến Văn phòng này để nghị _ tư vấn hay hỗ trợ miễn phí về bất kỳ vấn để gì liên quan đến công tác bảo quan và an ninh đối với các bộ sưu tập Văn phòng có các thông tin chi tiết về các nhà bảo quản, các nhà cung cấp và các cuộc hội thảo Nếu Văn phòng không trả lời được câu hỏi của bạn, họ nhất định biết được ai là người có thể
Nhà xuát bản
Văn phòng xuất bản những tập sách hướng dẫn chung miễn phí và cũng sản xuất sách báo, pa-nô áp phích và băng video Danh sách các mục xuất bản Ion được cung cấp thco yêu cầu
Một cơ quan điều hành chương trình
Văn phòng là mội cơ quan điều hành lý tưởng các chương trình bảo quản trong cả nước, như Du an Vị phim Mellon, một chương trình vi phim hop tac giữa các thư viện của Anh quốc
Một trung tâm hội thứo tà đào tạo
Văn phòng này tổ chức ít nhất mỗi năm mot hoi thao lớn về vấn đề bảo quản Nó đồng thời cũng tổ chức các chương trinh đào tạo khác theo yêu cầu Một lực lượng vận động
Trang 6VĂN PHÒNG BAO QUAN QUOC GIA
CAC HUGNG DAN BAO QUAN
Một cuôn sách bắt đầu hư hỏng kể từ khi nó được in ra Do sách duge làm bằng chất liệu hít cơ, tự thân nó đã mang trong mình các yếu tố tự thân huỷ hoại cuối cùng Quá trình này có thể bị thúc đẩy nhanh bởi môi
trường, bổi các cuộc tấn công của các loại côn trùng hay nấm moc,
và - có lẽ hơn tất cả - bởi sự bảo quản cẩu thả của con người
Cơ quan Bảo quản Quốc gia, Thư viện Anh quốc,
Phố Great Russell, London WC1B 3DG
Trang 7QUAN TAM ĐẾN SÁCH VÀ CÁC 'FÀI LIỆU
Công tac hảo quan các bộ sưu lập thư viện và các tài liệu lưu trữ thường được coi là một bộ phận tốn kém của quản lý sưu lập Điều này không nhất thiết phải như vậy, Có nhiều nhiệm vụ (hường xuyên và các quy tắc đơn giản mà, nếu lồng phép vào các thủ tục quy định việc bảo quản và lưu kho các hạng muc, sé gop nhần bảo quân những hạng mục đó Cuốn Hướng dẫn này đề xuất những cách thực hiện mà có thể tránh được hư hỏng đối với các bộ sưu tận và nêu ra một số hướng dẫn tiến hành một số sửa chữa đơn giản mà nếu có quan tâm và đủ vật liệu thích hợp thì có thể làm ngay được tại nhà Đồng thời cuốn sách này cũng bao gốm một phần giới thiệu thư mục sách cần đọc và các chỉ tiết về bên cung ứng là những người cung cấp vật liệu cho việc bảo quản, xếp lên piá và theo đối và kiểm sốt mơi trường
HAO MÒN
Hao mon là một quá trình chậm chạp Thường thì nó tiến triển chậm chap, it một, những hành động võ thức, và chỉ được nhận ra một khi sự hư hỏng đã quá
TỔ:
*# Những cuốn sách hiện đại bị bỏ mặc phơi mặt ra nắng có thể bị hư hỏng nhanh chóng vì chất lượng giấy xấu được dùng phổ biến ngàynay: bao chi thi lại càng dễ bị ngả màu vàng và don xốp nếu như để phơi ra nắng mạnh Ảnh và các ấn nhẩm cũng có thể bị hồng, do thuốc ảnh và một số bột màu bị phai đi;
* Một cuốn sách tỉnh cờ bị để mở íp mặt xuống tay phế tựa lay trên mái bàn cũng bị yếu đi và cuối cùng thì có thể bi hỏng tại chỗ gây sách cho
dù các trang giấy không bị hỏng đi nữa Thậm chí còn nguy hại hơn nữa
nếu như đem đi in chụp một cách cẩu thả do ấn quá mạnh vào gầy sách
Trang 8* Việc xếp lên giá cầu thả khiến cho sách nhô ra thụt vào một mức dộ - nào đó, và việc thiết kế giá sách kém với các mép sắc cạnh có thể gây
tổn hại cho tài liệu và cả cho người nữa Các giá sách quá chật, mà vì thế sách bị tũm vào đầu gây sách để lấy ra, thì có thể gay ra những tốn hai cho sách sau một thời gian
Rất nhiều hao mòn kiểu này có thể giảm thiểu được, miễn là để ý một chút Ví dụ, có thể tránh được nhiều tổn hại tới phần chỉ khâu nối sách nếu như sách mới hay sách mới được đóng đọc "trãi hết ra" trước khi sách được đem dùng lần đầu: không nên mở ra ở phần giữa sách, mà nên từ từ, đi lần lượi phần, đi từ đầu sách trước sau đó đến cuối sách, cho đến khi đến được chỗ piữa sách Dùng một giá đỡ sách khi đọc sẽ đỡ thèm cho phần chỉ khâu nối sách Có các bước đơn giản cần tiến hành để bảo đảm cho các tài liệu trong thư viện của bạn tồn tại lâu dài tối đa
NHIỆT ĐỘ VÀ ẨM ĐỘ
Nói chung sách và các tài liệu lưu trữ cần có một nhiệt độ ổn định là từ 16° C - !8° C và ẩm độ tương đối (thước đo ẩm độ trong khí quyển) từ 50% đến 60% đảm bảo sao cho cả giấy và chỉ khâu nối (phần lớn những thứ này đều chứa nhiều nước) đều không bị quá ẩm khiến cho kích thích nấm mốc ăn thủng hay, thái cực ngược lại thì lại bị khô đòn Các bức ảnh lại cần lạnh hon va am độ thấp hơn; báo chí, giấy làm bằng thủ công hay giây pơ-luya tốt hơn hết nên để tách ra
Đáng tiếc là không thể có được một nhiệt độ ổn định trong hầu hết các
Trang 9lân âm độ (giá 20-30 bằng Anh) và loại đo được cá ẩm độ lẫn nhiệt độ phí lại
,
đưới dạng đồ thị (giá 250-300 bằng Anh) Loại sau cùng này cần phải có mội thiết bị riêng (giá 30 bảng Anh) để vi chỉnh thuờng xuyên
Đối với hầu hết mọi người, tuy nhiên, đơn giản chỉ là vấn đề nhớ cho là
glấy bị hỏng rất nhanh trong điều kiện nhiệt độ và ẩm độ cao Vĩ vậy những thứ lưu kho cần phải cách càng xa càng tốt các nguồn phát nhiệt như lò sưởi, nồi hơi và các đường ống nóngvà cách xa những nơi nước ngưng tụ Cần phat tránhviệc lưu kho trực tiếp những hạng mục ngay trên sàn xi mãng Không khí lưu thông cũng rất quan trọng: thường xuyên mở cửa sổ là một cách đơn giản và hiệu quả để tránh không khí tù đọng Nếu như sách hay tài liệu lưu trữ không thường xuyên dùng để tra cứu thì có thể cất giữ ở nơi tránh ánh nắng trực tiếp, hoặc thậm chí trong bóng tối, như vậy sẽ gitip dam bao kéo dài tuổi thọ hơn.Các bức rèm hay các tấm che sẽ giẩm bớt thiệt hại do ánh nắng gay ra, hoặc các tấm lọc tia cực tím gắn phía bên trong các cửa sổ, những hòm đựng sách phía trước có gắn thuỷ tỉnh, và đèn huỳnh quang, tị cũng rất tấc dụng Đối từng hạng mục, một chiếc bìa hay một hộp chế từ thứ giấy lưu trữ hay các tông cũng là một cách hay Nó sẽ có tác dụng như mot dụng cụ bảo vệ chống ánh sáng, bụi bặm, sử dụng ẩu hoặc trong khi vận chuyển Nếu như mội tài liệu lưu trữ thường xuyên được dùng, thì nên sử dụng một tấm bao bọc bằng chất polyestcr trong suối Khi bảo quản cất giữ ảnh hay các con em cũng nên dùng loạt bao bọc này
VỆ SINH SẠCH SE
x ` os, ˆ +f ” ˆ ` v.* a ~ at ,
Bụt bản là những kẻ thù giấu mặt của sách và tài liệu lưu trữ Ngoàt tác dụng bào mòn mà thường thì không thấy rõ, chúng có chứa các chất hoá học pây hư hỏng và cấc mầm nấm mốc
Thường xuyên phúi bụi sách và giá sách khiến cho các kẻ thù bị đây lui
~ “ * 4 - hủ “ ˆ “ig ` \ - `
MộI trong những mục đích loại bỏ bui bẩn bám khong chai 1a để ngăn ngừa chong cho phân phối lại Không dé gi ma lam sạch các cuốn sách; bụi bặm có
X ` + 2 4 os , ‘ a ˆ at s ~*
Trang 10Trung tam NCKH Lan trữ - C48 - Cảng Vị - la Đình - Ha Nạt, Tết: 014 - 141571
phải là một cuốn sách có thể được làm sạch mơi cách an lồn, Có thể đũng môi loại máy hút bụi chuyên dụng có đầu quét mềm để loại bỏ bụi bặm không bám chặt trên bê mặt sách, hoặc có thể dùng một khăn lau bụi nhưng phải nhớ là mỗi lần phải dùng một tấm vải sạch và luôn luôn nhớ phải lau sạch phân gáy sách Cũng có thể dùng một số loại bàn chải mềm như bần chải mềm cạo râu,
bàn chải lông sóc, bàn chải đồ thợ kim hoàn và thợ đồng hồ và bút lông vẽ
NAM MOC VA VET BAN
Đôi khi các vết nấm mốc và vết bẩn làm xấu cuốn sách và tàiliệu lưu trữ Các vết nấm mốc ăn thủng do có ẩm độ quá cao trong khí quyển và nếu giấy vẫn còn ướt hay mới bị nấm mốc, không được đem hơ sách, tài liệu lưu trữ trên một bếp lò hay một luồng khí nóng, mà phải cách lý hoàn toàn ra khối các tài liệu không bị nấm mốc, mở hết ra và hong khô trong một căn phòng thông khí tốt Nếu như những trang giấy đã khô kỹ thì có thể dùng bàn chải chải sạch
những vết nấm mốc Khi chải các chỗ nấm mốc cần tiến hành bên ngoài, và nếu có thể thì nên dùng loại bút lông vẽ để chải, và những cuốn sách hay các
trang giấy bị nấm mốc chỉ được để lại chỗ cũ sau khi đã dọn sạch những chỗ đó Không nên tự ý tìm cách tẩy sạch các vết bẩn mà không tham khảo ý kiến chuyên môn
HOA HOAN VA LUT LOI
Cần lắp đặt hệ thống phát hiện hoả hoạn và báo động cứu hoá Đối với những cuốn sách bị muội khói làm hư hỏng, chải sạch một cách kỹ lưỡng có thể khôi phục lại được sách ở tình trạng dùng được Đối với những hạng mục ngập nước, cần kiên nhẫn là điều quan trọng: cuốn sách ưới ngập cần được lan sạch bằng một tấm bông gòn Ẩm trước khi lần lượt mở các trang giấy và hong khô một cách nhẹ nhàng bằng một luống khí mát Để cuốn sách dựng đứng, sác trang sách mở xoè Không nên dựng đứng cuốn sách trên pấy sách hay mép bìa phía đối xứng Không nên cố mở các trang giấy trong khi còn mới sững,
Trang 11+ HƯỚNG wearer ivecansa @Agne dri > Le OR VES Ere - Đế (VỐt, Tết? (I4 ‹ 1.1871
mặc dù đổi với những cuốn sách chứa đựng các tranh minh hoạ về nghệ thuật, hay giấy có mạ ngoài, có thể lồng mot tm mong polyester vao giữa hai lrang pidy trong khi sách hãy còn ướt, vì một khí sách đã khô thì íl cô cơ hội gỡ được các trang giấy nghệ thuật mà đã dính chặt với nhau, và các trang giấy khác cũng vậy Cần kiểm tra sách hàng ngày trong khi đang hong khô để phát hiện - xcm có đấu hiệu nấm mốc mọc lên hay không Cần lau rửa sạch sẽ các giá sách trước khi đặt lại sách vào đó
TỰ GIẢI QUYẾT: NHỮNG ĐIỂU CƠ BẢN NEN LAM VA KHONG NEN LAM Có thể ngăn ngừa được nhiều hư hỏng đối với sách nếu như bảo quản cẩn thận, thông qua việc chú ý không kéo soạt cuốn sách ra khỏi gid sách bằng cách nắm lấy đầu gấy sách, bằng cách dở các trang sách nhẹ nhàng tránh rách nát, bằng việc nhớ là tay bẩn, tách cả phê hay một đồ uống nào đó đều làm hỏng sách vô hình Tuy nhiên, nếu như sách hay các trang giấy đã hị hư hỏng rồi thỉ có một số điều cơ bản nên làm và không nên làm có thể giúp tránh được các hư hỏng thêm
Quy luật là các băng dân, phim dập, kẹp giấy bằng kim loại, phim gam,
và các dây cao su sẽ gây hư hỏng nghiêm trọng lâu đài, tương tự các loại hồ
dân keo dẫn thông thường đều gây tai hại cả do có chứa hàm lượng a-xít Biện pháp thay thế sẽ phụ thuộc vào giá trị (tình cẩm hay vật chất) mà bạn gan cho
vật nhẩm đó
Giấy bị rách có thể được dán lại bằng các sợi băng dán (ai liệu lưu trữ, hay bằng các sợi băng giấy Nhật bản (cô bán ở các cửa hàng nghệ thuật) môi đầu có phết hồ bột mỹ đơn thuần Tuy nhiên tốt hơn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia bảo quản Một chiếc hộp có thể bảo vệ được một cuốn sách đã hư hồng Một sợi băng làm bằng sợi tự nhiên (ví dụ vải lanh) có thể buộc lại các tấm vỡ và các tập văn bản thành khối dể ngăn không cho hư hồng thêm Các sợi giấy chuyên dụng lưu trữ có thể giúp bảo vệ và đỡ cho các trang piấy ròn
* , ` 2 * = “ ` oa + + » at +
khỏi rách hay dùng đề tách từng thứ làm bằng các chất liệu giấy khác nhau ra
Trang 12- khôi nhau, Do chất a-xít trong loại giấy chất lượng kém có thể lây lan nên dung céc lẤm chắn ngăn cách để bảo vệ ngắn hạn
Có các khoá đào tạo về bảo quản lưu trữ, học toàn phần hay bẫn phần ae ~ ư + + we att 2 ’ = TA 7 thời gian Cũng có các lớp buổi tối về cách đóng sách bao gồm cả việc chuẩn ae ` , a + > ° yon , ¬ , oF ’ bị giây và các kỹ thuật bảo quản căn bẩn Có thể thu được các kiến thức TA - Lên xe ` ~ _" ad , " a
chuyên môn nghiệp vụ từ các văn phòng lưu trữ quốc gia với các cơ sở bảo quản, từ một số bảo tầng và phòng trưng bày tranh Luân đôn, từ một số thư viện lớn của khu vực, và từ các chuyên gia bảo quản tư nhân Cũng có một số
~ t3 a
cơ quan chuyên môn về lĩnh vực bảo quản
Cơ quan Bao quản Quốc gia vui lòng cùng cấp thêm thông tin về bất cứ một đề tài nào được bao quát trong cưốn sách này, và chỗ nào cơ quan này không tự mình giải quyết được vấn để thì nó cô thể để xuất các nguồn có thể giúp đỡ được Rất dễ quên đi điểm yếu của sách và giấy hiện đang vây quanh ta, và cũng rất dễ xử lý chúng cấu thả, đặc biệt khi chúng đã bị hư hỏng rồi
Chớ có toan tính sửa chữa mà không hỏi ý kiến của các chuyên gia giỏi nhất
Trang 13NAM MOC
Việc phát hiện ra năm mốc trong các bộ sưu tập sách hoặc các tập tài liệu lim trữ thường khiến cho những người chịu trách nhiệm giữ sách an toàn phải hoảng sợ Biết cách loại trừ nằm mốc cũng quan trọng như việc phát hiện ra nó vậy Càng ngày người (a càng thấy rõ ràng rằng những
phương pháp cũ cùng lắm chỉ khắc phục tạm thỏi, và trong trường hợp tôi tệ
at, ` + + at ` at + +
nhất, còn đem lạt sự nguy hiểm, va đối khi phá huỷ
Phần này giới thiệu một số sự việc, giải trình một số những qui trình thông dụng nhái (liên quan đến những vấn để về nấm mốc) và ưa ra nội số biện pháp để các bạn lua chon
CO QUAN BAO QUAN QUỐC GIÁ
Trang 14CÁC SỰ KIÊN -
* Nấm mốc và nấm mốc trắng là những thuật ngữ mà những người không có chuyên môn thường dùng để chỉ các loại nấm vi sinh "Fungi" là thuật ngữ
chính xác nhất Nhưng thuật ngữ "Fungi" còn bao hàm nhiều loại bào tứ nấm
hay nhiều loại nấm khác
* Nhìn chung, nấm mốc thường có khả năng xuất hiện khi độ Ẩm trên 65% và nhiệt độ cao hơn 22”c Thoại tiên, mục đích của nó là tạo ra mội môi trường ổn định, nơi mà giấy tờ và tài liệu của chúng ta được lưu trữ Bất kỳ những thay đổi nào của môi trường cũng ảnh hưởng nghiêm trọng đến sách vở và tài
liệu Nên giữ độ ẩm tương đối từ 50 đến 55%,
? ate ` * " „ - 4 a +
Độ âm tương đốt là cách đo độ ưới hoặc độ khô của không khí Lượng nước không khí có thể lưu giữ phụ thuộc vào nhiệt độ của nó Độ Ẩm tương đối do lượng nước trong một khoảng không khí nhất định so với lượng nước tối đa khoảng không khí đó có thể lưu giữ được ở nhiệt độ đó
Có rất nhiều công cụ đo độ ẩm tương đối từ những công cụ thô sơ nhất đến những công cụ phức tạp nhất:
Nói chung, sự kháng cự của các sách vở, tài liệu trong thư viện, lưu trữ chống lại sự phá huỷ của vi sinh vật được xác định bởi thành phân hoá học và vị sinh học phối hợp với nhau khi chúng được sẩn xuất Màu của các chấm nấm mốc phụ thuộc vào một số yếu tố:
* Tính chất của các chất màu của các thực vật siêu nhỏ này
* pH (dơn vị do a-xit và kiểm) của chất liệu giấy mà các tế bào nấm mốc sinh sống
* Sự cùng tồn tại của các loại nấm mốc
Trang 15Những loại giấy có lượng alpha xe lu xen cao, lượng “đồng và sắt ít, pÏ1 trong khoảng 5,5 đến 6,0 là loại piấy có thể kháng nấm mốc mạnh nhất
Sóc = is + “ : 4 + * vẻ “mm - , + ` Z
Yat ca các phương pháp xư lý piấy nhiễm vi khuẩn nấm mốc mà chúng
ta đã biết đều gây ra một số tác hại cho giấy hoặc làm cho tuổi thọ của piấy _ kém đi
Một chất hoá học sát khuẩn tốt, cần phải bay hơi tốt để lao ra su tap trung chất độc, do đó hơi nước sẽ bay ra Irong một khoảng không bị khép kín
Bất kỳ một chất sát khuẩn nào được sử dụng cũng sẽ mất đi lrong vòng một hay hai ngày, không để lại một lớp đệm nào cả Do đó phương phấp này chỉ mang lại khả năng miễn dịch trong một thời gian ngắn, và sau đó giấy đã được sát khuẩn không có khẩ năng tấn công nấm mốc như Irước nữa, nếu nó được lưu giữ trong điều kiện không tốt
Những bằng chứng hiện tại cho thấy nơi nào chất kháng khuẩn được sử dụng thành công (và rất khó khẳng định thế nào là thành công bởi vĩ chúng ta không thể nhìn thấy được những đấu hiệu sau khi sử dụng chất kháng khuẩn), đó là những nơi người ta phát hiện ra những loại nấm mốc nào đó, rất dễ phần ứng với một loại chất kháng khuẩn nào đó Bản thân nấm mốc cũng có khả năng kháng cự khác nhau đối với các chất kháng khuẩn Do đó những loại chất kháng khuẩn được công nhận không phải có thể diệt được bất kỹ loại nẤm mốc:
nảo
Trở lại những phương pháp diệt nấm mốc hiện nay
ở Anh quốc, người ta sử dụng một số chất hoá học để điệt trừ nẤm mốc Ba trong số những chất hố học thơng đựng nhất là:
* Methyl bromide
* Ethylene 6-xit * Thymol!
Trang 16Mỗi một chất hoá học này đều đã được sử dụng trong nhiều năm và đem lại kết quả tối Không may, rất nhiều bằng chứng cho thấy những chất hố học
này khơng những không hiệu quả, mã trong một số lrường hợp, chúng lại
khuyến khích nấm mốc tăng trưởng do tạo ra những điều kiện vô trừng, thúc
a re ^ 121
đây nấm mốc sinh sản trong tương lai
Việc sử dụng những chất hố học này đơi hỏi phải có những thiết bị chuyên dụng, rất đất đó Điều này đặc biệt đúng với các chất như methyl bromide va ethylene ô-xiI
Sức khoẻ và tính an toàn là hai khía cạnh quan trọng & day Ca methyl bromide và cthyline ô-xit đều nguy hiểm Methyline bromides có thể gây nôn nao, mờ mắt, co giật Nông độ cao cô thể pây ngất xỉu Ethyline ô-xitL có thể gây ung thư, thần kinh cho người sử dụng Ngày nay người ta cho rằng thymol nguy hiểm hơn trước đây người ta nhận xét rất nhiều Việc sử dụng bất kỳ chất hoá học nào cũng đều nguy hiểm
Thymol có những bất lợi thế mà người tà đã nhận thấy từ nhiều năm nay
- „ ta ° ~ nt VU _ ,
* Nó kém hiệu quá hơn những chất sất khuẩn khác
* Giấy sử dụng thymol sẽ bị vầug và mất mầu khi đưa ra ánh sáng
* Làm mềm dầu, xăng, chất dẻo như PVC
Từ tháng 10 năm 1989, những yêu cầu hạn chế chất độc nơi công sở bất đầu có hiệu lực Những qui định chỉ tiết về quần lý chất độc nguy hiểm cho sức khoẻ con người năm 1988 (COSIILPD) được phố biến rộng rãi trong tất cả các Văn phòng thực hiện chăm sóc sức khoẻ và an toàn
Trang 17
Những hành động khuyến nghị:
Nấm niếc ít có khả năng xuất hiện nếu môi trường trung tính; trong giấy
` eat " ^ 7 are ` „ «., “a ~
và giấy da Nên để dộ am lương doi từ 50 đến 55% Độ Ẩm tương đối cao sẽ thúc đây sự tăng trưởng của nấm mốc, độ ẩn tương đối thấp có thể gây giòn giấy hoặc những vấn dé tương tự khác
Về việc phat hiện ra sự phá hoại của nấm mốc:
* Tham khảo ý kiến của một nhà bảo quần hay một nhà vi sinh học * Tim ra nguyên nhân của vấn đề
*Phụ thuộc vào mức độ của vấn đề, loại bỏ hay cách ly phần bị nhiễm
nãm mốc
* Vứt bỏ tất cả các đồ bảo vệ bị nhiễm nấm không cần thiết như các hộp, phong bị, bao gói
* Cung cấp thiết bị bảo vệ cho các nhân viên phải tiếp xúc với các chất liệu bị nhiễm nấm Nên dùng một chiếc mặt nạ có đầu lọc cé kha ning loại trừ những nấm bào khỏi không khí được hít thở qua mũi, và mội đôi
ping lay cao su
* Nhanh chóng phơi khô những phần ngấm thuốc Dùng vi khô hoặc một chiếc chối mềm lau khi chất liệu đã khô Thực hiện các thao tác này trong một môi trường đễ bay hơi hay trong mội lò sấy, mặc quần áo bảo
hộ
Trang 18CÁC CHÍNH SÁCH BẢO QUẦN
ĐÓNG HỘP
Đồng hộp là một tên chung dùng để đề cận đến một loạt phương pháp CHHỰ cấp các bao bọc bảo quản cho các tư liệu thư viện trong một chương trình bdo quản Đóng hộp cùng cấp một sự bảo quản đổi với các tr liệu của thư Viện mà không hề can thiệp vào chính bản thân các tư liệu được bảo quản
CG QUAN BẢO QUẦN QUOC GIA
Tài liệu nay do Riley Dunn & Wilson bao tro
Trang 19Trung tâm ÀXC NHI LH trữ - CRĐ - Cơng Vị - lì Đình - Hà Náit Tei: D4 - 434 71
Một chương trrình đóng hộn cần phải hết sức lình hoạt
No sé bao gém nhiing noi dung sau:
* Cac loat hop, phong bi va bia kẹp hồ sơ thuộc các kiểu mẫu và kích cỡ khác nhau được cung cấp dưới hình thức thương mại
“ Các loại hộp chế lạo tại chỗ nhanh và rẻ tiền, đáp ứng như cầu cho từng loại hạng mục cụ thê
* Cac loại hộp bọc vải đất tiền hơn được thiết kế riêng và thiết kế bên trong đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của từng hạng mục
Một giải pháp duy nhất?
Phương pháp đóng hộp không phải là một giải pháp duy nhất cho các vấn để bảo quản Nó chỉ là một bộ phận của nỗ lực bảo tần, bao quan tổng thể Đóng hộp không phải chỉ là phương pháp bảo quản duy nhất mà không ảnh hưởng gì tới vật phẩm bên trong "Bao bọc" và "đóng bìa" có thể và sẽ được sử dụng di đôi với đóng hộp với tư cách là một bộ phận của toần bộ thủ tục
Sao phải đồng hộp?
Đóng hộp nhằm bảo vệ hiện trạng của một hạng mục khỏi bị hư hỏng vật chất và đông thời cũng đưa ra một loại giẩm bới tác hại của các điều kiện
môi trưởng thông qua việc cung cấp mội môi trường vi mô phù hợp hơn xung
quanh một hạng mục
Việc sử dụng gây hư hỏng vật chất đối với các bản thảo, sách và giấy lờ, đặc biệt khi những thứ đó vì một lý do nào đó không bền vững Đóng hộp củng cấp bảo vệ chống lại những hư hỏng như vậy
Bui bản cũng gây hư hỏng và lao ra một môi trường tuận lợi cho nấm
af v 19 note ˆ at at, ~
a
mốc phát triển Sạch sẽ là một nhân tố quan trọng trong bất kỳ một chường
Trang 20PPG TSC AL 1u Trữ - CÀ - Cảng VÍ - la Hình - là Nát, Tếi - T4 - 1421671
` 2 ? ` ¬^ mà ` , = ^* " „ ˆ
trình bảo quản nào Công việc này có thể được hỗ trợ tốt nhờ vic dong hap
Luôn lau chùi sạch một vật phâm trước khi đem đóng hộp
^ + z ^ + ` ` “ ,
Hu hong do anh sang gây ra thường hay bị coi nhẹ và bỏ qua khi cân
nhắc đến các diều kiện môi trường Đóng hộp có thể bảo quan được tài liệu khỏi bị hư hỏng thuộc loại này
, ˆ ~ ay 3 ” af a > ` - a”
Đóng hộp cũng giúp bao quan chống vice fan truyén a-xit tir mal vat
7% ` ˆ T + + # „ 5 ~
phâm này sang một vật phẩm khác trên các giá sách của thư viện lưu trữ
Đóng hộp có thể giúp bảo quan trong trường hợp có các tai hoa nhỏ như lụt lội hay hoá hoạn nho
Tạm thời và lâu đài
Việc đóng hộp có thể được coi là lâu dài (tức là với dự dinh duy tri tinh trạng hiện có của vật phẩm trong một khoảng tương lai cụ thể) hoặc có tính chất tạm thời (tức là với dự định duy trì tình trạng cho đến khi có MỘT công ac bảo quản tiếp theo nào đó) Bản chất của việc phòng ngừa có thể thay đổi sau khi có một công tác bảo quản như vậy được tiến hành
Chính sách đài hạn
Trước khi bắt tay vào một chương trình đóng hộp một thư viện hoặc lưu
~ + Kến lv ~ , + ` ` ` © a7, ~ a ` + “
trữ cần phai biết rõ các lý do duy trì kho của mình và biết rõ các hoàn cảnh của việc duy trì đó Trong bao nhiêu lâu? Trong những hoàn cảnh nào?
Việc đóng hộp không thích hợp với một thư viện cho mượn sách nhện nhịp, nó cũng không phù hợp với những giá sách để ngỏ của môi thư viện tham
7 4 + , 2 * ˆ nt de ‘ , " r 7a ” 9” on z
khảo lớn Nó có thể có một số rủi ro tại đó khó có thê đảm bảo biện pháp giám
sat thích hợp Nêu như nội dung văn bản là lý do duy nhất để giữ lại, thi tốt
Trang 21gò HƯỚẶ TRUY 21C TRO HA =ÁẦg < CHỆ tị < 1MB f21N1N Hed Vi Tếì: U14 - 14.1671
* 7 + - ` * abe te os ˆ
hơn nên chụp ví phim để bảo quản, mặc dù thế rồi cần thiết phat ap dung mot
chương trình đóng hộp cho bản thân các cuộn phim đó!
Lựa chọn giữa đóng hộp và đóng gói không đơn giản Cả hai biện pháp đều đóng vai trò trong chương trình bảo quản tổng thể Ban đầu mà nói thì đóng hộp đỡ tốn kém hơn so với đóng gói thế nhưng có thể nô lại không phải
là giải pháp đúng đắn cho những hoàn cảnh cụ thể trong một thư viện cụ thể,
hay thậm chí trong một số bộ phận của thư viện Đóng hộp có thể tập trung bộ sưu tầm một chỗ thế nhưng nếu việc giữ lại lâu đài trong những điều kiện hiện tai LA cần thiết, thì nó có thể lại là một phương pháp tiết kiêm và là cách tối nhất xét theo quan điểm bảo quần mà nói
Các vấn đề khác
Bản chất của chương trình đóng hộp sẽ phụ thuộc vào các điều kiện vật chất khác mà thư viện có thể có hay không có
Các hộp loại thương mại cần phải được bảo quản trong kho và có thể chiếm nhiều diện tích Nếu như được mưa về dưới dạng “dẹt", thì phải cần có người và thiết bị để chuẩn bị sửa soạn những hộp đó trước khi đem dùng Những hộp lầm tại chỗ hay những hộp được sửa khác thì lại cần phải có xưởng tại hiện trường đi kèm một số thiết bị Những hộp sửa có thể được cùng cấp từ một nơi khác thông qua mội hoại động thương mại mà có thể đòi hỏi hoặc là
7 + “ ` * ` „
mang vật phẩm đi chỗ khác hoặc là đơn giản đến tại hiện trường để đo đạc Bên trong hộp
Một chương trình đóng hộp phải được tiến hành di đôi với một cuộc
khảo sát tình trạng của các vật phẩm liên quan Điều quan trọng là phải có một biên bản phí chép tình trạng của các vật phẩm đang được đóng hộp và các vat
„ , + ` Ds + , - ^
phẩm đó phải được khiểm tra thường xuyên FIết sức bổ ích nếu như có moat he
Trang 22Trung tdtlXC KHÍ EM trữ «CN - Cang kĩ - fee Pad - la Vúi, Tel: 014-.141671
thống nêu rõ ngay trên chính các hộp liệu các vật nhẩm là "mới" "tốt" hay “bi
hư hỏng” vào thời điểm dong hop, va trong trường hợp tài liệu đóng hộp là tài
liệu bị hư hỏng thì cần phải có một biên bản phí chép kỹ hơn tại một chỗ khác
Cần phái lên một chương trình bảo tổn để xử lý các vật phu bị hự hỏng Cũng
rat dé bi rot cai bay "xa mat thi cach lòng”
Trang 23HỆ THỐNG HỒ TRỢ BẢO QUẢN
RIDLEY DUNN va WILSON
cung cấp một hệ thống hỗ trợ bảo quản hoàn hảo
Khảo sát bảo quản
Tiểu đồ thị, bao bọc và bảo quản giấy
Cách dự trữ cải tiến, hiệu quả chỉ phí xây dựng bởi các nhà lưu trữ và
-
cho cdc nha leu trữ
Luu trit va boc sach
Lập kế hoạch kiểm soát rủi ro và báo quản trong trường hợp cáp hách Bảo đảm việc thu thập và phân phát trong phạm vỉ quốc gia
Nin lién hé, va tham quan
Trang 24Trung tâm XCRH] lướt trữ - C88 - Căng Vị - Ea dinh - Ha Nại Tel: (014 - 143671
RILEY DUNN & WILSON
Có thể hỗ trợ - rất chuyên nghiệp
Riley Dunn & Wilson
CONSERVATORS & BOCKBINDERS
GLASGOW ROAD, FALKIRK, SCOTLAND, FK1 4HP TEL: 0324 21591 TELEX: 774841 FAX: 0324 611508
CAC CHINH SACH BAO QUAN
CONG TAG BAO BO `
Công tác bao bọc là một ký thuật hiện đạt nhằm tạo ra sự bảo vệ cho các tài liệu giấy,
sách giáo khoa, và tranh ảnh
CO QUAM BAO QUAN QUOC GIA
To roi nay do Riley Dunn & Wilson tài trợ
24
Trang 25Quá trình bao bọc có thể được mô tả bằng việc bọc một cuốn sách giữa
hai tờ giấy làm bằng chất liệu trợ (polycstcr), được dong dau hay dính chặt
quanh mép Bao bọc phù hợp với việc bảo vệ các trang giấy và các bức ảnh, nhưng không phù hợp các bức tranh vẽ bằng chỉ màu, than hoặc những chất liệu tương tự, những chất liệu mà các phân tử không liên kết chặt trên bề mặt có thể đính vào fim polyester
Bao bọc khác với những cách thức bảo vệ sách truyền thống khác như ép plastic, ở chỗ sách vở không bị dính hay bị gắn liền vào chất liệu bao bọc bằng bất cứ cách nào Phương pháp này chỉ đơn giản định vị sách vở giữa hai chất liệu bọc, tạo ra một lớp vỏ bảo vệ chống lại những va đập bên ngoài có khả năng làm hỏng sách Lớp vỏ bọc bằng polycstcr rất cứng và hiệu quả chống lại những tác động khi cầm sách hay cọ sát Nó không ngấm nước, nhưng hơi nước lâu ngày có thể ngấm qua Bằng cách này, không khí lâu ngày có thể ngầm hơi nước qua, nhưng những thay đổi nhất thời của môi trường không có khả năng ảnh hưởng đến những nội dung được bao bọc bên trong
Tất cả các mép sách đều được bọc kín hoặc chỉ để một kẽ nhỏ ở các gốc để không khí trao đổi Công trình nghiên cứu của Hội Thư viện chỉ ra rằng sự
trao đổi không khí ngày càng tăng sẽ góp phần làm giảm tốc độ phá huy,
nhưng sự chênh lệch này rất nhỏ Flơn nữa, có những bất lợi của phương pháp này, tức là cho phép sự trao đổi của một loại khí gây hại nào đó khiến cho võ
” Tổ ~ + + „+
bảo vệ giảm tuổi thọ, tài liệu sẽ bị phá huy
Khi phương pháp bao bọc bằng một tờ giấy đang rất phổ biến, phương pháp dùng nhiều giấy bao bọc có thể được dùng cho các tài liệu dày như sách
` , ˆ + - ` " o „ ` “ ˆ
Phong bi din một đầu hoặc hai đâu có thể được sử dụng làm vỏ bảo vệ tạm thời khi một tài liệu đang được nghiên cứu
Trang 26Trung tâm (VCÁ FÍ Lưu trừ «+ CAI - Cảng VỊ - la định ‹ Ha Nôi, Tết 04 - 141474
Lợi thế của phương pháp bao bọc là:
* Tạo ra một lớp bảo vệ tuyệt vời nhưng ảnh hưởng rất ít đến nội dung bên trong
* Không gây khó khăn hoặc không làm khó xem khi tra cứu các bài viết hay văn bản bên trong
* Những tài liệu dùng nhiều hay dễ hồng có thể được tra cứu mà không SỢ bị rách nát
* Bao bọc có thể được thay đổi thường xuyên và hoàn toàn * “Tài liệu vẫn đảm báo không bị phân chia
* Bao bọc bảo vệ sách vở trong những trường hợp dễ bị phá huỷ, đặc biệt khi pặp nước
Nhữmg bát lợi của phương pháp này là:
* Lam tài liệu dày thêm, cần có thêm khoảng không để lưu trữ tài liệu *# Polycster là một chất liệu nặng, và mộ! số hệ thống lưu trữ, như ngăn
kéo, sẽ trở nên quá nặng không mở được nếu chật cứng
* Việc nghiên cứu một số những tài liệu tra cứu đôi khí không được thực
hiện
* Bề mặt chất liệu polyestcr đễ bị mòn và xước, do đó những tài liệu được dùng nhiều hay không được giữ gìn cẩn thận phải bao bọc lại thường xuyên
Các chát liệu
Một điều quan trọng cần phí nhớ là chỉ sử dụng mức dO polyester vita phải, thì mới có thể tránh được những phá huỷ hoá học đối với lớp bìa tài liệu như phai mầu, dính polycstcr Nhiều fim polycstcr được bọc ngoài và nó có những tính chất khác, rất khó phát hiện Phim được bao bọc không phù hợp cho
công tắc lưu trữ
Trang 27Có nhiều loại phím phù hợp với công tác lưu trữ Chúng có thể khác
nhau rất nhiều về tính "phân tách" Một chất có tính phân tách cao có nghĩa là hai manh polyester cé thé dé dang chập vào nhau, phẳng và khong bi phan tách, Mội số polyester có tính phân tách thấp rất phẳng, nhưng rất khó cầm, và khi hai bề mặt liên kết tạo ra một bề ngoài rất xấu
Fìm polyester được sẵn xuất bởi hai công ty, hai công 1y này đều sẵn xuất ra rất nhiều phim phù hợp cho công tác lưu trữ Những fim này được liệt
kê dưới đây, với chỉ số về tính phân tách MYLAR (do céng ty Dupont san xudt)
MYLAR loạiD phan tach cao (frong) loai B phan tách thấp (rong)
loai A phan tách cao (hơi mờ)
MELLINEX (do ICI sản xuất?)
MELLINEX loại 516 phân tách cao (rong) loại Ö phân tách thấp (/rong)
loại S phân tách cao (hơi mờ)
Tất cả các loại phim này đều lưu trữ an toàn Sự lựa chọn lý tưởng là MYLAR loại D hay MELLINEX loại 516, bởi vị tính phân tách cao và độ trong của nó MYLAR loại A và MELLINEX loại S hơi mờ vì độ phân tách cao được xử lý bằng một phương pháp khác
Phim có nhiều loại độ day khác nhau, nhưng người ta hay sử dụng nhất là phim có độ dày 50, 75 và 100 micron Cũng cô những lợi thế rõ ràng về độ
dày và trọng lượng đối với loại phim dày 50 micron, nhưng loại phím này - » , ~ cố ¬ we ce
Trang 28Phương pháp gắn Có nhiều phương phấpt khác nhau trong việc gấn hay đính riểm vô học _ Đó là: * Gắn bằng siêu âm * Gắn bằng điện tử từ * Bang hai mal * Khâu Gắn
Trong quá trình gắn hai mặt lại với nhau, piấy polyestcr liên kết lại với nhau theo một đường mỏng, do vệt nóng lam chay chat polyester khi hai bé mặt kết với nhau, Polyestcr đòi hỏi nhiệt độ rất cao mới có thể chảy, bởi vi khi gắn, đòi hỏi phải có một vệt nông đủ nhiệt độ thì mới cho kết quả tối việc gắn phải được tiến hành bằng các thiết bị siêu âm hay thiết bị điện tử từ Cả hai phương pháp đều đem lại những vết gắn như ý muốn
Trong quá trình gắn điện tử từ, mép vỏ bọc được gấn với nhau bang tia phóng xạ điện tử từ Hai riểm của vỗ bọc được cắt sạch sẽ, thẳng được đưa vào miệng thiết bị và đơn giản được đưa lại gần tầm tỉa phóng xạ trong vài giây và hai riểm được dính với nhau Phương pháp này sẽ cho ta mốt hàn đẹp nhưng chỉ được dùng cho hai đầu tận cùng của vỏ bọc,
Quá trình hàn bằng siêu âm sử dụng việc phân chia phân tử để tạo ra nhiệt độ cao Một máy phát chuyển đòng điện chuẩn 50 vòng/giây thành 40.000 vong/gidy Mach điện này được chuyển sang mot tin sé giao dong cc học thông qua một máy, mây này mội đầu gan véi vd polyester, di chuyén doc theo đường thẳng cần hàn Thiết bị này có khả năng hàn ở nhiều vị trí khác nhau, kể cả hàn một điểm
Trang 29Trường trìn XCN HĨ Lưu trữ - CR4 - Căng Vì - Pa đình - Hà VI Tư: 014 141471
Băng hai mặt
Các riểm của vỏ bọc polyestcr có thể được gắn với nhau bằng băng dính hai mặt có độ dính cao Băng dính polycster dùng trong công tác bao bọc được sản xuất bởi 3M (Mã số 415M) Phương pháp này có Tợi khong doi hoi mua thiết bị, nhưng bất lợi thế của nó là ở chỗ mất rất nhiều thời gian Hơn nữa và cũng quan trọng hơn rất nhiều, phương pháp này thường bị các nhà bảo quản lên ấn vi chất dính trong băng dính chấy ra ngoài qua thời gian su dung Mot phần vi tác động có hại của chất dính lên giấy hoặc những chất liệu khác, còn có một nguy cơ chảy chất dính, riểm của những cuốn sách mỏng sẽ bị dính với riểm băng dính, làm hồng sách
Nếu sử dụng băng dính hai mặt, it nhất phải cách riểm sách vở với riểm băng dính ft inch tất cả các phía, và phải kiểm tra thường xuyên, xem những chất dính trong băng đính có đi động không Nếu có phái hién gi thi lap tức phải thay băng dính mới ngày
Khaéu
Riém polyester c6 thể được khâu lại với nhau, dùng máy khâu kim thang hay kim dích dắc Sử dụng băng dính hai mặt ngoài những chỗ được khâu để vỏ polvester không xế dịch, khâu một đường quanh diềm sách, sau đó các riểm được xén tỉa để đường khâu trông gọn ging Phuong phap nay tạo ra mội võ bọc an toàn, rất đẹp mắt nếu khâu cẩn thận, nhưng nó cũng có những bất lợi khi nhiều cuốn sách được xếp chồng lên nhau, các điểm khâu sẽ dày lên
Những phương pháp thích hợp là những phương pháp dân gắn an toàn Nếu bất buộc phải sử dụng băng dính, phải định kỳ kiểm tra để xem tài liệu có an toàn hay khong
Sư dụng hất kỳ phương pháp nào cũng không được để không khí lọi vào
giữa hai mánh polyestcr trước khi dan gan các diễm mép trang piãv, Một điều rât quan trọng là phải cố pắng én định các trang giấy về mặt hoá học Khi nào
Trang 30Prong tdi XCNTÍ Lưu trừ - C84 Cảng Vị - la định - HÀ XKI Tei I4- 141671
cần thiết thi phải tiến hành khử a-xit vì mội Trang pHấy nhiễm a-xit sẽ phá huy vỏ bọc Chỗ nào mà bề mặt in hay bề mặt viết của mội trang piấy cho phép, một loại giấy làm bằng chất kiểm, thường là lớn hơn vật phẩm đó cũng có thể được đóng kèm vào tổ hợp này để tạo ra lớp đệm chống lại sự ăn mòn a - xi
Trong trường hợp các tấm ảnh chỉ nên bổ sung vào mội tấm giấy trung tính và chỉ khi cần bố sung thêm mà thôi Các lấm ảnh cần được bảo vệ chống
a-xIf và kiểm
Nếu được sử dụng đúng qui cách kỹ thuật báo bọc bằng lớp giấy polyestcr có thể tạo ra lớp bảo vệ tuyệt vời cho các vật phẩm dễ hỏng và sử dụng nhiều, trong khi vẫn đấp ứng được tất cả các yêu cầu bảo quần, can thiệp tối thiểu và thay thế vỏ bọc toàn bộ nhanh chóng
Trang 31Co quan hao quan Anh quốc
BAO QUAN TAL LIkU ANH
BAI VICT CUA SUSIE CLARK
QUAN THU, CONG TY HULTON PICTURE
Cơ quan bảo quản quốc gia, Thư viện Anh quốc
Great Russell, London WCIB3DG
Tel : 01-323 7612
Trang 32Trưng tâm NCKH Tem trữ - CRR - Căng Vi - Ila Đình - Hà Nội, Tel: 014 - 343673
'LỜI GIỚI THIẾU
Tài liệu ảnh thì được bảo quân trong hầu hết các kho thư viện và lưu trữ trên thế giới, nhưng việc bảo quần tài liệu ảnh còn là vấn đề mới mẻ, đặc biệt trong lĩnh vực xử lý hóa học Vấn để này thường xuyên xây ra kéo dài trong quá trình tồn tại của từng tấm ảnh phụ thuộc vào việc sở mó khi sử dụng ảnh và thực tế bảo quản, bởi điều kiện kho tàng bảo quản
Tài liệu này dùng hướng dẫn kỹ thuật bảo quần ảnh trong kho và khi sử dụng ảnh
Sử dụng ảnh bằng tay :
Lý tưởng nhất là không cầm tay các bức ảnh Tất nhiên điều này sẽ không làm được vì mục dich cua tai liệu lưu trữ như nguồn tài nguyên phẩi được sử
dụng, nhưng nó tất nhiên phải giữ mức tối thiểu việc sử dụng ảnh bằng tay và
khi sử dụng thì phải rất cẩn thận
Lời khuyên
- Thông thường dùng tay sạch để xem xét kiểm tra các bức ảnh và tỏi nhat là đco păng tay vải bông mịn, tránh để lại những vết bấn ïn ngón tay lên các bức anh
- Thông thường công việc được thực hiện trên chỗ sạch sẽ Nếu cần thiết
thì trùm lên bàn tờ giấy rẻ tiền như tờ giấy báo mới và tờ báo đó có thể thay thế
nếu nó bị bẩn
- Nếu cần thì dùng hai tay cẩm ảnh đối với những ảnh dễ gấy hoặc dòn, Ẻ
nhưng phải sử dụng tấm các cứng và mong bằng chất liệu đặc biệt Cần tránh xây xước mặt ngoài ảnh
- Đưa các tấm phim vào phong bì và không được tùy tiện di chuyển Nếu bức ảnh xuất: hiện vết thủng thì không đụng vào nó
- Không sắp đống bừa bãi các phim lẫn kim loại hoặc đồ thủy tình - không bao giờ để vật gì đẻ lên ảnh
- Nên làm các anbom ảnh cấu tạo như cuốn sách để anbom thuận tiện mơ
to từng trang
Trang 33Trung tâm NCEN Eưu trữ - C88 - Cống VỊ - Ba Đình - Hà Nội Tel: 014 - 343673
- Không cho phép để thực phẩm và thức uống trong các chỗ gần với các tranh ảnh piá trị, Điều đó không sớm thỉ muộn sẽ xây ra tai biến Tuyệt đết cấm
hút thuốc lá Ngay cả với thời gian ngắn nhất nicôtin có thể pây nên vết mâu trên
ảnh
- Cấm sử dụng mực, bút dạ viết lên ảnh Nếu các bức ảnh gặp nơi Ẩm ướt
` , 7 4 ` ` nO ` , + 3ˆ
thì mực có thể lây lan thấm vào trong ảnh và đầu đề trên ảnh trở nên khó đọc, gây tổn thất cho bản chính của bức ảnh Chỉ được sử dụng bút chỉ mềm
- Không được dùng những chất dính, phim, giấy kim loại để kẹp hoặc cuộn các phim ảnh - Giám sát mọi người cầm ảnh bằng tay, đặc biệt là những người mới chưa cô kỹ thuật v ~ “ ” z z F ˆ , “ - Tham tra những bức anh trong ánh sắng xem có bị tác động cua ta từ ngoại không
- Trong mọi trường hợp , giúp đỡ khách hàng in ảnh bằng vật liệu chính phẩm để
làm giảm thiệt hại đối với bản chính Đa số ảnthh ư viện và một số ảnh lưu trữ xuất bản phục vụ cho việc sao lục được coi như một dịch vụ [lãy khuyên bao các khách hàng không cầm tay lên ảnh, không đưa bẩn phím chính ra mm cấi mới Việc quản lý :
Công việc quan trọng của việc quản lý tốt là thường phải nhìn nhận tổng quát, nhưng đây là cách đơn giản và rẻ nhất của công tác báo quản
Lời khuyên :
- Việc bảo quản tài liệu khi nghiên cứu và trong vùng kho có ánh sắng
` ~ Ti or x? , o fr = * 4 se on ~
Từ những vết bẩn bên ngoài có thể dân dần tạo nên các vết trên tài liệu lưu trữ và sẽ lao nên những gạch và vết xước trên nhim khi in ra
- Việc kiểm tra nhiệt độ và độ ẩm phải thường xuyên Thông thưởng kiếm tra đối với các đấu hiệu của sự hư hỏng như mốc, côn trùng hoặc sự phá hoại của loai gam nhấm Khi phát hiện những hiện tượng trên phải chuyên tài liệu đó tách
+ >
ra đưa đi bảo quan
- Cấm để tài liệu lưu trữ trong các tầng hầm
Trang 34Trung tầm NC KII Em trữ - CRR - Cổng Ví - Ra Đình - Hà Nội Te1: f4 ‹ 141673
ˆ : as > a a 1 a AA FTA( Tlry c1
- Không bao giờ để kho ảnh gần nguồn nhiệt, như ong dan nhiệt” lò sưới, Khong được để ảnh trực tiếp với ảnh sáng mặt trời
- Máy sao cũng là yếu tố cần chứ ý tác động đến bảo quản Chất ôzôn được tạo ra bằng máy sao bằng điện cũng làm giảm tuổi thọ tài liệu,
s , ? ` , „+ ae ,
- Không cho phép các ảnh và kho chứa ảnh liên quan với nơi chứa
amoniac hoiic clorin
Nha kho: `
Nhiều vấn đề bắt gặp trong các kho lưu trữ tài liệu ảnh là kết quả của kho
lưu trữ xấu Các tấm ảnh là những vật thể tổng hợp và kho lưu trữ tồi tệ có thể
là nguyên nhân tác động dẫn đến những thành phần khác nhau của ảnh
Nhà cửa :
Một lý do chung của sự làm hư hỏng các bức ảnh là ngôi nhà chứa tài liệu Đáng tiếc, nhiều giấy tờ gốc để xây dựng ngôi nhà bảo quản anh thi khac xa tư tưởng của nó Ở đâu chất lượng kho bảo quan tốt tủ tài liệu có giá trị; tài liệu này được bỏ vào trong hộp giấy hoặc ép plastic
,
Giây :
1 Loại giấy tỷ lệ xen luy lô cao (khoảng 87%) 2 Loại giấy có độ pHl là 6,5 - 7,5
3 Loại piấy giảm chất sunplua
4 Loại giấy có thể tự đo các chất linin, độ pH, độ kim loại, axÍL, pcroxIt, Giấy ảnh có thành phần từ 100% sợi bông là đặc biệt thích hợp cho VIỆC bảo quản Loại giấy này được phát triển trong sự giải đấp thích ứng của nhưng người chuyên bảo quần ảnh
Các giấy bằng chất dẻo sẽ có mác từ chất tổng hợp như Melinex hode Mylas_, lớp phủ bằng polyethylcn hoặc bằng xcnluylô Các chất dẻo sẽ không bị đẻo hóa, đồng thời sẽ uốn được và bể mặt ảnh sẽ không bi che phủ Tờ giấy clorinat, chất clori tổng hợp (°VÓ) sẽ không được sử dụng -
^ - * ˆ ` ` , *t TRÀ ” ` ` +
Nhiều giấy tờ kèm thco thì có piá trị cho kho tài liệu ảnh và phím và tách
nó ra một sưu tập riêng biệt Những phím kính được bảo vệ tốt hơn khi để đứng kèm trong tờ giấy trung tính gói lại, tốt nhất là để trong bìa bằng vật liệu kha
Trang 35Irung tâm NCRIT Bare tri C88 - Cong Vi- Da Dinh - Ila Nei Pel: O14 - 34.4673
chứa axíi, chất này sẽ dược phụ thêm axÍ1-Trong mơi sinh, Các phím mẫu và
phim den trắng khác, và những loại trong suốt ti báo quản tốt nhất trong túi
a + ¬ a 209 - ie ˆ a! + + ˆ *
chất deo đề trong hộp để ảnh, hoặc để trong hệ thống hồ sơ của hộp kmn loại Nhiều phim màu, phim den trắng thí bảo quản tốt nhất là để trong các túi chất đẻo cùng với tấm bïa bảo quản ảnh như là tấm bảo vệ Các phim, :ỉnh này sẽ được để trong hộp bảo vệ hoặc hồ sơ Trường hợp ngoại lệ là những bản in với những loại dễ vỡ như kính hoặc chất màu sang thi phai do người bảo quản ảnh xem Xét
Những anbom ảnh trước đây thì thông thường được bảo quân trong điều kiện xấu và dùng cách bao gói trong tờ giấy bảo quản ảnh, giấy kơ-ráp và để trong các hộp bảo quần ảnh cũ thì hầu như không thích hợp cho kho bảo quan › anh
ra, ¬ ” Mà x # ry ` ` 7 + ry +
Tat ca các tủ đựng hổ sơ có thế làm băng kim loại trắng mcn Trong khi
loại gỗ cũ có thể tốt thì loại gỗ mới phải cấm, đặc biệt nêu như loại gỗ đó có mầu trắng hoặc mới sơn
Lời khuyên :
Những phim ni-tơ-rát xenlulô được sản xuất giai đoạn giữa 1889 đến 1939 (một số sản xuất đến 1950) thì có thể rất nguy hiểm Những phim ni-tơ-rất này có thể tách riêng thành một sưu tập và chuyển đến chỗ thoáng mát, khô ráo thông gió, nó có thể được sao lại, Những phim ni-tơ-rất xen-lu-lô thi dé chay va có thể tự bốc lửa trong điều kiện nào đó Trường hợp gặp rủi ro lớn thì chủ yếu
là nơi chứa nhiều phim cũ đóng, gói không tốt Trưởng hợp này nhiệt độ có thể lên đến 48 ° c và fim có thể không để cạnh các nguồn hơi nóng
Khí ni-tơ-rát xen-lu-lô bất đầu cháy, nó sinh ra sẵn phẩm thể khí sản phẩm này được phân hủy mạnh và ảnh hưởng tới những vật liệu chung quanh, Khí này có thể lại tiếp tục cháy trong nước hoặc chất dioxít các bon, Các loại khói có độc tố cao như khói thuốc 14 và hơi nông được Tạo ra rất nhanh, Nêu nhà kho lưu trữ hoặc các loại chứa bên trong đã được bảo hiểm thỉ những độc !ố trên cũng tính vào giá trị bảo hiểm, có thể cấm kho phim ni-tơ-rất xen-lu-lô
Môi trường :
Có những yếu tố môi trường tác động đến việc bảo quản ảnh là : nhiệt độ,
độ âm không khí và anh sang
Trang 36[rung tầm NGKH L.ữm trừ - C8 - Công Vị - la Thnh - Hà Nội Tel: 141 - 11671
Nhiệt độ :
Nói chưng, vật liệu lam anh doi hỏi trong kho nhi do thấp Nếu nhiệt độ tăng lên 10 ”c tỷ lệ phần ứng, hóa học tăng lên 2 tần Trất lại, nhiệt độ trong kho hạ thap thi lam giảm | nhiều tỷ lệ hư hồng tài liệu ảnh Nhiệt độ có sức phá hủy đặc biệt, bởi vì nó gây ra sự mở rộng và sự co lại của phim, Trong lớp phủ khác nhau của bức ảnh, tạo nên kiểu khác nhau vì tỉnh trạng vật lý của bức
ảnh Hiện nay quy luật chúng nhiệt độ trong kho 4” c Sự biến thiên nhiệt đ
hàng không quá 4° c và nhiệt độ trong kho không quá 2[ ” c Nhiệt độ trong kho 10 - 15” c là tố-nhất cho tài liệu phim và ảnh màu khác Tài liệu ảnh màu yêu cầu nhiệt độ thấp hơn 2” c so với ảnh đen trắng Điều này có thể thực tế so với những tài liệu giá trị Dù sao đi nữa, sự tiếp xúc gắn với thực tế là cần thiết, nhiệt độ có thể duy trì tối thiểu cần thiết thuận tiện cho con người Sự thay đổi nhanh chóng về nhiệt độ khi (ai liệu đưa từ kho lạnh ra chỗ ấm sẽ lầm hong tài liệu
a xv
Độ ẩm :
Độ ẩm thì chắc chắn là yếu tố môi trường rất quan trọng đối với việc bảo quần ảnh Nó cũng giống như nhiệt độ Độ ẩm thấp có thể là nguyên nhân dẫn đến những vấn để như bông tuyết và tróc lừng mang pIấy trên tấm inh, nhưng khi do ẩm cao lại gây ra nhiều vấn để hơn Độ âm cao thì có thể tạo điều kiện cho sự hư hồng như già hóa giấy sự sinh trưởng của mốc và sự bám dính cua lớp gelatin trên các bức ảnh Những thứ đó gây hư hại cho ảnh rất nghiêm trọng
Độ ẩm 35 - 40 % thủ thích hợp cho việc bảo quản tài liệu ảnh Độ ẩm không bao
giờ được tăng lên 65%, bởi vì như thế mốc sẽ lại phát triển
Không khí trong sạch :
- Thành phần hóa học có trong không khí có kha ning làm oxi hóa trắng
các tấm ảnh, Các chất này có chứa chất peroxit, ozon, sunpua (ầm ling axil sunpua và hydrosunphaU) và axit nitrogen Ta ca những chất này đều có tác động đến môi trường Giới hạn tối đa để tạo nên sự ô nhiễm không khí là không qua 10 Mem3 đối với chất dioxi sunpua va dioxit nitrogen, trong khi dé chat
ozon sc giam các vết nếu giới hạn ở mức (0,2 Mgm )
ĐỂ bảo đấm tốt những điểu kiện này thí hiệu quả hơn hết là dùng hệ thông điều hòa không khí
Trang 37‘Trang tim NCKIL Lan trừ - C88 - Công Vị - Ba Đình - Hà Nội Tei: 014 - 343672
Anh sang va trưng bày :
“ Lớp bọc bằng nhựa thì không giữ được sự ổn định ánh sáng nhưng quá trình làm bạc màu tài liệu lưu trữ thì lớp gelatin làm ổn định cơ bản ánh sáng
nhạt Mặc dầu vậy thời gian dài trưng bày ảnh sẽ trắnh được các chất muối trên
giấy, các vết sắc tố khác Những chất liệu làm phim mâu Ịhì đãc biệt dễ bị tắc động của ánh sắng có oxygcn và hơi nước trên mặt phim ánh sắng tỉa cực tím quang phổ thì tác động mạnh đến vật liệu ảnh
— Tất nhiên tính trong suốt của phim mầu bị tác động nhiều cửa ánh sắng lity theo mức độ trưng bay ra anh sing nhiều hay ít Một số chất trong, suốt biến mầu rất để nhận thấy sau 20 phút dùng đèn chiếu Loại chất trong suối cần được lựa chọn cẩn thận Một số loại chất giữ được màu gốc rất lâu trong khi chiếu sáng; còn loại chất khác sẽ piữ dược màu lâu hơn khi để trong kho tối,
Trong kho và điện tích trưng bày, thị ánh sắng sẽ được lọc qua lớp UV
Phương pháp tổng hợp dùng kính tốt bảo vệ an toàn ánh sáng UV ánh sáng này làm các vết bẩn được bày ra Mire do Anh sing 100 lux (don vi do anh sang) la
mức độ chiếu sắng tối đa Các vật liệu được sử dụng cho việc gắn với chỗ Irưnp bày tài liệu ảnh Cácvật liệu này tốt nhất được tiêu chuẩn hóa như các vật liệu khác trong kho
Trang 38Tan" Cơ quan Bao quản Quốc gia
HƯỚNG DẪN AN NINH
Khi người Ba tư tiếnvaào Ai cập và lấy dĩ những cuốn bỉn thửo ra khỏi
Thu viện Ñameses II mà không bản tâm dừng lại làm bất kỳ một thủ tục nào fai ban giao sdch, ho da bat ddu mot tap quan ma dén nay van con pdy cée phién todi cho cae thu vién ké tir hdy dén nay Nan trom xách tì thế cũng dã ra đòi cùng các thu viện Nó có thể hầu nhục bị liệt nào một trong những tôi
lỗi nguyên thuỷ và cơ bản nhất của loài người
Ralph Mann - Những vấn để về Nạn ăn trộm
Cơ quan Bảo quản Quốc gia, Thư viện Anh quốc,
Phố Great Russell, London WE LB 30G, Điện thoại (H-323 76 L2
Trang 39trung từ NCAT Lưu trư - CÑA - Công Vị - lEr Bink «Ha Noi Vel 0114.1471
GIỚI PHIẾU
Dam bảo an nĩnh cho bất kỳ thư viện nào hoặc bộ sưu tầm lưu trữ nào là một vấn để nan giải Các bộ sưu tầm đều có nguy cơ bị đánh cắp, nạn phá hoại hoặc sự cẩu th, cũng như các tai hoa như hoá hoạn hay lụt lội Vấn đề an ninh ảnh hưởng tới toàn thể cộng đồng thư viện, từ một cơ quan lớn nhất cho đến một thư viện công nhỏ nhất
Van dé thứ nhất - Biết rõ vấn đề cửa mình
Bạn dang gặp phẩt những hiểm hoa nào về an ninh? Hãy tiến hành điều tra kỹ những thu xếp hiện nay của mình Hãy xem xét đến cách bài trí toà nhà của mình Dạn cất giữ những thứ có giá trị nhất của mình ở đâu? Những khu vực nào cho phép công chúng, vào? Nếu như bạn có các hệ thống phát hiện, thì những hệ thống đó lộ liễu đến mức nào? Một khi những khu vực có vấn đề đã được phát hiện, hãy xem xét các giải nhấp kha dĩ như sau:
Toà nhà của bạn
* Dam bao sao cho các cửa ra vào và cửa số có khoá chắc chắn
* Các khung cửa ra vào nên bằng kim loại hoặc giả bằng gỗ thì nên có các bẵn lễ được gia cố vững
* Các bản lề nên làm ở BỀN TRONG các cánh cửa ra vào hoặc được bao bọc kin hay gia cường
* Chú ý thêm tới những nơi dễ lọt vào, ví dụ như cửa chớp nóc nhà hay các song cửa
* Các hệ thông báo động và ánh sang bên ngoài đều phải là những vật ngăn
can Ot
Trang 40Trung tam NCATE Lar trừ {88 - Công Vì « la PNHH - Hà Vài Tri, tHÁ.1419741
- 2 ” ` at - ` ` + he ~ ` a sae
* Dam Báo sao cho ngoại thất toà nhà của bạn phải quang ding vi klionp hi da
cây hay hàng rào che phủ
* Cố gắng không nên giữ tiền mặt trong toà nhà và phô bày những bản thông báo nêu rằng những tủ dựng trên mặt đều được dọn hết mỗi buổi tối llãy giữ gìn cân trọng mọi trang thiết bị quý, hãy đánh dấu những trang thiết bị đó và giữ cấc con số xê-ri lại một nơi an toàn
* Hãy tránh “những nơi khuất tất" trong toà nhà Các piá sách cần phải được sắp xếp sao cho đễ thấy nhất và những nơi chỉ cần bộ nhân viên được vào thi phải được bảo đâm an toàn
Bạn khong thể nào bảo quản an toàn một bộ sưu tầm nếu như bạn không biết bạn đang có cái gì và nó đang ở đâu! Hãy luôn có các danh mục giá sách một cach đầy đủ chu đáo và cập nhật, và nếu có thể thi các hạng mục phải được vào thư mục (Điều này cũng thiết yếu nếu như có một tai hoa nào xây
ra) Hãy thường xuyên kiểm kê qua đó nhanh chóng biết được có mất mắt thứ 5 g1 không
* Nghiên cứu việc nên có con dấu sở hữu hay những cách khác để đánh dấu những hạng mục thuộc diện mình quản lý
* Cần lưu giữ các con dấu Tương tự như vậy, nếu như một lạng mục nào đó cần loại huỷ thì dùng một con dấu loại huỹ
* Hãy cất piữ những thứ có giá trị tại những nơi báo đảm an toàn Đấm bao sao cho các thủ tục giao phát những thứ đó rõ rằng và an toàn
* Sách (đặc biệt những sách quý hiếm, bản tháo, các bài viết và ấn phẩm khong đóng thành sách) cần phải được kiểm tra kỹ trước khí giao phát và khí nhận về
* Yêu cầu phải có chứng mình và địa chỉ trước khí cấp gidy cho muon, muon
lại hay đổi sách