Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Cicilia Đà Nẵng

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp; Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Cicilia Đà Nẵng; Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Cicilia Đà Nẵng.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ÐÀO TẠO TRƯỜNG ÐẠI HỌC DUY TÂN VÕ THỊ HỒNG NHUNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN CICILIA ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Ðà Nẵng, Năm 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ÐÀO TẠO TRƯỜNG ÐẠI HỌC DUY TÂN VÕ THỊ HỒNG NHUNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN CICILIA ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN HỮU PHÚ Ðà Nẵng, Năm 2019 LỜI CẢM ƠN Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội khách sạn Cicilia Đà Nẵng” nội dung chọn để nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp sau hai năm theo học chương trình cao học chun ngành kế tốn trường Đại học Duy Tân Để hoàn thành trình nghiên cứu hồn thiện luận văn này, lời xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Thầy Nguyễn Hữu Phú Thầy trực tiếp bảo hướng dẫn tơi suốt q trình nghiên cứu để tơi hồn thiện luận văn Ngồi xin chân thành cảm ơn Thầy, Cô Khoa Kế Tốn đóng góp ý kiến q báu cho luận văn Nhân dịp này, xin cảm ơn Khoa Sau Đại Học - Trường Đại học Duy Tân; lãnh đạo anh chị công tác khách sạn Cicilia Đà Nẵng tạo điều kiện thời gian cho tơi suốt q trình nghiên cứu Cuối cùng, xin cảm ơn người thân, bạn bè bên tôi, động viên hồn thành khóa học luận văn Trân trọng cảm ơn! HỌC VIÊN VÕ THỊ HỒNG NHUNG LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội khách sạn Cicilia Đà Nẵng” cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu tài liệu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu Tất tham khảo kế thừa trích dẫn tham chiếu đầy đủ HỌC VIÊN VÕ THỊ HỒNG NHUNG MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ DANH MỤC HÌNH ẢNH MỞ ĐẦU 1 Tính Cấp Thiết Của Đề Tài Mục Tiêu Nghiên Cứu Đối Tượng Và Phạm Vi Nghiên Cứu Phương Pháp Nghiên Cứu Bố Cục Luận Văn Tổng Quan Tài Liệu Nghiên Cứu .3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP .5 1.1 Tổng Quan Về Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp .5 1.1.1 Lịch Sử Phát Triển Của Kiểm Soát Nội Bộ .5 1.1.2 Khái Niệm Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ 1.1.3 Mục Tiêu Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ 1.2 Các Nhân Tố Cấu Thành Hệ Thống Kiểm Sốt Nội Bộ 1.2.1 Mơi Trường Kiểm Soát 10 1.2.2 Đánh Giá Rủi Ro 12 1.2.3 Hoạt Động Kiểm Soát 14 1.2.4 Thông Tin Và Truyền Thông 16 1.2.5 Giám Sát 19 1.3 Các Nguyên Tắc Thiết Kế Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp .20 1.3.1 Nguyên Tắc “Phân Công, Phân Nhiệm” 20 1.3.2 Nguyên Tắc “Bất Kiêm Nhiệm” 21 1.3.3 Nguyên Tắc “Phê Chuẩn, Ủy Quyền” 21 1.3.4 Nguyên Tắc Toàn Diện 21 1.3.5 Nguyên Tắc “4 Mắt” 22 1.3.6 Nguyên Tắc Cân Nhắc Lợi Ích, Chi Phí 22 1.4 Hạn Chế Cố Hữu Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ 22 KẾT LUẬN CHƯƠNG .24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 25 2.1 Tổng Quan Về Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng .25 2.1.1 Giới Thiệu Sơ Lược Về Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 25 2.1.2 Đặc Điểm Ngành Nghề, Lĩnh Vực Kinh Doanh Của Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng .26 2.1.2.1 Đặc Điểm Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật 27 2.1.2.2 Đặc Điểm Cơ Cấu Khách Của Khách Sạn 29 2.1.3 Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 30 2.1.3.1 Mơ Hình Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 30 2.1.3.2 Chức Năng Và Nhiệm Vụ Của Các Bộ Phận Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 31 2.1.4 Tổ Chức Cơng Tác Kế Tốn Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 33 2.2 Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Lĩnh Vực Kinh Doanh Khách Sạn 35 2.2.1 Khái Quát Về Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Lĩnh Vực Kinh Doanh Khách Sạn 35 2.2.2 Thực Trạng Về Các Hoạt Động Kiểm Soát Nội Bộ Tại Các Khách Sạn Ở Việt Nam .36 2.3 Thực Trạng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 37 2.3.1 Thực Trạng Mơi Trường Kiểm Sốt Nội Bộ Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 37 2.3.1.1 Cơ Cấu Tổ Chức Của Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 37 2.3.1.2 Chính Sách Nhân Sự Của Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 39 2.3.1.3 Công Tác Kế Hoạch Của Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 41 2.3.2 Thực Trạng Đánh Giá Rủi Ro Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 42 2.3.3 Thực Trạng Các Hoạt Động Kiểm Soát Nội Bộ Một Số Chu Trình Điển Hình Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 44 2.3.3.1 Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền 44 2.3.3.2 Chu Trình Mua Hàng Và Thanh Toán 53 2.3.4 Thực Trạng Công Tác Thông Tin Và Truyền Thông Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng .57 2.3.4.1 Trao Đổi Thông Tin Bên Trong Khách Sạn 57 2.3.4.2 Truyền Thơng Bên Ngồi 58 2.3.5 Thực Trạng Công Tác Giám Sát Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 59 2.3.5.1 Hệ Thống Giám Sát Thường Xuyên Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 59 2.3.5.2 Hệ Thống Đánh Giá Độc Lập Và Báo Cáo Sai Sót Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng .60 2.4 Đánh Giá Thực Trạng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 60 2.4.1 Những Ưu Điểm Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Khách Sạn .60 2.4.2 Những Hạn Chế Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Khách Sạn 61 KẾT LUẬN CHƯƠNG .63 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN CICILIA ĐÀ NẴNG 64 3.1 Phương Hướng Hồn Thiện Hệ Thống Kiểm Sốt Nội Bộ Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 64 3.1.1 Xây Dựng Môi Trường Kinh Doanh Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 64 3.1.2 Nâng Cao Nhận Thức Của Nhà Quản Lý Về Tầm Quan Trọng Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 64 3.1.3 Nâng Cao Năng Lực, Trình Độ Tự Kiểm Sốt Của Nhân Viên Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 65 3.2 Một Số Giải Pháp Hồn Thiện Hệ Thống Kiểm Sốt Nội Bộ Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng .65 3.2.1 Hoàn Thiện Mơi Trường Kiểm Sốt 65 3.2.1.1 Công Tác Quản Lý 66 3.2.1.2 Chính Sách Nhân Sự 66 3.2.1.3 Thiết Lập Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ .67 3.2.2 Hoàn Thiện Công Tác Đánh Giá Rủi Ro .70 3.2.3 Hồn Thiện Hoạt Động Kiểm Sốt 71 3.2.3.1 Kiểm Soát Khâu Bán Hàng – Thu Tiền .71 3.2.3.2 Kiểm Soát Khâu Mua Hàng – Thanh Tốn 73 3.2.4 Hồn Thiện Thông Tin Và Truyền Thông .74 3.2.5 Hồn Thiện Cơng Tác Giám Sát 75 KẾT LUẬN CHƯƠNG .77 KẾT LUẬN .78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DN : Doanh nghiệp KS : Khách sạn KSNB : Kiểm soát nội KT : Kế toán TGNH : Tiền gửi ngân hàng TK : Tài khoản TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng 2.1 2.2 Tên bảng Thống kê rủi ro khách sạn Cicilia Đà Nẵng giai đoạn 2016 -2018 Các hoạt động giám sát thường xuyên Trang 45 61 65 việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội Thiết lập hệ thống kiểm soát nội xác lập chế giám sát mà khơng quản lý niềm tin mà quy định rõ ràng Như phần thực trạng trình bày, Khách sạn Cicilia Đà Nẵng hoàn thiện chu trình vận hành nhiên hoạt động chưa thật sâu sắc trọng Mọi kiểm soát mang tính kiểm tra, đối chiếu đơn thuần, chưa thực nhận thức vai trị yếu trầm quan trọng việc thực mục tiêu khách sạn Nếu có hệ thống kiểm sốt nội hồn chỉnh riêng biệt kiểm tra giám sát hoạt động tất khau trình quản lý kế hoạch, mục tiêu đề đạt hiệu kinh tế cao nhất, bảm đảm an toàn tài sản, tin cậy báo cáo tài chính, phịng ngừa thất lãng phí, cung cấp thơng tin chưa xác, tin cậy, kịp thời cho việc định kinh doanh Đây hữu dụng hệ thống kiểm soát nội mục tiêu quản trị doanh nghiệp Ban lãnh đạo cần quan tâm đến công tác kiểm sốt nội 3.1.3 Nâng cao lực, trình độ tự kiểm soát nhân viên Khách sạn Cicilia Đà Nẵng Khi khách sạn cịn chưa có phận kiểm sốt nội khả tự kiểm sốt cá nhân cán cơng nhân viên có ý nghĩa lớn việc đưa khách sạn lên mục tiêu, chủ trương nhà quản lý Khả tự kiểm soát người giúp họ có trách nhiệm cơng việc Các chu trình, nghiệp vụ phát sinh ln kèm với tài sản doanh nghiệp nên khả xảy với bùng nổ nhanh chóng cơng nghệ thơng tin, với thủ đoạn ngày tinh vi việc phát gian lận gặp nhiều khó khăn Lãnh đạo khách sạn cần ý trao dồi khả tự kiểm soát nhân viên để hạn chế thấp rủi ro đưa khách sạn ngày bay cao bay xa 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN CICILIA ĐÀ NẴNG 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt 66 3.2.1.1 Cơng tác quản lý Nền tảng tổ chức, quản lý nhân hiệu phân công công việc hợp lý để nhân viên đảm nhận vị trí phù hợp với lực họ, tránh lãng phí tài nguồn lực cho khách sạn Muốn vậy, từ công tác tuyển dụng nhân cho khách sạn, phận Nhân phải trọng đến trình độ đào tạo kinh nghiệm thực tế ứng viên để đánh giá lực họ bố trí họ vào vị trí phù hợp Theo đó, khách sạn cần xây dựng bảng mô tả công việc quy định rõ trách nhiệm nhân viên phòng ban chức khách sạn Sau khách sạn tuyển nhân vào vị trí cần thiết, việc phân cơng lao động theo ca thuộc quản lý khách sạn Nửa tháng đảo lịch lần để bảo đảm làm đủ ca sang, chiều tháng, từ tạo điều kiện cho nhân viên trải nghiệm công việc ca để tích lũy nhiều kinh nghiệm rèn luyện tính linh động cơng việc ngành khách sạn, linh động theo ca kíp quan trọng để nhân viên bàn làm việc lâu dài với nhịp độ thường xuyên thay đổi theo lượng khách Người quản lý cần nắm thông tin giới tính, sức khỏe nguyện vọng riêng nhân viên để xếp ca hợp lý Bên cạnh đó, người quản lý cần phải điều phối mối quan hệ làm việc phận mua hàng phòng kế tốn, cần có tách bạch riêng biệt phối hợp nhịp nhàng với trình thực chu trình Điều giúp ích cho việc phân công phân nhiệm rõ ràng nhiệm vụ phận, cá nhân có trách nhiệm chịu trách nhiệm công việc giao cá nhân, phận 3.2.1.2 Chính sách nhân Việc phát sinh thêm phận nhân không cần thiết việc tổ chức nhân nhằm đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh cần kiêm nhiệm phận quản lý Để tạo tính khách quan tránh tình trạng thắc mắc, khiếu kiện nhân viên cần ghi rõ thoả ước lao động tập thể điều khoản tuyển dụng, chế độ đãi ngộ, sách lương thưởng, sách đào tạo phát triển nhân sự, kỷ luật đánh giá lực nhân viên năm Chủ động xây dựng bảng mô tả 67 công việc để làm thang đo công tác tuyển dụng quản lý nhân Quan tâm đào tạo phát triển nhân chỗ, xây dựng mơi trường văn hố người chia sẻ, học hỏi kiến thức kinh nghiệm lẫn nhau, giúp hồn thành tốt cơng việc Hằng năm cần tổ chức đánh giá nhân thực người quản lý trực tiếp, đánh giá nhân dựa theo tiêu chí, thang điểm cụ thể đảm bảo cơng khách quan Để nâng cao nhận thức nhà quản lý tầm quan trọng hệ thống kiểm sốt nội cơng ty cần đưa cán tập huấn khoá kiểm soát nội chủ động đào tạo kiểm soát viên nội nhằm đáp ứng cho nhu cầu công ty sau Công ty nên thuê chuyên gia tư vấn có trình độ chun mơn lĩnh vực kiểm soát nội để trợ giúp cho Ban quản lý việc đưa quy tắc, chế tài xử lý nhằm hồn thiện cơng tác này, hạn chế thấp khả bị thiệt hại cho công ty Đối với việc nâng cao lực, trình độ tự kiểm sốt cán nhân viên cơng ty nên định kỳ tổ chức giao lưu học hỏi để cá nhân nhận thức trách nhiệm mình, nâng cao tâm xây dựng phát triển cơng ty Cơng ty tổ chức buổi ngoại khố mà mục đích cuối để nâng cao nhận thức công việc, thấy trách nhiệm tân công việc, trung thực gắn kết lợi ích cá nhân với lợi ích cơng việc, đưa cơng ty ngày lên Để tiết kiệm chi phí cho khâu đào tạo nâng cao lực nhân viên cơng ty sử dụng nguồn lực có để thực việc đào tạo tức có khố đào tạo mà chun gia tư vấn nhà lãnh đạo, trường phận công ty, người trực tiếp chia sẻ kinh nghiệm công việc cho nhân viên cơng ty, phấn đấu, phát triển hồn thiện thân 3.2.1.3 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội Đối với việc thuê chuyên gia tư vấn bên ngồi áp dụng ngắn hạn Nếu lâu dài tốn chi phí mà hiệu lại khơng phận kiểm sốt nội đơn vị Là phận công ty nên chủ trương sách 68 phận am hiểu triển khai kiểm soát hiệu Nhu cầu cấp thiết đặt cơng ty cần thiết lập phận kiểm sốt nội bộ phần kiểm tốn nội lồng ghép phận đơn vị Các phận cịn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết kiểm tra, kiểm soát nội đề xuất giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động hoàn toàn pháp luật Để hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hoạt động hiệu phải có đủ năm thành phần thành phần phải hoạt động hiệu - Thứ môi trường kiểm sốt: mơi trường mà tồn hoạt động kiểm sốt nội triển khai Mơi trường tốt nội dung sau đảm bảo: + Khách sạn ban hành dạng văn quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo nhân viên lâm vào tình xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể việc ban hành quy định xử phạt thích hợp quy tắc chuẩn mực bị vi phạm + Khách sạn phổ biến rộng rãi quy tắc, chuẩn mực nêu trên, yêu cầu tất nhân viên ký cam kết tuân thủ quy tắc, chuẩn mực thiết lập + Tư cách đạo đức hành vi ứng xử hiệu công việc lãnh đạo gương sáng để nhân viên noi theo + Khách sạn có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo kiểm soát) triển khai xác, kịp thời, hiệu + Khách sạn có phận kiểm tốn nội hoạt động theo chuẩn mực kiểm toán Nhà nước kiểm toán Quốc tế Bộ phận kiểm toán nội phải có khả hoạt động hữu hiệu trực tiếp báo cáo độc lập cởi mở với lãnh đạo tổ chức + Khách sạn có văn quy định chung hướng dẫn cụ thể hoạt động quản lý tổng thể hoạt động chuyển ngân + Khách sạn có hệ thống văn thống quy định chi tiết việc tuyển 69 dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích người làm việc liêm chính, hiệu + Khách sạn sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức chất lượng nhân cho vị trí tổ chức + Khách sạn không đặt chuẩn mực tiêu thiếu thực tế danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo hội cho hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương + Khách sạn áp dụng quy tắc, công cụ kiểm tốn phù hợp với chuẩn mực thơng dụng chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo kết kiểm tốn khơng bị méo mỏ, sai lệch sử dụng chuẩn mực, cơng cụ kiểm tốn khơng phù hợp + Khách sạn thường xuyên luân chuyển nhân khu vực vị trí nhạy cảm Quan tâm, nhắc nhở bảo vệ quyền lợi người làm việc khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo quy định - Thứ hai đánh giá rủi ro: việc đánh giá rủi ro coi có chất lượng nếu: + Ban lãnh đạo quan tâm khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá phân tích định lượng tác hại rủi ro hữu tiềm ẩn + Khách sạn đề biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến giới hạn chấp nhận đó, doanh nghiệp có biện pháp để tồn thể nhân viên nhận thức rõ ràng tác hại rủi ro giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức chấp nhận + Khách sạn đề mục tiêu tổng thể chi tiết để nhân viên lấy đo làm sở tham chiếu triển khai công việc - Thứ ba hoạt động kiểm soát: chất lượng hoạt động kiểm soát coi tốt nội dung sau đảm bảo: + Khách sạn đề định mực xác định tài số đánh giá hiệu hoạt động số quản lý lập kế hoạch kiểm soát để điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp với mục tiêu đề 70 + Quyền hạn, trách nhiệm nghĩa vụ ba lĩnh vực: cấp phép phê duyệt vấn đề tài chính, kế tốn thủ kho phân định độc lập rõ ràng + Khách sạn ban hành văn quy định rõ ràng có quyền uỷ quyền phê duyệt toàn hay loại vấn đề tài + Khách sạn lưu giữ chứng dạng văn tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực công việc với phần giám sát thời điểm nào, kể việc xác định cá nhân có trách nhiệm sai phạm xảy + Khách sạn giám sát, bảo vệ bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mát, hao hụt, hỏng hóc bị sử dụng khơng mục đích + Khách sạn cấm có biện pháp ngăn ngừa lãnh đạo cao cấp sử dụng kinh phí tài sản doanh nghiệp mục đích riêng 3.2.2 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro Phát nhận dạng kịp thời đầy đủ rủi ro khâu quan trọng giúp dự báo có biện pháp đề phòng hạn chế rủi ro Phần lớn thất bại khách sạn việc phát nhận dạng rủi ro không kịp thời đầy đủ.Cơng tác phân tích, phát nhận dạng rủi ro phục vụ đắc lực cho hai nhiệm vụ khách sạn nhiệm vụ bảo đảm an tồn q trình kinh doanh Việc phát nhận dạng rủi ro dự vào nghiệp vụ chuyên môn đơn mà cịn địi hỏi có lực mà trình độ nhạy cảm với định Do khơng dựa vào kinh nghiệm có mà cịn phải ln nâng cao, cải tiến trình độ quản lý.Việc phân tích, phát nhận dạng rủi ro nhiều địi hỏi chi phí cao cho cơng tác thăm dị, khảo sát, dự báo… cần phải hợp lý hóa quy trình để đảm bảo hiệu cao Kinh doanh khách sạn ngành có nhiều rủi ro, đặc biệt khách sạn lớn, rủi ro xảy tổn thất lớn Các biện pháp kiến nghị xử lý rủi ro: - Chuyển giao tài trợ rủi ro bảo hiểm: Rủi ro ln yếu tố khó lường trước, rủi ro xảy bảo hiểm cứu cánh để khắc phục hậu 71 Vì sử dụng công cụ bảo hiểm cần coi yếu tố quan trọng Theo nội dung rủi ro kí kết hợp đồng bảo hiểm xảy ra, khách sạn nhận phần tồn chi phí đền bù cho tổn thất, tùy vào điều khoản hợp đồng vào chi phí bảo hiểm - Chuyển giao tài trợ rủi ro phi bảo hiểm: Chuyển giao tài trợ rủi ro phi bảo hiểm việc chuyển giao rủi ro cho một bên thứ ba, loại chuyển giao đặc biệt hữu dụng hoạt động kinh doanh khách sạn mùa cao điểm Khách sạn nhận lượng khách vượt khả cung ứng (trong tỷ lệ % cho phép - để phòng ngừa trường hợp khách báo hủy dịch vụ) Theo khách sạn thỏa thuận với khách hàng khách sạn thứ đối thủ cạnh tranh (có chất lượng dịch vụ) san sẻ lượng khách dịch vụ sang cho khách sạn thứ - Đa dạng hóa dịch vụ kinh doanh: Nhằm tạo thêm doanh thu cho khách sạn đảm bảo việc làm cho người lao động Trong q trình kinh doanh, số sản phẩm dịch vụ bị lạc hậu, dẫn đến việc giảm doanh thu, đa dạng hóa sản phẩm, khách sạn nên có sản phẩm khác phù hợp đem lại lợi nhuận bù đắp cho khoản thua lỗ khác Tuy nhiên việc đa dạng hóa sản phẩm địi hỏi khách sạn có cân nhắc tính tốn, tìm hiểu thị trường chi tiết, cụ thể phải có chút mạo hiểm kinh doanh trường hợp có nhiều sản phẩm khơng đáp ứng nhu cầu thị trường doanh nghiệp bị phá sản nhanh chóng Xác định cấu chủng loại sản phẩm cần kinh doanh vấn đề quan trọng chiến lược sản phẩm 3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt 3.2.3.1 Kiểm soát khâu bán hàng – thu tiền  Thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ đặt phịng: Nhân viên kinh doanh nắm bắt thông tin nhu cầu thị trường, đơn vị có nhu cầu đặt phịng sở đó, tiếp cận khách hàng tư vấn, chào bán phòng Sau xác định nhu cầu bên đặt phòng, nhân viên kinh doanh kiểm tra lực bán phòng khách sạn hệ thống quản lý sơ đồ đặt phòng 72 báo giá, sách bán hàng cho khách hàng  Thiết lập sách bán hàng rõ ràng cụ thể sau: Cơng ty thiết lập sách bán chịu rõ ràng, phải bảo đảm tính pháp lý tốn theo hợp đồng ký Phịng kinh doanh chịu trách nhiệm đánh giá khả than toán khách hàng Nếu đinh bán trả chậm vượt thẩm quyền phải trình giám đốc duyệt Phịng kinh doanh chịu trách nhiệm việc lập danh sách khách hàng, cập nhật thơng tin tình hình tài chính, khả tốn uy tín tốn khách hàng Yêu cầu toán với khách hàng giao dịch lần đầu có sách nợ khơng uy tín  Thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ bán phịng lập phiếu tốn: Lễ tân có trách nhiệm thơng báo cho khách hàng thời gian, số lượng phòng lưu trú phiếu xác nhận đặt phòng Căn booking đặt phòng, giấy báo dịch vụ sử dụng phận, lễ tận bảo đảm lập hoá đoơn, phiếu toán đủ số tiền phát sinh, hoá đơn, phiếu toán đánh số thứ tự liên tục không tẩy xố Phiếu tốn phải có chữ kí người bán hàng, người mua hàng lên bảng kê ghi nhận doanh thu số bán hàng  Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt: Kế toán toán lập phiếu thu thành bản, phiếu thu đánh số thứ tự trước đóng dấu thu tiền sau thu Kế tốn tốn nhận tiền cất két sắt quầy lễ tân, đảm bảo an toàn cho mật két sắt Cuối ca, kiểm quỹ nộp giám đốc Liên phiếu thu kẹp chung với booking nộp Kế toán trưởng để cập nhập vào phần mềm kế toán Misa đổi chiếu với phần mềm SMILE  Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ tiền gởi ngân hàng: Khách nộp tiền cọc vào tài khoản ngân hàng công ty, nhân viên kinh doanh cử vào số phụ ngân hàng internet-banking để xác nhận với khách 73 ghi trừ cọc booking đặt phòng Lễ tân vào số phụ để kiểm tra tính có thực số tiền trừ cọc cho khách Hàng tháng, Kế toán trưởng nhận chứng từ giấy báo có từ ngân hàng đối chiếu với số dư tài khoản gởi ngân hàng với số theo dõi tiền gởi  Thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ theo dõi cơng nợ khoản phải thu: Sổ chi tiết công nợ kế toán mở riêng cho đối tượng khách hàng tổng hợp hàng tháng để theo dõi thu hồi nợ Kế toán trưởng đổi chiếu số dư cuối kỳ sổ tổng hợp công nợ phải khớp với sổ tổng hợp tài khoản 131 Tại phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh mở sổ theo dõi công nợ đối chiếu hàng tháng với kế toán bán hàng Tiến hành đối chiều công nợ với khách hàng hàng tháng 3.2.3.2 Kiểm soát khâu mua hàng – toán Khâu mua hàng toán thường gặp rủi ro liên quan đến quyền kiểm soát ghi chép nghiệp vụ phát sinh Các thủ tục kiểm soát nội chu trình cần tương ứng với mục tiêu kiểm sốt khách sạn Do đó, nghiệp vụ phát sinh khách sạn Cicilia Đà Nẵng cần tăng cường thủ tục kiểm soát để đarm bảo hạn chế thiệt hại xảy mức thấp  Nghiệp vụ mua hàng Để đảm bảo khách sạn tiếp cận nguồn cung cấp chất lượng với giá hợp lý khâu lựa chọn nhà cung cấp đề nghị nhà cung cấp báo giá có nhu cầu mua hàng Bảng báo giá phải có đầy đủ thơng tin chất lượng, số lượng, giá bán, phương thức giao nhận để làm đọc hiểu sau Trong trình thực hợp đồng, nhân viên mua hàng cần theo dõi việc thực điều khoản hợp đồng kí, thơng báo đưa giải pháp khắc phục kịp thời sai phạm Cần hoán đổi vị trí nhân viên thực nhiệm vụ mua hàng để tránh tình trạng người có mối quan hệ với nhà cung cấp thời gian dài 74 Tiến hành phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp để hạn chế tiêu cực nhân viên thông đồng với nhà cung cấp xử lý trước báo giá Trong khâu nhận hàng, nhân viên nhận hàng thực lưu đơn đặt hàng để kiểm tra hàng hoá chất lượng, số lượng, chủng loại, mẫu mã phận nhận hàng bên giao hàng nhận hàng Tiến hành từ chối nhận hàng giao hàng không thoả thuận đơn đặt hàng  Nghiệp vụ toán Kế toán nhận nhiệm vụ toán cần thận trọng việc ghi chép số liệu chứng từ vào sổ sách kế toán, phản ánh kịp thời, số tiền có sở pháp lý với nghiệp vụ mua hàng Để kiểm soát tối đa đơn vị nên hạn chế toán tiền mặt mà toán qua ngân hàng Trong trường hợp toán tiền mặt trước thực tốn phải đảm bảo tất chứng từ toán phải đầy đủ, hợp lệ có sợ kiểm sốt đầy đủ bên Nếu trả qua ngân hàng cần dựa đề nghị toán nhà cung cấp kèm theo biên nhận hàng Đơn vị cần tách biệt kế toán tiền kế toán toán, nghiệp vụ phát sinh cần đầy đủ chứng từ: hoá đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhận hàng kế tốn cơng nợ cần theo dõi hoá đơn chứng từ chờ toán để đảm bảo phù hợp Cần tiến hành đổi chiếu ba bên xác nhận người độc lập thứ ba để kiểm soát chặt chẽ khoản chi cho nghiệp vụ mua hàng Lập báo cáo định kỳ tình trạng cơng nợ phải trả để đối chiều với người khác phát sai sót gian lận kế tốn 3.2.4 Hồn thiện thơng tin truyền thông - Tại khách sạn trang bị phần mềm kế toán Misa phần mềm quản lý khách sạn SMILE Tuy nhiên, nhân viên phận chưa khai tác công dụng, cịn nhiều khâ thủ cơng, cơng tác kiểm tra đối chiếu chưa khoa học Đồng thời phải tăng cường tính bảo mật thơng tin nội cách phân quyền cho cá nhân phòng ban sử dụng việc truy suất liêu cách cài đặt mật sử dụng hệ thống, cần thoát khỏi hệ thống khơng sử 75 dụng Ngồi mật hệ thống, phận sử dụng cần đặt mật mã cho tập tin phép thâm nhập liệu tập tin Bên cạnh đó, cần có thủ tục kiểm tra kiểm sốt thường xun q trình sử dụng phần mềm nhằm mục đích phát lỗi sai, thiếu sót có biện phát điều chỉnh kịp thời - Đối với báo cáo quản trị, báo cáo nội thông tin báo cáo quan trọng việc đưa định giám đốc, cần thiết kế biểu mẫu hệ thống ghi chép, cập nhập thông tin để nêu bật kết phận - Hoạt động truyền thông phải đảm bảo thông suốt khắp khách sạn Cần ngăn chặn nghiêm cấm hành vi gây chia cắt thông tin làm dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến hệ thống - Khách sạn cần thường xuyên cập nhập thơng tin quan trọng cho phận quản lí Hệ thống thông tin truyền thông phải lọc thông tin cần thiếu để cung cấp cho lãnh đạo để hướng ý họ đến việc cần giải quyết, giúp nhà điều hành cập nhập thông tin kịp thời đưa chiến lược hoạt động cụ thể Đồng thời, hệ thống truyền thông khách sạn phải đảm bảo cho nhân viên cấp độ am hiểu nắm rõ nội quy, chuẩn mực tổ chức, đảm bảo thơng tin cung cấp kịp thời, xác đến cấp có thẩm quyền theo quy định - Khách sạn nên thiết lập kênh thông tin nóng (một uỷ ban hay cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin tố giác lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo hành vi, kiện bất thường có khả gây thiệt hại cho khách sạn - Khách sạn nên xây dựng chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm hoạ kế hoạch ứng cứu cố thơng tin số liệu 3.2.5 Hồn thiện cơng tác giám sát Đây q trình theo dõi đánh giá chất lượng kiểm soát nội Để đảm bảo việc triển khai, điều chỉnh cải thiện liên tục hệ thống này, khách sạn nên: 76 - Khách sạn nên có hệ thống báo cáo cho phép phát sai lệch so với tiêu, kế hoạch định Khi phát sai lệch, khách sạn triển khai biện pháp điều chỉnh thích hợp - Việc kiểm sốt nội phải thực người có trình độ chun mơn thích hợp người có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao cho ban lãnh đạo - Những khiếm khuyết hệ thống kiểm soát nội phải phát kiểm toán độc lập phải báo cáo trực tiếp kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể ban lãnh đạo để điều chỉnh lúc - Khách sạn nên yêu cầu cấp quản lý trung gian báo cáo với lãnh đạo trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định doanh nghiệp quy định pháp luật hành có khả làm giảm uy tín doanh nghiệp gây thiệt hại kinh tế 77 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, luận văn nêu hạn chế, nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt nội khách sạn Cicilia Đà Nẵng Thông qua vấn đề đặt từ thực tiễn, đặc điểm doan doanh khách sạn xem xét bất cập tình hình kiểm sốt nội khách sạn, luận văn đưa giải pháp điều kiện nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB khách sạn Trên hệ thống số giải pháp hồn thiện hỗ trợ q trình kiểm soát nội theo quan điểm tác giả với hy vọng góp phần vào việc xây dựng hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội khách sạn Cicilia Đà Nẵng nhằm thúc đẩy phát triển bền vững, đem lại hiệu cao công tác kinh doanh quản lý khách sạn tương lai 78 KẾT LUẬN Kiểm soát nội tương đối quan trọng với đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp thương mại dịch vụ Sự hữu hiệu hiệu hệ thống KSNB có ảnh hưởng đến hiệ hoạt động doanh nghiệp mối quan tâm nhiều nhà quản lý Trong bối cảnh kinh tế nay, doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải đổi mới, mở rộng phải xây dựng hệ thống KSNB chặt chẽ để nâng cao lực cạnh tranh thị trường, đồng thời giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh Nhận thấy tầm quan trọng vấn đề này, học viên kết hợp lý luận thực tế công việc diễn ra, từ đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNBtại khách sạn Cicilia Đà Nẵng Mục tiêu ban đầu đề thực đề tài gặp nhiều hạn chế thời khơng có nhiều, việc tìm hiểu chủ yếu thực qua vấn quan sát Bên canh đó, hạn chế kiến thức lực tổng hợp phân tích cá nhân ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu Tôi hy vọng thông qua đề tài nghiên cứu giúp khách sạn nhìn nhận điểm yếu cịn tồn Từ đó, đề tài tài liệu tham khảo mà khách sạn sử dụng để đưa biện pháp hạn chế điểm yếu nhằm nâng cao hiệu hoạt động hệ thống KSNB Với giúp đỡ thầy TS Nguyễn Hữu Phú ủng hộ Ban giám đốc Khách sạn Cicilia Đà Nẵng, học viên hồn thành luận văn Tuy vậy, kiến thức thực tế thân chưa nhiều nên luận văn tránh khỏi sai sót thiếu hồn chỉnh Do vậy, học viên mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô bạn học viên khác để luận văn trở nên hoàn thiện Học viên xin chân thành cảm ơn 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài (2006), Luật kế tốn văn hướng dẫn, Hà Nội Bộ Tài ( 2001), Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro kiểm soát nội (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ – BTC ngày 21/12/2001) Trường Đại Học Kinh tế TP.HCM, Khoa Kế tốn – Kiếm tốn (2004), Giáo trình Kiểm toán, NXB Thống kê GS.TS Nguyễn Quang Quynh, TS Ngơ Trí Tuệ (2012), Giáo trình kiểm tốn tài chính, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội Trường Đại Học Kinh tế TP.HCM, Khoa Kế toán – Kiểm tốn, Bộ mơn Kiểm tốn (2012), Kiểm sốt nội bộ, NXB Phương Đông PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, ThS.Nguyễn Vân Điềm (2012), Quản trị nhân lực, NXB ĐH Kinh tế Quốc dân Trường Đại Học Kinh tế Đà Nẵng (2011), Giáo trình Quy trình phục vụ Khách sạn – Nhà hàng Ngơ Quỳnh Châu (2014), Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội nhà hàng Le Parfum, khóa luận tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kiểm toán, Đại học Huế Trần Lê Kỳ Nam (2013), Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty Cổ phần Hương Thủy, luận văn thạc sỹ kế toán, Đại học Kinh tế Huế 10 Hồ Đăng Bảo Tuấn (2013), Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Minh Toàn, luận văn thạc sỹ Kinh tế, chuyên ngành Kế toán, Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng ... Trạng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Khách Sạn CICILIA Đà Nẵng 60 2.4.1 Những Ưu Điểm Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Khách Sạn .60 2.4.2 Những Hạn Chế Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại. .. TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN CICILIA ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN CICILIA ĐÀ NẴNG 2.1.1 Giới thiệu sơ lược khách sạn Cicilia Đà Nẵng Khách sạn Cicilia Đà Nẵng thuộc Công ty... khách hàng 2.3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN CICILIA ĐÀ NẴNG 2.3.1 Thực trạng mơi trường kiểm sốt nội khách sạn Cicilia Đà Nẵng 2.3.1.1 Cơ cấu tổ chức khách sạn Cicilia Đà