Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn dana marina

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THỊ THANH THƢ HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Đà Nẵng – Năm 2019 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THỊ THANH THƢ HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN Đà Nẵng – Năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả Nguyễn Thị Thanh Thƣ MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Bố cục luận văn Tổng quan vấn đề nghiên cứu CHƢƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 10 1.2 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 10 1.2.1 Môi trƣờng kiểm soát 11 1.2.2 Đánh giá rủi ro 15 1.2.3 Hoạt động kiểm soát 16 1.2.4 Thông tin truyền thông 19 1.2.5 Giám sát 21 1.3 NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 22 1.3.1 Tiếp cận đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 24 1.3.2 Xác định mục tiêu doanh nghiệp 24 1.3.3 Xác định đánh giá rủi ro doanh nghiệp 25 1.3.4 Thiết lập ma trận kiểm soát 25 1.3.5 Quy chế hóa chế kiểm soát 28 KẾT LUẬN CHƢƠNG 30 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 31 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN DANA MARINA 31 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển khách sạn Dana Marina 31 2.1.2 Vị trí quy mô khách sạn Dana Marina 32 2.1.3 Mục tiêu khách sạn Dana Marina 33 2.1.4 Đặc điểm kinh doanh khách sạn Dana Marina 34 2.1.5 Tổ chức máy quản lý khách sạn Dana Marina 39 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 45 2.2.1 Thực trạng mơi trƣờng kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina 45 2.2.2 Hoạt động kiểm soát số chu trình điển hình khách sạn Dana Marina 50 2.2.3 Thực trạng công tác thông tin truyền thông khách sạn Dana Marina 75 2.2.4 Thực trạng công tác giám sát khách sạn Dana Marina 77 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 79 2.3.1 Những ƣu điểm hệ thống KSNB khách sạn 79 2.3.2 Những tồn hệ thống KSNB khách sạn 80 KẾT LUẬN CHƢƠNG 86 CHƢƠNG PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARIA 87 3.1 MỘT SỐ PHƢƠNG HƢỚNG HỒN THIỆN VÀ NÂNG CAO CƠNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 87 3.1.1 Phƣơng hƣớng hồn thiện mơi trƣờng kiểm soát nội khách sạn Dana Marina 87 3.1.2 Phƣơng hƣớng hồn thiện quy trình bán hàng – thu tiền khách sạn Dana Marina 89 3.1.3 Phƣơng hƣớng hồn thiện quy trình mua hàng – toán khách sạn Dana Marina 90 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 90 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trƣờng kiểm soát 90 3.2.2 Thiết lập phận kiểm soát nội 95 3.2.3 Đồng hóa hệ thống phần mềm quản lý 96 3.2.4 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền 97 3.2.5 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng – tốn 102 3.2.6 Giải pháp hồn thiện thơng tin truyền thông 106 3.2.7 Giải pháp hoàn thiện hoạt động giám sát 107 KẾT LUẬN CHƢƠNG 109 KẾT LUẬN 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO) DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT VIẾT ĐẦY ĐỦ BẰNG TIẾNG VIẾT ĐẦY ĐỦ BẰNG TẮT VIỆT TIẾNG ANH The committee of COSO Ủy ban bảo trợ cho tổ chức Sponsoring Ủy ban Treadway Organizations of the Treadway Commission GM Giám đốc điều hành HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội KSNB Kiểm soát nội General Manager DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Đánh giá chất lƣợng dịch vụ tiện nghi khách sạn 39 tháng 5/2019 39 Bảng 2.2: Phân chia trách nhiệm phận khách sạn Dana Marina 43 Bảng 2.3 Các khóa huấn luyện, đào tạo kỹ phục vụ khách du lịch 47 Bảng 2.4: Các thủ tục kiểm soát cho hoạt động đặt phòng 58 Bảng 2.5 Các thủ tục kiểm soát hoạt động lập phiếu toán thu tiền khách sạn Dana Marina 66 Bảng 2.6: Các thủ tục kiểm sốt sách tín dụng 68 Bảng 2.7: Các thủ tục kiểm soát hoạt động mua hàng toán 74 Bảng 2.8: Các hoạt động đƣợc giám sát thƣờng xuyên khách sạn 78 Bảng 3.1: Bảng mơ tả cơng việc nhân viên buồng phịng 94 Bảng 3.2: Chính sách giá bán phòng theo quy định 97 Bảng 3.3: Chính sánh giá ƣu đãi khách lẻ 98 DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU Biểu mẫu 2.1: Phiếu nhận xét chất lƣợng dịch vụ 38 Biểu mẫu 2.2 : Phiếu xác nhận đặt phòng (Booking) 55 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1: Mạng lƣới kiểm tra giám sát nhân viên doanh nghiệp 26 Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý khách sạn Dana Marina 41 Hình 2.2: Lƣu đồ kiểm sốt q trình bán hàng thu tiền từ dịch vụ phịng 52 Hình 2.3: Hệ thống cơng suất phịng 57 Hình 2.4: Bảng kê dịch vụ (Pro-Forma Invoice) 59 Hình 2.5: Báo cáo chi tiết doanh thu khách sạn tháng 06/2019 64 Hình 2.6 : Lƣu đồ kiểm sốt q trình mua hàng tốn 73 Hình 3.1 Lƣu đồ kiểm sốt khâu đặt phịng khách đồn 99 Hình 3.2 Khâu theo dõi cơng nợ khoản phải thu 101 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm qua, thành phố Đà Nẵng tập trung phát triển ngành du lịch ngày nỗ lực phát huy lợi triển khai đồng nhiều giải pháp để biến du lịch thành ngành kinh tế mũi nhọn Chính thế, ngành kinh doanh khách sạn có nhiều tiềm để tăng trƣởng, có nhiều hội thuận lợi để bành trƣớng Cùng với gia nhập đông đảo doanh nghiệp ngành khiến cho khách sạn đứng trƣớc khơng thách thức cạnh tranh Để đạt đƣợc mục tiêu lợi nhuận hạn chế rủi ro xảy trình hoạt động kinh doanh, khách sạn phải nâng cao hiệu công tác quản lý Một công cụ hữu hiệu nhằm bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy hệ thống thông tin, đảm bảo chế độ pháp lý nhƣ hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ biện pháp cần thiết quan trọng chúng giúp phát rủi ro, ngăn ngừa sai phạm yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quy trình quản lý rủi ro, tạo đồng nhân kiểm soát quản trị Khách sạn Dana Marina hoạt động ba năm lĩnh vực dịch vụ lƣu trú gặp nhiều vấp ngã cố mong muốn cho nhà quản lý gây tổn thất cho chủ sở hữu Các rủi ro xuất phát từ bất cập hệ thống kiểm soát nội khách sạn Các sách thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập vận hành khách sạn chƣa đáp ứng kịp thời với phát triển thị trƣờng Chính mà quy trình kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina cịn có số điểm chƣa chặt chẽ, riêng hai quy trình mua hàng tốn quy trình bán hàng thu tiền có nhiều lỗ hổng, có khả tồn hành vi gian lận gây thất 97 3.2.4 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền Quy trình KSNB bán hàng thu tiền khách sạn chặt chẽ, xãy rủi ro, sai sót khó gian lận gây thất Khách sạn đạt đƣợc mục tiêu đặt trong công tác KSNB bán hàng thu tiền Thế nhƣng, chu trình cần phải hồn thiện số khâu nhƣ sau: a Hồn thiện kiểm sốt khâu đặt phịng Chính sách giá bán nên đƣợc xây dựng chi tiết, quy định cụ thể tất trƣờng hợp nhƣ bảng 3.1 bảng giá đƣợc khai báo website sở tài http://www.taichinh.danang.gov.vn bảng 3.2 công khai giá quầy lễ tân Bảng 3.2: Chính sách giá bán phịng theo quy định ĐVT: 1.000 đồng Loại gƣờng Loại phòng Standard Double Superior King / Twin Superior Triple Queen/ King Deluxe Triple Giá cơng phịng tích bố Double ngƣời 12 800.000 King / Twin ngƣời 22 26 1.100.000 ngƣời 28 1.400.000 ngƣời 17 30 1.500.000 ngƣời 32 1.800.000 ngƣời 45 3.000.000 Double + Queen/ King Double + Single Luxury Apartment Số lƣợng Diện ngƣời Single Deluxe Số Queen 98 Bảng 3.3: Chính sánh giá ƣu đãi khách lẻ BẢNG GIÁ ƢU ĐÃI Loại phòng Mùa thấp điểm Mùa trung điểm Mùa cao điểm (01/09- 28/02) (01/03- 31/05) (01/06-31/08) Standard Double 500.000 600.000 800.000 Superior King / Twin 800.000 900.000 1.100.000 Superior Triple 1.000.000 1.200.000 1.400.000 Deluxe Queen/ King 1.100.000 1.300.000 1.500.000 Deluxe Triple 1.400.000 1.600.000 1.800.000 Luxury Apartment 1.800.000 2.500.000 3.000.000 Đối với khách lẻ khách tự đăng kí trực tiếp với khách sạn, mức giá cơng bố cho phép khách đánh giá, so sánh cụ thể với khách sạn khác Đối với khách đoàn khách cơng ty lữ hành, mức giá sử dụng linh hoạt theo số lƣợng khách tỷ lệ hoa hồng, chiết khấu đƣợc xác định Trong mùa thấp điểm, công ty lữ hành gây “sức ép giá”, không đồng ý mức giá chung Trong q trình thỏa thuận, nhân viên kinh doanh khơng đƣợc phép tự ý đƣa mức giá, mà phải thơng qua xét duyệt GM kế tốn trƣởng Phịng kế tốn vào quy trình chuẩn giá nắm đƣợc, với tƣ vấn phịng kinh doanh ƣớc lƣợng, tính tốn giá hịa vốn (việc tính tốn tƣơng đối), xác định mức giá đủ bù đắp cho chi phí mà khách sạn bỏ Ban Giám đốc dựa vào mức giá tham mƣu để định văn bản, có đầy đủ chữ ký bên liên quan Vẫn có trƣờng hợp khách sạn đồng ý với mức giá thấp mức hịa vốn khách sạn lỗ tiền phòng nhƣng bù lại cung cấp đƣợc dịch vụ khác nhƣ nhà hàng, bar Sau xét duyệt, có văn có đầy đủ chữ ký ngƣời xét duyệt nhân viên kinh doanh xác nhận Về kiểm soát trƣờng hợp khách đặt phịng nhƣng khơng tới ( 99 no-show), nhân viên lễ tân cần phối hợp với kinh doanh để lấy thông tin khách hàng đặt qua trực tuyến liên hệ khách qua điện thoại mail trƣớc ngày check in để xác nhận đặt phịng check in Nếu xác nhận xác khách hủy phịng nhân viên lễ tân nhanh chóng hủy đơn đặt phòng cập nhật lên hệ thống Smile mở phịng để đón lƣợt khách mới, đồng thời thông báo cho phận liên quan GM để theo dõi doanh thu xếp công việc buồng phịng cho hợp lý Hồn thiện thủ tục kiểm soát đảm bảo ổn định doanh thu phòng tỷ lệ sử dụng phòng BP Đặt Phịng BP Kế Tốn Giám Đốc Tiếp nhận thơng tin Kiểm tra thông tin khách hàng hệ thống sơ đồ phòng Đề xuất giá bán Yêu cầu khách hàng đặt cọc tạm giữ phịng Nhận thơng tin tiền cọc Xét duyệt Xét duyệt Chấp nhận Không chấp nhận Xác nhận Đặt phòng, cập nhật lên hệ thống quản lý Smile Hình 3.1 Lƣu đồ kiểm sốt khâu đặt phịng khách đồn 100 b Hồn thiện kiểm soát khâu xét duyệt khả toán Xét duyệt bán chịu khâu kiểm soát quan trọng chu trình bán hàng nhƣng khâu có rủi ro cao việc xây dựng sách tín dụng thật cần thiết, hạn chế tình trạng rủi ro bán hàng khơng thu đƣợc tiền vốn khách sạn không bị khách hàng chiếm dụng kéo dài việc trả nợ Phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm hoàn toàn việc đánh giá khả tốn khách hàng thói quen toán đối tƣợng để định bán trả chậm hay không Đồng thời cần phối hợp với phận kế tốn để thiết lập sách tín dụng rõ ràng hợp lý cho đối tƣợng khách hàng phải đảm bảo tính pháp lý toán theo hợp đồng để tiện theo dõi phân cơng thu hồi cơng nợ c Hồn thiện kiểm sốt khâu theo dõi cơng nợ khoản phải thu Với đối tƣợng khách hàng khách lẻ, khách đồn, đơn vị lữ hành có trụ sở đặt xa khu vực khách sạn (tỉnh khác) đơn vị giao dịch lần đầu cần đảm bảo hồn tất tốn tiền phịng trƣớc khách check-out Các cơng ty lữ hành có u cầu cơng nợ hợp đồng cung cấp dịch vụ lƣu trú cần thể rõ hình thức tốn, thời hạn tốn đảm bảo ràng buộc tính pháp lý Ngoài ra, khoản nợ cần đƣợc ngƣời đại diện đoàn ký xác nhận đƣợc phản ánh vào phần mềm kế toán phát sinh để tránh tình trạng hạch tốn thiếu cơng nợ thực gởi thông báo nợ cho khách hàng thƣờng xuyên Nhà quản lý nên yêu cầu thời hạn không 30 ngày để giảm thiểu rủi ro chiếm dụng vốn Cần xử lý nghiêm trƣờng hợp bán nợ vƣợt mức tín dụng dẫn đến thất tài sản nhƣ: kiểm điểm yêu cầu cam kết thời hạn thu nợ Định kỳ tháng phận kế toán với phận kinh doanh thực công tác đối chiếu công nợ để kịp thời phát sai sót Đồng thời, nhân viên kế tốn phải thực chiếu công nợ với khách hàng 101 cách đắn, nghiêm túc theo quy trình Thƣờng xuyên theo dõi nợ phải thu để đôn đốc thu hồi Nhà quản lý phải thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm ngƣời thực đối chiếu công nợ với khách hàng kế tốn cơng nợ để hạn chế rủi ro Khi ngƣời thực đối chiếu kế tốn cơng nợ ngƣời thao túng q trình đối chiếu số liệu cơng nợ với khách hàng để che dấu gian lận Vì để hồn thiện tốt khâu kiểm sốt kế tốn trƣởng nên ngƣời đứng giám sát tồn q trình đối chiếu cơng nợ BP Lễ tân Kí xác nhận cơng nợ với khách hàng BP Kinh doanh BP Kế toán Xác nhận Vào sổ nợ, cập nhập phần mềm kế toán Misa Phối hợp thu hồi nợ Nợ hạn Đề xuất phƣơng án giải Khách hàng Kí biên bảng đối chiếu cơng nợ Thu tiền nộp quỹ Xóa nợ Thực gia hạn Giải theo hợp đồng Hình 3.2 Khâu theo dõi cơng nợ khoản phải thu 102 d Hoàn thiện kiểm soát thu tiền từ khoản thu khác - Đối với doanh thu nhà hàng: Cần tăng cƣờng thủ tục kiểm soát khâu yêu cầu từ khách hàng phận nhà hàng quầy bar nhƣ lắp đặt thêm hệ thống máy ghi âm điện thoại bàn hiển thị số phòng Điều nhằm đáp ứng nhanh chóng yêu cầu từ khách hàng đồng thời hạn chế gian lận, dễ dàng phát rủi ro truy xét trách nhiệm cá nhân phận Nhân viên kế toán thƣờng xuyên kiểm tra đột xuất hàng hóa kho nhà hàng quầy bar, đối chiếu số lƣợng phần mềm Misa có trùng khớp hay khơng u cầu trƣởng phận nhà hàng phải nộp tiền doanh thu ngày, đối chiếu số tiền phiếu bán hàng số tiền chạy hệ thống Smile nhà hàng, để tránh trƣờng hợp gian lận xóa phiếu - Đối với doanh thu xe vận chuyển: Bộ phận kế toán phải thƣờng xuyên cập nhật theo dõi hành trình xe hệ thống định vị GPS, kết hợp với nhân viên lễ tân để kiểm tra có phát sinh dịch vụ khách sạn hay không, tránh trƣờng hợp lái xe chạy khách ngồi nhƣng khơng đem doanh thu khách sạn Để tránh trƣờng hợp nhân viên lễ tân lái xe thơng đồng với nhau, phận kế tốn u cầu phát sinh dịch vụ nhân viên lễ tân phải cập nhật lên hệ thống quản lý Smile, đồng thời lập phiếu dịch vụ vận chuyển ghi rõ tên khách hàng số phòng, số booking, thời gian phát sinh, địa điểm di chuyển để phận kế toán dễ dàng theo dõi Qua đó, nhân viên kế tốn kiểm sốt cân đối đƣợc chi phí: xăng xe, phí thuê bãi đổ, phí cầu đƣờng…phát sinh tƣơng ứng với doanh thu 3.2.5 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng – toán Khâu mua hàng toán thƣờng gặp rủi ro liên quan đến chất lƣợng đầu vào, quyền kiểm soát ghi chép nghiệp vụ phát sinh Các thủ tục kiểm sốt nội chu trình cần tƣơng ứng với mục tiêu kiểm soát 103 khách sạn Do đó, dù nghiệp vụ phát sinh nhƣng khách sạn Dana Marina cần tăng cƣờng thủ tục kiểm soát để đảm bảo hạn chế thiệt hại xảy mức thấp a Nghiệp vụ mua hàng  Hồn thiện cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp Khách sạn cần chủ động công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp không dừng lại nhà cung cấp Thực tế nguồn hàng chủ yếu khách sạn nhà cung cấp truyền thống Tuy mối quan hệ với nhà cung cấp tốt đẹp thuận lợi Đơn cử nhƣ khách sạn yên tâm hàng hóa sản phẩm nhƣ chất lƣợng, thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí tìm kiếm mới, đặc biệt tin tƣởng hỗ trợ lẫn gặp cố Nhƣng môi trƣờng kinh doanh biến động, khách sạn cần có phịng ngừa rủi ro xảy kể rủi ro có mức độ thấp Dù nhà cung cấp truyền thống mang lại cho khách hàng yên tâm nhà cung cấp mới, nhƣng khách sạn không nên áp dụng quan điểm nhà cung cấp cách cứng nhắc thiếu linh hoạt Khách sạn nên tìm kiếm nhà cung cấp mua thí điểm vài mặt hàng nhận định đánh giá kết nhƣ Thơng qua mua hàng thí điểm, nhân viên thu mua có kế hoạch mua hàng nhà cung cấp đáp ứng đƣợc nhu cầu mua hàng khách sạn Từ thêm nhà cung cấp có uy tín nhƣ tạo cạnh tranh giữ nhà cung cấp tạo thuận lợi cho khách sạn giá cả, chất lƣợng nhƣ điều kiện giao nhận hàng hóa Sau khi, lựa chọn nhà cung cấp tiến hành thỏa thuận xong, khách sạn đến việc ký kết hợp đồng kinh tế, để làm chứng cho mối quan hệ làm ăn, để giải vấn đề sau Chính thế, q trình thực hợp đồng, nhân viên mua hàng cần theo dõi cẩn 104 thận tỉ mỉ điều khoản hợp đồng nhằm đảm đảm bảo an toàn, đảm bảo lợi ích hai bên Nếu phát sai phạm, nhân viên thu mua cần thông báo cho cấp đƣa giải pháp khắc phục kịp thời Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm, chức đặt hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên thu mua thông đồng với nhà cung cấp “ăn chia” phẩn trăm hoa hồng tổng giá trị đơn đặt hàng Và nên thƣờng xuyên hoán đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng ngƣời có mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp thời gian dài  Hoàn thiện công tác giao nhận hàng Đây nghiệp vụ quan trong công tác tổ chức mua hàng Hoạt động đƣợc thực cách trình tự tránh sai sót xảy Khi khách sạn nhận đƣợc hàng nhân viên thu mua phải kiểm tra xác thơng tin số lƣợng hàng hóa, chất lƣợng, tên hàng, mã hàng, nhà cung cấp… so với hợp đồng mua hàng Ngoài ra, trình nhận hàng cần kiểm tra kỹ thƣờng xuyên liên tục mẫu hàng đòi hỏi chất lƣợng mẫu mã chuẩn theo quy định khách sạn giá trị cao Từ xem xét theo dõi đó, phát nhầm lẫn sai sót so với thỏa thuận đơn đặt hàng, nhân viên thu mua cần báo cho nhà cung cấp tiền hành từ chối nhận đơn hàng, nhanh chóng có biện pháp kịp thời Định kỳ đột xuất, nhân viên kế toán tiến hành kiểm kê hàng tồn kho phận để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa, đồng thời xác nhận xác số lƣợng chất lƣợng thời điểm kiểm kê Lập biên lý phát hàng hóa bị hƣ hỏng chất lƣợng, kèm theo biên giải trình trƣởng phận quản lý số lƣợng hàng hóa Cần xử lý nghiêm khắc sa thải nhân viên vi phạm phát trƣờng hợp gian lận biển thủ tài sản khách sạn Ngƣời kiểm kê cần ý số trƣờng 105 hợp gian lận xảy khách sạn nhƣ: đƣợc biết trƣớc thời gian kiểm kê có hành động mƣợn hàng hóa bên ngồi để làm tăng số lƣợng hàng kho thời điểm kiểm kê sau trả lại kiểm kê kết thúc b Nghiệp vụ toán Do quan hệ với nhiều nhà cung cấp nên việc đảm bảo toán tiền hàng nhanh chóng kịp thời theo hợp đồng ký kết việc quan trọng đòi hỏi thận trọng Đây khâu định mối quan hệ làm ăn hai bên nên cần tuân thủ nguyên tắc toán đảm bảo kịp thời cho nhà cung cấp Ngoài ra, nhà quản lý thắt chặt đƣợc khâu toán mua hàng hạn chế thất thoát từ gian luận phận kế toán với nhà cung cấp Hiện khách sạn sử dụng phƣơng pháp toán tiền mặt toán tiền gửi ngân hàng tùy thuộc vào hợp đồng ký kết với nhà cung cấp Thơng thƣờng với hình thức tốn tiền mặt với nhà cung cấp Đà Nẵng giá trị hàng nhỏ Theo yêu cầu toán tiền mặt họ, hàng tháng nhà cung cấp qua khách sạn tiến hành tốn cơng nợ Vì vậy, trƣớc tốn hình thức tiền mặt cần đảm bảo xác, thận trọng, tất chứng từ toán phải đầy đủ, hợp lệ đƣợc ký xác nhận giữ bên liên quan Việc tốn tiền hàng hình thức chuyển khoản đƣợc tiền hành nhƣ hình thức tiền mặt, nhƣng cần thêm số chƣng từ khác nhƣ giấy đề nghị toán kèm theo biên nhận hàng, biên đối chiếu công nợ hai bên Chính vậy, việc thực tốn cần có chuẩn bị chu đáo giấy tờ liên quan, số tài khoản bên nhà cung cấp, gửi tiền theo VNĐ hay USD….Nhân viên mua hàng cần có chuẩn bị liên lạc trƣớc sau tốn, đảm bảo tiết kiệm thời gian chi phí cho khách sạn Cho nên để kiếm soát tốt khâu toán, khách sạn nên hạn chế 106 toán tiền mặt mà toán qua ngân hàng Hằng ngày, kế tốn thu mua cần theo dõi hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu nhận hàng nhà cung cấp lập báo cáo định kỳ tình trạng cơng nợ phải trả để đối chiếu với ngƣời bán, để nhanh chóng phát sai sót gian lận, tránh nghiệp vụ yêu cầu tốn giả Qua báo cáo đó, giúp cho kế toán trƣởng nhà quản lý dễ theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp nhằm tạo tính chủ động việc tốn khoản nợ, có kế hoạch huy động nguồn tài hợp lý để chi trả khoản nợ toán, theo dõi thời gian hạn với ngƣời bán Cần yêu cầu kế toán toán thận trọng việc ghi chép số liệu chứng từ toán vào sổ sách kế toán, phản ảnh kịp thời số tiền tài khoản có sở pháp lý với nghiệp vụ mua hàng Việc ghi chép cẩn thận giúp khách sạn có nguồn liệu tin cậy làm sở đánh giá, so sánh, lựa chọn nhà cung cấp 3.2.6 Giải pháp hồn thiện thơng tin truyền thơng Với hạn chế đƣợc nêu chƣơng 2, thấy đƣợc hệ thống truyền thông tin nội khách sạn chƣa thông suốt hoạt động chƣa hiệu Truyền thông nội hiệu giúp giảm xung đột, đảm bảo thơng tin truyền đạt xác, rõ ràng đến ngƣời cần lúc từ khơng giúp nhiệm vụ, mục tiêu hồn thành mà nâng cao thấu hiểu lẫn nhau, cần trọng xây dựng kênh truyền thống theo điểm sau: - Kênh truyền thông từ cấp xuống cấp dƣới: + Các thông tin từ cấp nên đƣợc cụ thể hóa thành văn quy định, kế hoạch, yêu cầu phân công trách nhiệm… đƣợc chuyển đến phận, cá nhân có liên quan +Tổ chức họp định kỳ tuần trƣởng phận để điểm lại kiện xãy tuần, nêu vƣớn mắc từ kiện 107 đánh giá cơng việc phận… - Kênh truyền thông từ cấp dƣới lên cấp trên: nhà quản lý tạo điều kiện để nhân viên phản ánh báo cáo có vấn đề phát sinh trình thực nhiệm vụ Đồng thời, nhà quản lý có quy chế thi đua khen thƣởng để khuyển khích nhân viên đề xuất giải pháp cải tiến có sáng kiến để giúp khách sạn hoạt động hiệu - Kênh truyền thông phận: + Đòi hỏi phận phải phối hợp nhịp nhàng công việc Nhà quản trị cần thƣờng xuyên kiểm soát giám sát đƣợc phối hợp phận việc thực công việc để có biện pháp điều chỉnh kịp thời + Tổ chức kênh thảo luận lập nhóm công cụ truyền thông đại nhƣ zalo, viber, skype… để trao đổi tình trạng cơng việc, truyền tải, phản hồi thơng tin nhanh chóng xác Khách sạn cần xây dựng sách quảng bá hình ảnh khách sạn đến gần nhiều đối tƣợng khách hàng Cụ thể: - Đƣa thông tin khách sạn lên trang Google -trang tìm kiếm lớn - Hợp tác bán phòng với website du lịch nhƣ mytour, vntrip, traveloka…, website đặt phòng nhƣ agoda, booking, expedia… để thông tin khách sạn tiếp cận nhiều nhanh đến khách hàng - Hoạt động hiệu trang web thức khách sạn để tiết kiệm khoản chi phí dịch vụ 3.2.7 Giải pháp hoàn thiện hoạt động giám sát  Đối với hoạt động giám sát thường xuyên Khách sạn phải quan tâm đến việc tiếp nhận ý kiến phản hồi góp ý khách hàng, nhà cung cấp… điều chỉnh lúc giữ uy tín 108 Khách sạn cần có quy định cấp quản lý trung gian nhƣ trƣởng phận, nhân viên giám sát có trách nhiệm báo cáo cho kế tốn trƣởng GM trƣờng hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định công ty nhƣ quy định pháp luật hành có khả làm giảm uy tín khách sạn gây thiệt hại kinh tế Nhân viên kiểm sốt kiểm tra đột xuất phận để đánh giá kiểm soát vấn đề rủi ro, gian lận, vi phạm quy trình làm việc nội quy khách sạn Cần trọng sâu sát phận buồng phòng để tránh trƣờng hợp trƣởng phận bao che cho nhân viên sai phạm Thƣờng xuyên giám sát bƣớc thực chu trình để đảm bảo thủ tục kiểm sốt có đƣợc thực nghiêm túc nhằm hạn chế sai phạm xảy  Đối với hoạt động giám sát định kỳ Khách sạn nên xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ khoản mục theo tháng quý đƣa báo cáo cụ thể ,căn vào đánh giá hiệu hoạt động kinh doanh đồng thời giảm thiểu cố khơng mong muốn Nhân viên kiểm sốt nội khách sạn định kỳ tiến hành xem xét hoạt động kiểm sốt nhằm đánh giá tính phù hợp hoạt động kiểm soát hành xây dựng hoạt động thay cần thiết 109 KẾT LUẬN CHƢƠNG Hồn thiện hệ thống KSNB có ý nghĩa quan trọng giúp khách sạn vƣợt qua khó khăn, hƣớng đến phát triển ổn định, bền vững thực thành công Để đảm bảo nội dung hồn thiện thiết thực hữu ích, tác giả đƣa phƣơng hƣớng, yêu cầu nguyên tắc để định hƣớng cho nội dung hồn thiện Các giải pháp hồn thiện hệ thóng KSNB khách sạn đƣợc đề cập luận văn gồm: - Hồn thiện mơi trƣờng kiểm sốt: giải pháp bao quát tất yếu tố môi trƣờng kiểm sốt: cấu tổ chức, sách nhân sự, phận kiểm sốt nội Trong đó, giải pháp then chốt nâng cao nhận thức, quan điểm nhà quản lý mục tiêu, vai trò yếu tố cấu thành hệ thống KSNB ý nghĩa việc nhận thức, đánh giá phân tích rủi ro - Hồn thiện thủ tục kiểm sốt hai chu trình mua hàng – tốn bán hàng – thu tiền: giải pháp hoàn thiện đề cập đến việc quán triệt nguyên tắc kiểm soát xây dựng thủ tục kiểm soát rủi ro trọng yếu khách sạn - Hồn thiện cơng tác thơng tin truyền thơng: giải pháp hồn thiện việc trao đổi thông tin nội tổ chức bên ngồi - Hồn thiện cơng tác giám sát: thực thiết kế thủ tục giám sát để đánh giá kiểm sốt có chứng đối phó với rủi ro việc thực mục tiêu khách sạn Thực tế cho thấy việc hồn thiện hệ thống kiếm sốt nội hạn chế đến mức thấp rủi ro hoạt động khách sạn Dana Marina vấn đề cần thiết Việc phân tích cách cụ thể để đƣa phƣơng hƣớng nhằm hoàn thiện HTKSNB hạn chế yếu từ đề hệ thống giải pháp góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu kiểm soát nội khách sạn Dana Marina thời gian tới 110 KẾT LUẬN Một doanh nghiệp để tồn phát triển bền vững nên kinh tế hội nhập quốc tế nay, yêu cầu tất yếu với doanh nghiệp nhƣ khách sạn Dana Marina ngày phải nâng cao chất lƣợng KSNB hoàn thiện HTKSNB nhằm quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn chặn hành vi gian lận, sai sót, giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Qua trình nghiên cứu thực tế khách sạn Dana Marina, tác giả hoàn thành luận văn với đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina” với nội dung sau: Một là, hệ thống hóa sở lý luận chung HTKSNB, phân tích yếu tố cấu thành HTKSNB Trên sở lý luận chung HTKSNB, luận văn đánh giá thực trạng hệ thống nội đƣa giải pháp hoàn thiện HTKSNB khách sạn Hai là, sâu vào chu trình, nghiệp vụ phát sinh kinh doanh lƣu trú, đƣa sai phạm xảy giúp đơn vị lƣờng trƣớc đƣợc rủi ro hoàn thiện máy quản lý cho hữu hiệu Ba là, luận văn đƣa phƣơng hƣớng giải pháp để hoàn thiện HTKSNB khách sạn Dana Marina nhằm giúp hoạt động khách sạn đạt hiệu ngày giảm thiểu rủi ro Mặc dù, vấn đề đƣợc đƣa cịn mang tính khái qt cao nhƣng góp phần khơng nhỏ để khách sạn hồn thiện HTKSNB Tuy nhiên, trình nghiên cứu so nhiều điều kiện hạn chế, luận văn tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Tác giả mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp thầy để luận văn đƣợc hồn thiện hơn, có giá trị lý luận thực tiển cao TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Tài Chính, Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (VSA) số 400 – Đánh giá rủi ro kiểm soát nội [2] COSO (2013), Internal Control– Integrated Framework, Control– Integrated Framework, htpp://www.coso.org [3] COSO (1992), Internal htpp://www.coso.org [4] Dƣơng Thị Thanh Hiền (2011), Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, Luận văn thạc sĩ kế toán, Đại học Đà Nẵng [5] Dƣơng Thị Thúy Liễu (2012), Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ kế tốn, Đại học Đà Nẵng [6] Liên đồn kế toán quốc tế, Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế (VSA) số 400 – Đánh giá rủi ro kiểm soát nội [7] Nguyễn Ngọc Hậu (2010), Hoàn thiện hệ thống KSNB công ty du lịch- thương mại Kiên Giang, Luận văn thạc sĩ kế toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh [8] Nguyễn Thị Bích Hiệp (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cho doanh nghiệp nhỏ vừa địa thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ kế tốn, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh [9] http://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/kiem-soat-noi-bo-huongtoi-quan-tri-rui-ro-trong-cac-doanh-nghiep-302530.html ... chức hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội khách sạn Dana Marina Chương 3: Phương hướng giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina. .. điểm hệ thống KSNB khách sạn 79 2.3.2 Những tồn hệ thống KSNB khách sạn 80 KẾT LUẬN CHƢƠNG 86 CHƢƠNG PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA. .. VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội