Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THỊ THANH THƢ HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng - 2019 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣờ ƣớng n o ọ : PGS TS TRẦN Đ NH KH I NGUY N Phản biện 1: PGS.TS Đường Nguyễn Hưng Phản biện 2: GS.TS Đặng Thị Loan Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 10 tháng năm 201 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Lý o ọn đề tà Trong năm qua, thành phố Đà Nẵng tập trung phát triển ngành du lịch ngày nỗ lực phát huy lợi triển khai đồng nhiều giải pháp để biến du lịch thành ngành kinh tế mũi nhọn Chính thế, ngành kinh doanh khách sạn có nhiều tiềm để tăng trưởng, có nhiều hội thuận lợi để bành trướng Một công cụ hữu hiệu nhằm bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy hệ thống thông tin, đảm bảo chế độ pháp lý hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội Khách sạn Dana Marina hoạt động ba năm lĩnh vực dịch vụ lưu trú gặp nhiều vấp ngã cố mong muốn cho nhà quản lý gây tổn thất cho chủ sở hữu Với lợi thân nhân viên kế tốn khách sạn, nhìn thấy lỗ hổng quy trình kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina ,còn có số điểm chưa chặt chẽ, riêng hai quy trình mua hàng tốn quy trình bán hàng thu tiền có khả tồn hành vi gian lận gây thất thoát nguồn lực tài sản chủ sở hữu Vì vậy, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội việc cần thiết để nâng cao hiệu kinh doanh sức cạnh tranh cho doanh nghiệp Vì lý trên, định chọn đề tài “Hồn t ện ệ t ống ểm sốt nộ tạ sạn D n M r n ” để góp phần đánh giá, bổ sung tăng cường tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội ngành công nghiệp khách sạn thời gian tới Mục tiêu nghiên cứu  Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội khách sạn Dana Marina  Đề xuất giải pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina Đố tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài sâu nghiên cứu đề cập vấn đề hệ thống kiểm soát nội khách sạn Dana Marina thông qua hai hoạt động tiêu biểu chu trình bán hàng- thu tiền chu trình mua hàng- tốn khoảng thời gian từ năm 2016 đến tháng năm 2019 Nhận dạng nhân tố làm ảnh hưởng đến hữu hiệu mơi trường kiểm sốt thủ tục kiểm sốt, riêng phần đánh giá rủi ro, thơng tin truyền thông, hoạt động giám sát đề cập cách sơ lược P ƣơng p áp ng ên ứu - Phương pháp thu thập liệu: + Dữ liệu thứ cấp: liệu thu thập qua báo cáo liên quan đến hệ thống kiểm soát nội khách sạn + Dữ liệu sơ cấp: liệu thu thập qua quan sát, trao đổi với ban lãnh đạo vấn đề liên quan đến công tác kiểm sốt - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sử dụng phương pháp phân tích để đánh giá hệ thống kiểm soát nội Bố cục luận văn Ngồi Lời nói đầu, Kết luận, nội dung Luận văn gồm 03 chương: Chương 1: Cở sở lý luận tổ chức hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội khách sạn Dana Marina Chương 3: Phương hướng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội khách sạn Dana Marina Tổng qu n vấn đề ng ên ứu - Luận văn Thạc sĩ Kế toán tác giả Dương Thị Thúy Liễu (2012) với đề tài “Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần Cao su Đà Nẵng” - Luận văn Thạc sĩ Kế toán tác giả Dương Thị Thanh Hiền (2011) với đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh” - Luận văn: “ Hoàn thiện hệ thống KSNB công ty du lịchthương mại Kiên Giang” – Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh- Nguyễn Ngọc Hậu ( năm 2010) - Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp nhỏ vừa địa thành phố Hồ Chí Minh” – Trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh- Nguyễn Thị Bích Hiệp (2012) Qua tham khảo tài liệu trên, thấy nghiên cứu đa phần vào doanh nghiệp thương mại, sản xuất nghiên cứu số lớn Nghiên cứu lĩnh vực du lịch chưa đề cập nhiều; dựa tảng COSO 1992 qui định COSO thay đổi Với khoảng trống đó, luận văn với đề tài “Hồn thiện hệ thống KSNB khách sạn Dana Marina” phần tìm hiểu cá nhân để bổ sung, hoàn thiện vấn đề CHƢƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 K n ệm ệ t ống ểm soát nộ Theo COSO (The Commitee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) định nghĩa: Kiểm soát nội trình chịu ảnh hưởng Hội đồng Quản trị, người quản lý nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp bảo đảm hợp lý nhằm đạt mục tiêu hoạt động, báo cáo tài tuân thủ” 1 Mụ t ệ t ống ểm sốt nộ Mỗi đơn vị có mục tiêu riêng để hướng đến chia mục tiêu thành ba nhóm sau: - Nhóm mục tiêu hoạt động - Nhóm mục tiêu báo cáo tài - Nhóm mục tiêu tuân thủ 1.2 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP Mơ trƣờng ểm sốt Mơi trường kiểm sốt tập hợp yếu tố tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ, gồm chuẩn mực, quy trình cấu trúc thiết lập sở cho vận hành kiểm soát nội tổ chức 2 Đán g rủ ro Đánh giá rủi ro việc xác định phân tích rủi ro liên quan đến việc đạt mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài đáng tin cậy tuân thủ quy định Hoạt động ểm soát Hoạt động kiểm soát hành động thiết lập từ sách thủ tục cách thích hợp nhằm đối phó rủi ro đảm bảo đạt mục tiêu, nhiệm vụ đơn vị T ông t n truyền t ông Thông tin thu thập truyền đạt đến phận, cá nhân doanh nghiệp hình thức thời gian thích hợp, đảm bảo cá nhân tổ chức thực nhiệm vụ cách xác Truyền thơng cung cấp thông tin bên bên ngồi đơn vị Sự trao đổi thơng tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn theo nhiều hướng: từ cấp xuống cấp dưới, từ cấp phản hồi lên cấp trao đổi phận tổ chức, tổ chức với bên 1.2.5 Giám sát Giám sát phận cuối hệ thống KSNB, khâu đánh giá chất lượng việc thực kiểm soát nội 1.3 NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Tiếp cận đán g ệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Đầu tiên việc tiếp cận đánh giá hệ thống kiểm soát nội có doanh nghiệp Xá địn mụ t o n ng ệp Sau tiếp cận đánh giá hệ thống KSNB doanh nghiệp việc xác định mục tiêu doanh nghiệp Để thiết lập hệ thống KSNB hiệu quả, trước tiên cần phải hiểu mục tiêu doanh nghiệp 3 Xá địn đán g rủ ro ủ o n ng ệp Sau xác định mục tiêu doanh nghiệp bước đánh giá rủi ro Việc xác định đánh giá rủi ro dựa sở mục tiêu thiết lập cho toàn doanh nghiệp cho phận, chức nghiệp vụ doanh nghiệp T ết lập m trận ểm soát Ma trận kiểm sốt hệ thống kiểm sốt nội thiết lập theo chiều dọc, chiều ngang Ma trận kiểm soát - hệ thống KSNB theo chiều dọc hiểu kiểm soát theo phận cá nhân Ma trận kiểm soát - hệ thống KSNB theo chiều ngang kiểm sốt quy trình với loại nghiệp vụ Quy ế ó ế ểm soát Các chế kiểm soát doanh nghiệp thiết lập dựa nguyên tắc cụ thể như: phê duyệt, sử dụng mục tiêu, bất kiêm nhiệm, bảo vệ tài sản, đối chiếu, báo cáo bất thường, kiểm tra theo dõi định dạng trước KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương 1, tác giả trình bày điểm lý thuyết KSNB để làm sở cho đánh giá HTKSNB doanh nghiệp từ đề giải pháp nhằm hồn thiện Mỗi doanh nghiệp xây dựng HTKSNB khác tùy theo quy mô đặc điểm doanh nghiệp Tuy nhiên, tất hệ thống hiệu tổ chức theo báo cáo COSO Theo COSO (1992, 2013) hệ thống kiểm sốt nội bao gồm phận có mối quan hệ chặc chẽ với Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin truyền thơng, Giám sát CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN DANA MARINA 2.1.1 Quá trìn ìn t àn p át tr ển sạn D n Marina Khách sạn Dana Marina thành lập đưa vào hoạt động từ tháng 03 năm 2016 đến quản lý Công ty TNHH MTV Đại Đức Khang Khách sạn Dana Marina đầu tư 45 tỷ đồng với quy mơ 67 phòng ngủ đạt chuẩn mang phong cách châu Âu, tạo nét độc đáo, phá cách đại tiện nghi Hiện tại, lượng khách quay lại tiếp tục sử dụng dịch vụ chiếm khoảng 30% lượng khách lưu trú hàng năm Trên trang bán phòng trực tuyến Agoda, Booking.com, Chu Du 24 … khách sạn Dana Marina có đánh giá, phản hồi tốt, nằm tầm điểm trở lên (thang điểm 10) 2 Vị trí quy mơ sạn D n M r n Khách sạn Dana Marina có vị trí lý tưởng đẹp Đà Nẵng, thuận lợi cho việc di chuyển đến điểm tham quan du lịch cách nhanh chóng Và 67 phòng đưa vào kinh doanh với kiểu loại phòng Tất phòng trang bị sở vật chất, thiết bị đại, không gian thân thiện trí trang nhã ấm áp Mụ t ủ sạn Dana Marina Mục tiêu chung khách sạn Dana Marina đáp ứng nhu cầu lưu trú cho đối tượng khách có mức thu nhập nội địa khách quốc tế đến thành phố Đà Nẵng Tạo định nghĩa chất lượng dịch vụ khách sạn Đà Nẵng cách đem lại dịch vụ tốt cho khách hàng Đặ đ ểm n o n ủ sạn D n M r n a Lĩnh vực kinh doanh khách sạn Dana Marina Kinh doanh khách sạn hoạt động đòi hỏi vốn đầu tư lớn, chi phí cho bảo dưỡng cao, sử dụng nhiều lao động Chính đặc thù mà chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng nước ngày nâng cao đa dạng hóa hình thức Tính đến thời điểm này, hệ thống sản phẩm khách sạn kể đến là: dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ cho thuê phòng hội nghị dịch vụ bổ sung khác b, Đặc điểm đội ngũ lao động khách sạn Đội ngũ lao động nhân tố định đến chất lượng dịch vụ, yếu tố then chốt để giữ thu hút khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu kinh doanh khách sạn c, Đặc điểm sản phẩm dịch vụ khách sạn Sản phẩm dịch vụ mang tính chất vơ hình, trình “ sản xuất” tạo giá trị sản phẩm “ tiêu dùng” xãy lúc chất lượng sản phẩm đánh giá qua cảm nhận trãi nghiệm dịch vụ mà khách sạn mang lại cho khách hàng 2.1.5 Tổ ứ máy quản lý ủ sạn D n M r n a Mơ hình tổ chức máy quản lý khách sạn Dana Bộ máy quản lý khách sạn Dana Marina xây dựng theo cấu trực tuyến Các phận khách sạn chịu quản lý Giám đốc điều hành (GM) phận có mối quan hệ hỗ trợ lẫn khơng có quyền định hay can thiệp vào phận khác b Trách nhiệm phận khách sạn Dana Marina Mơ hình quản lý khách sạn Dana Marina phân thành khối chia thành 10 phòng ban, thực chun mơn cơng việc khác có quan hệ chặt chẽ hỗ trợ lẫn 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 2.2.1 T ự trạng mơ trƣờng ểm sốt nộ tạ sạn D n M r n a Cơ cấu tổ chức phân chia trách nhiệm Khách sạn Đà Nẵng Dana Marina đơn vị có quy mơ trung bình, cấu nhân hạn chế Theo quyền hạn, trách nhiệm chức phân chia đơn giản đảm bảo thực tất cơng việc phát sinh b Chính sách nhân cơng ty  Chính sách tuyển dụng  Chính sách đào tạo nhân viên  Chế độ làm việc c Chính sách khen thưởng kỷ luật cơng ty  Chính sách khen thưởng  Chính sách kỷ luật 10 GM yêu cầu phải thực thi thủ tục kiểm sốt thơng qua hạng mục chi tiết là: Về hạng mục áp dụng biện pháp đảm bảo toán ;Về hạng mục kiểm soát cân đối số lượng phòng số lượng đêm  Kiểm sốt hoạt động lập phiếu toán thu tiền Đây thủ tục kiểm soát quan trọng để bảo đảm khơng doanh thu phòng mà bảo đảm cho khoản thu khác phát sinh khách sử dụng dịch vụ khách sạn Bảng kê dịch vụ (Pro-Forma Invoice) in từ phần mềm Smile thể tổng số tiền khách phải toán, bao gồm dịch vụ phòng ngủ dịch vụ bổ sung khác Đây khoản mục dễ dẫn đến sai phạm không áp dụng thủ tục kiểm soát hữu hiệu Để đảm bảo hiệu kiểm soát hoạt động thu tiền yêu cầu phải thực thi thủ tục kiểm sốt thơng qua hạng mục chi tiết: Về hạng mục kiểm sốt khách nhận phòng; Kiểm sốt trường hợp khách đặt phòng khơng tới; Về hạng mục kiểm soát hoạt động thu tiền từ dịch vụ bổ sung ngồi dịch vụ phòng khách sạn; Về kiểm sốt doanh thu phòng phải thu khác; Về kiểm soát tiền gởi ngân hàng  Kiểm sốt hoạt động theo dõi cơng nợ khoản phải thu: Khi khách đến sử dụng dịch vụ khách sạn xảy trường hợp: Khách tốn tiền mặt thẻ tín dụng, khách hàng nợ chưa toán khách hàng cấn trừ vào tiền cọc Thực tế khách sạn cho nợ có hợp đồng lưu trú (đã phê chuẩn Giám đốc) chuyển khoản lên phòng kế tốn cho kế tốn trưởng theo dõi Kế tốn trưởng phòng kinh doanh người chịu trách nhiệm xử lý khoản phải thu khách hàng Mục đích thủ tục kiểm soát nhằm bảo đảm khoản phải thu thu đúng, đủ, đảm bảo thời hạn khoản nợ nói 11 Thủ tục kiểm soát khoản phải thu tập trung vào hai vấn đề lớn, là: Kiểm sốt sách tín dụng theo dõi cơng nợ b Hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng toán khách sạn Dana Marina T ủ tụ ểm sốt u trìn mu àng – toán  Yêu cầu mua hàng Khâu đề xuất mua hàng điểm bắt đầu chu trình mua hàng toán Nhu cầu mua hàng xác định phận xảy trường hợp sau: - Đối với hàng hóa, nguyên vật liệu có giá trị nhỏ - Đối hàng hóa, nguyên vật liệu có giá trị lớn  Phê duyệt mua hàng Trong khâu này, kế toán thu mua cẩn trọng kiểm tra số lượng tồn kho chương trình phần mềm Misa có trùng khớp với số liệu ghi giấy đề xuất mua hàng hay khơng từ tiến hành đặt đơn hàng với số lượng phù hợp Ở trường hợp giá trị hàng lớn, số lượng nhiều, giám đốc yêu cầu nhân viên thu mua phải lập báo cáo hàng tồn kho thời điểm để làm sở cho việc xét duyệt mua hàng  Lựa chọn nhà cung cấp đặt hàng Sau nhận giấy đề nghị, nhân viên thu mua vào loại hàng hóa để lựa chọn nhà cung cấp Thường nhân viên thu mua ưu tiên lựa chọn có nhà cung cấp truyền thống có mối quan hệ sẳn Khi lựa chọn nhà cung cấp ,bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp Hai bên tiến hành ký kết văn hợp đồng thỏa thuận miệng dựa đơn hàng theo số lượng, chất lượng, giả thời gian giao hàng  Nhận hàng kiểm tra hàng hóa Cơng tác giao nhận hàng diễn kho khách sạn, nhân viên giao hàng, kế toán thu mua trưởng phận có 12 trách nhiệm giám sát kiểm nghiệm trực tiếp hàng hóa giao nhận Sau đó, bên kí nhận biên giao nhận hàng chịu trách nhiệm số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa nhập kho  Thanh toán cho nhà cung cấp Sau đối chiếu khớp số liệu đơn đặt hàng, biên nhận hàng phiếu giao hàng , kế toán tiến hành cập nhật lên phần mềm Misa Căn vào hợp đồng kinh tế, biên nhận hàng, kèm theo hóa đơn chứng từ hợp lệ, kế toán toán tiến hành làm thủ tục toán 2 T ự trạng ông tá t ông t n truyền t ông tạ sạn D n M r n a Trao đổi thông tin bên khách sạn Thông tin hỗ trợ quản lý thông tin trợ giúp nhà quản lý việc định quản lý Các thông tin trao đổi dạng biểu mẫu định sẵn, không theo mẫu định sẵn trình bày theo yêu cầu nhà quản lý Thông tin hỗ trợ hoạt động hay gọi thơng tin tác nghiệp Các thông tin liệu giúp cho hoạt động kinh doanh thực hiện, xử lý giao dịch cách hiệu quả, điều khiển tiến trình hoạt động, hỗ trợ giao tiếp, cộng tác toàn khách sạn cập nhập liệu tình hình hoạt động khách sạn b Truyền thơng bên ngồi Tại khách sạn Dana Marina thơng tin truyền thơng bên ngồi thực qua nhiều hình thức website, quảng cáo sân bay công ty lữ hành, hợp tác quảng bá trang web Sở văn hóa thể thao du lịch, quảng cáo quầy lễ tân kênh đặt phòng trực tuyến Các thơng tin bên cung cấp cho quan quản lý, đơn vị lữ hành, công ty du lịch, khách hàng chí 13 khách sạn bao gồm thơng tin giá phòng, thơng tin khách sạn thông tin tuyển dụng 2 T ự trạng ông tá g ám sát tạ sạn D n Marina a Hệ thống giám sát thường xuyên khách sạn Dana Marina Giám sát thường xuyên khách sạn thực thông qua hệ thống camera giám sát tiếp nhận ý kiến từ khách hàng Với quy mơ trung bình, khách sạn Dana Marina không tồn phận độc lập thực kiểm tra, giám sát báo cáo sai phạm riêng mà công việc thực đan xen nhiệm vụ phận, nhân viên b Đánh giá lẫn phòng ban khách sạn Dana Marina Tại khách sạn chưa tồn hệ thống đánh giá thực sự, việc đánh giá phòng ban dừng lại nhắc nhở lẫn hoàn thiện công việc ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN ĐÀ NẴNG DANA MARINA N ững ƣu đ ểm ủ ệ t ống KSNB tạ sạn Ban lãnh đạo có quan điểm rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng thủ tục kiểm soát khách sạn Coi trọng trung thực minh bạch quản lý khách sạn đặt lợi ích khách sạn lên hết thơng qua thực thi trực đạo đức công việc Với quy mô doanh nghiệp vừa nhỏ ban lãnh đạo quan tâm đầu tư hệ thống hệ thống quản lý Smile giúp việc quản lý theo dõi kiểm soát tất hoạt động khách sạn đặt phòng, theo dõi tình hình tài chính, quản lý nghiệp vụ phận…thuận tiện khoa học, hạn chế sai sót gian lận, giúp việc 14 kiểm sốt tốt 2.3.2 N ững tồn tạ ủ ệ t ống KSNB tạ sạn a Mơi trường kiểm sốt  Cơ cấu tổ chức - Dù máy quản lý tổ chức rành mạch, rõ ràng không tránh lỗ hổng số vị trí thiếu nhân - Xãy tình trạng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm phân chia cơng việc Cơ cấu nhân nhiều hạn chế số phận, đặc biệt phận kế tốn buồng phòng - Hiện nay, khách sạn khơng có bảng mơ tả cơng việc cho phận  Chính sách nhân - Khách sạn chưa có sách lương thưởng rõ ràng, mà tất dựa cảm tính GM - Khách sạn khơng có thang đo cho việc hồn thành kế hoạch hay khơng hồn thành kế hoạch  Năng lực trình độ tự kiểm sốt nhân viên Năng lực trình độ tự kiểm sốt nhân viên dần quán triệt, quy định chưa cụ thể rõ ràng nhân viên lợi dụng kẽ hở để thực hành vi gian lận, biển thủ chiếm dụng tài sản gây tổn thất cho khách sạn b Hoạt động kiểm soát nội chu trình điển hình  Chu trình thu tiền bán hàng - Việc quản lý sách giá q lỏng lẻo, nhân viên lễ tân, kinh doanh lợi dụng sơ hở để bán giá phòng cao giá cập nhật hệ thống - Khâu xét duyệt bán chịu hạn chế việc xét duyệt phê chuẩn hạn mức tín dụng nên xãy tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn kéo dài không thu tiền 15 - Doanh thu nhà hàng, phận kế tốn kiếm soát dẫn đến xãy nhiều lỗ hổng mát hàng hóa, phát sinh dịch vụ khơng cập nhật lên hệ thống nhập sai mã toán - Trường hợp khách đặt phòng khơng tới dẫn đến trường hợp khoản doanh thu phòng, dòng tiền thu “chảy” túi cá nhân - Các khoản công nợ kiểm soát nhân viên kinh doanh kế toán trưởng hai phận không thường xuyên đối chiếu lẫn nhau, nên xãy trường hợp khoản phải thu nợ bị bỏ sót khách để nợ hạn  Chu trình mua hàng tốn - Các biện pháp KSNB chu trình mua hàng dừng lại khâu kiểm tra số lượng, chất lượng hàng trước nhận hàng toán - Trong khâu tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, nhân viên thu mua dựa cở sở mối quan hệ có sẳn với nhà cung cấp trước tiến hành đặt đơn hàng, chưa trọng cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp cho khách sạn - Công tác giao nhận hàng nhà cung cấp tượng giao hàng chậm trễ , thiếu số lượng cho khách sạn - Nhân viên thu mua thực công tác mua hàng thời gian dài nên dễ xãy trường hợp thông đồng với nhà cung cấp thực gian lận, có điều kiện để che giấu sai sót - Về cơng tác tốn cơng nợ cho nhà cung cấp, có số trường hợp phải ứng trước cho nhà cung cấp 50% giá trị hợp đồng nên dễ xãy trường hợp toán bị trùng lặp c Công tác thông tin truyền thông - Việc trao đổi thông tin bên khách sạn, thông tin hỗ trợ quản lý hỗ trợ hoạt động khơng có quy định rõ ràng 16 thời gian nội dung trao đổi, không phổ biến rộng rãi đến toàn nhân viên - Sự tương tác với mơi trường bên ngồi khách sạn hạn chế, phụ thuộc hồn tồn vào quan hệ giao tiếp nhân viên kinh doanh kế tốn trưởng - Tất thơng tin tài cung cấp phận kế tốn mà khơng có kiểm sốt, độ tin cậy số liệu khơng có đảm bảo, chất lượng báo cáo khơng cao - Khách sạn tốn chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm Smile mua quyền phần mềm d Công tác giám sát Việc giám sát thường xuyên dừng lại trách nhiệm chun mơn phận, khơng có quy định làm cho việc giám sát, tất đảm bảo cho khách sạn hoạt động ổn định mà bỏ qua nguyên tắc giám sát định kỳ Hệ thống giám sát thường xuyên chủ yếu thể thông qua trưởng phận KẾT LUẬN CHƢƠNG Trên sở lý thuyết chương 1, chương mô tả thực trạng HTKSNB khách sạn Dana Marina Điểm sáng chương tác giả mơ tả hai chu trình chủ yếu khách sạn bán hàng - thu tiền mua hàng - toán lưu đồ sở tác giả nhận thấy điểm mạnh điểm yếu chu trình nêu số sai phạm xãy chu trình 17 CHƢƠNG PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARIA MỘT SỐ PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO C NG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 1 P ƣơng ƣớng ồn t ện mơ trƣờng ểm sốt nộ tạ sạn D n M r n  Xây dựng cấu tổ chức Cần xây dựng cấu tổ chức với phận có chức quyền hạn cụ thể, cần có văn quy định chức phận xây dựng mối quan hệ phận để tránh tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ  Thiết lập sách nhân Khách sạn cần thiết lập hệ thống văn quy định kênh tuyển dụng nhân sự, chế độ đãi ngộ mức lương thưởng cạnh tranh, có sách đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, coi trọng đóng góp nhân viên từ có chế đánh giá nhân năm, có sách đãi ngộ phù hợp  Nâng cao nhận thức nhà quản lý tầm quan trọng HTKSNB Nhà quản lý nên trọng xây dựng hệ thống kiểm sốt nội hồn chỉnh riêng biệt kiểm tra giám sát hoạt động tất khâu trình quản lý  Nâng cao lực, trình độ tự kiểm sốt nhân viên Việc khuyến khích nhân viên phát rủi ro tự giác rà sốt lại hoạt động thân, giúp cho nhân viên nâng cao trách nhiệm thân cơng việc, đồng thời qua dần hồn thiện phát triển hệ thống kiểm sốt nội khách sạn 18 P ƣơng ƣớng ồn t ện quy trìn bán hàng – t u t ền tạ sạn D n M r n Hồn thiện khâu đặt phòng Để hồn thiện khâu duyệt giá cần xây dựng sách giá bán, ưu đãi thật cụ thể giảm tối đa trường hợp phát sinh gian lận Hoàn thiện khâu theo dõi công nợ khoản phải thu Để quản lý nợ phải thu khách hàng hiệu quả, nhà quản lý cần quy định chặt chẽ đối tượng mua hàng, định mức bán hàng, hạn mức nợ, thời gian nợ cách cụ thể 3 P ƣơng ƣớng ồn t ện quy trìn mu àng – toán tạ sạn D n Marina Cần xác định rõ nhu cầu mua hàng khách sạn cách thường xuyên, đầy đủ nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường hoạt động kinh doanh khách sạn, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn Chủ động công tác tìm kiếm lựa chọn thêm nhà cung cấp phù hợp với hoạt động kinh doanh nhu cầu mua khách sạn, đồng thời tạo thêm nhiều hội thị trường MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN C NG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA Hoàn t ện mơ trƣờng ểm sốt  Nâng cao nhận thức nhà quản lý Khách sạn cần đưa trưởng phận chủ chốt tập huấn khóa kiểm soát nội nhằm đáp ứng cho nhu cầu khách sạn sau Chủ sở hữu nên th chun gia tư vấn có trình độ chun mơn lĩnh vực kiểm sốt nội để trợ giúp cho GM việc đưa quy tắc, chế tài xử lý 19  Nâng cao lực trình độ tự kiểm sốt nhân viên Định kỳ tổ chức giao lưu học hỏi để cá nhân nhận thức trách nhiệm thân cơng việc Tổ chức khóa đào tạo mà chuyên gia tư vấn trưởng phận khách sạn, người trực tiếp chia sẻ kinh nghiệm kĩ cơng việc  Chính sách nhân Để hồn thiện sách khen thưởng cho nhân viên khách sạn nên áp dụng biện pháp sau:  Trước tiên, nhà quản lý phải xây dựng quỹ khen thưởng cho toàn nhân viên khách sạn, cho phận  Khen thưởng đột xuất cá nhân, tập thể có sáng kiến, ý tưởng độc đáo sáng tạo phục vụ  Vào mùa cao điểm đông khách, người lao động buộc phải làm việc với cường độ cao tăng ca thường xuyên, khách sạn phải trả lương cao gấp hai gấp ba số làm việc thêm tăng ca  Những lao động đạt hiệu cao khách sạn nên khen thưởng lúc tiền thưởng tăng lương  Bên cạnh đó, nhà quản lý nên đưa quy định kỷ luật nghiêm minh, thắt chặt kĩ cương, đe cá nhân vi phạm Khách sạn nên xây dựng sách đề bạt với hội thăng tiến công cho tất nhân viên Đặc biệt, khách sạn phải thiết lập hệ thống văn quy định sách tuyển dụng nhân đưa tiêu chí rõ ràng để làm sở chọn nhân Xây dựng sách đào tạo phát triển nhân phù hợp với mục tiêu khách sạn  Cơ cấu tổ chức Nhà quản lý cần phải xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết 20 cho nhiệm vụ Để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm đồng thời đảm bảo cơng việc trơi chảy hồn thành thật tốt đòi hỏi vị trí phải phối hợp nhịp nhàng xác 2 T ết lập p ận ểm soát nộ Khách sạn cần xây dựng phận chuyên trách thực kiểm tra, giám sát thường xuyên định kỳ để kịp thời ngăn chặn, phát sửa chữa sai phạm, phòng ngừa rủi ro mặt hoạt động kinh doanh tài 3 Đồng ó ệ t ống p ần mềm quản lý Nhà quản lý nên trọng công tác thay phần mềm kế toán Misa sang sử dụng phần mềm kế toán Smile để hệ thống thơng tin kế tốn đạt hiệu tốt 3.2.4 G ả p áp oàn t ện oạt động ểm sốt chu trình khâu bán hàng – t u t ền a Hồn thiện kiểm sốt khâu đặt phòng Chính sách giá bán nên xây dựng chi tiết, quy định cụ thể tất trường hợp khai báo website sở tài http://www.taichinh.danang.gov.vn công khai giá quầy lễ tân Về kiểm sốt trường hợp khách đặt phòng khơng tới ( no-show) Nếu xác nhận xác khách hủy phòng nhân viên lễ tân nhanh chóng hủy đơn đặt phòng cập nhật lên hệ thống Smile mở phòng để đón lượt khách mới, đồng thời thơng báo cho phận liên quan GM b Hồn thiện kiểm sốt khâu xét duyệt khả tốn Phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm hồn tồn việc đánh giá khả tốn khách hàng thói quen tốn đối tượng để định bán trả chậm hay không Đồng thời cần phối hợp với phận kế toán để thiết lập sách tín dụng rõ ràng hợp lý cho đối tượng khách hàng 21 c Hồn t ện ểm sốt âu t eo õ ông nợ oản p ả t u Với đối tượng khách hàng khách lẻ, khách đoàn, đơn vị lữ hành có trụ sở đặt xa khu vực khách sạn đơn vị giao dịch lần đầu cần đảm bảo hồn tất tốn tiền phòng trước khách check-out Các cơng ty lữ hành có u cầu cơng nợ hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trú cần thể rõ hình thức tốn, thời hạn tốn đảm bảo ràng buộc tính pháp lý Định kỳ tháng phận kế toán với phận kinh doanh thực công tác đối chiếu công nợ để kịp thời phát sai sót Nhà quản lý phải thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm người thực đối chiếu công nợ với khách hàng kế tốn cơng nợ để hạn chế rủi ro d Hồn thiện kiểm soát thu tiền từ khoản thu khác - Đối với doanh thu nhà hàng: Cần tăng cường thủ tục kiểm soát khâu yêu cầu từ khách hàng phận nhà hàng quầy bar lắp đặt thêm hệ thống máy ghi âm điện thoại bàn hiển thị số phòng Nhân viên kế tốn thường xuyên kiểm tra đột xuất hàng hóa kho nhà hàng quầy bar - Đối với doanh thu xe vận chuyển: Bộ phận kế toán phải thường xuyên cập nhật theo dõi hành trình xe hệ thống định vị GPS, kết hợp với nhân viên lễ tân để kiểm tra có phát sinh dịch vụ khách sạn hay không, tránh trường hợp lái xe chạy khách ngồi khơng đem doanh thu khách sạn 3.2.5 G ả p áp oàn t ện oạt động ểm sốt chu trình mua hàng – tốn a Nghiệp vụ mua hàng  Hồn thiện cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp 22 Khách sạn nên tìm kiếm nhà cung cấp để thêm nhà cung cấp có uy tín tạo cạnh tranh giữ nhà cung cấp tạo thuận lợi cho khách sạn giá cả, chất lượng điều kiện giao nhận hàng hóa Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm, chức đặt hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp e Hoàn thiện công tác giao nhận hàng Khi khách sạn nhận hàng nhân viên thu mua phải kiểm tra xác thơng tin số lượng hàng hóa, chất lượng, tên hàng, mã hàng, nhà cung cấp… so với hợp đồng mua hàng Định kỳ đột xuất, nhân viên thu mua tiến hành kiểm kê hàng tồn kho phận để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa, đồng thời xác nhận xác số lượng chất lượng thời điểm kiểm kê b Nghiệp vụ toán  Để kiếm soát tốt khâu toán, khách sạn nên hạn chế toán tiền mặt mà toán qua ngân hàng  Hằng ngày, kế tốn thu mua cần theo dõi hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu nhận hàng nhà cung cấp lập báo cáo định kỳ tình trạng cơng nợ phải trả để đối chiếu với người bán  Cần yêu cầu kế toán toán thận trọng việc ghi chép số liệu chứng từ toán vào sổ sách kế toán, phản ảnh kịp thời số tiền tài khoản 3.2.6 G ả p áp ồn t ện t ơng t n truyền t ông Cần trọng xây dựng kênh truyền thống theo điểm sau: - Kênh truyền thông từ cấp xuống cấp dưới: + Các thông tin từ cấp nên cụ thể hóa thành văn quy định, kế hoạch, yêu cầu phân công trách nhiệm… chuyển đến phận, cá nhân có liên quan 23 +Tổ chức họp định kỳ tuần trưởng phận để điểm lại kiện xãy tuần, nêu vướn mắc từ kiện đánh giá công việc phận… - Kênh truyền thông từ cấp lên cấp trên: nhà quản lý tạo điều kiện để nhân viên phản ánh báo cáo có vấn đề phát sinh trình thực nhiệm vụ - Kênh truyền thông phận: Nhà quản trị cần thường xuyên kiểm soát giám sát phối hợp phận việc thực cơng việc để có biện pháp điều chỉnh kịp thời Khách sạn cần xây dựng sách quảng bá hình ảnh khách sạn đến gần nhiều đối tượng khách hàng 3.2.7 G ả p áp oàn t ện oạt động g ám sát  Đối với hoạt động giám sát thường xuyên  Khách sạn phải quan tâm đến việc tiếp nhận ý kiến phản hồi góp ý khách hàng, nhà cung cấp… điều chỉnh lúc giữ uy tín  Khách sạn cần có quy định cấp quản lý trung gian trưởng phận, nhân viên giám sát có trách nhiệm báo cáo cho kế toán trưởng GM trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận  Nhân viên kiểm sốt kiểm tra đột xuất phận để đánh giá kiểm soát vấn đề rủi ro, gian lận, vi phạm quy trình làm việc nội quy khách sạn  Thường xuyên giám sát bước thực chu trình để đảm bảo thủ tục kiểm sốt có thực nghiêm túc nhằm hạn chế sai phạm xảy  Đối với hoạt động giám sát định kỳ Khách sạn nên xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ khoản mục theo tháng quý đưa báo cáo cụ thể ,căn 24 vào đánh giá hiệu hoạt động kinh doanh đồng thời giảm thiểu cố không mong muốn Nhân viên kiểm soát nội khách sạn định kỳ tiến hành xem xét hoạt động kiểm sốt nhằm đánh giá tính phù hợp hoạt động kiểm soát hành xây dựng hoạt động thay cần thiết KẾT LUẬN CHƢƠNG Trên sở phân tích đánh giá ưu nhược điểm KSNB khách sạn Dana Marina trình bày chương 2, tác giả đưa số giải pháp để khắc phục tồn tại, yếu hồn thiện HTKSNB nhằm nâng cao tính hiệu HTKSNB Có thể điểm yếu chưa ảnh hưởng nghiêm trọng tới khách sạn, việc khắc phục để hồn thiện hệ thống cần thiết để giảm thiểu thiệt hại tương lai Các giải pháp tác giả đưa hướng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận sai sót KẾT LUẬN Luận văn với đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina” mang đến nhìn tầm quan trọng hệ thống kiểm sốt nội đơn vị kinh doanh lĩnh vực khách sạn Luận văn sâu vào chu trình, nghiệp vụ phát sinh kinh doanh lưu trú, đưa sai phạm xảy giúp đơn vị lường trước rủi ro hoàn thiện máy quản lý cho hữu hiệu Với nổ lực tồn cán cơng nhân viên, khách sạn Dana Marina đạt nhiều thành công năm qua, nhiên cơng tác kiểm sốt nội cơng ty hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu hoạt động, quảng bá hình ảnh đến khu vực nước ... CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN DANA MARINA 2.1.1 Quá trìn ìn t àn p át tr ển sạn D n Marina Khách sạn Dana Marina thành... HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARIA MỘT SỐ PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO C NG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 1 P ƣơng ƣớng ồn... ban khách sạn Dana Marina Tại khách sạn chưa tồn hệ thống đánh giá thực sự, việc đánh giá phòng ban dừng lại nhắc nhở lẫn hoàn thiện công việc ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH