21 cách tăng năng suất làm việc

Năng suất làm việc là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, đây chính là thời điểm phù hợp nhất để bạn tìm hiểu về vấn đề cải thiện năng suất cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn là một nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp đón đầu, dự báo những thăng trầm trong kinh doanh tốt hơn các doanh nghiệp khác. Dù bạn là ai, năng suất làm việc là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm nếu muốn đạt được những mục tiêu dài hạn trong công việc và cuộc sống.

21 cách tăng suất làm việc: Hoàn thành gấp đôi công việc với nửa thời gian Năng suất làm việc lợi cạnh tranh cốt lõi môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, thời điểm phù hợp để bạn tìm hiểu vấn đề cải thiện suất cho doanh nghiệp bạn - Nếu bạn nhân viên, tăng suất làm việc yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến nghiệp Nếu bạn nhà lãnh đạo, tăng suất doanh nghiệp giúp cải thiện kết kinh doanh giúp doanh nghiệp đón đầu, dự báo thăng trầm kinh doanh tốt doanh nghiệp khác Dù bạn ai, suất làm việc vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm muốn đạt mục tiêu dài hạn công việc sống Trong viết đây, gợi ý giúp bạn 21 cách đơn giản giúp cải thiện suất làm việc cách hiệu quả, không cho thân mà doanh nghiệp bạn Bước 1: Tăng suất làm việc cho thân Bắt đầu với thân Nếu bạn muốn tăng hiệu suất doanh nghiệp, trước tiên bắt đầu với ngày làm việc thân bạn Nỗ lực khiến thân làm việc hiệu khơng góp phần thúc đẩy suất cơng ty, mà giúp bạn phương pháp phù hợp để bạn áp dụng cho nhân viên Đặt deadline nói với người thời hạn Với nhiệm vụ dự án mở khơng có thời hạn kết thúc rõ ràng, tự đặt deadline để có động lực làm việc chăm Khi thông báo với người khác deadline tự đặt ra, bạn có trách nhiệm việc hoàn thành deadline Làm việc khoảng 90 phút Con người khác với máy móc: Máy móc hoạt động theo tuyến tính, cịn người hoạt động theo chu kỳ Để có ngày làm việc hiệu vận hành theo chất tự nhiên người, bạn cần để tâm đến chu kỳ Ultradian Các nghiên cứu rằng: Bộ não người tập trung vào cơng việc khoảng 90 - 120 phút Sau 90 phút, suất làm việc bắt đầu giảm xuống, cần quãng giải lao khoảng 20 phút để phục hồi lượng đảm bảo hiệu suất cao phiên làm việc Để tối ưu hoá suất, chia ngày làm việc bạn thành - phiên 90 phút, phiên hồn thành số nhiệm vụ định Để có ngày làm việc hiệu quả, làm việc theo chu kì Ultradian Nghỉ ngơi thường xuyên Các nghiên cứu cho thấy rằng: nghỉ ngơi quãng thời gian ngắn giúp trì tập trung tốt ngăn cản suy giảm hiệu làm việc Hãy tạm ngưng tập trung vào nhiệm vụ vòng - phút, khoảng - lần giờ, giúp bạn tập trung tốt ngày dài làm việc Bên cạnh đó, tập thể dục lần ngày, dù vài chống đẩy hay tập thể dục chỗ, chúng giúp suất làm việc tốt 5 Tuân theo quy tắc phút Nếu công việc nhiệm vụ phút để hồn thành, làm Bạn thời gian cho hơn, so với việc quay lại hồn thành sau Đây quy tắc đơn giản từ sách "Getting Things Done" David Ailen Hầu hết cơng việc mà bạn trì hỗn khơng khó để làm, bạn có đủ khả để thực chúng, bạn né tránh bắt đầu thực vài lý Quy tắc phút giúp bạn vượt qua trì hỗn, lười biếng, với ngun tắc: • Nếu cơng việc tốn bạn chưa đến phút, làm ngay: Có nhiều việc chưa tới phút để làm thói quen trì hỗn nên cơng việc bạn dần chồng chất Hãy tập thói quen làm việc nhỏ lập tức, tốn bạn khơng đến phút • Để tạo thói quen mới, bắt đầu làm việc phút Bạn khơng thể hồn thành việc vịng phút, để bắt đầu - cần phút Tranh thủ khoảng thời gian trống lúc chờ đợi Trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, brainstorming, đọc lại tài liệu trước họp cơng việc tranh thủ bạn tận dụng thời gian chờ đợi, ví dụ bạn ngồi taxi di chuyển tới chỗ làm, đợi phịng chờ bác sĩ Hồn thành tốt hồn hảo Tất cơng việc bạn làm nên hoàn thành nhanh tốt, sau tiếp nhận feedback để chỉnh sửa, lãng phí thời gian cố gắng khiến hồn hảo Bạn thấy bạn hồn thành dự án nhanh nhiều bạn thực chúng bốn năm "bản nháp" thay cố gắng hồn thành dự án từ lần Bước 2: Tăng suất làm việc nhân viên Áp dụng phương pháp tăng suất mà bạn sử dụng cho thân Khi bạn áp dụng thành công phương pháp tăng suất cho thân, bạn chọn phương pháp phù hợp với áp dụng cho máy nhân • Có nghỉ ngắn ngày làm việc: bạn tạo hoạt động chúc mừng sinh nhật, tổ chức hoạt động nhóm hàng tuần, ăn trưa hàng tuần… • Ra quy định làm việc với email Nếu nhân viên muốn có phản hồi lập tức, họ nên gọi cho đến văn phòng Mong đợi email đọc dẫn đến thói quen kiểm tra email liên tục, làm lãng phí thời gian • Đặt deadline Dù dự án dài hạn hay dự án mở (không thời hạn), nhân viên bạn có nhiều động lực làm việc bạn đặt mục tiêu deadline rõ ràng để họ đạt trình thực • Cấp cho nhân viên quyền sử dụng phịng gym: Có phịng gym văn phịng cho nhân viên thẻ thành viên phòng gym gần đó, tăng suất làm việc họ 9 Cho phép nhân viên làm việc từ xa giấc linh hoạt Việc hồn thành cơng việc đâu vào lúc nào, không quan trọng việc hồn thành cơng việc Một nghiên cứu Gallup rằng: nhân viên phép làm việc từ xa gắn kết với công ty làm việc thời lượng lâu Hãy cho phép nhân viên bạn làm việc linh hoạt thời điểm nơi họ cảm thấy làm việc tốt Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa phù hợp cơng ty bạn có quy trình rõ ràng, nhân viên biết rõ nhiệm vụ mục tiêu cần đạt Đối với cơng ty start-up q trình xây dựng hệ thống, quy trình, cấu tổ chức, làm việc tập trung hình thức tốt hơn, giúp hạn chế xao nhãng, phân tâm, đảm bảo tính kỉ luật để đạt hiệu cao công việc 10 Thể trân trọng, ghi nhận thành nhân viên Khi nhân viên cảm thấy ghi nhận nỗ lực làm việc, họ có thêm động lực làm việc suất Hãy khen ngợi họ họp, trao thưởng họ có kết làm việc tốt Nếu nhân viên bạn làm thêm giờ, ghi nhận công sức họ Nếu bạn thất bại việc tưởng thưởng chăm nhân viên, họ khơng làm việc chăm bạn mong muốn 11 Tạo văn hố làm việc có trách nhiệm Khi nhân viên trao quyền tự chủ công việc biết họ nhận feedback để cải thiện, họ làm việc cách tỉ mỉ Trao trách nhiệm có nghĩa đưa cho nhân viên định hướng rõ ràng lộ trình phát triển cơng ty, cơng việc họ đóng góp vào phát triển Nếu nhân viên hiểu cơng việc họ có ý nghĩa nào, thay ốc nhỏ máy khổng lồ, họ làm việc chăm Gợi ý: Đưa phần thưởng tài xứng đáng, tương ứng với mục tiêu rõ ràng cách tuyệt vời để tăng gắn kết nhân viên với công ty, đồng thời nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp 12 Làm việc theo nhóm Làm việc nhóm cải thiện kết công việc, công việc xem xét nhiều góc độ khác Phương pháp khiến nhân viên làm việc cẩn thận hơn, họ không muốn team bị ảnh hưởng họ bị lép vế so với người nhóm Ngồi ra, làm việc nhóm ngăn cản cảm giác lập nhân viên cảm thấy bị phớt lờ không quan trọng 13 Tạo điều kiện cho nhân viên làm công việc đa dạng Làm công việc lặp lặp lại khiến nhân viên bạn nhàm chán Đa dạng hố loại cơng việc, cách làm việc (ví dụ làm việc độc lập/ làm việc nhóm) khiến cơng việc trở nên mẻ hơn, giúp nâng cao kĩ nhân sự, đồng thời cho họ có nhìn tồn diện cơng ty ln chuyển nhiều vị trí khác 14 Đầu tư vào việc đào tạo nhân viên Đào tạo nội vừa giúp chất lượng máy nhân tốt hơn, vừa tạo cho nhân viên cảm giác mong muốn “trả ơn” cho công ty Hãy ý thường xuyên tới quản lý tầm trung, họ nhân chủ chốt dẫn dắt team thực thi tầm nhìn doanh nghiệp thành thực, buổi huấn luyện lãnh đạo cho đội ngũ quản lý trực tiếp cải thiện suất công ty 15 Cam kết với cải tiến tổ chức Để cải thiện suất làm việc, nhà lãnh đạo cần cam kết với thay đổi quy trình tổ chức Các bước cho việc cải tiến sau: • Đặt mức bản: Nếu bạn doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, tổng doanh thu làm việc bao nhiêu? Các dịch vụ mà bạn cung cấp chúng thường thời gian? Nếu bạn doanh nghiệp sản xuất, để sản xuất sản phẩm? Nguyên liệu đầu vào bạn có dư thừa, bạn có hàng tồn kho hay không? Số phần trăm sản phẩm bị lỗi sản xuất lần bao nhiêu? • Xác định mảng cần cải thiện: Ví dụ, bạn muốn giảm bớt số lượng sản phẩm bị lỗi cách tăng số lượng nhân viên, làm tinh gọn lại quy trình sản xuất Bạn muốn tăng quy mơ doanh nghiệp, việc thay đổi cấu phòng ban Hãy xác định mảng cụ thể cần cải thiện, để bước đạt mục tiêu dài hạn • Thiết lập quy trình thay đổi xác định số thành cơng: Q trình hàng tháng chí nhiều năm Bạn cần thử nghiệm quy trình để xem chúng có cải thiện số đặt hay khơng • Đào tạo đội ngũ quản lý: Để quy trình hoạt động, trước tiên bạn cần đào tạo người quản lý mình, họ người trực tiếp quản lý nhân viên triển khai Bước 3: Để cơng nghệ làm việc bạn 16 Đầu tư vào sản phẩm công nghệ giúp tiết kiệm thời gian cơng sức Mục đích cơng nghệ để tăng hiệu tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, phải đội ngũ nhân tồn thời gian để trì công nghệ, nhân viên bạn liên tục gặp vấn đề, sản phẩm cơng nghệ khơng hợp với doanh nghiệp bạn Vì vậy, chọn lựa giải pháp công nghệ, chọn giải pháp thời gian công sức nhân 17 Trang bị cho nhân viên máy tính Máy tính cũ tiết kiệm tiền bạc, giây dành cho việc khởi động máy chờ loading rõ ràng làm giảm suất nhân Vì vậy, đầu tư vào máy tính vừa giúp tiết kiệm thời gian doanh nghiệp, vừa cho nhân viên thấy nhà lãnh đạo họ mong muốn cho họ công cụ làm việc tốt Họ trả công bạn khả làm việc tốt họ 18 Cung cấp tảng công nghệ để nhân viên làm việc đâu Một số nghiên cứu nhân phép làm việc từ xa làm việc suất hơn, bạn thúc đẩy suất nhân viên tạo điều kiện cho họ “tranh thủ” làm việc lúc chờ đợi Để làm điều đó, nhân viên bạn cần hỗ trợ sản phẩm cơng nghệ như: • Laptop: Laptop cơng cụ tối thiểu giúp nhân viên làm việc từ xa, đồng với máy tính program cơng ty • Điện thoại thơng minh máy tính bảng (tablet): cho phép nhân viên check mail sửa tài liệu di chuyển • Các chương trình (program) đồng thiết bị khác nhau: Mọi thứ desktop nhân viên cần có sẵn laptop, điện thoại thơng minh máy tính bảng họ Điều tạo máy nhân linh hoạt, kết nối Nếu nhân viên truy cập program bàn làm việc họ, họ khả linh hoạt khó thể làm việc ngồi • Nền tảng cơng nghệ cộng tác: ví dụ mạng xã hội Jive hay Yammer, công cụ giao tiếp Skype hay Google Hangouts, giúp nhân viên kết nối họ khơng gặp trực tiếp • Nền tảng đám mây: Lưu trữ công việc cộng tác tảng đám mây giúp người làm việc dễ dàng hơn, nhân viên bạn truy cập vào hệ thống làm việc từ nơi 19 Sử dụng phần mềm theo dõi công việc online Hãy nghĩ thời gian mà nhân viên bạn dành để theo dõi, kiểm tra công việc xong hay chưa, thảo luận tiến độ làm việc họp Những phần mềm theo dõi tiến độ công việc Flow, Producteev hay Wework cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án đâu Điều giúp họp ngắn hơn, email qua lại tất nhiên tăng suất hiệu gấp nhiều lần Giao diện theo dõi công việc phần mềm quản lý công việc dự án Wework 20 Khuyến khích nhân viên sử dụng ứng dụng nhắc việc, to-do list Những ứng dụng To-do list cho phép bạn đặt ưu tiên cho nhiệm vụ dựa ngày hết hạn số khác, từ đảm bảo dự án hồn thành thời hạn Bạn tham khảo phần mềm quản lý công việc Wework, giao diện To-do list giúp nhà quản lý thấy danh sách việc cần làm khơng cá nhân, mà cịn tất nhân viên dự án cụ thể 21 Đầu tư vào nhiều phần mềm phục vụ mục đích cụ thể, phần mềm làm tất thứ Các phần mềm thiết kế cho mục đích cụ thể, ví dụ phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hay phần mềm cộng tác nội nhóm, chuyên biệt dễ sử dụng cho mục đích cụ thể, chương trình tổng qt ERP, nhân viên bạn dễ dàng làm quen với công cụ làm việc cải thiện suất tốt Nếu bạn nhà quản lý tìm kiếm giải pháp tăng suất doanh nghiệp, gợi ý giúp bạn giải pháp Wework - phần mềm chuyên biệt cho quản lý công việc cộng tác nhóm, tập trung giải vấn đề cải thiện suất làm việc cho doanh nghiệp, với ưu điểm sau: • • • • • Khơng cần cài đặt, dùng online tảng đám mây, nhân viên truy cập làm việc đâu Khơng tốn nhân trì hệ thống, Wework có đội ngũ hỗ trợ triển khai trực tiếp Việt Nam Nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giảm bớt công sức cập nhật tình trạng cơng việc, tiết kiệm thời gian meeting, tăng suất công việc lên tới 200% Tính nhắc việc, đặt ưu tiên cơng việc, đặt ngày hết hạn, giúp hạn chế tối đa tình trạng trễ deadline Giao diện quản lý theo dạng to-do list, Kanban Gantt chart, linh hoạt, phù hợp với đặc thù công việc team khác  ... nhân viên làm công việc đa dạng Làm công việc lặp lặp lại khiến nhân viên bạn nhàm chán Đa dạng hố loại cơng việc, cách làm việc (ví dụ làm việc độc lập/ làm việc nhóm) khiến cơng việc trở nên... công cụ làm việc tốt Họ trả công bạn khả làm việc tốt họ 18 Cung cấp tảng công nghệ để nhân viên làm việc đâu Một số nghiên cứu nhân phép làm việc từ xa làm việc suất hơn, bạn thúc đẩy suất nhân... nhân viên phép làm việc từ xa gắn kết với công ty làm việc thời lượng lâu Hãy cho phép nhân viên bạn làm việc linh hoạt thời điểm nơi họ cảm thấy làm việc tốt Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa