Sức mạnh của những con số

Mục lục Lời mở đầu Chương - Giải vấn đề cách Suy nghĩ logic Phân tích data Chương - Nhắm trúng “mục tiêu” giả thuyết Chương - Nắm “Điểm vấn đề” “Bình qn” “Độ lệch chuẩn” Chương - Tìm “nguyên nhân” vấn đề “sự tương quan” Chương - Cách truyền tải khiến người khác hiểu chấp nhận Lời mở đầu C đó, cậu giải thích số liệu không?” Bạn lúng túng bị cấp hay đàn anh hỏi câu chưa? Lúc đó, bạn lại chẳng hiểu phải sử dụng số liệu, hay nghĩ cách lấy số liệu có để tạo biểu đồ Tơi nghĩ lý độc giả chọn mua sách muốn có thêm kiến thức để xử lý tình dễ dàng Hoặc họ muốn học hỏi thêm cách sử dụng data, cách suy nghĩ logic, nhằm nâng cao hiệu cơng việc hồn thiện thân, góp phần làm cơng ty/đơn vị phát triển Chìa khóa để giải vấn đề “Số liệu” Vậy để “sử dụng số liệu hiệu cơng việc” cần điều gì? Chắc nhiều người nghĩ cần có “kiến thức kỹ phân tích” Vâng, thế! Tuy nhiên, tất giảng phân tích số liệu, thống kê viết sách cần cho công việc thực tế Phương pháp phân tích sách Bình quân, Độ lệch chuẩn, hay Hàm số tương đối đủ dùng cơng việc thực tế Có nhiều lý dẫn đến khác này, nói, mục tiêu phân tích số liệu thống kê, mục tiêu công việc thực tế quan/đơn vị khác xem nguyên nhân Mục tiêu mà học giả hay chuyên gia phân tích liệu hướng tới “độ xác cao” Để tránh lý luận chủ quan, đảm bảo tính xác thơng số thuộc lĩnh vực học thuật, họ cần phải có phương pháp số liệu xác Mục tiêu mà người làm kinh doanh hướng đến lại “vận hành doanh nghiệp” Để công việc tiến triển cần phải có thấu hiểu người liên quan, chấp thuận cấp trên, đồng ý khách hàng Dù trường hợp việc sử dụng số liệu để làm quan trọng Đương nhiên, phần phân tích người làm kinh doanh cần “độ xác” Nhưng có kinh nghiệm biết thật “khơng có câu trả lời xác” Sự việc phức tạp khơng thể biết điều thật sau ta có nhìn lại Nhưng giả định cho ổn (nếu sai nhiều q khơng được), làm theo bước, lúc công việc xúc tiến nhanh Trường hợp bạn phải tháng để tìm lý tháng trước doanh số giảm, dù kết phân tích xác (kiểu học thuật) đến mức nào, giá trị kết đi, mà cịn bị nói: “Cậu làm chậm q đó” Trong thực tế, nói rằng, “câu trả lời xác tạo ra” Và hay khơng phụ thuộc vào việc người khác có nghĩ “phần trình bày hợp lý hay không” Đáp án cho câu hỏi phụ thuộc vào việc hành động để khắc phục doanh số suy giảm, đưa cách làm mới, cải thiện quy trình có, hay thuyết phục khách mua hàng, có mang lại hiệu hay khơng Và đương nhiên, đáp án xác kỳ vọng mang lại hiệu thiết thực Tuy nhiên, ta cố gắng học kỹ giống với nhà chuyên môn hay học giả, khơng thất bại q khó, mà kết chẳng ích tốn công để nhớ, lại ứng dụng vào công việc Trong khoảng thời gian làm việc cơng ty lớn, với vị trí giáo viên, hay nhà tư vấn, chứng kiến nhiều trường hợp đáng tiếc Đồng thời, tìm nhiều cách để truyền tải cho họ biết nội dung thơng điệp “có thể thật sử dụng data công việc” Cách để làm cho đối phương hiểu rõ chấp nhận tìm thấy câu trả lời yêu cầu “Cái đó, cậu giải thích số đi” Kỹ thuật là: (1) Biết phương pháp phân tích sử dụng phù hợp (tuy nhiên bạn yên tâm phạm vi u cầu có giới hạn thơi), (2) “cách suy nghĩ” trước bắt đầu phân tích, phần đặc biệt quan trọng Có người muốn học “phân tích số liệu” lại khơng trọng phần này, khiến họ khó khăn khơng thể tận dụng triệt để số liệu Có nhiều người tham dự khóa học, hay đọc sách để học phương pháp phân tích Tuy nhiên, khơng người quay lại chỗ làm ngày hôm sau bị cấp yêu cầu “Vậy cậu sử dụng số liệu phân tích thử xem”, đầu lại trống rỗng phải làm Nguyên nhân họ thiếu phần kết nối Vấn đề, Mục đích Phân tích, khơng phải họ học chưa đủ Trong sách này, ngồi việc giải thích cách phân tích, cách xem liệu cần cơng việc, tơi giải thích cụ thể quan điểm hay cách suy nghĩ cần có quy trình cho bạn Khi có số liệu hay gặp phải vấn đề, bạn phải làm gì? Muốn tìm câu trả lời, bạn cần có suy nghĩ logic để đọc ý nghĩa từ số liệu Chắc chắn liệu lộn xộn, biểu đồ, hay phần mềm phân tích nâng cao bỏ qua phần nghĩa vốn có Tơi cho điểm hay sách so với lớp đào tạo hay sách thống kê, phân tích liệu khác, truyền tải nội dung “suy nghĩ để phân tích có ý nghĩa” mà khơng phải “làm để phân tích” Nếu bạn nắm kỹ phân tích ngày sâu khơng muộn Tơi xin đề cử sách cho ngày cảm thấy điều liệt kê sau đây: - Muốn sử dụng công cụ “số liệu” để khắc phục tình bị nói rằng: “Tơi khơng hiểu cậu muốn nói điều gì” - Đã đọc sách giáo khoa, sách thống kê hay phân tích tiếng, không hiểu rõ Mặc dù nắm kỹ phân tích rồi, lại khơng thể áp dụng vào công việc vấn đề trước mắt - Đến xử lý liệu theo cách mình, khơng nghĩ hiệu Do muốn tận dụng số liệu để mang lại hiệu giá trị - Muốn sử dụng số liệu để báo cáo hay trình bày cách logic - Muốn cấp tự suy nghĩ đưa phương án hợp lý, từ nâng cao lực tồn cơng ty Với kinh nghiệm lăn lộn công ty lớn gần 20 năm với công việc kỹ thuật, bán hàng, marketing, tơi gặt hái khơng thành quả, người xung quanh ghi nhận Bốn năm làm Team manager cải cách doanh nghiệp công ty xe Nissan, với tư cách Tư vấn viên nội bộ, giải nhiều vấn đề kinh doanh, hay vấn đề phận khác nhờ vào vũ khí “số liệu” Đặc biệt, với cơng ty tồn cầu Nissan, tơi thấu hiểu khó khăn việc khiến cho đối phương, vốn người quản lý có quốc tịch công việc khác phải lên rằng: “Ừ, nhỉ” Đồng thời, xác nhận chắn điều rằng, số liệu “có thể sử dụng được” cơng việc mang lại hiệu Hiện tại, với tư cách người hướng dẫn, tư vấn giải vấn đề với phân tích liệu cơng cụ, trường đại học, cơng ty, hay đồn thể, tơi nhận “phía sử dụng” bị vướng điểm mà tiếp (hoặc sai hướng) Trong sách này, đề cập đến điểm giải vướng mắc Bên cạnh đó, sách này, tơi lấy người bình thường làm cơng việc lập kế hoạch, kinh doanh, thiết kế sản phẩm, marketing, kế toán, nhân sự, hay tổng vụ, làm trọng tâm, khơng phải nhà chun mơn phân tích liệu, công ty hay đơn vị Mục tiêu “Người kinh doanh” khơng cần đến mơn thống kê khó nhằn Thay vào đó, họ cần câu chuyện đơn giản giải thích cách hợp lý dựa vào số liệu, để nắm bắt vấn đề rõ ràng Điều khơng liên quan đến mơn nhân văn hay khoa học, hiểu, làm kỹ cảm nhận tốt Sau đọc xong sách này, bạn thử áp dụng liệu để tìm lời giải cho vấn đề đơn giản xung quanh Tơi nghĩ làm nhiều, điểm cịn mơ hồ chưa rõ dần sáng tỏ “Giải thích số liệu nghĩa sao?” Nỗi khổ người quản lý nhậm chức Yosuke “Mình thật khơng thể hiểu làm để giải thích số liệu đây…” Sau họp thường kỳ, tâm trạng Yosuke trùng xuống Cuộc họp mà Yosuke vốn tràn đầy tự tin vào phần trình bày lại thành Yosuke: “Vì vậy, tơi nghĩ cần phải thực phương án cho cửa hàng A để khôi phục lại doanh số” Mặc dù tràn đầy tự tin, lúc quản lý cất lời: “Tôi hiểu cậu nói, cậu giải thích số liệu cụ thể khơng”, khiến Yosuke chuẩn bị trở thành tờ giấy trắng Với tâm trạng bối rối, lúng túng, Yosuke vừa cất lời: “Cửa hàng mà năm trước có doanh thu thấp cửa hàng A, kinh nghiệm mình, tơi cho là…”, bị cắt ngang: “Bằng kinh nghiệm cậu chẳng qua suy nghĩ chủ quan thôi” Và Yosuke quay lại chỗ ngồi với tâm trạng ngổn ngang, lo lắng Yosuke thức vào làm hệ thống cửa hàng Takaraya vùng Kanto cách năm Sau vào làm, Yosuke cố gắng tiếp thu học hỏi từ người đàn anh trước Với người tự tin vào khả ăn nói mình, Yosuke khơng xem ghi nhớ cách đàn anh làm việc, mà thường xuyên đến cửa hàng trị chuyện với chủ gian hàng, để sâu sát tình hình bn bán họ Đầu tiên cửa hàng, hai cửa hàng, Cùng với kinh nghiệm tích lũy được, số cửa hàng Yosuke phụ trách ngày tăng Từ cửa hàng thứ ba trở đi, Yosuke trao hội báo cáo bán hàng cho khu vực quản lý họp khu vực trụ sở Yosuke: “Giờ thì, hội thăng tiến mở rồi!” Yosuke đề bạt lên làm trưởng nhóm khu vực (Area leader) cách ba tháng Đương nhiên Yosuke vui vẻ nhận lời, nhiên với vị trí Area leader kiêm phụ tá giám đốc, việc báo cáo cho tổng hay đề xuất chiến lược, tăng theo Chưa hết, số lượng cửa hàng phụ trách tăng vọt từ lên đến 20, điều khiến Yosuke vốn nhiều kinh nghiệm tự tin, bên cạnh niềm vui cịn có lo lắng Điều khiến Yosuke lo lắng khối lượng công việc nhiều hơn, mà nội dung cơng việc đa dạng hơn, kinh nghiệm tích lũy trước đến có lẽ chưa đủ Yosuke bắt đầu cảm thấy lo lắng nhiều việc trước chưa làm, thật làm cách với việc nộp báo cáo bán hàng cho cửa hàng lần tháng, hay thời gian ngắn phải giải thích doanh số bán hàng lại giảm, Chưa hết, họp hay báo cáo gửi tổng bộ, việc bị yêu cầu giải thích số liệu khiến Yosuke cảm thấy mệt mỏi Đối với Yosuke trước vốn quan sát phán đoán tình qua thực tế, với yêu cầu vậy, rõ ràng lúng túng phải làm Lúc đầu Yosuke định xóa bỏ bất an tự tin “chẳng phải từ trước đến người công ty xem lời nói tiếng nói từ thực tế sao”, nhiên sau nỗi bất an lại lấn át, Yosuke cảm thấy khơng cịn tự tin vào phán đoán dựa vào kinh nghiệm thân Yosuke: “Đến quan sát thực tế, biết nên làm nào, khơng kỳ vọng?” Quả thực, nhìn lại 1-2 năm vừa qua, Yosuke từ từ cảm nhận câu nói “Bằng kinh nghiệm thân” ấy, ngược lại thực tế, hay phương án đề xuất không giải vấn đề Từ trước đến nay, người đánh giá cao “nhân vật thường xuyên sâu sát thực tế, tươi tắn vui vẻ”, Yosuke tự tin vào kinh nghiệm đánh giá vấn đề đó, cơng việc khơng lần vượt qua tình “nguy hiểm” Tuy nhiên, Yosuke nhận điều dựa vào kinh nghiệm để đánh giá hay giải vấn đề chắn bị hạn chế Ngày đó, Takashima người phụ trách khu vực phía Bắc Kanto chuyển đến làm giám đốc khu vực mà Yosuke trực thuộc, đồng thời cấp Yosuke Yosuke hồi hộp chào đón Takashima, vốn danh cơng ty giám đốc khu vực có lực Một ngày, Yosuke nhận điện thoại Takashima, thay cho câu chào hỏi, Takashima nói này: “Từ mong cậu cố gắng Hiện muốn nắm rõ tình hình khu vực, cậu có số liệu tình hình khu vực khơng Nhờ cậu giải thích rõ cho tơi, gặp nhé.” Lúc đó, Yosuke xem nhẹ việc này: “Mình chưa sử dụng số liệu, khu vực biết rõ nên giải thích cho sếp khơng vấn đề đâu” Tại cần liệu kinh doanh? Là công cụ để điều chuyển nhân lực nắm rõ tình hình chung Mấy năm gần tơi hay nghe nói đến phân tích data (số liệu) hay Big data Bạn có tránh né việc vốn khơng phải sở trường với suy nghĩ “phân tích” hay “data” chẳng có liên quan tới mình, hay “những việc giao cho kỹ sư, kế tốn làm rồi”? Thực tế có người cơng việc ngày chẳng tiếp xúc đến “con số” Rõ ràng nhìn vào đặc thù hay nội dung cơng việc, tần suất hay số lượng sử dụng số liệu công việc lại khác Tuy nhiên, phủ nhận điều, dù cơng việc cuối có liên hệ với tiền bạc khâu Khơng người làm việc quan hay tổ chức, mà người tự kinh doanh thế, chắn họ phải sử dụng số liệu để tính tốn thu nhập Như vậy, rõ ràng “con số”, “số liệu” yếu tố thiếu Thế “số liệu” lại cần thiết công ty? Đầu tiên bạn thử đứng vào vị trí giám đốc để suy nghĩ Nếu bạn, làm để nắm công việc nhân viên tình hình kinh doanh cơng ty? Quy mơ cơng ty có năm người cịn được, cơng ty lớn nào? Cơng ty lớn, việc người nắm rõ tình hình tổng thể cậu lưu ý điểm cố gắng làm cho nhanh nhé” Yosuke: “Phía cho xem… trước với vị trí người nghe, có cảm giác chán chẳng hiểu rõ phần trình bày Có lẽ người trình bày khơng nhận đâu Nhưng mà, chuyện lại thường xảy nhỉ? Để thân trình bày khơng rơi vào hồn cảnh đó, phải ý điều gì?” Những người phân tích nghiệp dư muốn trình bày kết Để có phần trình bày đứng lập trường “người tiếp nhận” Nhiều người sau phân tích có kết thường hay làm nhìn lại lần kết phân tích, bắt đầu nghĩ xem ghép lại Trường hợp Yosuke, sau (1) Giới thiệu kết có tiêu điểm “độ lớn” “phân tích”, vốn có phân tích để nắm rõ trạng (2) Nếu nguyên nhân “hiệu DM” khiến Lượng khách cửa hàng A vốn gặp vấn đề sụt giảm, cách cải thiện tình hình (Hình 5-2) Bạn thấy sao? Nhìn thống qua thấy phần trình bày có kèm kết phân tích tốt Đương nhiên khơng có sai đây, tơi nghĩ có nhiều điểm phải cải thiện lại Các bạn bị điểm thu hút vậy? (3) Tổng kết (báo cáo kỳ) Chắc hẳn trải qua có cảm nhận, cực khổ thành đạt to lớn nào, sau khoảng thời gian dài vùi đầu vào phân tích, thử tới lui kết Tuy nhiên, nguy hiểm bạn cho rằng: “Sau cần xếp theo thứ tự thân tìm thấy Vì kết rõ ràng có, phân tích logic, nên khơng có phàn nàn đâu” Có nhiều trường hợp Tôi hiểu rõ người phân tích sử dụng nhiều cơng sức thời gian, kết phân tích tìm thấy, họ có cảm giác (muốn) đạt mục tiêu Chỉ muốn bạn suy nghĩ lại xem việc phân tích để làm Ngồi trường hợp bạn Nhà phân tích chun nghiệp, với người bình thường làm phân tích cơng việc địi hỏi, tơi nghĩ mục tiêu họ hai (1) Xác nhận/kiểm chứng thắc mắc (2) Đề xuất hành động dựa vào kết phân tích đưa ý tưởng để giải hay cải thiện vấn đề, chấp nhận Nếu trường hợp làm cho thân xem (1), khơng cần phải chỉnh sửa kết cho đẹp mắt Nhưng hẳn có nhiều trường hợp làm việc quan/tổ chức (2) Trong trường hợp đó, bạn có phần phân tích hồn hảo 100%, không hẳn mục tiêu “đề án bạn thông qua” đạt Vì đối phương khơng chấp nhận, công việc không tiếp Lý lớn khiến bạn khiến đối phương chấp nhận có phân tích hồn hảo, bạn thiếu điểm quan trọng: “Người nghe có hiểu, nội dung họ muốn có đề cập hay khơng?” Đối với người sử dụng tồn thân từ tay đến đầu để phân tích, họ tất thơng tin có giá trị (quan trọng), họ khắc sâu ghi nhớ data sử dụng hay trình trải qua Tuy nhiên, bạn thử bình tĩnh lại nào! Người tình trạng bạn (hoặc người làm hay cấp hỗ trợ bạn) Vì vậy, tơi muốn đưa thêm câu hỏi nữa, là: “Vậy đó, bạn làm cho xem?” Bạn có hình dung hình ảnh người tiếp nhận hay khơng? Có nhiều cách để trình bày kết phân tích, nộp báo cáo thuyết trình Dù hình thức bạn khơng qn người tiếp nhận Đặc biệt, hiệu trình bày thay đổi đáng kể tùy thuộc vào việc bạn hình dung hiểu tường tận ba điều sau hay khơng, việc bạn liên kết ba điều với nội dung trình bày hay khơng Nếu nội dung trình bày giống nhau, đối phương khơng thể nâng cao mức độ thấu hiểu tiếp nhận đối phương (1) Vị trí đối phương (2) Kiến thức đối phương (3) Điều mà đối phương quan tâm Chúng ta suy nghĩ chi tiết điều (1) Vị trí đối phương Tùy vào việc đối phương đánh giá, nhìn nhận việc tầm nhìn phạm vi mà điều đối phương muốn biết, muốn xem khả hiểu vấn đề khác Ví dụ giả sử người nghe nhà quản lý, cán bộ, người định chiến lược kinh doanh cho công ty Đối với người việc trình bày chi tiết tình trạng cửa hàng không cần thiết Đối với người nhìn vấn đề tầm cao ta khơng thu kết nội dung trình bày không phù hợp với suy nghĩ cảm giác họ Nhưng mà, dù nội dung trình bày chi tiết, trưởng phịng kinh doanh có lẽ muốn biết chi tiết xảy phạm vi họ phụ trách Do đó, nội dung trình bày cần chi tiết đến mức độ thay đổi tùy trường hợp (2) Kiến thức đối phương Mức độ thấu hiểu đối phương chịu ảnh hưởng lớn tảng kiến thức, hiểu biết kinh nghiệm họ lĩnh vực Đối với người làm hành nhân dù ta có cố để giải thích chi tiết thị trường, nhạy bén kinh doanh họ khơng thể đạt mức độ thấu hiểu người nghề, không hiểu hết logic Đồng thời, bạn cần ý đến việc sử dụng cách vô thức thuật ngữ tiền đề mà người ngành ngầm hiểu với Đó ví dụ điển hình việc kỳ cơng có kết phân tích tốt lại tự đào hố chơn Có nhiều người phạm phải sai lầm nghĩ “điều hiểu người ta hiểu”, “điều biết đối phương biết” Chẳng hạn như, nghĩ sở thích mà bạn đào sâu tìm hiểu Bạn gắn liền với sở thích lâu, say mê bạn khó mà cảm nhận người khác hiểu cảm nhận Ví dụ tơi thích nhạc The Beatles, từ thời trung học đến nghe Đến mức mà gần thuộc lời 500 ca khúc Thế tơi khơng thể tưởng tượng cảm nhận người nghe ca khúc lần Bởi ca khúc trở thành q đỗi quen thuộc (3) Điều mà đối phương quan tâm Người hiểu điều mang lại lợi ích cho đối phương người có lợi Nhưng điều mong muốn thực đối phương thể rõ Trong tổ chức thường bao hàm yếu tố trị, suy nghĩ kiểu như: “Về logic vậy, tơi lại muốn này”, nảy sinh số nguyên nhân Chẳng hạn kết phân tích cho thấy, loại sản phẩm đó, thay tăng mức độ thỏa mãn người dùng nên giảm giá tăng số lượng bán Nếu ta báo cáo kết cho người đứng đầu hoạt động tăng cường mức độ thỏa mãn khách hàng, ta cần xem lại việc trình bày kết cách thẳng thắn có phải điều tốt hay khơng Điều khơng có nghĩa bẻ cong thật kết luận, mà ta cần phải tìm cách giao tiếp, trình bày phù hợp Ở ví dụ này, khơng phải phủ nhận giá trị hoạt động làm tăng mức độ thỏa mãn khách hàng, mà ta nên đưa ví dụ sản phẩm có hoạt động phát huy hiệu mức độ thõa mãn khách hàng, đồng thời, ta đưa đề xuất “phân chia nguồn lực” câu chuyện sản phẩm khác cần áp dụng chiến lược khác Hoặc câu chuyện cạnh tranh hãng khác, ta nên thay đổi sang chiến lược giảm giá sản phẩm chẳng hạn Dù nữa, cần tránh việc thay đổi thật để tạo câu chuyện hấp dẫn đối phương, người phân tích hiểu ý muốn đối phương để thơng qua đưa giải pháp hữu hiệu, tơi nghĩ giá trị việc tăng lên gấp bội người kinh doanh người tổ chức Bởi điều khơng tổ chức chật hẹp mà việc đối ứng với khách hàng bên Điểm mấu chốt Suy nghĩ cách trình bày đặt đối phương lên hàng đầu, xác định xem nội dung ta nói có phải điều đối phương muốn biết không? Yosuke: “Nếu lần đối phương trưởng phịng trưởng phịng marketing điều quan trọng cả? Bởi họ xem xét khu vực khác nữa, nên khơng đưa báo cáo chi tiết từ đầu mà chờ đến hỏi trả lời Trưởng phịng xuất thân từ kinh doanh nên khơng cần giải thích chi tiết bối cảnh kinh doanh, gần ông không trực tiếp giám sát chi tiết nội dung hoạt động cửa hàng Mình chưa nhận thức điều lần thử trình bày cách rõ ràng nói dựa số làm Nếu đảm bảo độ tin cậy nội dung báo cáo chắn chấp nhận Đến muốn tự kiểm chứng xem kết thay đổi đó.” Hãy áp chế mong muốn trình bày tất trình kết Sau trình bày hết ta muốn, điều xảy đầu đối phương Bạn muốn trình bày trình mà bạn bỏ nhiều tâm sức để có kết phân tích Đối với nhà phân tích khó để định phần quan trọng bỏ qua, phần nên trình bày qua Thế nhưng, điều có nghĩa “bản thân bạn muốn trình bày điều gì” khơng phải “đối phương muốn biết điều gì” Dù thân thỏa mãn trình bày hết tất thứ, thực tế bạn xa rời mục tiêu cuối đối phương hiểu chấp thuận Cụ thể, bạn muốn trình bày tất trình kết phân tích, bạn gặp phải rủi ro sau: (1) Phức tạp hóa tiếp thu đối phương Đối với người làm phân tích, dù lượng thông tin khổng lồ phức tạp đến mấy, họ dễ dàng hiểu tất cả, kể chi tiết nhỏ nhất, đối tượng mà họ dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng Nhưng người nghe lần họ nhìn thấy nội dung Hơn nữa, lượng thông tin mà cá nhân tiếp nhận thời điểm có giới hạn Trong trường hợp này, mà lượng thơng tin vượt q giới hạn dù lượng thông tin nhỏ khiến đối phương khó tiếp nhận thêm Chẳng hạn, trường hợp thuyết trình thời gian chuẩn để đọc slide đến hai phút Hơn nữa, song song đối phương cịn phải lắng nghe người thuyết trình nói Tùy vào độ phức tạp biểu đồ bảng biểu, lượng thông tin kèm với slide tối đa hai thông điệp (Đương nhiên tùy vào lượng thông tin độ phức tạp thơng tin kèm Do đó, lấy tiêu chuẩn thông điệp) Slide Yosuke trông nào? Điểm mấu chốt Hãy suy nghĩ xem việc trình bày trình tất kết có thật cần thiết để đạt mục tiêu hay không? (2) Làm tăng rào cản tâm lý người nghe Lượng thông tin nhiều không làm khó hiểu mặt kỹ thuật Tùy vào lực phân tích thơng tin đối phương, việc phải tiếp thu xử lý nhiều thông tin lúc dẫn đến tâm lý phản kháng không cần thiết Bạn dễ dàng hình dung thời điểm ban đầu bạn nhìn lướt qua thơng tin nghĩ “thế hiểu phán đốn”, trường hợp “cái tóm lại nhìn đâu để hiểu đây?”, hai trường hợp chuẩn bị tâm lý đối phương hồn tồn khác Tơi muốn bạn lưu ý việc người trình bày đơn phương muốn trình bày đồng nghĩa với việc đóng cửa trái tim mở đối phương Điểm mấu chốt Nội dung đơn giản giúp hạ tường tâm lý đối phương (3) Xốy sâu vào chỗ khơng cần thiết dẫn đến rủi ro không đạt mục tiêu Có người trình bày tất thơng tin dù khơng liên quan trực tiếp đến kết luận để thể rằng: “Tơi khơng trình bày kết luận mà trình bày tất liệu” Bản thân điều khơng hồn tồn sai, đơi lúc xa khỏi mối quan tâm đối phương Chẳng hạn dự định ban đầu nói hai sản phẩm có doanh thu lớn nhất, muốn thể tất sản phẩm biểu đồ nên có khả có người quan tâm đến sản phẩm K nghĩ doanh thu K lại giảm hướng ý đến điểm khác (hình 5-4) Những người ghi nhớ lâu cách chi tiết số việc (những người vị trí cao cần kỹ này) thường ý đến điểm mà thân họ quan tâm thay điều mà người muốn trình bày, họ tranh luận điểm cách triệt để Đặc biệt trường hợp thông tin trình bày khác với họ biết, họ muốn có lời giải thích triệt khác biệt Có thể bạn cho quản lý vi mô chi tiết nhỏ, người thuyết trình muốn truyền tải thơng điệp quan trọng trường hợp ngồi ý muốn Tơi nghĩ tổ chức có tình trạng thời gian tranh luận vào điểm khơng dự tính trước hết thời gian chưa đến kết luận Vì vậy, có cách không cần thể thông tin mức cần thiết Nhưng, trường hợp lại có rủi ro bị hỏi “cái nào?” bị nói “chỉ tìm hiểu điều mà định trình bày thơi” tính tin cậy thơng điệp Vì trường hợp trình bày thêm thơng tin hỗ trợ, dựa việc nắm bắt tính cách, lập trường lợi ích đối phương, dù điều khơng liên quan đến thơng điệp chính, bạn nên đảm bảo tính xác số Điểm mấu chốt Nghĩ đối phương xác định phạm vi thơng tin trình bày Takashima: “Slide cậu trình bày hết tất nội dung, cậu nghĩ xem điều có thực cần thiết để truyền tải thông điệp đến người nghe hay không?” Yosuke: “Vâng Như anh ra, nhìn từ quan điểm người nghe, em hiểu điều ưu tiên phải làm rõ điều mà thân muốn nói Em nghĩ suy nghĩ từ quan điểm người trình bày, khơng xoay hướng vec tơ 180 độ hỏng mất” Bí để soạn thảo văn bản/một thuyết trình hiệu Đâu thơng điệp cốt yếu? Đến bạn biết điều cần ý điều nên tránh, tóm lại nên trình bày cho hiệu quả? Về mặt kỹ thuật, bạn nên tránh bẫy trình bày phần trước Hay nói cách trình bày hướng đến đối phương Hơn nữa, thử nói viết xem thơng điệp mà bạn muốn truyền tải kiểm tra lại nhiều lần Khi bạn xác định “chỉ cần trình bày điều được” tự nhiên điều cần trình bày thắt chặt Hãy lấy làm điểm bắt đầu, từ điểm yếu mà triển khai thành phần cách hiệu Với thơng tin khác đính kèm riêng để cần tham khảo đủ Ngoài ra, đầu tư thêm vào điều sau cách trình bày thêm hiệu Người tiếp thu có cách suy nghĩ khác nên khơng thể nói đâu cách trình bày hay Bạn tham khảo điều sau áp dụng tùy vào đối tượng hoàn cảnh - Viết thông điệp bạn thành câu văn - Hãy ý đến tiêu đề slide Để làm tiêu đề slide, chọn câu văn đơn giản có thể, mà đọc nó, bạn hiểu cách điều mà người trình bày muốn nói Tiêu đề slide quan trọng Hãy so sánh tiêu đề thể slide nói tiêu đề thể ý đồ người trình bày trường hợp Yosuke hình 5-5 Ở slide phía trên, ta phải đọc nội dung slide để tự tìm điều mà người trình bày muốn nói Hoặc phải đợi người trình bày giải thích Ngược lại, tiêu đề slide bên trở thành kết luận slide Hay nói cách khác thơng điệp cần truyền tải đặt nơi bắt mắt Điều giúp cho đối phương nhanh chóng nắm điều ta muốn nói Mục đích thuyết trình truyền tải thông điệp đến đối phương Phương pháp để đạt mục đích gọi cách tiếp cận tự nhiên Thế nhiều người lại chọn tiêu đề theo cách đặt tên giải thích cho biểu đồ Hãy ý xem nhiều thuyết trình, bạn thấy mặt tốt mặt chưa tốt Cấp tơi tơi cịn quản lý team cải tiến kinh doanh Nissan người Pháp đoán Điểm cần kiểm tra cuối thuyết trình trước ban lãnh đạo việc tiêu đề slide thể tất thông điệp hay chưa Ơng thường khun tơi tiêu đề slide theo kiểu thường thấy “slide thể điều gì” cần ghi nho nhỏ góc bên phải Đồng thời, thơng điệp chung thuyết trình (đề xuất, kết luận) nên trình bày từ đầu sau đến bối cảnh luận cứ, người nghe hiểu điều ta muốn nói ý lắng nghe thông tin quan trọng Điều giúp người nghe thấu hiểu phán đoán hiệu Bởi người nghe vừa nghe vừa hình thành liên hệ: “Để đưa kết luận XX cần thơng tin gì, họ nghĩ điều ?” Hạn chế từ ngữ, hình ảnh khơng cần thiết Tiêu đề bảng biểu đồ ví dụ điển hình Cũng giống slide, thay “bảng biểu đồ gì”, thông điệp cần truyền tải “bảng biểu đồ nói lên điều gì” Nếu khơng ưu tiên điều việc đặt tiêu đề bảng biểu khơng cịn ý nghĩa Khi nhìn vào bảng biểu, đối phương hiểu Tiêu đề cần thiết giữ lại Nhưng tiêu đề thông điệp tiêu đề bật thơng điệp khó để thể điều muốn nói Trong biểu đồ 5-6, tiêu đề biểu đồ thể nội dung tương tự với cột dọc Điều trình bày “biểu đồ so sánh số lượng hàng bán” mà “chỉ có đối thủ A giảm dần q 4” Nhìn chung, biểu đồ phía hiệu việc truyền tải thông điệp đến cho đối phương Thể luận để đến kết luận Nếu bạn trình bày kết luận mà bỏ qua phần luận xuất nghi vấn tính phù hợp độ tin cậy kết luận Đây vấn đề cần trình bày trình tới mức để giữ cân đối cho Bằng việc thể ý tưởng cấu hóa, liên kết vấn đề chính, để nâng tính hợp lý kết luận lên bậc Thay thuyết trình diễn tả q trình phân tích liệu thơng qua số, việc trình bày kết luận đạt thơng qua q trình số từ ngữ luận quan trọng Trong trường hợp Yosuke, vừa giới thiệu slide hình 5-7, bạn trình bày đối tượng phạm vi nào, kết luận đạt Điều không muốn bạn hiểu lầm việc trình bày luận khơng có nghĩa trình bày tất thơng tin phân tích Dù khơng trình bày hết tất thơng tin liệu, người nghe trình suy nghĩ yếu tố quan trọng để họ hiểu đánh giá thông điệp Trong cố gắng để không trở nên phức tạp, làm bật ý tưởng, lập luận, trình để đến kết luận Bằng cách này, thông điệp bạn vững Ứng dụng thông tin định tính cách hiệu Ý kiến khách quan dựa số liệu mặt có tính logic mặt khác lại khô khan Tùy trường hợp, ta bổ sung thêm thơng tin định tính tác động đến tình cảm người, ví dụ “tiếng nói từ trường” vào lập luận dựa số liệu giúp tăng tính thuyết phục cho ý kiến Phân tích đề xuất dựa số liệu không đơn giản lập luận bàn giấy, kết hợp với “tiếng nói từ trường” thơng qua việc truyền tải đến người nghe, bạn đạt hiệu sau: - Sự kết hợp thông tin định lượng dựa số liệu thơng tin định tính có từ kênh thơng tin khác giúp tăng cường tính phù hợp độ tin cậy ý tưởng - Cảm giác an tâm, đảm bảo tiếp tục cách trơi chảy đề xuất thực khơng gặp phải phản đối từ trường So với việc phân tích liệu từ tầm nhìn rộng, thơng tin định tính thu thập từ điểm hẹp hình thành quan điểm vi mơ Nếu sử dụng làm thơng tin bổ sung có hiệu quả, sử dụng sai cách (sai tỷ trọng, sai cách trình bày) làm xáo trộn quan điểm, luận vi mô vĩ mơ, từ làm tính qn chủ trương Hãy vừa quan sát đối phương, vừa tích lũy kinh nghiệm để nâng cao kỹ Yosuke: “Vậy nghĩa khơng phải hồn tồn khơng sử dụng thơng tin định tính Đây điều mà tự tin À, người làm partime cửa hàng A có nói: “So với lúc trước người gửi DM tới cửa hàng sụt giảm”, dùng ý làm thông tin bổ sung để nói sơ vấn đề này” Thử so sánh với xử lý liệu ban đầu Yosuke Nếu phân tích liệu, khác Chúng ta so sánh sản phẩm xử lý liệu Yosuke phần đầu sách sản phẩm sau phân tích [Kết xử lý liệu Yosuke] Kết ban đầu Yosuke sau sử dụng lý biểu đồ 5-8 Anh xử lý cách sử dụng nhiều loại biểu đồ bảng biểu, biểu đồ hình trịn, biểu đồ cột, biểu đồ đường để thể kết nhiều cách khác Tuy nhiên, khó để nhìn thấy ý kiến thơng điệp rõ ràng Cho đến lúc này, khơng có phân tích giả thuyết đào sâu nguyên nhân nên khó để tiếp tục Ví dụ phân tích liệu Yosuke: Đầu tiên làm rõ hành động mà đối phương mong muốn Trong trường hợp này, trước tiên mục tiêu để đối phương suy nghĩ việc tán thành hay phản đối việc thay đổi cách gửi DM (1) Những chi tiết để sang bên, hình ta thể thông điệp muốn truyền tải với bối cảnh sở thơng điệp (hình 5-9) Trong hình này, khơng có nội dung phân tích chi tiết tập trung thể kết luận Nếu đối phương vị trí “hãy trình bày điều mà muốn bạn làm, không cần biết bạn điều tra, tìm hiểu cách nào, mang tới cho tơi điều bạn kết luận, hoàn thành nhiệm vụ Đối với người bỏ nhiều cơng sức phân tích bạn cảm thấy thiếu khơng trình bày tồn q trình phân tích Tuy nhiên, suy nghĩ mục tiêu cần nhớ đơn giản hiệu quan trọng Tiếp theo đó, cần chuẩn bị tờ đính kèm thể q trình kết phân tích luận cứ, phịng trường hợp hỏi đến Chúng ta nên tập trung vào điểm chính, giống hình 5-10 Nếu cần phải trình bày chi tiết hơn, bạn chuẩn bị thêm tờ đính kèm, tùy vào mức độ yêu cầu tình trạng đối phương Takashima: “Cảm ơn cậu Với nội dung tuần sau tơi trình bày báo cáo kỳ lên trưởng phòng Còn lại, cậu chuẩn bị điểm mà trưởng phịng quan tâm, để trả lời câu hỏi trưởng phòng nhé” Yosuke: “Em cảm ơn sếp Nếu so sánh nội dung báo cáo biểu đồ em tự làm trước anh hướng dẫn thân em thấy kinh ngạc trước khác biệt hiệu sử dụng liệu để thuyết minh.” Takashima: “Ừ Phương pháp phân tích liệu cậu dùng chắn không tốt Mọi người thường sử dụng cách Nhưng biết cấu lại cách logic hiệu khác biệt” Yosuke: “Em nghĩ em hiểu điều mà anh Takashima muốn nói sau cố gắng làm thử” Takashima: “Khoan Cậu làm trường hợp Việc kinh doanh kinh tế khơng cịn đạt mức độ tăng trưởng lúc trước Nếu ta khơng nhanh chóng nắm bắt tình hình thích ứng thân cách phù hợp khơng thể tồn Vì vậy, tơi muốn cậu tiếp tục luyện tập để khơng nhìn nhận việc trực giác kinh nghiệm, mà liệu logic cách khách quan để truyền tải đến đối phương” Yosuke: “Dạ, em cố gắng” Chương 5: Những điều cần làm để “suy nghĩ số liệu liệu” Cách để có thuyết trình truyền tải đến đối phương 1: Hiểu rõ đối phương (vị trí, kiến thức điều mong muốn đối phương) 2: Hạn chế việc muốn trình bày tất q trình kết phân tích mà thân đầu tư nhiều công sức 3: Làm rõ thông điệp mong muốn đối phương tối thiểu phải hiểu 4: Kiểm tra cách khách quan xem từ ngữ thể thông điệp hay chưa, cách trình bày đơn giản hay chưa ... chức, mà người tự kinh doanh thế, chắn họ phải sử dụng số liệu để tính tốn thu nhập Như vậy, rõ ràng ? ?con số? ??, ? ?số liệu” yếu tố thiếu Thế ? ?số liệu” lại cần thiết công ty? Đầu tiên bạn thử đứng... chẳng hạn Doanh số bán cửa hàng, Doanh số sản phẩm, Doanh số năm, Yosuke sử dụng số liệu để thử vẽ biểu đồ cột, biểu đồ đường kẻ (hình 1-5) Nhìn thấy đẹp, mà Yosuke: “Giờ biết Doanh số tăng hay... sau: “Tóm lại, ngun nhân việc lợi nhuận giảm doanh số giảm Doanh số giảm mà đơn giá cố định, số lượng bán giảm Về vấn đề số lượng bán giảm, tra số liệu cửa hàng, chắn xác định cửa hàng giảm.” Với