Kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế Dự phòng Quảng Nam

Kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế Dự phòng Quảng Nam; Chương 1: Khái quát về đơn vị sự nghiệp y tế công lập và các khoản chi thường xuyên tại đơn vị sự nghiệp y tế công lập; Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế dự phòng Quảng Nam; Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế dự phòng Quảng Nam.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN TRẦN HỒNG UN KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG, 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN TRẦN HOÀNG UYÊN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHỊNG QUẢNG NAM Chun ngành: Kế tốn Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Phi Sơn ĐÀ NẴNG, 2019 i LỜI CẢM ƠN Trước tiên, xin gửi lời cảm ơn đến tất quý thầy cô giảng dạy chương trình Cao học Kế tốn khóa 14 trường đại học Duy Tân, người truyền đạt cho tơi kiến thức hữu ích kế tốn làm sở cho tơi thực tốt luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Phi Sơn – người thầy tận tâm, tận tình hướng dẫn, bảo cho suốt thời gian thực luận văn Xin gửi lời tri ân đến gia đình, bạn bè tất người thân u ln động viên, khích lệ, giúp đỡ tơi trình học tập nghiên cứu! HỌC VIÊN Trần Hồng Un ii LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu trích dẫn luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu luận văn không trùng với cơng trình khoa học khác cơng bố Tác giả luận văn Trần Hoàng Uyên iii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi DANH MỤC CÁC BẢNG vii DANH MỤC SƠ ĐỒ viii MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ CÔNG LẬP .5 1.1KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ CÔNG LẬP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ CÔNG LẬP 1.1.1 Khái quát đơn vị nghiệp y tế công lập 1.1.2 Khái quát khoản chi thường xuyên đơn vị nghiệp y tế 1.2 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 12 1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội .12 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội 12 1.2.3 Chức kiểm soát nội 13 1.2.4 Phân loại kiểm soát nội .14 1.3 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 15 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt .15 1.3.2 Đánh giá rủi ro 18 1.3.3 Hoạt động kiểm soát .21 1.3.4 Thông tin truyền thông 24 1.3.5 Giám sát 25 1.4 CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ 26 1.4.1 Kiểm soát khoản chi toán cá nhân 27 1.4.2 Kiểm sốt khoản chi nghiệp vụ chun mơn .27 iv 1.4.3 Kiểm soát khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản .28 1.4.4 Kiểm soát khoản chi khác 28 KẾT LUẬN CHƯƠNG 29 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 30 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHỊNG QUẢNG NAM 30 2.1.1 Q trình thành lập phát triển 30 2.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 30 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Trung tâm y tế dự phịng Quảng Nam 32 2.1.4 Cơng tác kế toán đơn vị .35 2.1.5 Hoạt động tài Trung tâm 39 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 40 2.2.1 Rủi ro chi thường xuyên Trung tâm y tế dự phòng Quảng Nam 40 2.2.2 Kiểm soát chi toán cá nhân 41 2.2.3 Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn 48 2.2.4 Kiểm soát chi mua sắm, sửa chữa tài sản .60 2.2.5 Kiểm soát khoản chi khác 63 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 65 2.3.1 Những kết đạt 65 2.3.2 Hạn chế 66 2.3.3 Xác định nguyên nhân tồn 68 KẾT LUẬN CHƯƠNG 70 CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 71 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 71 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 72 3.2.1 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro chi thường xuyên Trung tâm Y tế dự phòng Quảng Nam .72 v 3.2.2 Hồn thiện kiểm sốt chi toán cá nhân 77 3.2.3 Hồn thiện kiểm sốt chi nghiệp vụ chun mơn 80 3.2.4 Hồn thiện kiểm soát chi mua sắm, sửa chữa tài sản .83 3.2.5 Hồn thiện kiểm sốt chi khác 84 3.2.6 Giải pháp khác 85 KẾT LUẬN CHƯƠNG 86 KẾT LUẬN 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (Bản sao) vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài CBVC-LĐ Cán viên chức- lao động KH-TC Kế hoạch- Tài KSNB Kiểm sốt nội KT-XH Kinh tế- xã hội NSNN Ngân sách nhà nước QLNN Quản lý nhà nước SXKD Sản xuất kinh doanh TSCĐ Tài sản cố định TC-HC Tổ chức- Hành UBND Ủy ban nhân dân vii DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng Trang bảng Tình hình toán khoản chi toán cá nhân Bảng 2.1 Trung tâm Y tế dự phòng Quảng Nam qua năm (2015- 47 2017) Bảng 2.2 Những quy đinh cụ thể tốn cơng tác phí 55 Tình hình tốn nội dung chi nghiệp vụ chun mơn Bảng 2.3 Trung tâm Y tế dự phòng Quảng Nam qua năm (2015- 59 2017) Bảng 2.4 Số liệu chi thường xuyên theo nhóm mục chi Trung tâm Y tế dự phòng Quảng Nam qua năm (2015-2017) 66 viii DANH MỤC SƠ ĐỒ Số hiệu Tên sơ đồ sơ đồ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm Y tế dự phòng Quảng Nam Trang 33 Sơ đồ 2.2 Quy trình kiểm soát toán tiền lương 42 Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm sốt chi nghiệp vụ chun mơn 48 Sơ đồ 2.4 Quy trình kiểm sốt tốn chi hội nghị 51 Sơ đồ 2.5 Quy trình kiểm sốt chi Cơng tác phí 52 Sơ đồ 2.6 Quy trình kiểm sốt sữa chữa TSCĐ 57 Sơ đồ 2.7 Quy trình kiểm soát mua sắm tài sản cố định 61 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ quy trình kiểm sốt chi 73 Sơ đồ 3.2 Quy trình kiểm sốt nhân lực chun mơn 77 Sơ đồ 3.3 Quy trình kiểm sốt toán tiền thu nhập tăng thêm 78 74 Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến đơn vị, có khả xảy khơng cần phải quan tâm nhiều, ngược lại rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả xảy cao đơn vị cần tập trung ý Để biết mức độ, khả rủi ro, trước hết lãnh đạo cần họp phịng chun mơ qua họp giao ban buổi họp định kỳ để phận tham mưu đề xuất biện pháp đánh giá thích hợp 3.2.1.3 Đối phó rủi ro Để đối phó rủi ro đơn vị, Trung tâm cần thực việc sau: a) Lãnh đạo phải trọng cơng tác quản lý tài đơn vị Giám đốc Trung tâm chủ tài khoản chịu trách nhiệm hoạt động tại đơn vị, nhiên công tác chuyên môn chiếm hầu hết thời gian nên thiếu trọng đến cơng tác quản lý tài chính, cơng tác kiểm sốt chi đơn vị Do đó, địi hỏi lãnh đạo Trung tâm phải quan tâm nhiều đến công tác kế tốn, cơng tác kiểm sốt chi đơn vị, phải có biện pháp để quản lý tốt khoản chi đơn vị như: chủ động nghiên cứu văn bản, chế độ, sách tài để nắm bắt nhiều hoạt động tài chính, từ giúp phát sai sót giúp ngăn ngừa gian lận tài đơn vị Thực tốt nguyên tắc: phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn Phân công nhiệm vụ cho phải phù hợp với trình độ chun mơn, nghiệp vụ, nâng cao tính trung thực, sáng tạo tinh thần trách nhiệm cán thực nhiệm vụ b) Nâng cao lực chuyên môn phẩm chất đạo đức cho đội ngũ cán kế toán Thủ trưởng đơn vị nghiệp y tế bác sĩ, giỏi chuyên môn y tế chưa đào tạo tài chính, khơng nắm bắt nhiều chế độ, sách liên quan đến tài Kế tốn người trực tiếp thực nghiệp vụ tài chính, đồng thời người chịu trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo đơn vị việc quản lý, sử dụng nguồn tài Trung tâm Quản lý khoản thu nào, sử dụng biên lai hay hóa đơn để thu, tỷ lệ trích nộp ngân sách theo quy định bao nhiêu, mức khốn cơng tác phí bao nhiêu, toán chế độ 75 nào, … Do đó, việc xây dựng đội ngũ cán kế tốn có chun mơn vững vàng, có tinh thần trách nhiệm, có phẩm chất đạo đức tố yếu tố giúp cho việc quản lý chi kiểm soát chi đơn vị ngày hiệu Trung tâm cần có sách bồi dưỡng phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, đào tạo củng cố kiến thức chuyên môn sau: - Nêu cao tinh thần đạo đức nghề nghiệp, kiên không sử dụng nhân có đạo đức yếu cơng tác tài chính, kế tốn - Thường xun cử cán bộ, viên chức làm cơng tác tài chính, kế tốn đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức ngắn hạn dài hạn - Khuyến khích tạo điều kiện để cán bộ, viên chức tự học, nghiên cứu để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ hình thức:khen thưởng, hỗ trợ kinh phí học tập, tạo điều kiện thời gian Cùng với sách đào tạo tốt, đơn vị cần có sách sử dnjg lao động kế toán cách khoa học, hợp lý như” - Trọng dụng người lao động có lực chun mơn, đạo đức tốt - Phân cơng lao động với trình độ, lực người, nguyên tác bất kiêm nhiệm, đảm bảo kiểm sốt lẫn cơng tác chun mơn, - Luân chuyển công việc theo định kỳ để cá nhân có điều kiện tiếp cận với nhiều vị trí cơng tác khác nhau, bổ sung kiến thức cịn thiếu Bên cạnh đó, có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực làm công tác tài chính, kế tốn, đơn vị cần có sách tuyển dụng lao động nghiêm túc, chặt chẽ, chất lượng chuyên môn phẩm chất đạo đức phải đặt lên hàng đầu c) Xây dựng quy chế chi tiêu nội chặt chẽ, phù hợp với tình hình thực tế Trung tâm Quy chế chi tiêu nội bao gồm quy định chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu thống thất phạm vi nguồn tài Trung tâm nhằm: - Tạo quyền chủ động việc quản lý chi tiêu tài cho Giám đốc Trung tâm, sử dụng kinh phí có hiệu quả, tăng cường công tác quản lý, đồng thời 76 tạo quyền chủ động cho cán bộ, viên chức đơn vị hoàn thành nhiệm vụ giao - Là để quản lý, toán khoản chi tiêu đơn vị thực kiểm soát Kho bạc Nhà nước, quan quản lý cấp trên, quan tài quan tra, kiểm toán theo quy định - Thực hành tiết kiệm chống lãng phí, sử dụng tài sản mục đích hiệu - Thực việc công khai dân chủ cơng đơn vị, khuyến khích tăng thu, tiết kiệm chi, tăng thêm thu nhập cho cán bộ, viên chức, thu hút động viên người có lực, nhiệt tình phấn đấu hồn thành tốt nhiệm vụ giao Do đó, xây dựng quy chế chi tiêu nội chặt chẽ phù hợp với tình hình thực tế Trung tâm vơ cần thiết Tuy nhiên qua hạn chế phân tích chương II, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm căng cường tính dận chủ, tăng hiệu việc sử dụng quy chế cụ thể sau: - Tăng cường công tác tuyên truyền để cán viên chức đơn vị hiểu rõ tầm quan trọng quy chế chi tiêu nội Thông báo thời gian tổ chức hội nghị viên chức hàng năm trước nửa tháng, tuần trước tổ chức phận kế toán phải dự thảo xong quy chế chi tiêu nội bộ, trình lãnh đạo đơn vị duyệt gởi vào địa mail cá nhân cán viên chức ( địa mail chung khoa, phịng) để họ có thời gian nghiên cứu từ có ý kiến đóng góp xây dựng quy chế hội nghị - Bộ phận kế toán phải chủ động đề xuất điều chỉnh số mức chi khơng cịn phù hợp với thực tế trình lãnh đạo đưa vào dự thảo quy chế - Trong trình thực hiện, nhận thất số nội dung quy chế chưa phù hợp lãnh đạo đơn vị phối hợp với Chủ tịch Cơng đồn, mở họp bất thường, lấy ý kiến cán bộ, viên chức để điều chỉnh ban hành chi quy chế phù hợp 77 3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát chi toán cá nhân Kiểm soát mục chi tốn cho cá nhân: Quy trình nội dung Trung tâm tương đối tốt, xảy sai phạm nhiên tác giả đề xuất vài ý kiến nhằm hoàn thiện khoản mục chi 3.2.2.1 Hoàn thiện kiểm sốt nhân lực Trong mục tiền lương, tiền cơng cho người lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương khoản đóng góp cơng tác kiểm sốt chi thường xun mang tính định kỳ, dường hồn thiện Kiểm soát chi toán cá nhân kiểm soát khoản chi liên quan đến nhân lực Trung tâm đề xuất giải pháp kiếm soát nhân lực nhằm giảm thiểu rủi ro xảy q trình kiểm sốt chi thường xun Trung tâm Kiểm sốt nhân lực hình thức kiểm soát chi thường xuyên, nhu cầu nhân lực vị trí, thời điểm, chun mơn giúp tiết kiệm chi phí đơn vị, tăng thu nhập thăng thêm cho cá nhân cán công chức - Quy trình kiểm sốt nhân lực Các phịng ban phịng TC-HC Phịng KH-TC Sơ đồ 3.2: Quy trình kiểm sốt nhân lực chun mơn Bước 1: Căn nhu cầu phát triển mình, phịng lập đề xuất bố trí số lượng nhân viên khoa phịng gởi phịng Tổ chức- hành Bước 2: Căn chức năng, nhiệm vụ lãnh đạo đơn vị giaovà kết thực năm khoa/phòng, phòng TC-HC phối hợp với phòng KHTC khảo sát thực tế tình hình nhân lực có đủ để đáp ứng nhiệm vụ khoa phịng Nếu thiếu đề nghị lãnh đạo bổ sung nhân lực từ nguồn thừa khoa phịng khác, khơng đủ đề xuất lãnh đạo ký hợp thêm nhân viên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ khoa phòng nhằm thực công việc cách tốt 78 3.2.2.2 Hồn thiện kiểm sốt chi thu nhập tăng thêm Mỗi quý, phòng KH-TC lập chứng từ chi tạm ứng lần lương tăng thêm cho nhân viên Các phòng ban Phòng TC-HC Phòng KH-TC Hội đồng thi đua Sơ đồ 3.3 Quy trình kiểm sốt toán tiền thu nhập tăng thêm Bước 1: Vào ngày 25 tháng cuối quý, nội quy, quy định Trung tâm phòng tiến hành chấm cơng bình xét thi đua nhân viên theo quý lập Biên nộp phòng TC-HC Bước 2: Phịng TC-HC tổng hợp kết bình xét thi đua phịng, trình Hội đồng thi đua Trung tâm Bước 3: Hội đồng thi đua Trung tâm họp xem xét định xếp loại cho nhân viên Trung tâm sau chuyển cho phòng KH-TC Bước 4: Căn kết xếp loại thi đua Hội đồng, phòng KH-TC lập bảng kê toán tiền thu nhập tăng thêm cho nhân việ trình Giám đốc ký duyệt lập chứng từ chi chuyển ngân hàng toán cho nhân viên qua thẻ Để đảm bảo cơng bằng, động viên người tích cực công tác đem lại hiệu quả, nâng cao chất lượng cơng việc, đánh giá mức độ đóng góp, việc phân phối thu nhập xác định theo hệ số thành tích sau: - Loại A: Tương ứng hệ số 1,3 - Loại B: Tương ứng hệ số - Loại C: Tương ứng hệ số 0,7 Tiêu chuẩn bình xét: - Loại A: + Hồn thành vượt mức tiến độ chất lượng công việc giao 79 + Thực tốt nội quy, quy chế quan + Không nghỉ làm việc 02 ngày cơng/tháng (khơng tính ngày nghỉ phép năm theo luật lao động) - Loại B: + Hoàn thành tốt đảm bảo tiến độ chất lượng công việc giao + Thực tốt nội quy, quy chế quan + Không nghỉ làm việc 04 ngày cơng/tháng (khơng tính ngày nghỉ phép năm theo luật lao động) - Loại C: + Không đảm bảo tiến độ chất lượng công việc giao + Vi phạm nội quy, quy chế quan + Không nghỉ làm việc 04 ngày công/tháng không vượt q 11 ngày/tháng (khơng tính ngày nghỉ phép năm theo luật lao động) Không xét hệ số thành tích với trường hợp: Cán cơng chức nghỉ làm việc 11 ngày/tháng; nghỉ sinh Cán công chức học tập, đào tạo liên tục từ tháng trở lên không xét A,B,C hàng tháng, hỗ trợ 50% thu nhập tăng thêm kể từ có định học Các trường hợp khác lãnh đạo Trung tâm xem xét, định Xác định hệ số trách nhiệm: - Giám đốc: 0,9 - Phó giám đốc: 0,8 - Trưởng phịng, kế tốn trưởng: 0,7 - Phó phịng: 0,6 Bảng chấm cơng lịch cơng tác phịng phịng lập, cuối tháng trình lãnh đạo phê duyệt gửi phịng KH-TC trước ngày 05 tháng để phòng KH-TC có sở tốn lương tăng thêm Thời gian tính phân phối thu nhập sau năm kể từ ký hợp đồng lao động Thu nhập tăng thêm cho cá nhân xác định: 80 Tổng số tiền tiết kiệm hàng quý Thu nhập tăng thêm cho cá nhân quí Tổng hệ số để tăng thu nhập = Tổng hệ số thành tích trách nhiệm x thành tích trách nhiệm cá nhân 3.2.3 Hồn thiện kiểm sốt chi nghiệp vụ chun mơn 3.2.3.1 Hồn thiện kiểm sốt mục chi tốn dịch vụ cơng cộng a) Kiểm sốt mục chi tiền điện, nước Xây dựng quy chế sử dụng điện, nước đơn vị nguyên tắc tiết kiệm Phòng TC-HC phối hợp với phòng KH-TC khảo sát số lượng thiết bị sử dụng điện đơn vị, số lượng điện tiêu hao thiết bị ước số lượng điện tiêu thụ toàn đơn vị toàn đơn vị tháng để làm kiểm soát Tăng cường cơng tác kiểm sốt việc sử dụng điện nước khoa phòng, yêu cầu tất nhân viên đơn vị phải tắt đèn, quạt, điều hịa, … máy móc, thiết bị khoa xét nghiệm Không sử dụng điện, nước cho nhu cầu cá nhân, đun nấu Tổ bảo vệ thực việc kiểm tra phòng TC-HC theo dõi, cá nhân, khoa, phòng vi phạm bị trừ điểm thi đua b) Kiểm soát mục chi cho nhiên liệu Xây dựng lại lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ xe ô tô Trước xe cơng tác phải có lệnh điều xe thủ trưởng đơn vị ký duyệt, công tác phải có xác nhận đơn vị đến công tác Lệnh điều xe xác nhận người dùng xe số km thực tế Phòng TC-HC kiểm tra số km thực tế lưu hành xe ghi vào Lệnh điều xe, Phòng KH-TC kiểm tra đột xuất số km ghi Lệnh điều xe số km xe có thực xác Cuối tháng, lái xe tổng hợp lệnh điều xe tháng hoá đơn xăng tương ứng với số km thực gởi phịng TC-HC để kiểm sốt, ký xác nhận số km thực tế đi, sau chuyển phịng KH-TC để kiểm sốt tốn Giao cho phòng TC-HC chịu trách nhiệm việc xe ô tô sử dụng cho công việc đơn vị, khơng sử dụng cho mục đích cá nhân 81 Các phịng có nhu cầu cơng tác xa, cần dùng phương tiện tơ phải duyệt lãnh đạo đăng ký với phịng TC-HC trước 01 ngày để bố trí Khi đơn vị mượn xe công tác phải Giám đốc Trung tâm phê duyệt điều xe, đơn vị mượn phải toán tiền xăng theo km sử dụng 3.2.3.2 Hồn thiện kiểm sốt mục chi vật tư văn phịng - Văn phịng phẩm: Để chủ động cơng tác phòng ban giảm bớt thủ tục hành chính, phịng KH-TC phối hợp với phịng TC-HC dự trù phòng ban năm trước khảo sát thực tế nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm phòng ban, xây dựng định mức khốn văn phịng phẩm cho khoa phịng cách hợp lý nhằm đảm bảo hồn thành cơng tác chun mơn tiết kiệm chi phí - Khâu thay mực máy in cho máy in quan mực máy photo quan, cần thực quy trình sau: Nhu cầu từ phịng chun mơn đề xuất trình Giám đốc Trung tâm duyệt trực tiếp, sau duyệt phịng chun mơn trực tiếp liên hệ với cán công nghệ thông tin, cán công nghệ thông tin làm việc liên hệ trực tiếp với bên cung cấp vật tư đáp ứng nhu cầu kiểm tra, nghiệm thu Sau bên cung cấp vật tư xuất phiếu xuất kho, hóa đơn chuyển phịng chun mơn, phịng chun mơn kèm theo đề xuất ban đầu trình lãnh đạo chuyển phịng KH-TC tốn 3.2.3.3 Hồn thiện kiểm soát mục chi hội nghị Xây dựng định mức bồi dưỡng cho người tham dự họp giao ban, triển khai kế hoạch công tác, tập huấn chuyên môn Trung tâm tổ chức 30.000 đ/người/ngày (kể người có hưởng lương từ ngân sách nhà nước) Quy chế chi tiêu nội để họ chi trả tiền xăng, xe lại bổ sung thêm tiền ăn trưa (nếu có) Khi tổ chức họp, hội nghị đề nghị phòng phải xây dựng kế hoạch, duyệt lãnh đạo gửi phòng liên quan để phối hợp thực hiện, tránh tình trạng lập dự tốn kế hoạch khơng thật chặt chẽ làm quy trình thực tốn gặp nhiều khó khăn 82 3.2.3.4 Hồn thiện kiểm sốt mục chi cơng tác phí Tác giả đề xuất xuất lãnh đạo Trung tâm cử nhân viên dự Hội nghị, Hội thảo TP Hồ Chí Minh Hà Nội cho phép nhân viên máy bay tiết kiệm tàu hỏa lý sau: - Chênh lệch đường 02 ngày, thời gian lại 02 đêm - Chênh lệch giá vé máy bay tàu hỏa khoảng từ 500.000 đ đến 1.200.000 đ (vé đặt trước chênh lệch khoảng 600.000 đ) - Chi phí cho đêm khách theo quy định hành tối đa 1.400.000đ/ 02 ngày đêm, chi phụ cấp 02 ngày 340.000 đồng/ 02 ngày Như vậy, máy bay, chi phí tiết kiệm khoảng 1.000.000 đồng đặc biệt tiết kiệm 02 ngày đường để phục vụ quan Cần lên danh sách ( đơn giá) phịng nghỉ, khách sạn, giá taxi trung bình từ sân bay, ga tàu, xe đến nơi họp gần khu vực Bộ Y tế, Cục quản lý dược, Viện Paster Thành phố Hồ Chí Minh, Viện Vệ sinh dịch tể trung ương, … trung tâm mà Trung tâm thường xuyên làm việc, hội họp công tác Sau đưa mức giá phịng, taxi phù hợp 3.2.3.5 Hồn thiện kiểm sốt mục chi sữa chữa thường xun Hồn thiện quy trình sữa chữa thường xun tài sản cố định: Bước 1: Các phòng ban đề xuất sửa chữa có tài sản cố định bị hư hỏng gởi phòng TC-HC Bước 2: Phòng TC-HC phối hợp với phòng KH-TC kiểm tra thực tế, xem xét mức độ hư hỏng, chọn đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, khảo sát giá sửa chữa lập phiếu trình lãnh đạo phê duyệt cho sửa chữa Bước 3: Phòng TC-HC phòng KH-TC theo dõi thực hiện, nghiệm thu công việc thực Bước 4: Đề nghị đơn vị cung ứng dịch vụ cung cấp chứng từ hợp pháp để toán Kế toán lập thủ tục toán theo quy định, trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt tốn ghi sổ kế tốn 83 3.2.4 Hồn thiện kiểm soát chi mua sắm, sửa chữa tài sản Tại Trung tâm, nhóm mục chi đầu tư phát triển chủ yếu chi mua sắm tài sản cố định máy móc thiết bị khơng có chi cho cơng tác xây dựng Khi quan có thẩm quyền phê duyệt danh mục mua sắm tài sản phục vụ chuyên môn, Trung tâm lập kế hoạch mua sắm bao gồm bước: Bước 1: Lựa chọn thiết bị có cấu hình tính kỹ thuật phù hợp với u cầu chun mơn Bước 2: Th đơn vị có chức thẩm định giá tài sản Bước 3: Trình quan có thẩm quyền phê duyệt giá Bước 4: Lập hồ sơ tổ chức đấu thầu mua sắm tài sản Bước 5: Ký hợp đồng nghiệm thu, lý hợp đồng mua sắm Quy trình kiểm sốt bước mua sắm tài sản sau: - Kiểm sốt bước 1: Thơng báo cho thành viên Hội đồng chuyên môn dự kiến mua sắm trang thiết bị Trung tâm yêu cầu thành viên tham khảo thiết bị có cấu hình tính kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phục vụ chuyên môn Họp Hội đồng chuyên môn thống cấu hình tính kỹ thuật thiết bị cần mua sắm Nếu tài sản cần mua sắm vượt q khả Hội đồng chun mơn mời chuyên gia tư vấn, nhà tư vấn phải có đủ trình độ chun mơn phù hợp với thiết bị cần mua Chun gia tư vấn phải có chứng trình độ chuyên môn phù hợp, hoạt động độc lập thuộc tổ chức hoạt động theo quy định pháp luật Chuyên gia tư vấn phải chịu trách nhiệm với đơn vị tính đắn, xác, khách quan thiết bị hoàn thành hợp đồng ký - Kiểm sốt bước 2: Giao cho phịng KH-TC lựa chọn đơn vị có chức thẩm định giá có uy tín để thẩm định giá cho thiết bị cần mua thị trường thời điểm mua sắm trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt lập thủ tục thuê thẩm định giá 84 - Kiểm sốt bước 3: Sau có chứng thư xác định kết thẩm định giá tài sản, phòng KH-TC lập thủ tục trình quan chức phê duyệt kết thẩm định giá tài sản - Kiểm soát bước 4: Sau có Quyết định phê duyệt giá quan chức năng, giao cho phòng KH-TC lập hồ sơ mời thầu tiến hành bước đấu thầu theo luật định + Hạn chế đấu thầu hình thức định thầu Thơng báo cơng khai u cầu mua sắm đơn vị phương tiện thông tin theo quy định thời gian 10 ngày trước phát hành hồ sơ mời thầu + Lập Hồ sơ mời thầu đảm bảo khả tham gia tất nhà thầu có đủ lực, không đưa điều kiện nhằm hạn chế tham gia nhà thầu nhằm tạo lợi cho nhà thầu gây cạnh tranh khơng bình đẳng + Thành lập Tổ chun gia xét thầu có đủ trình độ chun mơn liên quan đến thiết bị cần mua sắm đào tạo đấu thầu theo quy định + Kiểm tra, lựa chọn nhà thầu có đủ lực thực hợp đồng, kiểm tra việc có vướng mắc, khiếu nại tổ chức, cá nhân Kiểm soát trình thực cơng tác đấu thầu từ giai đoạn mở thầu, xét thầu, trình duyệt cơng bố kết đấu thầu - Kiểm soát bước 5: Sau công bố kết trúng thầu Đơn vị mời nhà thầu trúng thầu thương thảo ký kết hợp đồng mua sắm tài sản theo khoản mục chi tiết tài sản Sau ký hợp đồng, đơn vị phải đôn đốc nhà thầu thực hợp đồng bàn giao tài sản, Hội đồng phải nghiệm thu chi tiết tài sản theo Hồ sơ yêu cầu nội dung Hợp đồng ký 3.2.5 Hoàn thiện kiểm sốt chi khác Khi có phát sinh hoạt động kỷ niệm ngày lễ, Phòng TC-HC lên kế hoạch tổ chức, lập dự trù kinh phí cho hoạt động chuyển phịng KH-TC kiểm tra định mức trình lãnh đạo duyệt chi trước tổ chức hoạt động Xác định xác khoản chi hoạt động để cuối năm trích lập quỹ theo tỷ lệ quy định Quy chế chi tiêu nội Xây dựng định mức chi cụ thể 85 cho hoạt động loại quỹ Quy chế chi tiêu nội để có sở kiểm sốt sau 3.2.6 Giải pháp khác Xây dựng phần mềm quản lý Trung tâm nhằm tối ưu hóa cơng tác hành chuyên môn tạo điều kiện cho công tác đối chiếu số liệu phịng cách xác, nhanh chóng thuận tiện Ngồi việc nâng cao độ an tồn cho hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin đóng vai trị quan trọng Các hệ thống máy tính thiết bị liên quan thiết bị đầu vào, đầu gặp phải nguy bị phá hủy tai họa cháy, điện đột ngột hay phá hoại người Tất cá nguy ảnh hưởng đến việc xử lý lưu trữ, bảo mật liệu thơng tin kế tốn cần nhận thức cách nghiêm túc, đầy đủ Để đảm bảo an ninh cho thiết bị máy tính, phần mềm, liệu kế tốn, cơng ty cần trọng đến giải pháp như: - Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi thâm nhập bất hợp pháp: Việc thâm nhập máy tính nhân viên kế tốn máy chủ chứa phần mềm liệu kế toán bất hợp pháp làm tổn hại vật chất cho quan Để hạn chế nguy truy cập bất hợp pháp, phá hoại tài sản, sửa đổi hợp lấy cắp thơng tin kế tốn việc kiểm sốt truy cập vào hệ thống máy tính cần thiết, sử dụng biện pháp như: Sử dụng mật mã cho tập tin, hệ thống mật Quy định người thực hoạt động số hoạt động phép thực truy cập Khóa bàn phím, máy tính khơng giám sát, kỹ thuật tự động khóa bàn phím làm cho điều khiển máy tính ngừng hoạt động - Bảo vệ thiết bị máy tính khỏi rủi ro dẫn đến hư hỏng ngưng hoạt động - An ninh việc lưu trữ liệu máy tính - Các kế hoạch phục hồi xây dựng liệu 86 KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ thực trạng công công tác kiểm soát chi thường xuyên Trung tâm y tế dự phịng Quảng Nam trình bày phân tích chương 2, chương tác giả đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi thường xuyên đơn vị Với giải pháp nhằm hồn thiện mơi trường kiểm sốt, nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn thủ tục kiểm soát Các giải pháp nêu dựa sở nghiên cứu vấn đề lý luận thực trạng cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên đơn vị 87 KẾT LUẬN Từ thành lập đến nay, Trung tâm y tế dự phịng Quảng Nam có bước tiến vượt bậc quy mô lẫn chất lượng hoạt động Để tồn bền vững chế xã hội hóa ngành y tế cạnh tranh ngày khốc liệt sở y tế công lập tư nhân, Trung tâm phải không ngừng tự hoàn thiện, phát triển mặt, đặc biệt lĩnh vực chuyên môn lĩnh vực tài Để đáp ứng yêu cầu ngày phát triển Trung tâm, cơng tác kiểm sốt chi ngân sách đặc biệt chi thường xuyên cần phải cải thiện nhiều nhằm tránh lãng phí nguồn lực, nâng cao chất lượng phục vụ, đồng thời nâng cao đời sống cán nhân viên Qua tìm hiểu cơng tác kiểm sốt chi thường xun Trung tâm y tế dự phòng Quảng Nam, bước đầu luận văn đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi dự kiến số nguyên nhân gây hạn chế đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi Trung tâm góp phần vào thành cơng chung đơn vị Với giúp đỡ thầy TS Nguyễn Phi Sơn anh chị đồng nghiệp Trung tâm, tác giả tiếp thu nhiều kiến thức áp dụng vào thực tế Mặc dù cố gắng nghiên cứu, song kết nghiên cứu khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế Tác giả mong nhận nhiều ý kiến đóng góp bổ sung q thầy giáo để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài (2006), Chế độ kế tốn hành nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội [2] Bộ tài (2013), Hệ thống mục lục ngân sách nhà nước, NXB Hồng Đức, Hà Nội [3] Bộ tài chính, Luật ngân sách, Hà Nội [4] Bộ tài (2003), Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ tài kế tốn cho giám đốc đơn vị nghiệp có thu, Hà Nội [5] Chính phủ (2006), Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp cơng lập [6] Chính phủ (2012), Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 chế hoạt động, chế tài đơn vị nghiệp y tế công lập giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh sở khám bệnh, chữa bệnh công lập [7] Luật gia Phạm Quốc Lợi (2004), Hệ thống kế toán đơn vị hành nghiệp theo chế độ kế tốn mục lục ngân sách mới, NXB Lao động-xã hội [8] Nguyễn Thế Hưng (2008), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Thống kê [9] ThS Trần Thị Duyên (2005), Hướng dẫn thực hành kế tốn lập báo cáo tài chính, hành nghiệp nghiệp có thu, NXB Tài [10] TS Phạm Văn Khoan (2007), Giáo trình Quản lý tài cơng, Học viện tài chính, Nhà xuất Tài [11] Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh (2014), Kiểm sốt nội bộ, NXB Phương Đơng, TP Hồ Chí Minh ... SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 40 2.2.1 Rủi ro chi thường xuyên Trung tâm y tế dự phòng Quảng Nam 40 2.2.2 Kiểm soát chi toán cá nhân 41 2.2.3 Kiểm. .. TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 71 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM. .. bị y tế sữa chữa lớn trình Sở Y tế Sở Tài phê duyệt riêng 40 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG QUẢNG NAM 2.2.1 Rủi ro chi thường xuyên Trung tâm y tế dự phịng