Giao trinh Excel 2003

+ Nhấp chọn thực đơn lệnh Edit -> Move or Copy Sheet… hoặc nhấp phải chuột vào vùng trang được chọn làm xuất hiện hộp chọn lệnh và sau đó chọn lệnh Move or Copy… + Trong hộp thoại Move o[r]

BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel chương trình thuộc phần mềm Microsoft Office sử dụng hầu hết tất văn phòng tồn giới Excel chương trình bảng tính ứng dụng cho cơng việc quản lý, kế toán, thống kê Khởi động Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003 Hình Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 hình Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khởi động chương trình Excel, có sổ bảng tính (Workbook) Trong sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính - Một bảng tính gồm có 256 cột đánh số theo chữ A, B, C…Z, AA, AB, AC… 65536 dịng đánh số Hình Cửa sổ chương trình Excel theo số thứ tự 1,2,3…65536 - Theo mặc định, lần tạo bảng tính Excel tạo trang bảng tính trắng đặt tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 Sau chèn thêm trang chúng đặt tên Sheet4, Sheet5,… Hình Ba trang bảng tính có tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 - Ơ (Cell): Ơ trang tính giao cột dịng Ơ trang bảng tính có địa viết theo trật tự xác định gồm chữ tên cột đứng trước số thứ tự dịng đứng sau Hình Địa ô A1 VD: Địa ô A1 địa ô cuối trang bảng tính IV65536 - Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có thành phần sau: Thanh công cụ Thanh tiêu đề Thanh thực đơn lệnh Đường viền dọc Thanh cơng thức Đường viền ngang Trang tính Sheet1, … Nhập liệu vào Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang Hình Giao diện chương trình Excel + Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin + Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính + Thanh cơng cụ: Cung cấp nút thao tác nhanh + Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo nội dung liệu ô + Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ A, B…Y, Z, AA, AB,…IV Mỗi cột có chứa 65536 ô + Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ đến 65536 Mỗi dòng chứa 256 ô + Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị ô bị che khuất + Thanh trạng thái: Ở đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin bảng tính, trạng thái soạn thảo, kết cộng đơn giản  Ready: Đang sẵn sàng làm việc  Enter: Đang nhập liệu hay công thức  Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến địa  Edit: Đang điều chỉnh liệu hay công thức + Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính tốn, vẽ đồ thị… BÀI CÁC THAO TÁC VỚI TỆP/BẢNG Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N - Chọn menu File -> New Lưu bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> Save Đóng bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W - Chọn menu File -> Close Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O - Chọn menu File -> Open Trang hành, ô hành - Trên bảng tính hành, thời điểm thao tác với trang bảng tính gọi trang hành Hình 6.Bảng tính Sheet1 trang hành Để chuyển trạng thái hành đến trang khác, cần thao tác đơn giản nhấp chuột vào phần chứa tên trang bảng tính - Trên trang hành, thời điểm thao tác với ô, gọi ô hành Hình Ơ A1 hành Nhận dạng trỏ Trên trang hành, thấy loại trỏ sau: - Con trỏ ô: Xác định ô ô hành trang Một đường bao đậm xuất ô hành - Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập liệu cho ô - Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí trang bảng tính Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng ô Con trỏ chuột có dạng chữ I phía soạn thảo Cách nhập chỉnh sửa liệu ô hành - Các phím thường dùng + Phím Tab: Di chuyển trỏ ô sang phải cột + Phím Enter: Di chuyển trỏ xuống dịng kết thúc việc nhập/chỉnh sửa liệu + Các phím mũi tên : Di chuyển trỏ ô đến địa trang - Nhập liệu: + Nhấp chuột vào cần nhập sử dụng phím mũi tên để chuyển trạng thái hành ô + Gõ phím để nhập kí tự vào ơ, sai sử dụng phím Delete Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh dịng nhập + Nhấn phím ESC muốn kêt thúc nhập khơng lấy liệu nhập Nhấn phím Enter để đưa liệu cho ô kết thúc nhập - Chỉnh sửa liệu: Để chỉnh sửa liệu nhập ô, nhấp đúp chuột vào chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa BÀI CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột a Chọn ô Để chọn ô, cần nhấp chuột vào ô b Chọn vùng liên tục hình chữ nhật - Nhấp chuột vào ô bên trái - Giữ phím Shift nhấp chuột vào bên phải - Thả phím Shift để kết thúc việc chọn Trong trường hợp địa vùng ô viết theo khuôn dạng (địa ô bên trái:địa ô bên phải), tách dấu hai chấm “:” VD: Chọn vùng ô (A1:D6) Nhấp chuột vào A1 sau nhấn giữ phím Shift nhấp chuột vào ô D6 ta chọn vùng hình Hình 10 Chọn vùng liên tục c Chọn vùng ô rời rạc - Đầu tiên chọn vùng liên tục hình chữ nhật - Giữ phím Ctrl chọn một vùng liên tục hình chữ nhật - Chỉ thả phím Ctrl kết thúc d Chọn cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc  Chọn cột: Để chọn cột, nhấp chuột vào tên cột có đường viền ngang  Chọn dãy cột liền kề - Nhấp chuột vào tên cột (bên trái bên phải dãy) đường viền ngang - Giữ phím Shift nhấp chuột vào tên cột cuối cùng dãy - Sau lựa chọn xong thả phím Shift  Chọn dãy cột rời rạc - Trước tiên chọn cột dãy cột liền - Giữ phím Ctrl nhấp chuột chọn dãy cột - Sau lựa chọn xong thả phím Ctrl Hình 11 Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G e Chọn dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc  Chọn dòng - Để chọn dòng, nhấp chuột vào số thứ tự dòng có đường viền dọc  Chọn dãy dịng liền kề - Nhấp chuột vào số thứ tự dòng (trên dãy) trền đường viền dọc - Giữ phím Shift nhấp chuột vào số thứ tự dòng sau dãy - Thả phím Shift Hình 12 Chọn dãy dịng liền kề 21, 22, 23  Chọn dãy dòng rời rạc - Trước tiên chọn dòng dãy dòng liền - Giữ phím Ctrl nhấp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo, thả phím Ctrl kết thúc việc chọn dịng f Chọn tồn bảng tính Cách 1: Chỉ cần nhấp chuột vào ô giao đường viền ngang đường viền dọc Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A g Hủy chọn Để hủy chọn ô, cần nhấp đúp chuột vào ô trang bảng tính Điền số thứ tự tự động - Nhập số vào ô - Nhấn giữ phím Ctrl - Trỏ chuột vào hình vng nhỏ góc dưới, bên phải đó, trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ Hình 13 Con trỏ chuột chuyển đổi thành dấu chữ thập đen - Nhấn kéo chuột xuống theo chiều dọc, thấy số thứ tự điền tự động vào ô tiếp theo, tăng dần Sao chép, di chuyển, xóa, chèn a Sao chép ô Thao tác chép ô Excel không bao gồm chép nội dung, định dạng Chúng ta nhìn thấy bảng nhiều mục lựa chọn dán ô chép  All – Sao chép tất (nội dung, định dạng…)  Formulas – Sao chép công thức  Values – Sao chép giá trị  Formats – Sao chép định dạng  Comments – Sao chép thích  All except borders – Sao chép tất trừ đường viền  Column widths – Sao chép độ rộng cột  Formulas and number formats – Sao chép công thức định dạng số  Values and number formats – Sao chép giá trị định dạng số Hình 14 Lựa chọn dán chép - Thao tác chép ô trang bảng tính + Chọn ô cần chép (ơ vùng ô) + Nhấn nút Copy bấm tổ hợp phím Ctrl + C để chép + Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô - Thao tác chép ô khác trang bảng tính + Trên trang bảng tính hành, chọn ô cần chép + Nhấn vào nút lệnh Copy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C + Chuyển trạng thái hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác + Đặt vào vị trí mốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô b Di chuyển ô - Chọn ô cần di chuyển - Nhấn nút Cut bấm tổ hợp phím Ctrl + X - Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán - Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán c Xóa nội dung - Chọn muốn xóa - Nhấp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Contents nhấn phím Delete Thêm/xóa dịng, cột - Thêm dịng + Chọn vị trí mốn thêm dịng, bơi đen dòng muốn thêm + Nhấp chọn thực đơn lệnh Insert -> Rows để tạo dòng trống nằm hai dịng Dịng có định dạng giống dịng lựa chọn VD: Muốn thêm dòng vào vị trí dịng số danh sách, ta bơi đen dịng số 7, 8, sau nhấp chọn menu Insert chọn Rows, ta có dịng vào vị trí dịng số Hình 15 Bơi den số dịng muốn thêm - Xóa dịng + Chọn nhiều dịng muốn xóa + Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete - Thêm cột + Chọn vị trí muốn thêm cột, bơi đen cột muốn thêm + Nhấp chọn thực đơn lệnh Insert -> Columns, cột xuất - Xóa cột + Chọn nhiều cột muốn xóa + Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete Thao tác với bảng tính a Chèn trang vào bảng tính Khi tạo bảng tính mặc định có trang bảng tính (Sheet), nhiên người dùng chèn thêm nhiều trang bảng tính Cách 1: Nhấp chọn thực đơn lệnh Insert -> Worksheet Cách 2: Nhấn phải chuột lên trang bảng tính bất kỳ, chọn mục Insert… sau lựa chọn Worksheet nhấn vào nút OK Một bảng tính xuất b Đổi tên trang bảng tính Để dễ quản lý nội dung có trang bảng tính, nên đổi tên trang bảng tính cho phù hợp với nội dung chứa trang Tên trang bảng tính chứa dấu cách, chữ cái, chữ số, dấu gạch Thực bước sau để đổi tên trang bảng tính: - Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổi - Chọn Rename - Gõ tên nhấn Enter  c Xóa trang bảng tính - Nhấp chọn thực đơn lệnh Edit -> Delete Sheet nhấp phải chuột vào tên trang muốn xóa làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Delete Hình 19 Định dạng liệu kiểu tiền tệ 1.4 Định dạng liệu theo kiểu phần trăm Trong vài trường hợp, người sử dụng muốn biểu diễn số dạng phần trăm Ví dụ: 0,98 hiển thị 98% thực sau: - Chọn có chứa liệu muốn hiển thị dạng phần trăm - Nhấn chuột vào nút công cụ Định dạng ô chứa văn 2.1 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ Trong Excel việc thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ đậm/nghiêng/gạch chân thao tác giống Word 2.2 Thay đổi màu chữ màu - Thay đổi màu chữ + Chọn chữ muốn thay đổi màu + Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống định dạng Font Color , chọn màu theo ý thích - Thay đổi màu + Chọn ô muốn thay đổi màu Cách 1: Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống định dạng Fill Color Cells , chọn màu theo ý thích Cách 2: + Nhấp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format + Chọn thẻ Patterns  Lựa chọn màu bảng màu Color Thao tác tương tự thao tác tô màu ô cách nhấn vào mũi tên trỏ xuống hộp Fill Color định dạng chọn màu muốn tô  Lựa chọn mẫu họa tiết trang trí cho bảng mẫu Patterns Hình 20 Thay đổi màu họa tiết trang trí 2.3 Sao chép định dạng - Chọn định dạng trước Nếu chọn vùng ô vùng phải có kiểu (kiểu chữ, màu chữ…) - Nhấn nút Format Painter , di chuyển trỏ chuột tới vị trí muốn chép định dạng bên phải trỏ xuất thêm chổi quét sơn nhỏ - Quét lên ô vùng ô để áp dụng chép định dạng 2.4 Đặt thuộc tính Wrap Text cho Đây cơng cụ cho phép tự động xuống dịng ô liệu nhập vào vượt độ rộng ô - Chọn ô muốn áp dụng đặt thuộc tính + Nhấp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Alignment + Trong phần chọnHình Text21 Control, tích chọn Wrap Text đặt control thuộc Nhắp chọn Wrapơtext mụcđểText tính tự động đưa nội dung xuống dịng làm cho nội dung đầy đủ Lưu ý: Để xóa bỏ định dạng ô ta lựa chọn ô cần gỡ bỏ định dạng sau nhấp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Format Căn lề, vẽ đường viền 3.1 Căn vị trí chữ ơ: Giữa, trái, phải, trên, Khi nhập liệu vào bảng tính, Excel phân tích xem liệu dạng văn tự động lề bên trái, liệu dạng số lề bên phải Tuy nhiên, chọn cách lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày bảng tính Cách thực sau: - Chọn ô muốn áp dụng định dạng Cách 1: Nếu nội dung ô theo chiều ngang nhấp chuột vào ba nút trái, phải, công cụ Cách 2: Nếu muốn nội dụng ô theo chiêu ngang chiều dọc ta nhấp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Alignment Trong phần Text alignment có hướng chỉnh lề  Horizontal (theo chiều ngang): Dùng để chỉnh theo lề trái lề phải ô  Vertical (theo chiều dọc): Dùng để chỉnh theo lề lề ô + Nhấn nút OK để kết thúc 3.2 Hịa nhập dãy để tạo tiêu đề bảng biểu Có thể hịa nhập nhiều liền thành ô Cách thực sau: - Chọn ô cần hòa nhập Cách 1: + Nhấp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Alignment + Trong phần chọn Text Control, tích chọn Merge cells để hịa nhập + Nhấn nút OK để kết thúc Hình 22 Hịa nhập ô Cách 2: Nhấn nút Merge and Center công cụ 3.3 Thay đổi hướng chữ ô Muốn thay đổi hướng chữ thực thao tác sau: - Chọn vùng ô muốn thay đổi hướng chữ - Nhấp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Alignment - Trong phần Orientation, nhấp chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo quay đường cung trịn đến độ nghiêng phù hợp Ở Degrees hiển thị độ nghiêng văn - Nhấn vào nút OK để hồn thành Hình 23 Thay đổi hướng viết liệu 3.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô Cách 1: Sử dụng nút Borders công cụ - Chọn vùng ô muốn vẽ đường viền - Trên công cụ Formatting, nhấp chuột vào tam giác nhỏ làm xuất bảng lựa chọn đường viền Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells Cách dùng để tạo đường viền vùng ô theo yêu cầu phức tạp Ta thực sau: - Chọn ô, vùng ô cần kẻ đường viền - Nhấp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Border - Trong thẻ Border, nhấp chọn kiểu dáng đường viền phần Line Style (đường viền mảnh, đậm, đường viền đôi, đứt quãng…), chọn màu đường viền phần Line Color - Trong phần Presets có kiểu tạo đường viền  None: Không tạo đường viền  Outline: Kẻ nhanh đường viền  Inside: Kẻ nhanh đường viền vùng ô - Trong thẻ Border, Excel cho phép người dùng tự vẽ đường viền cách nhấn vào nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh mẫu ô Đây công cụ dùng để xóa bỏ đường viền có trước Hình 24 Tạo đường viền cho bảng BÀI CƠNG THỨC VÀ HÀM Tạo cơng thức 1.1 Tạo công thức số học - Công thức tạo để tính tốn trả lại giá trị cho bảng tính Phải nhập kí tự “=” trước nhập nội dung cơng thức Kí tự giúp Excel nhận biết thực công thức Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có C5, C6 kết đặt ô D6, nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6 Thanh cơng thức Formula Bar Hình 25 Tạo đường viền cho bảng - Kết tính tốn hiển thị ơ, cịn nội dung cơng thức (gồm kí tự =) nhìn thấy cơng thức Formula Bar - Chúng ta chỉnh sửa nội dung cơng thức cuối nhấn phím Enter để cơng thức tính tốn lại trả giá trị cho 1.1.1 Phép tốn cơng thức số học Danh sách phép toán kí tự khác dùng cơng th ức s ố h ọc liệt kê bảng sau: Kí tự + (cộng) - (trừ) * (sao) / (gạch chéo) ( ) (cặp dấu ngoặc đơn) ^ (dấu mũ) Diễn giải Phép cộng Phép trừ Phép nhân Phép chia Toán tử dấu ngoặc ln tính tốn trước Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2) 1.1.2 Phép so sánh cơng thức LOGIC Cơng thức logic có kết trả TRUE (đúng) FALSE (sai) Danh sách phép so sánh dùng công thức logic liệt kê bảng sau: Toán tử = > < >= B1) Nhỏ (A1=B1) Nhỏ (A1