Giáo trình EXCEL 2003

Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 1 CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL Bài 1: Giới Thiệu 2 Bài 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ CHỈNH SỬA 4 I). Nhập dữ liệu: 4 II). Chọn dữ liệu và chỉnh sửa: 4 III). Chỉnh sửa bảng tính: 4 Bài 3: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 6 Bài 4: CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ PHÉP TOÁN 9 Bài 5: CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ TRONG EXCEL 12 Bài 6: HÀM (FUNCTION) VÀ CÁCH SỬ DỤNG 13 I). KHÁI NIỆM HÀM: 13 II). CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL: 13 a). Hàm Lấy Ngày: (Day) 13 b). Hàm Lấy Tháng: (Month): 13 c). Hàm Lấy Năm: (Year) 13 d). Hàm Lấy ngày tháng năm: (Date): 13 e). Hàm Lấy ngày giờ hiện tại: (Now) 14 a). Hàm lấy phần nguyên: (INT) 14 b) Hàm chia lấy dư: (MOD) 14 c). Hàm làm tròn số: (ROUND) 14 d). Hàm lấy cực đại: (MAX) 14 e). Hàm lấy cực tiểu: (MIN) 14 f). Hàm tính tổng: (SUM) 14 g). Hàm tính tổng có điều kiện: (SUMIF) 14 h). Hàm Tính trung bình: (AVERAGE) 15 i). Hàm đếm số: (COUNT) 15 j). Hàm đếm chuỗi: (COUNTA) (đếm các ô không rỗng) 15 k). Hàm đếm có điều kiện: (COUNTIF) 15 a). Hàm và: (AND) 15 b). Hàm hoặc: (OR) 15 c). Hàm Phủ định: (NOT) 16 d). Hàm điều kiện: (IF) 16 a). Hàm lấy ký tự bên trái: (LEFT) 16 b). Hàm lấy ký tự bên phải: (RIGHT) 16 c). Hàm lấy ký tự từ giữa: (MID) 16 d). Hàm đỗi chuỗi thành chuỗi ký tự hoa: (UPPER) 17 e). Hàm đỗi chuỗi thành chuỗi chữ thường: (LOWER) 17 f). Hàm đổi ký tự đầu của từ thành ký tự hoa còn lại là ký tự thường: 17 (PROPER) 17 g). Hàm đổi chuỗi số thành số: (VALUE) 17 Các hàm cơ sở dữ liệu dùng dưới đây có cùng cú pháp 18 a). Hàm tính tổng: (DSUM) 18 b). Hàm đếm số: (DCOUNT) 18 c). Hàm đếm ô không rỗng: (DCOUNTA) 18 d). Hàm cực đại: (DMAX) 18 e). Hàm cực tiếu: (DMIN) 18 f). Hàm tính trung bình: (DAVERAGE) 18 a). Hàm dò tìm theo cột: (VLOOKUP) 19 b). Hàm dò tìm theo dòng: (HLOOKUP) 19 c). Hàm MATCH: 19 d). Hàm INDEX: 20 Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 2 Bài 7 21 CHÈN ĐỒ THỊ VÀO BẢNG TÍNH 21 Bài 8 23 IN ẤN 23 Bài 1: Giới Thiệu Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng dùng để thiết lập bảng tính điện tử như các bảng thống kê, quyết toán, hay còn là một phần mềm xử lý bảng tính, … Mỗi bảng tính Excel bao gồm nhiều bảng tính (256 bảng tính). Khởi động Microsoft Excel: Kích đôi biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình desktop Windows nếu có hoặc vào Menu Start → chọn Programs → chọn Microsoft Excel. Giới thiệu về màn hình Excel: (hình dưới) • Ngoài các thanh tiêu đề, thanh menu, thanh công cụ, thanh trạng thái được bố trí hoàn toàn giống như của Microsoft Word. Còn có một số thành phần khác như: • Thanh công thức (Formular Bar) hiển thị nội dung dữ liệu của ô hiện hành. Thanh công thức D10 VD: đây là địa chỉ của ô D10 Thực đơn Menu bar Thanh tiêu đề Thanh công cụ Thanh trạng thái Thanh Cuộn Thanh địa chỉ (Vùng làm việc) Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 3 • Thanh điạ chỉ của bảng tính (Sheet). Muốn mở bảng tính nào ra màn hình ta phải kích chuột vào tên bảng tính đó. • Vùng làm việc của Excel dùng để thiết lập bảng tính. Thực chất đây là một tập hợp các ô hình chữ nhật (gọi là Cell) nằm xếp cạnh nhau, mỗi ô có một địa chỉ riêng của nó đó chính là điểm giao nhau giữa địa chỉ cột và địa chỉ dòng. • Khi lưu trữ cần đặt tên cho WorkBook, Excel sẽ tự động gán phần mở rộng của WorkBook là .XLS và khi lưu trữ Excel sẽ lưu trữ toàn bộ các bảng tính trên WorkBook. • Trên vùng làm việc của Excel có một hình chữ nhật có thể di chuyển được (dùng phím TAB hoặc các phím mũi tên hoặc Enter hoặc kích chuột đi nơi khác, …), hình chữ nhật đang ở đâu thì ô đó được gọi là ô hiện hành. • Mặc dù Excel không phải là một trình xử lý văn bản, nhưng mỗi ô của Excel lại có thể làm việc như một trang bảng tính trong trình xử lý văn bản. Ví dụ: Có thể sử dụng các phím Backspace và Delete để hiệu chỉnh nội dung trong ô như một trình xử lý văn bản. • Có thể sử dụng các phím Backspace và Delete để hiệu chỉnh nội dung trong ô. Để chấp nhận giá trị, nhấn phím Enter hay Tab. + Nếu ô có độ rộng nhỏ hơn nội dung, thì nội dung sẽ được hiển thị tràn qua ô kế tiếp bên phải nếu ô kế tiếp bên phải rỗng. Còn nếu ô kế tiếp có nội dung, thì phần dư ra sẽ bị khuất đi. • Excel như là một trình xử lý văn bản dành cho số. Chỉ cần gõ con số vào ô, thì sau đó Excel có thể thao tác với con số đó theo bất cứ cách nào chúng ta yêu cầu. Theo ngầm định, các số sẽ được canh phải, giúp cho các số lẻ và dấu ngăn cách số lẻ được thẳng hàng. + Để nhập một số vào ô, trước hết chúng ta phải chọn ô. Ví dụ: Click chuột lên ô A1 để chọn. + Nhập vào con số cho ô đó (chẳng hạn như 567) rồi nhấn Enter. Giá trị chúng ta mới gõ vào sẽ được hiển thị trong ô, và ô tiếp theo sẽ được chọn. + Nhập vào con số 567000000000 vào một ô rồi nhấn Enter. + Mặc dù trên thanh công thức con số đó được hiển thị đầy đủ, nhưng trong ô lại hiển thị dưới dạng số khoa học. Chúng ta có thể nhắp lên ô đó để xem cho rõ. Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 4 Bài 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ CHỈNH SỬA I). Nhập dữ liệu: • Nhập dữ liệu vào một ô trong bảng tính: kích chuột vào ô đó và nhập dữ liệu. • Kết thúc nhập liệu: bấm Enter hoặc dùng các phím mũi tên, phím Tab hoặc kích chuột đi nơi khác. • Nhập dữ liệu tăng dần đều: (Cho loại số hoặc ngày) nhập giá trị vào hai ô đầu tiên (ô thứ nhất là giá trị bắt đầu, ô thứ hai là bước nhảy), chọn 2 ô đã nhập giá trị, trỏ chuột vào góc dưới bên phải ô thứ hai khi xuất hiện dấu cộng (+) rê chuột đến ô cuối cùng rồi thả chuột. • Chỉnh sửa lại dữ liệu đã nhập: chọn ô cần chỉnh sửa rồi bấm phím F2 hoặc kích đôi chuột vào ô hoặc kích chuột lên thanh công thức. Sau đó ta tiến hành chỉnh sửa. • Xoá dữ liệu: Chọn các ô có chứa dữ liệu cần xoá và ấn phím Delete. II). Chọn dữ liệu và chỉnh sửa: • Chọn các ô liên tiếp nhau: rê chuột từ ô góc trên cùng đến ô góc dưới cùng hoặc ngược lại. • Chọn các ô rời nhau: Chọn khối thứ nhất sau đó ấn và giữ phím Ctrl rồi tiếp tục dùng chuột kích chọn các khối ô khác nhau cho đến khi nào hết. • Chọn nguyên cột: kích chuột vào tiêu đề cột (vào các chữ A, B, …). Nếu kích và rê chuột thì chọn được nhiều cột kế tiếp nhau. • Chọn nguyên dòng: kích chuột vào tiêu đề dòng (vào các số 1, 2, …). Nếu kích và rê chuột thì chọn được nhiều dòng kế tiếp nhau. III). Chỉnh sửa bảng tính: • Thay đổi độ rộng cột: trỏ chuột lên vị trí vạch biên trên thanh tiêu đề cột cho đến khi hình dạng chuột trở thành mũi tên hai chiều (←|→), sau đó rê chuột đến vị trí cần thay đổi rồi thả chuột ra. • Thay đổi độ cao dòng: tương tự như cột, thay vì trỏ tiêu đề cột ta trỏ lên tiêu đề dòng. • Chèn thêm cột: chọn vị trí cần chèn, vào menu Insert → chọn Columns hoặc kích phải chuột chọn Insert. Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 5 • Xoá cột: chọn cột cần xoá, vào menu Edit → chọn Delete. • Chèn thêm dòng: chọn vị trí cần chèn, vào Menu Insert → chọn Row. • Xoá dòng: chọn dòng cần xoá, vào menu Edit → chọn Delete. Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 6 Bài 3: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Chọn khối ô cần định dạng → vào Menu Format → chọn Cells, hoặc kích chuột phải → chọn Format Cells. hiển thị hộp thoại Format Cells bao gồm các chọn lựa như sau: 1. 1. Number: Gồm các chọn lựa hiển thị số, các kiểu hiển thị thông thường (General), phần trăm (Percentage), khoa học (Scientific), tiền tệ (Currency), ngày tháng năm (Date), … 2. 2. Alignment: Gồm các lựa chọn về kiểu hiển thị chuỗi văn bản: • Horizontal: Vị trí hiển thị trên ô theo chiền ngang. • Vertical : Vị trí hiển thị trên ô theo chiều đứng. • Wrap text: Tự động tách dữ liệu xuống thành nhiều hàng (vẫn trong cùng một ô) trong trường hợp chiều dài chuỗi dữ liệu vượt quá độ rộng ô. • Orientation: chọn lựa kiểu hiển thị trên ô: ngang, dọc, đứng, xéo góc,… Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 7 3. Font: Gồm các chọn lựa: kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, dạng chữ, kiểu gạch chân,…. + Strikethrough: Ghạch ngang giữa chữ + Superscript : chỉ số trên (ví dụ: X 2 ) (Ctrl + Shift + +). + Subscript : chỉ số dưới (ví dụ: X 2 ) (Ctrl + =). 4. Border: Gồm các chọn lựa về đóng khung như: nét khung, màu khung (trái, phải, trên, dưới, bao quanh,…). Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 8 5. Patterns: Gồm các chọn lựa về nền như: màu nền, kiểu nền,…. Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 9 Bài 4: CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ PHÉP TOÁN Dữ liệu là tất cả những gì ta có thể nhập vào trong ô để cho Excel xử lý và tính toán. Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau: 1. Kiểu chuỗi: (Text) Được qui định bắt đầu bởi các ký tự từ (a…z, A…Z). Mặc nhiên dữ liệu loại chuỗi được canh bên trái. Nếu độ dài chuỗi vượt quá độ rộng ô thì nó sẽ tự động hiển thị qua ô kế bên nếu ô kế bên đó chưa chứa dữ liệu, còn nếu ô kế bên đã có dữ liệu thì phần vượt quá độ rộng ô sẽ bị che khuất, lúc này ta chỉ việc nới độ rộng ô cho phù hợp. Trong công thức tính toán dữ liệu loại chuỗi phải được đặt trong cặp nháy kép “”. Các phép toán quan hệ và nối chuỗi: • Toán tử so sánh : = (dấu bằng), < (nhỏ hơn), >(lớn hơn), <=(nhỏ hơn hoặc bằng), >=(lớn hơn hoặc bằng), <>(khác nhau). • Toán tử nối chuỗi: &. Ví dụ: = “Trung tâm” & “ Tin Học” kết qủa là: “Trung Tâm Tin Học”. = (“Ba” <= “Bốn”) kết quả là TRUE. 2. Kiểu số: (Number) Qui ước dữ liệu phải được bắt đầu bằng các con số từ 0…9 hoặc bằng một trong các ký tự: + (cộng), - (trừ), . (chấm thập phân). Mặc nhiên dữ liệu loại số được canh bên phải ô. Nếu số chữ lớn hơn độ rộng của ô thì nó sẽ tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học hoặc hiển thị trên ô các ký tự ######, lúc này ta chỉ việc nới độ rộng ô cho phù hợp. Khi ta nhập dữ liệu loại số không hợp lệ, Excel tự động chuyển thành dữ liệu loại chuỗi. - Để tăng tốc độ gõ số, đừng để ý đến các dấu phẩy ngăn cách hàng ngàn (đối với kiểu Pháp, Việt Nam là dấu chấm). Ví dụ: như thay vì gõ vào 3,000 chúng ta chỉ gõ 3000. Sau đó, chọn ô cần định dạng → chọn nút Comma Stype “,” trên thanh công cụ. - Để nhập một giá trị phần trăm, có hai cách: gõ số, rồi sử dụng dấu ngăn cách số lẻ (ví dụ 0.5), chọn ô cần định dạng → chọn nút Percent Style “%” trên thanh công cụ. Cũng có thể gõ nguyên số kèm theo dấu phần trăm (ví dụ 50% ). Lưu ý: Không nên nhập vào 50 rồi sử dụng nút Percent Style, vì khi đó sẽ nhận được kết quả là 5000%. Các phép toán sau: • Toán tử số học: +, -, *, /, ^ (luỹ thừa). • Toán tử logic: Not, And, Or. • Toán tử so sánh: =, <, >, <=, >=, <>. 3. Dữ liệu kiểu ngày tháng năm: (Date/Time) Được qui định nhập theo dạng thức mm/dd/yy (trong đó: mm:tháng, dd:ngày, yy:năm). Hoặc nếu ta chỉ nhập mm/dd thì Excel tự động lấy năm là năm hiện hành của hệ thống. Hoặc có thể nhập theo dạng thức 5-Aug (ngày 5 tháng 8). Mặc dù hiển Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 10 thị theo dạng nào, chúng ta có thể định dạng lại theo kiểu hiển thị chúng ta (dd/mm/yy: ngày/tháng/năm). Bằng cách vào Format Cells → Number/date rồi chọn kiểu ta thích, nếu không có thì ta chọn Customize và nhập vào kiểu ta thích. VD: Ta nhập dd/mm/yy vào hộp Type. Excel lưu trữ ngày tháng như là một số tuần tự và Excel qui định ngày đầu tiên của thế kỷ 20 (ngày 1/1/1900) là ngày đầu tiên (ứng với số 1). Ví dụ: khi nhập ngày 15/04/99 thì lại hiển thị trên ô 36265, là do ngày 15/04/99 là ngày thứ 36265 của thế kỷ 20. Lúc này ta có thể vào Format Cells để định dạng lại kiểu hiển thị ngày hoặc có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + #, (nếu muốn trở về số thông thường thì ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + ~). Một số phím nhập ngày tháng như sau: Ctrl + ; : Nhập ngày tháng năm hệ thống vào ô hiện hành. Ctrl + Shift + ; : Nhập giờ phút của hệ thống vào ô hiện hành. Các phép toán sau: • Các phép toán số học: +, - • Các phép toán quan hệ: =, <, >, <=, >=, <>. 4. Dữ liệu loại công thức: (Formular) Được qui định bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +. Khi hiển thị trên ô, sẽ hiển thị kết quả tính toán của công thức, không hiển thị công thức. Còn công thức thì hiển thị trên thanh công thức. [...].. .Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang11 Trong công thức tính toán có thể chứa tất cả các kiểu dữ liệu của Excel, các toán tử tính toán, các số, các dấu ngoặc đơn, các địa chỉ ô, các tên khối, tên hàm, tên bảng, … riêng dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức tính toán phải đặt trong cặp dấu “” Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang12 Bài 5: CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ TRONG EXCEL. .. của chuỗi tháng ngày năm Ex: =year(“12/24 /2003 )→ 2003 d) Hàm Lấy ngày tháng năm: (Date): • Cú pháp: =Date(năm, tháng, ngày) • Công dụng: Hàm trả về kiểu ngày tháng năm Ex: =date (2003, 12,24) → 24/12 /2003 hoặc 12/24 /2003 Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang14 e) Hàm Lấy ngày giờ hiện tại: (Now) • Cú pháp: =Now() • Công dụng: Hàm trả về ngày giờ hiện tại (ngày giờ hệ thống) 2 Các hàm về... của chuỗi tháng ngày năm Ex: =day(“12/24 /2003 ) → 24 b) Hàm Lấy Tháng: (Month): • Cú pháp: =Month(chuỗi tháng ngày năm) • Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm Ex: =month(“12/24 /2003 ) → 12 c) Hàm Lấy Năm: (Year) • Cú pháp: =Year(chuỗi tháng ngày năm) • Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm Ex: =year(“12/24 /2003 )→ 2003 d) Hàm Lấy ngày tháng năm: (Date):... các loại địa chỉ Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang13 Bài 6: HÀM (FUNCTION) VÀ CÁCH SỬ DỤNG I) KHÁI NIỆM HÀM: Hàm là những công thức định sẵn của Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó, hoặc để thực hiện các thao tác trên bảng tính, hoặc giúp đỡ việc ra một quyết định dựa trên những thông tin cung cấp Ta có thể sử dụng các hàm có sẵn của Excel hoặc có thể... thị luôn luôn có các nút sau: • Cancel: Huỷ bỏ việc thiết lập đồ thị • Back: Trở về bước trước đó • Next: Tiếp tục bước sau • Finish: Kết thúc quá trình thiết lập đồ thị Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang23 Bài 8 IN ẤN (áp dụng cho Word và Excel) Để in bảng tính ra giấy được như ý muốn của mình, thì trước hết ta phải thực hiện các định dạng, và sau đó ta tiến hành cập nhật hoặc chỉnh... hai vùng đó không giao nhau Các dữ liệu có sự sai sót Công thức tham chiếu đến mọi địa chỉ không hợp lệ Công thức đã có các toán hạng và toán tử sai kiểu Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang21 Bài 7 CHÈN ĐỒ THỊ VÀO BẢNG TÍNH Trong Excel cho phép chúng ta dùng đồ thị để minh hoạ những số liệu (kết quả) trên bảng tính 1 Chèn đồ thị vào bảng tính: a) Mở tập tin chứa bảng tính cần chèn... Range: Chọn trang in trên bảng tính bao gồm: o All: In toàn bộ các trang o Pages(s): From … To … in từ trang (From) đến trang (To) Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng • • Trang24 Preview: Xem trước khi in Number of copy: số bản in cho một trang là bao nhiêu Bài tập Excel Bài 1: Có 5 mặt hàng A, B, C, D, E, với giá bán lần lượt là 60000, 20000, 23000, 34000, 70000 đồng Các giá mua tương ứng là... tính điểm trung bình theo công thức (Windows + Winword + Excel *3)/5 mà đạt từ 10 trở lên thì lấy điểm trung bình này làm kết quả, ngược lại thì lấy điểm trung bình cộng với điểm thêm làm kết quả Nhưng nếu sau khi cộng thêm mà lớn hơn 10 thì lấy 10 mà thôi (nghĩa là vớt cho đủ điểm đậu) - (c): Căn cứ vào kết quả để xếp vị thứ cho từng học viên Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang29 - (d):... m của “Chuỗi”, nếu m lớn hơn độ dài chuỗi thì hàm Mid cho kết quả là một chuỗi rỗng Chuỗi có thể là một địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi Ví dụ: = Mid(“Da Lat Buon”, 4, 3) sẽ cho kết quả là: “Lat” Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang17 d) Hàm đỗi chuỗi thành chuỗi ký tự hoa: (UPPER) • Cú pháp: =Upper(chuỗi) • Công dụng: Hàm Upper cho kế quả là chuyển chuỗi thành hoàn toàn chữ hoa Ví... Thiết lập các điều kiện trên các hàng khác nhau: Ví du: Những người sinh trước năm 1970 hoặc sau năm 1976: Năm Sinh 1976 Những người sinh sau năm 1976 hoặc tên có ký tự đầu là “H”: Năm Sinh Tên Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang18 >1976 H* Một số hàm cơ sở dữ liệu thường dùng Các hàm cơ sở dữ liệu dùng dưới đây có cùng cú pháp a) Hàm tính tổng: (DSUM) • Cú pháp: =DSUM(Bảng CS . =Date(năm, tháng, ngày) • Công dụng: Hàm trả về kiểu ngày tháng năm Ex: =date (2003, 12,24) → 24/12 /2003 hoặc 12/24 /2003 Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 14 e). Hàm Lấy ngày giờ hiện. đó được gọi là ô hiện hành. • Mặc dù Excel không phải là một trình xử lý văn bản, nhưng mỗi ô của Excel lại có thể làm việc như một trang bảng tính trong trình xử lý văn bản. Ví dụ: Có thể sử. phải, trên, dưới, bao quanh,…). Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn sử dụng Trang 8 5. Patterns: Gồm các chọn lựa về nền như: màu nền, kiểu nền,…. Giáo trình tin học văn phòng-Hướng dẫn