Giao trinh Excel 2003

- Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết dữ liệu trong một ô nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiện được hết thì chúng ta s[r]

MỤC LỤC

BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL

I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL 2

1 Khởi động

II CÁC THAO TÁ CƠ BẢN 4

1 Mở bảng tính

2 Lưu bảng tính

3 Đóng bảng tính

4 Mở bảng tính cũ

5 Trang hành, ô hành

7 Cách nhập chỉnh sửa liệu ô hành

BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH 6

1 Nhập liệu kiểu số văn

2 Chỉnh sửa liệu ô

3 Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột

5 Sao chép, di chuyển, xóa, chèn

6 Thêm/xóa dịng, cột 11

7 Thao tác với bảng tính 11

BÀI 3: THAO TÁC ĐỊNH DẠNG 13

1 Thao tác định dạng ô 13

3 Căn lề, vẽ đường viền ô 17

BÀI 4: CƠNG THỨC VÀ HÀM 20

1 Tạo cơng thức 21

2 Địa tuyệt đối địa tương đối 23

3 Thao tác với hàm 24

1 Tạo kiểu biểu đồ, đồ thị khác 28

2 Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 29

BÀI 6: HỒN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN 31

1 Thay đổi lề trang in 31

2 Thay đổi trang in 31

BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL

I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL

Khởi động

Hình Khởi động chương trình Excel

- Sau khởi động chương trình Excel, có sổ bảng tính (Workbook) Trong sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính

- Một bảng tính gồm có 256 cột đánh số theo chữ A, B, C…Z, AA, AB, AC… 65536 dòng đánh số theo số thứ tự 1,2,3…65536

- Theo mặc định, lần tạo bảng tính Excel tạo trang bảng tính trắng đặt tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 Sau chèn thêm trang chúng đặt tên Sheet4, Sheet5,…

- Ô (Cell): Ô trang tính giao cột dịng Ơ trang bảng tính có địa viết theo trật tự xác định gồm chữ tên cột đứng trước số thứ tự dòng đứng sau

Thanh thực đơn lệnh

Thanh thực đơn lệnh Thanh tiêu đề

Thanh công cụ

Thanh công thức

Thanh trạng thái

Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang

Đường viền dọc

Đường viền ngang Trang tính Sheet1, …

+ Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin

+ Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính

+ Thanh công cụ: Cung cấp nút thao tác nhanh

+ Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo nội dung liệu ô

+ Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ A, B…Y, Z, AA, AB,…IV Mỗi cột có chứa 65536

+ Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị ô bị che khuất

+ Thanh trạng thái: Ở đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin bảng tính, trạng thái soạn thảo, kết cộng đơn giản

 Ready: Đang sẵn sàng làm việc

 Enter: Đang nhập liệu hay công thức

 Edit: Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô

II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 1 Mở bảng tính mới

- Chọn biểu tượng:

Lưu bảng tính

- Chọn biểu tượng:

3 Đóng bảng tính

- Chọn biểu tượng:

Mở bảng tính

- Chọn biểu tượng:

5 Trang hành, ô hành

- Trên bảng tính hành, thời điểm thao tác với trang bảng tính gọi trang hành

Để chuyển trạng thái hành đến trang khác, cần thao tác đơn giản nhắp chuột vào phần chứa tên trang bảng tính

6 Nhận dạng trỏ

Trên trang hành, thấy loại trỏ sau:

- Con trỏ ô: Xác định ô ô hành trang Một đường bao đậm xuất ô hành

Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng ô

7 Cách nhập chỉnh sửa liệu ô hành

- Các phím thường dùng

+ Phím Tab: Di chuyển trỏ ô sang phải cột

+ Phím Enter: Di chuyển trỏ xuống dịng kết thúc việc nhập/chỉnh sửa liệu + Các phím mũi tên : Di chuyển trỏ đến địa trang

+ Nhắp chuột vào ô cần nhập sử dụng phím mũi tên để chuyển trạng thái hành

+ Gõ phím để nhập kí tự vào ơ, sai sử dụng phím Delete Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh dòng nhập

- Chỉnh sửa liệu:

BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH

1 Nhập liệu kiểu số văn bản

- Dữ liệu bảng tính sau nhập chương trình tự động phân loại đưa kiểu liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error)

Dữ liệu kiểu số tạo kí tự cho phép là: ( ) , / $ + -

Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số nhập số vào cặp dấu ngoặc đơn ( ) Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn cách với phần nguyên

Kiểu ngày: nhập liệu vào ô -> liệu canh sang phải

Khi nhập số mà canh sang trái phải xố bỏ định dạng định dạng lại

Lưu ý: Giá trị liệu số sau nhập không thay đổi thay đổi khuôn dạng hiển thị liệu hình

+ Kiểu văn bản: Khi nhập liệu vào ô -> liệu canh sang trái

Dữ liệu kiểu văn tạo kí tự, kí tự số khoảng trống kí tự khơng phải số

Khi kí tự nhập vào vượt độ dài ô mà ô bên phải có liệu Excel che dấu kí tự vượt q điều khơng làm thay đổi giá trị liệu nhập ô

2 Chỉnh sửa liệu ơ

Có cách để chỉnh sửa liệu ô

Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau nhấn phím F2 ta thấy trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa liệu nhấn phím Enter để kết thúc

Cách 3: Di chuyển chuột lên Formula Bar sau nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc

Để chọn ô, cần nhắp chuột vào

3.2 Chọn vùng liên tục hình chữ nhật

- Nhắp chuột vào ô bên trái

Trong trường hợp địa vùng ô viết theo khuôn dạng (địa ô bên trái:địa ô bên phải), tách dấu hai chấm “:”

3.3 Chọn vùng ô rời rạc

- Đầu tiên chọn ô vùng ô liên tục hình chữ nhật

- Giữ phím Ctrl chọn một vùng ô liên tục hình chữ nhật

- Chỉ thả phím Ctrl kết thúc

3.4 Chọn cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc

 Chọn cột: Để chọn cột, nhắp chuột vào tên cột có đường viền ngang

 Chọn dãy cột liền kề nhau

- Giữ phím Shift nhắp chuột vào tên cột cuối cùng dãy - Sau lựa chọn xong thả phím Shift

 Chọn dãy cột rời rạc

- Trước tiên chọn cột dãy cột liền

3.5 Chọn dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc  Chọn dòng

- Để chọn dòng, nhắp chuột vào số thứ tự dịng có đường viền dọc

- Nhắp chuột vào số thứ tự dòng (trên dãy) trền đường viền dọc

 Chọn dãy dòng rời rạc

- Trước tiên chọn dòng dãy dịng liền

- Giữ phím Ctrl nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo, thả phím Ctrl

khi kết thúc việc chọn dịng

3.6 Chọn tồn bảng tính

3.7 Hủy chọn

Để hủy chọn ô, cần nhắp đúp chuột vào trang bảng tính

4 Điền số thứ tự tự động

- Nhấn kéo chuột xuống theo chiều dọc, thấy số thứ tự điền tự động vào ô tiếp theo, tăng dần

Thao tác chép ô Excel không bao gồm chép nội dung, định dạng Chúng ta nhìn thấy bảng nhiều mục lựa chọn dán ô chép

 All – Sao chép tất (nội dung, định dạng…)  Formulas – Sao chép công thức

 Comments – Sao chép thích

 All except borders – Sao chép tất trừ đường viền  Column widths – Sao chép độ rộng cột

- Thao tác chép ô trang bảng tính.

+ Chọn cần chép (ơ vùng ô) + Nhấn nút Copy bấm tổ hợp phím Ctrl + C để chép + Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán

- Thao tác chép ô khác trang bảng tính

+ Trên trang bảng tính hành, chọn ô cần chép + Nhấn vào nút lệnh Copy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C

+ Chuyển trạng thái hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác + Đặt vào vị trí mốn dán

5.2 Di chuyển ô

- Chọn ô cần di chuyển

- Nhấn nút Cut bấm tổ hợp phím Ctrl + X

- Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán

- Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô

- Chọn ô muốn xóa

- Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Contents nhấn phím Delete 6 Thêm/xóa dịng, cột

- Thêm dịng

+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Rows để tạo dòng trống nằm hai dòng Dòng có định dạng giống dịng lựa chọn

- Xóa dịng

+ Chọn nhiều dịng muốn xóa + Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete. - Thêm cột

+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Columns, cột xuất

- Xóa cột

+ Chọn nhiều cột muốn xóa + Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete. 7 Thao tác với bảng tính

Khi tạo bảng tính mặc định có trang bảng tính (Sheet), nhiên người dùng chèn thêm nhiều trang bảng tính

Cách 1: Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Worksheet

Cách 2: Nhấn phải chuột lên trang bảng tính bất kỳ, chọn mục Insert… sau lựa chọn

Worksheet nhấn vào nút OK Một bảng tính xuất

Để dễ quản lý nội dung có trang bảng tính, nên đổi tên trang bảng tính cho phù hợp với nội dung chứa trang Tên trang bảng tính chứa dấu cách, chữ cái, chữ số, dấu gạch

- Gõ tên nhấn Enter



7.3 Xóa trang bảng tính

Trong trường hợp trang bảng tính chứa liệu Excel hiển thị hộp thoại yêu cầu người dùng khẳng định việc hủy bỏ Nhấn nút Delete để thực việc xóa nhấn nút Cancel

Có thể chép nhiều trang bảng tính sang vị trí sang bảng tính khác

- Để chép trang bảng tính thực bước sau:

+ Nhắp chọn tên trang bảng tính cần chép

+ Giữ phím Ctrl kéo - thả tên trang bảng tính sang vị trí

+ Chọn trang bảng tính cần chép Có thể sử dụng phím Shift hỗ trợ để thao tác chọn nhiều trang liền kề sử dụng phím Ctrl hỗ trợ để chọn trang rời rạc

+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Move or Copy Sheet… nhắp phải chuột vào vùng trang chọn làm xuất hộp chọn lệnh sau chọn lệnh Move or Copy…

+ Trong hộp thoại Move or Copy:

 Trong phần Before sheet vị trí đặt trang chép trước trang để cuối

dãy trang có bảng tính (tiếng Anh move to end)

 Tích chọn vào ô Create a copy (nếu di chuyển trang bảng tính khơng tích vào Create a copy)

BÀI 3: THAO TÁC ĐỊNH DẠNG

1 Thao tác định dạng ô

Chúng ta thay đổi cách hiển thị liệu ô thao tác định dạng Thao tác định dạng không làm thay đổi giá trị liệu chứa ô Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn liệu ô gồm:

 Number: Dạng số  Currency: Dạng tiền tệ  Date: Dạng ngày tháng  Time: Dạng thời gian  Text: Dạng văn

1.1 Định dạng liệu số thực

- Chọn có chứa liệu số

- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells.

- Chọn mục Number nhóm định dạng Category tích chọn vào Use 1000 Separator (.) (sử dụng dấu chấm để ngăn cách phần nghìn) Chúng ta thấy giá trị định dạng hiển thị mục Sample

1.2 Định dạng liệu theo dạng ngày tháng

Khuôn dạng mặc định Excel nhập liệu kiểu ngày tháng vào bảng tính tháng/ngày/năm (mm/dd/yy mm/dd/yyyy) Chúng ta thay đổi cách biểu diễn liệu theo ngày/tháng/năm sau:

- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells.

- Chọn thẻ Number

- Trong hộp danh sách Category nhắp chọn mục Custom

- Ở Type nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy

1.3 Định dạng liệu dạng tiền tệ

- Chọn ô có chứa liệu dạng tiền tệ

- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells.

- Chọn thẻ Number

- Ở Type nhập dãy kí tự #.##0 [$VND]

1.4 Định dạng liệu theo kiểu phần trăm

Trong vài trường hợp, người sử dụng muốn biểu diễn số dạng phần trăm Ví dụ: 0,98 hiển thị 98% thực sau:

- Chọn có chứa liệu muốn hiển thị dạng phần trăm

- Nhấn chuột vào nút công cụ

2 Định dạng ô chứa văn bản

2.1 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ

2.2 Thay đổi màu chữ màu nền - Thay đổi màu chữ

+ Chọn chữ muốn thay đổi màu

+ Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống định dạng Font Color , chọn màu theo ý thích

+ Chọn ô muốn thay đổi màu

Cách 1: Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống định dạng Fill Color , chọn màu theo ý thích

Cách 2:

+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells.

 Lựa chọn màu bảng màu Color Thao tác tương tự thao tác tô màu

nền ô cách nhấn vào mũi tên trỏ xuống hộp Fill Color định dạng chọn màu muốn tô

2.3 Sao chép định dạng ô

- Nhấn nút Format Painter , di chuyển trỏ chuột tới vị trí muốn chép định dạng bên phải trỏ xuất thêm chổi quét sơn nhỏ

- Quét lên ô vùng ô để áp dụng chép định dạng

Đây công cụ cho phép tự động xuống dịng liệu nhập vào vượt độ rộng ô

- Chọn muốn áp dụng đặt thuộc tính

+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells.

+ Chọn thẻ Alignment

+ Trong phần chọn Text Control, tích chọn Wrap Text để đặt thuộc tính tự động đưa nội dung xuống dịng làm cho nội dung đầy đủ

Lưu ý: Để xóa bỏ định dạng ta lựa chọn cần gỡ bỏ định dạng sau nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Format.

3 Căn lề, vẽ đường viền ô

Khi nhập liệu vào bảng tính, Excel phân tích xem liệu dạng văn tự động lề bên trái, liệu dạng số lề bên phải Tuy nhiên, chọn cách lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày bảng tính Cách thực sau:

- Chọn ô muốn áp dụng định dạng

Cách 2: Nếu muốn nội dụng ô theo chiêu ngang chiều dọc ta nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells.

+ Chọn thẻ Alignment

Trong phần Text alignment có hướng chỉnh lề

+ Nhấn nút OK để kết thúc

3.2 Hịa nhập dãy để tạo tiêu đề bảng biểu

Cách thực sau: - Chọn cần hịa nhập

Cách 1:

+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells.

+ Chọn thẻ Alignment

Cách 2: Nhấn nút Merge and Center công cụ

3.3 Thay đổi hướng chữ ô

Muốn thay đổi hướng chữ ô thực thao tác sau:

- Chọn vùng ô muốn thay đổi hướng chữ

- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Alignment

- Trong phần Orientation, nhắp chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo quay đường cung tròn đến độ nghiêng phù hợp Ở ô Degrees hiển thị độ nghiêng văn

3.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô

- Trên công cụ Formatting, nhắp chuột vào tam giác nhỏ làm xuất bảng lựa chọn đường viền

Cách dùng để tạo đường viền vùng ô theo yêu cầu phức tạp Ta thực sau:

- Chọn ô, vùng ô cần kẻ đường viền

- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Border

- Trong phần Presets có kiểu tạo đường viền

 None: Không tạo đường viền

BÀI 4: CƠNG THỨC VÀ HÀM

1 Tạo cơng thức bản

1.1 Tạo công thức số học bản

- Công thức tạo để tính tốn trả lại giá trị cho bảng tính Phải nhập kí tự “=” trước nhập nội dung cơng thức Kí tự giúp Excel nhận biết thực cơng thức

Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có C5, C6 kết đặt ô D6, nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6

- Chúng ta chỉnh sửa nội dung cơng thức cuối nhấn phím Enter để cơng thức tính tốn lại trả giá trị cho

1.1.1 Phép tốn cơng thức số học

Danh sách phép tốn v kí t khác dùng công th c s h c ự ứ ố ọ li t kêệ

trong b ng sau:ả

+ (cộng) Phép cộng - (trừ) Phép trừ * (sao) Phép nhân / (gạch chéo) Phép chia

1.1.2 Phép so sánh cơng thức LOGIC

Cơng thức logic có kết trả TRUE (đúng) FALSE (sai) Danh sách phép so sánh dùng công thức logic liệt kê bảng sau:

= Bằng (A1=B1) > Lớn (A1>B1) < Nhỏ (A1<B1)

1.1.3 Thứ tự tính tốn

Khi tính tốn, Excel s u tiên phép toán logic trẽ ướ ồc r i m i đến phép toán s h c.ố ọ Th t th c hi n phép toán s h c Excel có m c u tiên nh sau:ứ ự ự ệ ố ọ ứ ư

Thứ tự Phép toán Chức năng

1 - Đảo dấu

2 % Lấy phần trăm

4 * / Phép nhân chia + - Phép cộng trừ

6 & Phép nối chuỗi, ví dụ =“Viet”&“Nam” cho chuỗi kí tự VietNam

Để làm thay đổi trật tự tính tốn, dùng cặp dấu ngoặc đơn để nhóm biểu thức ưu tiên tính trước

VD: =10+5*2 kết 20 =(10+5)*2 kết 30

1.1.4 Cách nhập công thức vào ô

- Trước tiên nhập kí tự “=” sau nhập nội dung cơng thức - Nhấn phím Enter để kết thúc thực tính tốn cơng thức

1.2 Nhận biết sửa lỗi - Lỗi #####

- Lỗi #VALUE!

Lỗi xảy người sử dụng liệu tốn tử tham gia vào cơng thức không yêu cầu công thức

 Công thức tốn học song lại tính tốn chứa liệu kiểu văn Sửa lỗi

 Công thức sử dụng liệu địa ô chứa công thức khác Sửa lỗi cách thay

đổi công thức

Lỗi xảy chia số cho mẫu số phép tính khơng có liệu Sửa lỗi cách nhập công thức khác

- Lỗi #NAME?

Lỗi xảy Excel khơng xác định kí tự cơng thức Ví dụ sử dụng tên vùng chưa định nghĩa

Lỗi xảy khơng có liệu để tính tốn

- Lỗi #NUM!

Lỗi xảy sử dụng liệu không kiểu số Cần định dạng lại liệu tham gia vào công thức

Các ô thành phần sở bảng tính Excel Ơ chứa kết tính tốn theo cơng thức với tham gia nhiều ô khác, chẳng hạn chứa tổng số cột hay dịng

- Địa tham chiếu tuyệt đối: Chỉ đến ô cụ thể

- Địa tham chiếu tương đối: Chỉ đến ô so sánh với vị trí

- Địa tham chiếu hỗn hợp: Có thành phần tuyệt đối, phần cịn lại tương đối

Địa tham chiếu tương đối gọi tắt địa tương đối có cơng thức thay đổi theo vị trí thực chép cơng thức từ đến khác

Ví dụ: Chúng ta nhập công thức ô C1 =(A1+B1)/2

2.3 Địa tham chiếu tuyệt đối

Địa tham chiếu tuyệt đối gọi tắt địa tuyệt đối Dấu (đô la) $ thêm vào trước chữ cột trước số thứ tự dòng viết địa tuyệt đối công thức Lúc này, địa ô ghi công thức cố định không thay đổi theo thao tác chép công thức từ ô

3 Thao tác với hàm 3.1 Giới thiệu hàm

- Dạng thức chung hàm sau:

<Tên hàm> (Đối số 1, Đối số 2,…, Đối số n)

* Các bước để nhập hàm:

Khi trỏ nhập văn vị trí cần nhập hàm nhấn chuột vào menu Insert -> chọn



x

Function

Hộp thoại Insert Function xuất

 Trong hộp Or select a category: chọn All để thị tất hàm

 Trong mục Select a function: lựa chọn hàm cần thực khung bên  Nhấn OK để kết thúc

Nếu biết xác tên hàm cách điền tham số gõ trực tiếp công thức

- Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách đối số hàm - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị :

1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ xếp thứ nhất)

3.2 Các hàm thường dùng

 Hàm ROUND: Làm tròn số đến số thập phân định Dạng thức: ROUND(Đối số 1;Đối số 2)

 Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao thấp danh sách đối số Dạng thức: MAX(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)

Dạng thức: MIN(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)

Ví dụ: =MIN(G4:G10) – Cho giá trị thấp danh sách đối số

Đối số giá trị số, địa ơ, vùng ơ…

Ví dụ: =AVERAGE(A1;B5:B10) – Tính trung bình cộng phạm vi từ B5 đến B10 A1

Ví dụ: =COUNT(H4:H20) – Đếm ô chứa liệu số, ô kiểu khác không đếm

 Hàm COUNTA: Đếm ô chứa liệu vùng Dạng thức: = COUNTA(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)

Ví dụ: =COUNTA(H4:H20) – Đếm chứa liệu kiểu từ ô H4 đến H20

Dạng thức: SUM(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Đối số giá trị số, địa ô, vùng ô…

Ví dụ: =SUM(G4:G10) – Tính tổng số phạm vi từ G4 đến G10

 Hàm IF: Nếu biểu thức điều kiện hàm nhận giá trị đúng, không nhận giá trị sai

Biểu thức điều kiện biểu thức logic bất kì, nhận giá trị sai

 Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện đơn giản

Dạng thức: =SUMIF(vùng ước lượng;điều kiện;vùng tính tốn) - Vùng ước lượng: Là vùng

- Vùng tính tốn: Các thật cần tính tốn Nếu bỏ qua tham số vùng ước lượng lấy làm vùng tính tốn

 Hàm COUNTIF: Đếm theo điều kiện đơn giản Dạng thức: =COUNTIF(vùng ước lượng;điều kiện)

Điều kiện: Có thể sơ, tọa độ ô, hay dạng thức “>1500000”

Dạng thức hàm:

=VLOOKUP(Giá trị tìm kiếm;vùng bảng đối chiếu;cột trả kết quả;sắp xếp vùng đối chiếu)

Bài tập:

2 Bảng đối chiếu nhập trang bảng tính vùng ô D13:E18 gồm cột chức vụ phụ cấp

3 Thực điền phụ cấp vào bảng lương cách tự động F6 theo cơng thức =VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0)

- Vùng bảng đối chiếu $D$13:$E$18, với địa tuyệt đối - Cột trả lại kết cột thứ bảng đối chiếu – cột phụ cấp

- Cuối số cho biết không cần xếp cột bảng đối chiếu theo trật tự giá trị tăng dần

BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ

hành Excel cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú…

1 Tạo kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau

Bôi đen vùng liệu cần lập biểu đồ

Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang bước tiêp theo -> Next

- Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title.

- Gõ tiêu đề trục Y vào ô Value (Y) axls.

- Nhấn nút Next để chuyển sang bước chọn nơi đặt biểu đồ, đồ thị, chọn Sheet2 ô As object In.

2 Sửa đổi biểu đồ, đồ thị

2.1 Thêm tiêu đề, thích ý nghĩa trục đồ thị  Thêm tiêu đề

- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Titles sau đánh tiêu đề chỉnh sửa lại tiêu đề

- Nhấn OK để kết thúc

 Chú thích ý nghĩa trục đồ thị

- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Legend sau tích vào ô Show Legend (hiển thị thích)

- Trong mục Placement, lựa chọn chế độ hiển thị thích (trên, dưới, trái, phải…) - Nhấn OK để kết thúc

 Xóa bỏ tiêu đề, thích

- Nhấn phím Delete để xóa bỏ

2.2 Hiển thị liệu kèm đồ thị

Trong trường hợp người dùng muốn liệu sở phải kèm với biểu đồ thực thao tác sau:

- Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh

- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Data Table sau đánh dấu chọn vào ô Show data table.

BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN

1 Thay đổi lề trang in

Trong thẻ Margin có hộp thoại sau:

+ Top/Bottom/Left/Right: Để thiết lập khoảng cách lề trên/dưới/trái/phải trang in Thông thường, đơn vị đo Inches Có thể nhập giá trị trực tiếp vào ô sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách

+ Footer: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng chân trang + Center on page: Căn chỉnh liệu vào theo hai chiều

Có thể nhấn vào nút Print Preview để xem thiết đặt áp dụng vào tài liệu Nhấn vào nút Print muốn in ngay, nhấn vào nút Options muốn thay đổi thông số máy in

2 Thay đổi trang in

 Portrait: In theo chiều dọc trang giấy  Landcape: In theo chiều ngang trang giấy

- Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in

 Adjust to: Có thể phóng to thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần trăm so với kích

thước chuẩn 100% ban đầu

- Nhấn OK để kết thúc

3 Chỉnh sửa để in vừa số trang định trước

- Nếu muốn thu nhỏ nội dung để in trang ta thực sau: + Vào menu File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page.

- Tương tự ta chỉnh in vừa số trang mong muốn (VD: Muốn in tổng số trang, ta việc gõ số vào hộp chọn Fit to)

4 In ấn

 Chọn máy in: Trong mục Printer, nhấn vào ô Name để chọn máy in

 In toàn bảng tính:

Một bảng tính gồm nhiều trang bảng tính, trang bảng tính lại chứa liệu độc lập với nhau, cần thận trọng thực thao tác này, tránh lãng phí giấy

- Nhấn nút Preview để xem lại trang in

 In toàn trang bảng tính hành

- Trong phần Print What, nhấn chọn Active sheet(s) - Trong phần Print Range, nhấn chọn vào All

- Nhấn vào nút Preview để xem lại trang in

Để in phần trang bảng tính hành (VD: Một dãy cột, vùng ô…), chọn vùng ô định in (sử dụng phím Shift Ctrl hỗ trợ thao tác chọn) trước mở hộp thoại Print

- Trong phần Print What, nhấn chọn Selection - Nhấn vào nút Preview để xem lại trang in

Trong trang bảng tính mà ta có 10 trang ta muốn in từ trang đến trang ta làm sau:

- Trong phần Print Range, nhấn chọn vào Page(s)

 Gõ số thứ tự trang muốn in đầu vào ô From, số thứ tự trang in cuối vào ô To

 Trong trường hợp muốn in trang gõ số thứ tự tờ vào hai ô From

 In bảng tính nhiều bản

- Chúng ta đặt số in in giấy phần Copies chọn ô Number of copies - Thường máy mặc định in hết in đến in khác (nhấn chọn Collate)