Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng ba đình

LỜI NĨI ĐẦU Để đứng vững kinh tế thị trường, việc thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu nhằm hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý yêu cầu khách quan mang tính cấp thiết doanh nghiệp Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình, nhận thức tầm quan trọng vấn đề giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo, phịng tổ chức lao động Công ty em lựa chọn đề tài: "Thực trạng số giải pháp hoàn thiện máy tổ chức Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình" làm luận văn tốt nghiệp Đây đề tài mang tính thực tiễn cao, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình doanh nghiệp sản xuất nói chung Nội dung kết cấu luận văn gồm phần sau: Phần I: Khái quát chung công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình Phần II Thực trạng số giải pháp hồn thiện máy tổ chức Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình Do trình độ lý luận kinh nghiệm thực tế cịn hạn chế nên đề tài em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận phê bình, đóng góp ý kiến thầy giáo bạn đọc để viết hoàn thiện PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BA ĐÌNH Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình Cơng Ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng Ba Đình doanh nghiệp cổ phần thành lập theo định số 3381 QDUB ngày 4/8/2000 UBND Thành phố Hà nội Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Ba Đình hoạt động chủ yếu lĩnh vực đầu tư phát triển nhà, xây dựng dân dụng, công nghiệp… Cơng ty gồm xí nghiệp thành viên với kinh nghiệm lâu năm hoạt động ngành xây dựng Mục tiêu công ty phát huy truyền thống phấn đấu phát triển mở rộng thị trường trở thành cơng ty có tiềm lực kinh tế mạnh tầm cỡ ngành xây dựng Trụ sở chính: 46 Nguyễn Trường Tộ – Ba Đình – Hà nội Tên giao dịch quốc tế: Ba Đình – Construction investment joint stock company Tên viết tắt: Sacisjco • Chức cơng ty: Cơng ty có trách nhiệm nhận, sử dụng có hiệu quả, bảo quản phát triển vốn nhà nước giao; nhận sử dụng có hiệu tài nguyên đất đai nguồn lực khác nhà nước giao để thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhiệm vụ khác Tổ chức quản lý, triển khai công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật, thực đầu tư chiều sâu, đổi khoa học công nghệ tiên tiến trang thiết bị đại, đổi công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh • Nhiệm vụ cơng ty - Đầu tư: + Lập, quản lý thực đầu tư dự án xây dựng phát triển nhà, khu dân cư + Liên doanh, liên kết đầu tư vào phát triển nhà đô thị - Tư vấn: + Tư vấn đầu tư, tư vấn xây dựng + Cung cấp thông tin văn quy phạm pháp luật, chế sách đầu tư xây dựng nhà đất + Tư vấn dịch vụ cho chủ đầu tư công tác giải phóng mặt - Xây dựng: + Xây dựng cơng trình dân dụng, thể thao vui chơi giải trí + Xây dựng cơng trình cơng nghiệp - Kinh doanh: + Mua bán nhà cửa, dịch vụ chuyển đổi quyền sở hữu + Sản xuất kinh doanh cấu kiện vật liệu xây dựng loại + Kinh doanh nhà, khách sạn, dịch vụ du lịch vui chơi giải trí + Liên doanh liên kết với tổ chức, cá nhân nước nước để phát triển sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật Tình hình thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty 2.1 Kết hoạt động kinh doanh Trong năm gần công ty hoạt động đầu tư với sở vật chất công nghệ đại lĩnh vực xây dựng nhằm hoàn thiện muc tiêu đẩy lùi tụt hậu, bước củng cố xây dựng công ty trở thành doanh nghiệp vững mạnh lĩnh vực xây dựng Công ty gặt hái thành cơng đáng khích lệ Cơng ty khẳng định phương châm đa dạng hố mặt hàng thuộc nhiều ngành trọng công tác thị trường tảng vững cho việc trì tốc độ tăng trưởng sản xuất kinh doanh Q trình đổi cơng nghệ gắn liên với việc nâng cao tay nghề, khả nắm bắt mở rộng thị trường đội ngũ công nhân viên cán quản lý Tổng doanh thu, lợi nhuận các tiêu khác tăng đặc biệt tiền lương bình qn cán cơng nhân viên tổng công ty tăng lên đáng kể, điều có giá trị to lớn việc khuyến khích tinh thần hăng hái lao động cán công nhân viên đời sống vật chất họ bảo đảm Và nguyên nhân làm cho kết sản xuất kinh doanh cơng ty tăng lên Song địi hỏi phải có kết hợp với công tác khác như, kinh doanh tiếp thị, đổi công nghệ, chất lượng sản phẩm, điều hành sản xuất, quản lý kĩ thuật công tác nhân Kết kinh doanh Chỉ tiêu Doanh thu (tr.đồng) Lợi nhuận (tr.đồng) Thu nhập bình quân (nghìn đồng) - 2001 18.000 153 930 2002 19.569 174 1.100 2003 22.106 223 1.270 Về doanh thu năm 2002 tăng 8,7% so với năm 2001, năm 2003 tăng 12,96% đạt 22.106 triệu đồng - Về lợi nhuận năm 2002 tăng 13,73% so với năm 2001, năm 2003 tăng 28,16% đạt 223 triệu đồng - Về thu nhập bình quân năm sau cao năm trước Qua bảng ta thấy công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình thực lên, thực hoà nhập với kinh tế Hoạt động kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty bước khẳng định Cùng với chuyển biến ngành xây dựng nói chung, Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng thu số kết ban đầu việc tổ chức lại sản xuất, tiến hành sản xuất không ngừng nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp ngày nhiều hàng hoá cho sản xuất Trong trình sản xuất để đạt hiệu cao nhất, công ty phải khai thác, tận dụng lực sản xuất, quy định khoa học kỹ thuật, tiết kiệm chi phí, nâng cao đời sống cho người lao động Đó minh chứng cụ thể cách tổ chức quản lý tổ chức sản xuất Tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty năm gần có chuyển biến tích cực, tốc độ tăng trưởng cao nhờ công ty biết tự đổi nhiều mặt, từ hình thức đến nội dung Việc bám sát thị trường, phát huy nội lực mạnh dạn đầu tư tưởng thật đơn giản lại kết q trình vận động từ giám đốc đến tồn thể cán cơng nhân viên cơng ty - Tình hình thực nghĩa vụ với Nhà nước Cơng ty doanh nghiệp nhà nước, công ty quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên nguồn lực khác nhà nước giao theo quy định pháp luật Do đó, Cơng ty phải có trách nhiệm nghĩa vụ nộp Ngân sách theo quy định Nhà nước Các khoản mà công ty phải nộp thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế khác nộp cấp Tình hình nộp ngân sách Đơn vị: Triệu đồng 2003 516 1.046 Chỉ tiêu Nộp Ngân sách Nộp cấp 2.2 Những ưu nhược điểm trình sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng Ba Đình * Ưu điểm Một là: Quá trình sản xuất kinh doanh Công ty chọn hướng đắn, phù hợp với nhiệm vụ thực tại, chiến lược phát triển Tổng công ty tương lai nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội đất nước Ngay từ năm đầu thành lập hàng năm Công ty đạt mức lợi nhuận cao so với đơn vị ngành Hai là, Cơng ty có đội ngũ lãnh đạo có trình độ, nhạy bén với thị trường Đội ngũ lãnh đạo từ Giám đốc, Phó giám đốc, trưởng, phó phịng, ban có đại học Đồng thời máy quản lý Công ty không ngừng kiện tồn, cơng tác tuyển dụng cơng tác đào tạo đào tạo lại đội ngũ lao động trọng, bước chấn chỉnh công tác định mức lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu khốn tiền lương theo sản phẩm, xếp bố trí lực lượng lao động phù hợp với trình độ tay nghề u cầu cơng việc, có chế độ bồi dưỡng kịp thời người lao động làm thêm góp phần khuyến khích người lao động hăng hái sản xuất, tự nguyệnlàm thêm cơng trình trọng điểm cần hồn thành trước tiến độ thi cơng nhằm phục vụ cho mục đích trị xã hội chuyển sang thi cơng cơng trình thắng thầu Ba là: cơng ty ln trọng tới chất lượng sản phẩm, có biện pháp tổ chức thi cơng tiên tiến, có đội ngũ cơng nhân lành nghề có trách nhiệm cao với cơng việc Công ty áp dụng nhiều tiến khoa kỹ thuật vào sản xuất, mua sắm nhiều máy móc thiết bị phục vụ cho thi công đại đáp ứng kịp thời địi hỏi cơng trình thi cơng, đồng thời khuyến khích cán cơng nhân viên phát huy nhiều sáng kiến cải tiến kỹ thuật góp phần nâng cao lực thi cơng cho Cơng ty tiết kiệm nhiều chi phí qua góp phần nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Bốn là; công ty chấp hành đầy đủ quy định Nhà nước Tổng công ty chế độ báo cáo thống kê báo cáo lĩnh vực tài chính, cơng tác hạch tốn kế tốn theo quy định Nhà nước, thực nghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp Ngân sách với Nhà nước cấp * Tồn tại, hạn chế Bên cạnh mặt tích cực công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh mình, Cơng ty cịn số mặt tồn cần sớm khắc phục: Một là, cơng tác đấu thầu, tìm kiếm việc làm chưa đáp ứng với nhiệm vụ giao, với tiềm lực máy móc thiết bị, người cơng ty Thể quan tâm chưa mức tới công tác tiếp thị, cơng tác đối ngoại… Các cơng trình xây dựng chủ yếu Tổng công ty giao thầu Cơng tác đấu thầu thi cơng cơng trình đạt hiệu thấp Bài thầu chưa có khả thuyết phục chủ đầu tư Hai là, công tác kế hoạch chưa đáp ứng yêu cầu đề Đội ngũ làm cơng tác kế hoạch cịn yếu, hầu hết nhân viên trẻ trường, kinh nghiệm thiếu, chưa có khả tổng hợp dẫn tới cơng việc cịn nhiều lúng túng, sai sót, hiệu cơng việc chưa cao, cịn đuổi theo cơng việc Lực lượng làm cơng tác kế hoạch cịn mỏng, chưa tự giác học hỏi phấn đấu Ba là, Công tác tiền lương cịn có bất cập, quản lý chưa chặt chẽ thống việc phối hợp chấm công phận chức với đội tới việc trả lương chưa thật xác, trùng lặp có trường hợp chưa công Công tác thu hồi công nợ, cơng tác hạch tốn cịn Cơng tác tốn định chưa tốt Bốn là, phối hợp phịng ban chức có hiệu chưa cao Chẳng hạn phối hợp phòng kinh tế kế hoạch phịng tài vụ khơng tốt dẫn đến tình trạng nợ đọng q nhiều tốn hợp đồng với khách hàng, thu hồi từ chủ đầu tư Năm là, biện pháp kích thích tạo động lực cho người lao động cịn đơn điệu, tác dụng, nhiều biện pháp cịn mang tính hình thức… Ngồi Cơng ty chưa tạo mơi trường thuận lợi đầy đủ cho người lao động phấn khởi, yên tâm lao động Năng lực lao động công ty Hiện tổng số cán công nhân viên công ty bao gồm: 117 người Trong 11 cán quản lý cịn lại 106 cơng nhân sản xuất thuộc Xí nghiệp BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY Số Loại lao TT động Nhân viên 11 4 Quản lý Nhân viên 18 10 4 16 Kỹ thuật Nhân viên 88 83 50 28 10 60 28 117 24 89 62 36 19 84 33 20% 3% 77% 52% 30% 18% 71% 29% khác Tổng số Tỷ trọng so với tổng số Tổng số Trình độ ĐH TC SC Độ tuổi 35 35-50 50 Giới tính Nam Nữ lao động Tỷ lệ lao động trình đại học tồn cơng ty 24/117, chiếm 20% Trong đó: Lao động quản lý có tỷ lệ đại học 30% Lao động kỹ thuật có tỷ lệ đại học 41% Nhân viên lao động khác có tỷ lệ đại học 20% Qua bảng cấu lao động khác có tỷ lệ lao động trực tiếp làm việc 77% tương đối thấp lao động quản lý 23% Đây tình trạng chung doanh nghiệp Do cơng ty cần xem xét bố trí lại lực lượng lao động cho phù hợp PHẦN II THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BA ĐÌNH Thực trạng tổ chức máy Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình đơn vị hạch tốn kinh doanh độc lập thực nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh Nhà nước giao Do máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh công ty có điểm giống với nhiều đơn vị khác Căn vào chức phận trước hết thành viên phải ý thức vai trò hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Muốn cho máy quản lý hoạt động dài lâu liên tục, nhẹ nhàng đạt hiệu kinh tế cao, trước hết người phải làm trịn trách nhiệm cơng việc sở nắm vững mối quan hệ hữu để cung cấp thu nhận thơng tin cách xác kịp thời đầy đủ cho phận có liên quan Xuất phát từ quan điểm đó, phận công ty tạo mối quan hệ mật thiết hỗ trợ cho giải vấn đề phát sinh kịp thời xác 1.1 Cơ cấu tổ chức máy công ty Sơ đồ máy tổ chức công ty: Hội đồng quản trị Giám đốc Ban kiểm sốt Phó GĐKD P TCKT Phó GĐKT P DA P KH ĐT P QLCL XN P.TM P TCHC XN + Hội đồng quản trị: Đại hội đồng cổ đông công ty bầu Hội đồng quản trị có tồn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi cơng ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đơng Hội đồng có nhiệm vụ: • Quyết định chiến lược phát triển cơng ty • Quyết định huy động thêm vốn theo hình thức • Quyết định phương án đầu tư • Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, cho vay hợp đồng khác có giá trị lớn 50% tổng giá trị tài sản ghi sổ kế tốn cơng ty • Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc cán quản lý quan trọng khác công ty; định mức lương lợi ích cán quản lí • Quyết định cấu tổ chức, quy chế quản lý nội công ty, định thành lập cơng ty con, lập chi nhánh văn phịng đại diện việc góp vốn mua cổ phần doanh nghiệp khác • Kiến nghị việc tổ chức lại giải thể công ty 10 Theo kiểu cấu tổ chức trực tuyến chức giám đốc công ty phó giám đốc tham mưu chức trước định Giám đốc công ty chịu trách nhiệm mặt toàn quyền định vấn đề có liên quan nội cơng ty Với kiểu cấu có mối quan hệ theo chiều dọc chiều ngang - Quan hệ theo chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh công ty gọi hệ thống quản lý theo tuyến, mối quan hệ thể từ xuống gọi quan hệ theo chiều dọc Quản lý điều hành dọc từ cấp xuống phòng ban xuống xí nghiệp Cán quản lý đảm nhiệm số nhiệm vụ, số khâu định phù hợp với lực, sở trường người Đứng đầu phòng ban trưởng phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ chịu trách nhiệm huy điều hành hoạt động đơn vị Trên sở chuyên môn lực nhân viên phịng ban, trưởng phịng phân cơng cơng việc cho người người chịu trách nhiệm trước trưởng phịng Tuy nhiên việc phân cơng công việc đôi lúc chưa người việc dẫn đến hiệu cơng việc chưa cao Trong q trình giải công việc phận chức phải báo cáo với cấp trên, mặt không kịp thời Mặt khác công ty đề số quy chế quản lý như: quy chế phân cấp tài chính, quy định quản lý hợp đồng số quy định khác tuyển chọn lao động Mục đích nhằm giám sát tồn hoạt động khối để đề xuất với giám đốc công ty, giám đốc đưa xuống phòng ban chức xem xét trước định Qua sơ đồ tổ chức ta thấy Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình có phịng ban xí nghiệp, chịu trách nhiệm điều hành chung trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp Đi sâu cụ thể phịng ban, xí nghiệp ta thấy người có nhiệm vụ định cấp giao phó người phải có nghĩa vụ thực chẳng hạn: phải thu thập, lý, bổ sung thơng tin ban đầu số lĩnh vực, số vấn đề quy định 17 trước, sau báo cáo cho trưởng phịng, trưởng phịng có nhiệm vụ xử lý thơng tin để đề định giải cơng việc Về hợp tác phịng ban chức cơng ty cịn thả lỏng, làm việc cịn trì phong cách quan liêu, chưa có tác phong cơng nghiệp Trong q trình phân tích cơng việc có lúc thủ trưởng sử dụng kết nhân viên phận khác, tài liệu kết ban Như việc chậm trễ sai sót thiếu xác phòng ban dễ dàng lan truyền phịng ban khác, loại sai sót, thiếu xác kéo theo, ảnh hưởng đến nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty Việc bố trí cấp theo chiều dọc giúp giám đốc công ty nắm sát hoạt động cơng ty Tuy nhiên kiểu bố trí bộc lộ nhược điểm như: thời gian xử lý thơng tin thường chậm, phải thơng qua phòng ban chức tới phân xưởng cuối tới người công nhân Giữa phịng ban cơng ty khơng phối hợp tốt, khơng nhịp nhàng ăn ý dẫn đến chồng chéo, chí trái ngược hiểu sai vấn đề việc ban hành thị hướng dẫn - Quan hệ theo chiều ngang: Toàn hệ thống quản lý chia thành nhiều chức phân công lao động cho người, việc Việc phân bố theo chức vào trình độ chun mơn, kỹ năng, kỹ xảo, điều kiện lao động khác lao động quản lý, phân nhóm lao động quản lý có chức vào phận, từ thành lập lên phịng ban, phịng ban có trọng trách phân cơng cho lao động phịng Quan hệ theo chiều ngang yêu cầu phòng ban phải có phối kết hợp với việc giải công việc Tuy nhiên mối quan hệ công ty nhiều lúc chưa ăn khớp dẫn đến công việc bị ùn tắc Muốn khắc phục tình trạng phải có phương hướng giải như: Định rõ tính chất công việc, giao nhiệm vụ cho người, phịng ban, phân xưởng rõ ràng tránh tình trạng bị chồng chéo công việc tránh bị đùn đẩy, ỷ lại 18 Những công việc mà sử dụng kết phải có quy định rõ thời gian, địa điểm chuyển giao thông báo số liệu, mức độ kết có liên quan 2.2 Những thành tích đạt Qua tìm hiểu phân tích cấu máy tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình ta thấy việc bố trí tổ chức máy quản lý có nhiều biến đổi kinh tế thị trường, cấu tổ chức máy quản lý cơng ty ngày hồn thiện hơn, nhẹ nhàng hơn, phân định rõ chức nhiệm vụ phòng ban, phân xưởng, cá nhân công ty, xắp xếp người việc nên qua năm qua doanh thu công ty liên tục tăng lên, đời sống cán cơng nhân viên tồn công ty không ngừng cải thiện, nộp ngân sách Nhà nước 100% so với kế hoạch, góp phần quan trọng việc phát triển kinh tế đất nước 2.3 Những tồn cấu Bên cạnh thành tích đạt cơng ty cịn có tồn như: + Giám đốc công ty chưa lắng nghe kiến phận tham mưu việc như: phương hướng, mục tiêu, kế hoạch hàng năm, vấn đề hợp tác kinh tế, tổ chức máy quản lý, thành lập, sát nhập đơn vị + Các phó giám đốc chưa chủ động tìm kiếm hợp đồng, chưa chủ động đề xuất với giám đốc việc xin đổi, điều chỉnh nội quy, quy chế chưa hợp lý để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu Ngồi chưa chủ động ban hành mệnh lệnh hướng dẫn cấp thực thi nhiệm vụ phạm vi cơng việc phụ trách + Những tồn phòng ban gián tiếp - Căn vào chức nhiệm vụ phòng ban thực tiễn việc điều tra khảo sát phịng ban chưa hoàn thành trách nhiệm người tham mưu cho ban giám đốc, chưa giúp ban giám đốc nắm bắt tình hình đối nội, đối ngoại cách sâu sắc Chưa thực bám sát đơn vị sản xuất kinh doanh để theo dõi phát mâu thuẫn phát sinh, chưa phối hợp chặt chẽ đơn vị để tìm giải pháp hữu hiệu 19 - Vấn đề hợp tác phòng ban cịn hạn chế, thả lỏng, bng trơi, làm việc chưa có tác phong cơng nghiệp - Trong q trình phân tích cơng tiệc cịn nhiều tình trạng ách tắc thơng tin chậm, thiếu xác cách dây chuyền gây ảnh hưởng đến trình sản xuất kinh doanh, kéo theo lộn xộn gây đoàn kết nội - Việc phân công lao động cịn chưa hợp lý chưa phù hợp với trình độ, giới tính, để cán cơng nhân viên phát huy cách tối đa lực mình, kích thích động sáng tạo cơng việc, cịn thái độ thiếu tự giác, khơng tự nguyện công việc + Những tồn đơn vị sản xuất kinh doanh trực tiếp - Chưa chủ động, cân đối thiết bị lao động, chưa đánh giá thuận lợi khó khăn triển khai kế hoạch hợp đồng kinh tế - Lực lượng cán kỹ thuật đáp ứng yêu cầu q mỏng, trình độ khơng đồng đều, số cán trẻ cần đào tạo thêm - Công tác tiết kiệm chi phí chưa có tiêu cụ thể để lấy làm mốc kiểm tra, giám sát, thực - Chưa nhạy bén công tác lập điều chỉnh kế hoạch sản xuất năm - Trong điều hành, thực nhiệm vụ sản xuất có nhiều ách tắc tổ trưởng, cán có liên quan đơn vị sản xuất chưa nỗ lực cố gắng giải triệt để (một phần trình độ quản lý) phần chuyên môn Số lượng cán quản lý cao đơn vị hạn chế, nhiệm vụ đòi hỏi phải biết tổ chức lao động phân công lao động - Trong số đơn vị sản xuất cán công nhân viên chưa quan tâm chưa hiểu biết sâu rộng đến cơng tác ISO nên cần có kế hoạch đào tạo Một số giải pháp 3.1 Bổ sung thêm phòng marketing Với đặc điểm thị trường tại, cạnh tranh khốc liệt làm cho cơng ty khó khăn để có chỗ đứng, địi hỏi phải có nghiệp vụ 20 cần thiết để khuyếch trương sản phẩm, hàng hoá đưa sản phẩm hàng hố đến với người tiêu dùng Hiện số nghiệp vụ liên quan đến khách hàng phân tán phòng ban làm cho quan tâm đến khách hàng mức cần thiết nhiều năm, thị trường công ty không phát triển, chủ yếu phụ thuộc vào khách hàng truyền thống Trong thị trường có nhiều biến động, nhiều đối thủ cạnh tranh (các cơng ty nước cơng ty nước ngồi) xuất Để tồn thị trường cơng ty phải có biện pháp thu hút ý khách hàng công ty Công ty phải tự chủ tìm kiếm hội cho sản phẩm nhằm đưa cơng ty đứng vững đường phát triển Cơng ty phải có phòng chuyên trách vấn đề sản phẩm hàng hố mình, vấn đề khách hàng từ đưa kết luận cần thiết giúp cho phát triển cơng ty phịng marketing * Cơ cấu phòng marketing Cơ cấu tổ chức phòng marketing Trưởng phòng marketing Nhân viên Nghiên cứu thị trường khách hàng Nhân viên - Hoạch định chiến lược - Sản phẩm Nhân viên Quảng cáo Người đứng đầu phòng marketing phải người có kiến thức sâu rộng kinh tế, quy luật kinh tế, kiến thức marketing phải có tài quản lý Tốt có trình độ cử nhân kinh tế trở lên, nhân viên phịng có khả thực nghiệp vụ marketing phải có kiến thức sâu rộng kinh tế thị trường * Chức nhiệm vụ phịng 21 - Thực nghiên cứu, tìm hiểu khách hàng, thị trường - Tiến hành hình thức xúc tiến, quảng cáo, định giá phân phối cho sản phẩm Công ty tiêu thụ nhiều mang lại lợi nhuận tối đa - Đưa chiến lược phát triển sản phẩm - Kết hợp phận doanh nghiệp để thực chiến lược - Xử lý thắc mắc khách hàng, vấn đề với khách hàng - Nghiên cứu tìm hướng phát triển - Hoạch định chiến lược marketing - Thực nhiệm vụ khác giám đốc giao * Cơ chế hoạt động phòng Trưởng phòng quản lý chung phòng, giao nhiệm vụ cho cá nhân, phận thực hiện, phận cá nhân có trách nhiệm thực báo cáo trực tiếp với trưởng phòng trưởng phòng báo cáo cho giám đốc Phòng Marketing chịu quản lý trực tiếp phó giám đốc kinh doanh 3.2 Xây dựng chế hoạt động Trong năm qua, công ty liên tục tự đổi tự hồn thiện số hạn chế cần khắc phục Với chế làm việc làm cho hoạt động phòng ban cá nhân chưa phát huy hết khả động sáng tạo, ý thức trách nhiệm phòng ban, phân xưởng cá nhân Vậy vấn đề đặt địi hỏi cơng ty phải có chế làm việc hợp lý hơn, tạo điều kiện phát huy hiệu công việc cách đồng bộ, hướng vào mục tiêu chung cơng ty Để có chế làm việc tốt địi hỏi cơng ty phải thực yêu cầu sau - Công ty phải xây dựng thời gian làm việc cụ thể phịng ban, xí nghiệp, cán công nhân viên công ty thời gian mang tính chất bắt buộc Ngồi cơng ty cịn xây dựng thời gian làm việc mang tính chất mềm dẻo tạo điều kiện cho cán công nhân viên có nhu cầu làm thêm để tăng thu nhập tận dụng lực sản xuất máy móc thiết bị 22 Cơng ty phải xây dựng chế độ làm việc hợp lý tạo liên kết hợp lý phòng ban chức công ty để nhằm hướng vào mục tiêu chung công ty - Công ty phải xây dựng quy chế chế độ tiền lương, tiền thưởng, tiền phạt, chăm sóc y tế đối tượng, lĩnh vực cụ thể thực nghiêm túc chế độ bảo hiểm xã hội - Công ty phải quy định kết công việc gắn liền với thời gian làm việc người, quy định suất lao động Đối với công việc cụ thể địi hỏi phải có quy chế kèm theo nhằm mục đích để xem xét, đánh giá, kiểm tra mức độ hồn thành cơng việc cơng việc Cơng ty việc xây dựng quy chế làm việc chung đòi hỏi phải xây dựng quy chế làm việc riêng áp dụng phận, chức năng, đối tượng cụ thể Ví dụ: Ngồi việc xây dựng quy chế thời gian làm việc cán công nhân viên áp dụng đối tượng ăn lương tháng xây dựng quy chế thời gian làm việc cho cán công nhân viên đối tượng làm thêm ca, kíp gắn liền với ta xây dựng chế độ thu nhập cụ thể Công ty phải tuyên tryền, giáo dục, phổ biến cho cán công nhân viên quy chế Bắt buộc công nhân viên phải hiểu tuân thủ quy chế Mỗi quy chế ban hành địi hỏi cơng nhân viên phải thực nghiêm chỉnh không áp dụng xử lý hình phạt Ví dụ: cơng nhân viên khơng đến làm việc phạt mức tiền 3.3 Xây dựng mối quan hệ hợp lý phận Mỗi phòng ban có chức nhiệm vụ quy định cụ thể Tuy nhiên q trình giải cơng việc địi hỏi phải có phối kết hợp nhịp nhàng phận với nhau, có cơng việc giải đạt hiệu cao Trước hết lãnh đạo công ty phải phải xác định rõ chức nhiệm vụ cụ thể cá nhân phận Tránh tình trạng chồng chéo nhiều người 23 coi việc vị trí chức mình, hay ngược lại có cơng việc khơng coi thuộc chức Dựa sở chức nhiệm vụ phận mà công ty phải xây dựng mối quan hệ hợp lý phận với để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hồn thành cơng việc Trong q trình giải cơng việc phận trước phải hồn thành cơng việc theo quy định chức nhiệm vụ mình, u cầu cơng việc đòi hỏi phải phối kết hợp với phận khác phải tiến hành bàn bạc thảo luận với phận để giải cơng việc tránh việc đùn đẩy công việc Mọi vấn đề phát sinh phải đưa xem xét trình lãnh đạo cấp để giải Để xây dựng mối quan hệ phận cách hợp lý ta phải xem xét yếu tố sau: - Tổ chức lại sản xuất, xếp lại lao động, xếp lại máy quản lý khoa học, tránh trùng lắp, chồng chéo, đầu mối Bố trí cán chủ chốt có lực chun mơn vững vàng vị trí chủ chốt - Các phận quan hệ theo chiều dọc phận cấp phải thực tuân thủ yêu cầu cấp tuân thủ cách thụ động mà có phản hồi cấp Nếu công việc giải dù tốt hay không tốt phản hồi để lãnh đạo cấp có đánh giá rút kinh nghiệm - Các phận quan hệ theo chiều ngang phải có mối quan hệ qua lại với tạo điều kiện giúp đỡ công việc để hướng tới mục tiêu chung tổ chức 3.3 Tuyển đào tạo đội ngũ cán * Tuyển dụng nhân Tuyển dụng nhân q trình phức tạp mà trước lãnh đạo cơng ty phải phân tích cơng việc hoạch định tài nguyên nhân cách cụ thể Việc tuyển dụng xuất phát từ yêu cầu công việc (chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ) chức danh Từ đến cần tuyển người, trình độ cho phù hợp, người dù giỏi đến đâu làm tốt việc, cần tuyển người vào việc nhằm nâng cao hiệu sử dụng lao động 24 Trong công tác tuyển dụng lao động có việc cần làm: - Dự báo nguồn nhân sự: Dựa vào qui mô có chiến lược phát triển dài hạn doanh nghiệp, tiên đốn biến động xảy tương lai công nghệ, kỹ thuật, kinh tế, văn hoá xã hội mà dự đoán tính tốn nhu cầu cần có nhân (số lượng, chủng loại, kết cấu, trình độ chun mơn) Căn để dự đoán là: + Xu hướng phát triển thay đổi số lượng chất lượng nhân năm trước + Quan hệ tương quan nhân tiêu khác doanh nghiệp (Năng suất lao động, tốc độ áp dụng kỹ thuật, công nghệ ) + Ý kiến dự báo chuyên gia phân tích ảnh hưởng biến đổi thuộc mơi trường bên ngồi tới vấn đề nhân Cân đối nhu cầu cần nhân với số lượng thực tế có ta tính số lượng cần tuyển dụng - Các nguồn tuyển dụng: • Nguồn cung cấp ứng cử viên từ nội cơng ty: Có nhiều nguồn cung cấp ứng cử viên vào chức vụ công việc trống công ty tuyển trực tiếp từ nhân viên làm cho tổ chức đó, tuyển người theo hình thức quảng cáo, tuyển người thơng qua quan dịch vụ lao động Trong hình thức tuyển trực tiếp từ nhân viên làm công ty ưu tiên thực qua: + Các nhân viên hữu + Bạn bè công nhân hữu + Các nhân viên cũ • Nguồn cung cấp ứng cử viên từ bên công ty: Nguồn cung cấp ứng cử viên từ bên thực nguồn cung cấp bên không đáp ứng nhu cầu, việc tuyển dụng thường phải dựa sở dự báo tình hình kinh tế nói chung, điều kiện thị trường địa phương điều kiện thị trường nghề nghiệp Các hình thức chủ yếu để thu hút ứng cử viên cần tuyển dụng từ bên ngoài: + Quảng cáo 25 + Những người tự ý xin việc + Các trường Đại học cao đẳng + Các quan lao động khác Trên sở tuyển dụng phải theo trình tự sau: + Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng + Thông báo tuyển dụng + Thu thập nghiên cứu hồ sơ + Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm + Khám sức khoẻ + Ra định tuyển dụng Để trình tuyển dụng khách quan xác, tuyển người có chun mơn phù hợp với cơng việc người hội đồng tuyển dụng phải có đầy đủ phẩm chất đạo đức lực chuyên môn ngành mà công ty cần tuyển Việc tuyển dụng phải đảm bảo yêu cầu tuyển dụng người có chun mơn, trình độ vững vàng, có kiến thức xã hội, có phẩm chất đạo đức tốt nhiệt tình say mê với cơng việc * Đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán Công ty muốn sản xuất kinh doanh có hiệu trước hết phải có đội ngũ cán cơng nhân viên có lực, có trình độ Vì đào tạo bồi dưỡng nhân lực yêu cầu quan trọng công ty nhằm nâng cao trình độ, lực, tay nghề cho người lao động việc đóng góp vào hoạt động (tổ chức) Cơng ty Để việc đào tạo có hiệu quả, Lãnh đạo công ty nên vào thực trạng nhân tại, mục tiêu hoạt động tương lai, vào vai trò chức danh vị trí cơng việc mà họ đảm nhận, sách quy định Nhà nước, nội quy, quy chế Công ty Công ty nên tổ chức đào tạo theo số loại hình sau: Đào tạo lúc nhận việc, mục đích làm cho nhân viên nhận việc quen với công việc, tiếp xúc với trang thiết bị, với môi trường hoạt động, với công việc làm cho nhân viên đến làm việc có ấn tượng tốt, có mối quan hệ thân thiện với người sớm hình thành tư trưởng trung thành với công ty Đào tạo lúc làm việc loại lao động 26 làm việc phải lựa chọn thời gian để tạo điều kiện cho nhân viên học tập nâng cao trình độ chun mơn cách hợp lý mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Công ty Đào tạo công việc cho tương lai: công ty nên chủ động lập kế hoạch chọn số người trẻ tuổi, có lực để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng yêu cầu công việc, để nắm bắt công nghệ 3.4 Bố trí cấu nhân lực cơng ty Để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, phát huy lực, tính sáng tạo cán cơng nhân viên hoạt động tuyển đào tạo đội ngũ cán chưa đủ Nếu ta biết tuyển cán tốt, đạo tạo đội ngũ cán có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi mà ta không bố trí vào cơng việc hợp lý với lực trình độ chun mơn họ việc tuyển đào tạo không phát huy tính tối ưu Ví vấn đề đặt phải xây dựng cấu nhân lực công ty cho hợp lý, thể chức nhiệm người, phát huy hiệu công việc cao nhằm thực mục tiêu chung tổ chức với chi phí nhỏ nhất, hiệu công việc lớn 3.5 Một số biện pháp khác + Tổ chức nơi làm viêc, tạo điều kiện làm việc tạo bầu không khí tốt Cơng tác tổ chức nơi làm việc cần thiết, có tác dụng thiết thực trình lao động Quan sát nơi làm việc cơng ty cịn khó khăn, phịng làm việc chật hẹp, trang thiết bị phương tiện làm việc cịn hạn chế Vì cơng ty cần trang bị thêm hệ thống máy tính dùng quản lý sản xuất kinh doanh để việc sản xuất kinh doanh cơng ty chặt chẽ có hiệu Bên cạnh ban giám đốc cơng ty cần phải tạo bầu khơng khí tâm lý vui vẻ hơn, đoàn kết lao động quản lý làm việc nhiệt tình thoải mái Cụ thể như: - Có kế hoạch bồi dưỡng cán cơng nhân viên theo yêu cầu phòng ban chức đơn vị sản xuất thân họ 27 - Cải thiện điều kiện lao động, nâng cao phúc lợi vật chất cho cán công nhân viên - Sử dụng biện pháp giáo dục thuyết phục nâng cao tinh thần làm việc, làm chủ tập thể, tạo tinh thần đồn kết u thương, gắn bó với + Biện pháp kinh tế Biện pháp kinh tế mà công ty áp dụng chủ yếu mở rộng sản xuất kinh doanh để tạo thêm việc làm cho cán cơng nhân viên, kích thích họ làm việc tích cực Bên cạnh cơng ty nên áp dụng đòn bẩy kinh tế làm cho phòng ban chức nưh đơn vị sản xuất, người lao động quan tâm có trách nhiệm vật chất kết định đề có hướng cho phân xưởng, người lao động vào việc giải nhiệm vụ kế hoạch cách sáng tạo, không cần có tác động tiêu thường xuyên trực tiếp mặt sản xuất, hành cấp Một số biện pháp cụ thể cơng ty áp dụng là: - Khuyến khích vật chất đơn vị hoàn thành vượt tiêu kế hoạch - Thưởng vật chất đơn vị, cá nhân đóng góp ý kiến hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý cơng ty - Động viên khuyến khích vật chất đơn vị cá nhân tích cực tìm kiếm nguồn hàng, thị trường tiêu thụ, có sáng kiến biện pháp quản lý kinh tế hiệu 28 KẾT LUẬN Qua nghiên cứu trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình em thấy cơng ty tổ chức vững mạnh tăng trưởng phát triển theo thời gian cụ thể doanh thu lợi nhuận công ty liên tục tăng năm gần đồng thời đảm bảo việc làm tăng thu nhập cho người lao động Bên cạnh cơng ty tồn yếu cần phải sửa đổi bổ sung để đứng vững kinh tế thị trường khẳng định vị trí ngành khí Để thực điều việc hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty cần thiết tài sản vấn đề Đảng uỷ, ban lãnh đạo công ty quan tâm giải Qua tìm hiểu thực tế kết hợp với kiến thức trang bị nhà trường giúp em hiểu thêm nhiều điều mẻ cơng tác hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý cho công ty Do thời gian thực tập có hạn lần đầu tìm hiểu cấu tổ chức máy quản lý Công ty, nên ý kiến em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy giáo hướng dẫn, phòng tổ chức lao động để viết hoàn thiện 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Đỗ Hồng Tồn, Giáo trình Khoa học quản lý- Tập – NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 GS.TS Đỗ Hoàng Toàn, TS Mai Văn Bưu, Giáo trình quản lý kinh tế- Tập 1,2 – NXB khoa học kỹ thuật, Hà nội 2000 TS Mai Văn Bưu, TS Phan Kim Chiến, Lý thuyết quản trị kinh doanh, NXB Khoa học kỹ thuật 1999 Nguyễn Văn Bình- Khoa học tổ chức quản lý: Một số vấn đề lý luận thực tiễn- Trung tâm nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý- NXB thống kê - 1999 Nguyễn Hải Sản- Quản trị học- NXB thống kê 1998 TS Mai Văn Bưu- Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh- Khoa khoa học quản lý- NXB khoa học kỹ thuật năm 2001 Tài liệu thực tế công ty: + Q trình hình thành phát triển Cơng ty + Kế hoạch sản xuất Công ty + Nguồn nhân lực Công ty + Kết sản xuất kinh doanh Công ty từ năm 2000-2002 + Và số tài liệu khác 30 MỤC LỤC KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BA ĐÌNH Lịch sử hình thành phát triển Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY Giám đốc .9 Phó GĐKD 10 Phó GĐKT 10 P KH ĐT .10 P TCHC 10 Cơ cấu tổ chức phòng marketing 21 31 ... CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BA ĐÌNH Thực trạng tổ chức máy Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình đơn vị hạch tốn kinh doanh độc lập thực. ..PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BA ĐÌNH Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình Cơng Ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng Ba Đình doanh... Thực cơng tác an tồn, bảo hộ lao động Đánh giá hiệu hoạt động máy tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Ba Đình Qua sơ đồ quản lý công ty ta thấy rõ cấu tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng